第三方視角下非生產(chǎn)性物料采購物流優(yōu)化實例研究

胥洪娥

(蘇州職業(yè)大學(xué)，江蘇 蘇州 215104)

隨著市場競爭越來越激烈，各生產(chǎn)廠不但要考慮生產(chǎn)性物料的采購成本，同時也必須意識到非生產(chǎn)性物料對成本控制、利潤的影響。因而，企業(yè)管理者和國內(nèi)外廣大學(xué)者將目光從生產(chǎn)性物料轉(zhuǎn)向非生產(chǎn)性物料的管理。國外從20個世紀(jì)90年代開始注意非生產(chǎn)性物料的研究，通過改善并重組生產(chǎn)過程和管理流程以及使用先進的信息技術(shù)，提出了集成采購的思路，即企業(yè)的MRO采購業(yè)務(wù)外包給單獨的或幾個采購服務(wù)商，他們通過集成MRO供應(yīng)商、參與客戶庫存管理、提高客戶采購效率、建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系、加強信息共享等方式來降低MRO采購成本和提高供貨率。國內(nèi)MRO采購也日益得到企業(yè)的重視，部分學(xué)者對MRO采購模式、供應(yīng)商的選擇、集成采購商的庫存等方面進行了廣泛的研究。本文在參考這些文獻的基礎(chǔ)上，基于第三方物流服務(wù)商的視角，以上海某汽配廠非生產(chǎn)性物料供應(yīng)數(shù)據(jù)為例，對非生產(chǎn)性物料的屬性及其供應(yīng)優(yōu)化進行探討。

一、非生產(chǎn)性物料的內(nèi)涵

(一)非生產(chǎn)性物料的含義

非生產(chǎn)性物料是指伴隨著企業(yè)生產(chǎn)運營活動而發(fā)生的日常消耗，但是在產(chǎn)品加工制造過程中不進入產(chǎn)品實體中，與最終產(chǎn)品不直接相關(guān)的商品和服務(wù)。非生產(chǎn)性物料也可稱為間接物料或輔料，通常分為ORM(Operating Resource Management，運營資源管理類)和MRO(Maintenance，Repair and Operations，維護維修運營類) 兩大類。ORM是指維持企業(yè)運作所需的行政性日常用品(辦公用品、計算機)、公務(wù)出行車輛、差旅服務(wù)及勞務(wù)物料等。MRO通常包括維持企業(yè)生產(chǎn)活動持續(xù)進行所用生產(chǎn)資料的維護、修理、裝配等，包括備品備件、零部件等。MRO中的某些特殊備件雖然價值不高，但因設(shè)計的獨特性，市場上很難找到替代品，只能向設(shè)備的原生產(chǎn)廠家進行采購和請求特殊設(shè)備的維護，就可能造成生產(chǎn)活動的停頓。

(二)非生產(chǎn)性物料與生產(chǎn)性物料的關(guān)系

非生產(chǎn)性物料與生產(chǎn)性物料是相對的一組名詞，它們一起構(gòu)成了進入車間的物料總和。非生產(chǎn)性物料是生產(chǎn)性物料進入車間以后從原料變?yōu)楫a(chǎn)品或零部件的保障，也是維護車間進行正常運行的基礎(chǔ)。因此管理好非生產(chǎn)性物料的采購環(huán)節(jié)是順利生產(chǎn)的必要保障，非生產(chǎn)性物料的成本因為沒有嚴(yán)格的控制而快速上漲，會抵消生產(chǎn)性物料成本下降所帶來的節(jié)約，非生產(chǎn)性物料的采購管理已經(jīng)對一個企業(yè)的整體利潤產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，這也是采購的利潤杠桿效應(yīng)所在。

(三)非生產(chǎn)性物料的屬性

1.物料種類繁多、差異較大。非生產(chǎn)性物料既包括設(shè)備及其維修備件和耗材等，也包括行政性日常用品、勞務(wù)材料、辦公用車等。同時非生產(chǎn)性物料采購的差異也較大，可以小到螺絲釘，大到生產(chǎn)工藝中的大型復(fù)雜設(shè)備。這些將會導(dǎo)致采購處理量大，成本高。

2.供應(yīng)商分散且數(shù)量較多。非生產(chǎn)性物料通常要涉及到供應(yīng)商的種類和數(shù)量不下幾百個，甚至上千個。非生產(chǎn)性物料的供應(yīng)市場非常復(fù)雜，有國內(nèi)供應(yīng)商，也有國外供應(yīng)商，有的產(chǎn)品還擁有多條采購渠道，供應(yīng)商分布非常分散。而且生產(chǎn)廠商為了開拓新的產(chǎn)品市場，會不斷出現(xiàn)新的物料采購請求，而導(dǎo)致新的供應(yīng)商被不斷引入。

3.非生產(chǎn)性物料需求分散，批量小。非生產(chǎn)性物料的采購請求來自于生產(chǎn)廠商內(nèi)部的各個部門，既有生產(chǎn)部門的需求，也不乏非生產(chǎn)部門的采購請求。生產(chǎn)、物流，研發(fā)、行政及市場等各部門均是非生產(chǎn)性物料采購部門的內(nèi)部客戶。非生產(chǎn)性物料的采購很多是根據(jù)各部門的采購請求進行量身定做，因此非標(biāo)準(zhǔn)件的采購比較多，需求分散不集中，且每次批量較小。

