關(guān)于高校教材管理和核算的思考

葛明鈞

教材是高校進行教學(xué)活動的基本工具，教材管理也是高校財務(wù)管理的重要組成部分。隨著教育體制改革的不斷深化與完善，高校近些年得到了長足的發(fā)展，截至2009年，全國在校本?？茖W(xué)生已達2144萬人，教材經(jīng)費的核算在財務(wù)管理中的任務(wù)越來越重。如何使教材經(jīng)費核算管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，也是我們財務(wù)工作者要考慮的問題。

筆者近期在參與高校財務(wù)檢查中，發(fā)現(xiàn)教材管理中依然存在著不少問題。本文從財務(wù)管理的角度，針對如何做好高校教材經(jīng)費的管理和會計核算，結(jié)合教材流轉(zhuǎn)程序提出相關(guān)的會計處理方法，和廣大同仁商榷。

一、高校教材管理中存在的問題

1.入庫出庫手續(xù)不科學(xué)

教材在到達庫房時，應(yīng)辦理入庫手續(xù)。很多學(xué)校在教材辦理入庫手續(xù)時，不科學(xué)，不及時。有的學(xué)校僅僅對已經(jīng)完成付款手續(xù)的教材進行入庫，或者在與書商結(jié)算教材款時方辦理入庫手續(xù)、未付款的教材不辦理入庫手續(xù)，甚至出現(xiàn)先出庫后入庫的奇怪現(xiàn)象。

2.庫存教材賬實不符

財務(wù)部門的教材庫存賬面數(shù)和教材管理部門的實際庫存數(shù)不符，價值也賬實不符，財務(wù)部門沒有能夠做到實時的監(jiān)督和控制。一種情況是，財務(wù)部門對教材僅做代管處理，不進行教材庫存管理，收到學(xué)生教材款增加代管科目金額，與書商進行教材款的結(jié)算，減少教材款代管科目。二是財務(wù)部門設(shè)教材庫存科目，但僅僅在年底進行庫存盤點，財務(wù)部門以盤點數(shù)調(diào)整教材庫存數(shù)。

3.與書商的債權(quán)債務(wù)核算不清晰

很多學(xué)校在代管款項中核算教材，收到學(xué)生教材款增加代管款項，支付書商書款減少代管款項，真正與書商的債權(quán)債務(wù)在會計賬務(wù)上沒有直接體現(xiàn)，而是通過教材管理部門內(nèi)部設(shè)置明細賬管理，與書商之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系很不清晰。

4.與學(xué)生結(jié)算教材款難度大

現(xiàn)階段高校一般執(zhí)行的是預(yù)收書費，到學(xué)年結(jié)束時結(jié)算。由于欠費、學(xué)生學(xué)籍變動等原因，教材管理部門很難與每個學(xué)生進行教材款結(jié)算，一般都是結(jié)算到班級。

二、高校教材管理程序和核算方法

1.學(xué)生教材入庫

目前學(xué)生教材一般都是經(jīng)過招投標后統(tǒng)一由中標書商提供教材，開學(xué)初提供教材，實際付款時提供教材款發(fā)票，財務(wù)部門據(jù)此付款。為了使學(xué)校和書商之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系能夠清晰在學(xué)校賬務(wù)中體現(xiàn)，在教材進入書庫時，不管有無教材發(fā)票，教務(wù)部門應(yīng)核對采購合同單位提供的教材清單和教材，驗收教材的數(shù)量和質(zhì)量，準確填寫《教材入庫單》，登記庫存教材明細賬，同時提供一聯(lián)給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)《教材入庫單》，借記庫存教材科目，貸記應(yīng)付貨款或者現(xiàn)金等科目。

2.學(xué)生領(lǐng)取教材

學(xué)生領(lǐng)取教材分兩種情況，一是零星購買，二是集體領(lǐng)取。零星購買只能在財務(wù)部門繳納教材款，嚴禁教材庫房管理人員直接收取教材款項。學(xué)生憑教材庫房人員開具的購書清單和《教材出庫單》到財務(wù)部門繳納教材款，財務(wù)部門收取教材款后蓋章確認，留一聯(lián)《教材出庫單》作賬務(wù)處理，借記代管教材科目，貸記庫存教材科目。教材庫房管理人員根據(jù)財務(wù)部門確認的出庫單發(fā)放教材并登記庫存教材明細賬。集體領(lǐng)取，一般以班級為單位到教材庫房管理部門領(lǐng)取教材，由教材庫房管理人員出具《教材出庫單》，由學(xué)生清點領(lǐng)取教材后簽字確認，在學(xué)期初教材發(fā)放工作后，教材庫房管理人員根據(jù)所有班級《教材出庫單》整理出出庫清冊，清冊必須提供每個學(xué)生的領(lǐng)取教材清冊和金額，連同《教材出庫單》提供財務(wù)部門，財務(wù)部門據(jù)此作賬務(wù)處理，借記應(yīng)收教材款科目，貸記庫存教材科目。

