基于會計電算化模式下的會計內(nèi)部控制

朱 虹

一、會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響

1.內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化

手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同。

會計電算化工作流程：原始憑證→授權批準→財務審核→對合格憑證進行憑證輸入（制單）→電算審核→機系統(tǒng)處理→賬表輸出。

可以看出，會計電算化后，會計賬務的集中化處理，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經(jīng)濟業(yè)務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成，這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，比如總賬明細賬進行平行登記、賬賬核對、賬證核對等，由于核算程序的變化，這些控制已失去真正的意義。其次，手工會計中的一些平衡檢查在電算化會計中將移入計算機系統(tǒng)內(nèi)部，通過計算機程序體現(xiàn)出來。因此手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制制度，在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。

2.內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變

電算化會計系統(tǒng)是一個人機交互系統(tǒng)，再加之計算機系統(tǒng)更具隱蔽性，因此其控制的內(nèi)容更加復雜。大致概括為：計算機會計人員的重新分工和新的內(nèi)部牽制；系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)資料文書化控制；系統(tǒng)的組織和操作管理控制；系統(tǒng)的輸入控制、處理控制和輸出控制。

3.內(nèi)部稽核機制發(fā)生變化

手工會計信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟業(yè)務的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，嚴格遵循有關的制約監(jiān)督機制操作。會計人員之間的聯(lián)系直接，形成嚴密的內(nèi)部牽制制度。實行電算化后，由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續(xù)都由計算機自動處理統(tǒng)一執(zhí)行，會計工作的分工、崗位職責、權限也發(fā)生了變化，許多業(yè)務處理程序被大大簡化，會計人員無法直接參與和控制，一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行，其審查、稽核機制被削弱。

4.內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化

在電算化環(huán)境下，除了人這個執(zhí)行控制的主體外，許多內(nèi)部控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)。因此控制的重點已不再僅僅是人，而變成：第一，人工處理控制；第二，原始數(shù)據(jù)進入計算機控制；第三，會計信息輸出控制；第四，人機交互處理控制；第五，計算機系統(tǒng)之間連接控制等多方面。

5.會計信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變

在手工會計核算下，會計數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)是紙介質(zhì)，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。會計數(shù)據(jù)所用可見的文字、符號直接記錄在紙上，紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征。這種方式有較好的直觀性，各不相同的筆跡也可作為控制的手段。

但是，電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)以肉眼無法識別的形式被直接存儲在磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。此外，手工核算下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會計記錄其勾稽關系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會計記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上，不宜實施簽字、蓋章等手段，而且磁介質(zhì)很容易被改動，由于在技術上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務記錄的“原件”。電磁介質(zhì)易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。

從以上分析可以看出，會計電算化使會計內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列變化，許多傳統(tǒng)的會計控制方式消失了。就目前我國會計電算化的應用現(xiàn)狀來看，大部分還停留在一般應用水平上，人們對于人員職責分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護等方面的重要性往往認識不足，這就迫使電算化會計信息系統(tǒng)必須建立嚴格的內(nèi)部控制制度。

二、會計電算化下會計內(nèi)部控制的對策與措施

1.明確職責分工，加強組織控制

電算化部門內(nèi)部必須把職責分工同組織控制相結合，以實現(xiàn)職權分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。會計電算崗位可分為計算機會計主管、軟件操作、出納人員、審核記賬、系統(tǒng)維護、電算審查和數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位，同時要明確各崗位的責任制。崗位責任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應的紀錄，保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應該保證按照不相容業(yè)務相分離的原則，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務，都不能由一人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔。進行這種職責分工的目的，是盡可能在電算化部門內(nèi)部保持不相容職能（如業(yè)務授權、執(zhí)行、保管和記錄）的分離。內(nèi)部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離，通過進行內(nèi)部職責分工，以補救會計電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計算機舞弊的可能性。

2.加強會計核算控制

會計核算結果是會計預測、決策、分析的基礎。會計核算控制是防范和化解會計核算風險的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。從核算環(huán)節(jié)把關，必須保證業(yè)務處理合法、有效，賬務處理的正確性、規(guī)范性，做到數(shù)據(jù)真實、完整和安全。會計核算控制內(nèi)容應包括：原始憑證經(jīng)過審查，在錄入處理前一切經(jīng)濟業(yè)務處理必須經(jīng)過相應的權級審批，簡明、準確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴格按規(guī)定進行，嚴格執(zhí)行復核制度，充分保證計算機賬務處理不錯不亂。會計數(shù)據(jù)輸出必須進行嚴格審核并簽章，無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細核對輸出的賬務憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務是否一致。

3.加強操作程序的控制

會計電算化除了軟件對操作方面作了一定的內(nèi)部控制設計以外，單位制訂并嚴格操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行，同時，也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。

會計電算化操作應嚴格遵照會計業(yè)務和處理流程進行，會計電算化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用管理、上機操作規(guī)程、賬務處理程序，這些規(guī)定是為了保證會計電算化系統(tǒng)安全可靠的運行，保證所有進入會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實、有效。

操作管理制度從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項：（1）操作人員的工作職責和工作權限。（2）預防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。（3）預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施。（4）建立必要的上機操作記錄制度。此外，在會計軟件中還應設置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

4.加強系統(tǒng)安全控制

加強系統(tǒng)控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。主要的控制措施包括：明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權限，杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件，防止會計人員越權使用軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開機器時，應執(zhí)行相應的命令退出會計軟件；設置接觸與操作的日志控制，各單位應根據(jù)本單位的實際情況，設專人保存上機操作記錄進行“日志管理”；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預防性檢查；工作環(huán)境保護如計算機機房應采用單獨專門供電系統(tǒng)，并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機房環(huán)境安全。

5.加強會計檔案控制

實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。

會計檔案管理制度應包括：（1）實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存，保存的有關規(guī)定按《會議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。（4）科學規(guī)定會計檔案的有關權限。（5）保證會計檔案安全與完整的措施。

對會計電子信息檔案還應按照財政部頒布的《會計電算化管理辦法》的規(guī)定進行管理。規(guī)定包括：應堅持每天雙重備份資料；存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失；經(jīng)領導同意借閱的會計檔案，應嚴格履行相應的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄等等。

6.加強內(nèi)部審計

內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計必須包括：（1）對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整；（2）審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調(diào)整；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。

三、結束語

總之，發(fā)展會計電算化，是實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化及促進改革的重要保證。加強會計電算化的內(nèi)部控制，有利于各單位更好地組織會計工作，為單位決策提供準確、及時的會計信息，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。