3.學(xué)生繳納書本代辦費

高校一般實行年度繳費注冊制度，一學(xué)年繳納一次學(xué)費及代辦費，繳費時間為9月。新生入學(xué)按統(tǒng)一教材款預(yù)繳數(shù)收取，借記銀行存款等科目，貸記預(yù)收教材款科目；9月份老生按照教材管理部門提供上一學(xué)年度領(lǐng)取的教材款繳納，在教材款入賬時，借記銀行存款等科目，貸記應(yīng)收教材款科目。這樣就保證每個學(xué)生在新學(xué)年開始時始終預(yù)繳一定數(shù)量的教材款。

4.學(xué)生辦理結(jié)余教材款

學(xué)生中途退學(xué)，應(yīng)由教材管理部門提供學(xué)生當學(xué)年領(lǐng)取的教材清冊和《教材出庫單》，財務(wù)部門據(jù)此和其他相關(guān)文件辦理教材款的結(jié)算手續(xù)，如果領(lǐng)取教材大于入學(xué)初預(yù)繳數(shù)，則補交差額，借銀行存款等科目和預(yù)收教材款科目，貸記庫存教材款科目；如果領(lǐng)取教材小于入學(xué)初預(yù)繳數(shù)，則清退差額，借預(yù)收教材款，貸記銀行存款等科目和庫存教材科目。學(xué)生畢業(yè)辦理結(jié)余教材款結(jié)算，則根據(jù)最后一學(xué)年領(lǐng)取教材清冊和《教材出庫單》，賬務(wù)處理和中途退學(xué)一致。

5.支付書商教材款

由于所有書商欠款都通過應(yīng)付貨款等科目進行核算，所以，支付書商貨款時，借記應(yīng)付貨款，貸記銀行存款等科目。

6.教材庫存盤點

教材管理部門應(yīng)定期對庫存教材進行盤點，掌握庫存教材情況，編制月（季）度庫存教材清冊和盤盈盤虧教材清冊。如月（季）度教材為盤虧，則教材管理部門應(yīng)編制正式教材盤虧申請表，經(jīng)主管部門審核批準后送財務(wù)部門進行賬務(wù)處理，財務(wù)部門根據(jù)盤虧表，借支出科目，貸庫存教材等科目；如月（季）度教材為盤盈，則編制教材盤盈申請表，財務(wù)部門借記庫存教材，貸記收入科目或者沖銷支出科目。同時，教材管理部門應(yīng)對庫存教材進行清理，合理補充教材庫存，及時清理過時、毀損教材。清理教材應(yīng)貸記現(xiàn)金、銀行存款、收入等科目，貸記庫存教材。

7.教材折扣處理

教育部2006年6月30日下發(fā)通知，明確規(guī)定“嚴禁各高校在教材和圖書采購活動中違反國家規(guī)定收受回扣、手續(xù)費或其他利益；為學(xué)生代購教材或訂購圖書產(chǎn)生的折扣收益，應(yīng)讓利于學(xué)生?！苯滩牡恼劭蹜?yīng)按此規(guī)定將教材折扣扣除必要的開支后全部返還給學(xué)生。一般現(xiàn)在高校都進行集體招標，折扣率基本統(tǒng)一，在進行會計核算時，可以按一定比例提取一定的金額作為教材采購的必要支出?？顚Ｓ?，按教材的碼洋價（定價）減去碼洋價乘以折扣率和學(xué)校提取率作為教材的入庫價格，按實付金額與書商結(jié)算。

三、結(jié)束語

高校教材應(yīng)對教材管理制定嚴格的操作規(guī)程和制度并嚴格執(zhí)行。教材管理部門應(yīng)公開招投標采購教材，設(shè)專人管理教材庫，利用計算機加強對庫存教材的管理，建立嚴密的出、入庫手續(xù)，真正做到賬賬相符、賬實相符。財務(wù)部門應(yīng)嚴格執(zhí)行收支兩條線，加強教材款的統(tǒng)一管理，設(shè)置相關(guān)科目進行教材的會計核算，正確反映教材的購置、使用、出入庫和庫存情況，采取一定的方法對教材的折扣款進行會計處理，在減去必要的開支后應(yīng)全部返還學(xué)生。另外，教材部門和財務(wù)部門要緊密合作，協(xié)調(diào)互動，使教材的管理和核算規(guī)范化、制度化。