4.非生產(chǎn)性物料需求預(yù)測差，采購周期不定。生產(chǎn)性物料需求計劃通常是根據(jù)市場對產(chǎn)品的需求預(yù)測，然后導(dǎo)入BOM文件而生成。非生產(chǎn)性物料的采購需求不同于生產(chǎn)性物料，生產(chǎn)廠商內(nèi)部各部門依前三個月及上年同期各月份的耗用數(shù)量，并參考市場狀況，設(shè)定月用量。部分價值低且易耗品通常采用復(fù)倉制訂購，即降到訂購點時進行訂購，所以非生產(chǎn)性物料的需求預(yù)測性差，采購周期不穩(wěn)定。

5.非生產(chǎn)性物料的采購?fù)ǔＪ琴u方市場，價格波動大。非生產(chǎn)性物料采購常常是品種多，數(shù)量少，非標(biāo)件多，同種物料定購頻次低，因此其采購常常是賣方市場，即賣方在交易中處于主導(dǎo)地位，采購員在采購談判中處于劣勢。由于采購沒有一定規(guī)模，和供應(yīng)商不能建立穩(wěn)定的銷售渠道，因而得不到最優(yōu)惠的價格，且價格波動較大。

二、上海某汽配廠非生產(chǎn)性物料采購體系優(yōu)化措施

(一)該汽配廠非生產(chǎn)性物料的采購體系

上海某汽配廠非生產(chǎn)性物料的采購?fù)獍o佩肯精機(上海)有限公司(以下簡稱佩肯公司)。該汽配生產(chǎn)廠內(nèi)部各部門將物料需求訂單下給該汽配廠的采購部門，采購部門再將訂單通過郵件或電話傳遞給佩肯公司。佩肯公司接單后，將物料分為系統(tǒng)已有物料和新增物料。對于系統(tǒng)已有物料通常已建立起穩(wěn)定的供貨關(guān)系，只需下達訂單即可，對于系統(tǒng)新增物料，需要通過網(wǎng)絡(luò)或電話向各個供應(yīng)商進行詢價、比價，建立長期穩(wěn)定的供貨關(guān)系。佩肯公司向上游供應(yīng)商采購到物料后，再按照上海某汽配廠的要求進行配送。

(二)該汽配廠非生產(chǎn)性物料采購及供貨狀況分析

根據(jù)佩肯公司的供貨數(shù)據(jù)，可以看出非生產(chǎn)性物料不但每月采購種類繁多，且每月的采購品種不定;物料的采購周期不定，總體訂貨次數(shù)比較頻繁。這樣多次采購增加的采購處理量，使得采購成本相對較高。

表1 供貨種類及次數(shù)

而且不同種類的物料價格差異非常大，相同種類不同批次的物料價格波動也很大。相對而言，低價值、易耗物料的供貨數(shù)量較大，供貨次數(shù)也較多，而高價值、耐用物料的供貨數(shù)量較小，供貨次數(shù)也較少。

表2 典型物料的單價、數(shù)量、總額及供貨次數(shù)

非生產(chǎn)性物料不但種類繁多，且它的需求分散于生產(chǎn)廠商內(nèi)部的各個部門。各部門在保有一定量庫存的基礎(chǔ)上，只能基于前幾個月的耗用情況再參考市場狀況來作出預(yù)測分析，因此需求預(yù)測的準(zhǔn)確性較低。部分物料經(jīng)常會滿足不了生產(chǎn)需求，需要緊急采購。

佩肯公司在不影響上海某汽配廠生產(chǎn)進度安排的前提下，為了降低成本，提高供應(yīng)效率，采用以下優(yōu)化措施:

1.根據(jù)物料的采購價值、批量和供貨次數(shù)，將物料劃分為三類。根據(jù)物料的價值、批量和周轉(zhuǎn)速度，可以把供貨物料分為三類:第一類價值低，批量相對較大，周轉(zhuǎn)速度快;第二類價值高，量少，周轉(zhuǎn)速度慢;第三類根據(jù)實踐經(jīng)驗和歷史數(shù)據(jù)，可以直接送達給汽配廠。因此，庫存管理系統(tǒng)的分析和設(shè)計將主要從這三類商品入手，以保證庫存管理信息系統(tǒng)能有效地支撐汽配廠的正常運營的需要。

第一類商品，要保持足夠的庫存以便快速響應(yīng)，最大限度地滿足汽配廠的需求;第二類商品，可以采取供應(yīng)商管理庫存(VMI)方式，這樣可以減少庫存成本;第三類商品，可以直接組織配送或越庫操作，盡可能地實現(xiàn)零庫存，降低庫存水平和庫存費用，提高響應(yīng)速度和客戶滿意度。

2.根據(jù)就近原則，部分物料由供應(yīng)商直供給生產(chǎn)廠商。佩肯公司在為汽配公司提供非生產(chǎn)性物料配送時，一般都是由輔料供應(yīng)商先將物料配送給佩肯公司，再由佩肯公司供應(yīng)給生產(chǎn)廠商。如果供應(yīng)商在距離生產(chǎn)廠商較近時，由供應(yīng)商直接將物料供應(yīng)給生產(chǎn)廠商，在縮短交貨周期的同時，還能減少工作量、降低物流成本。適合這種配送方式的物料正是第三類商品。

3.根據(jù)訂單的送貨要求，適當(dāng)合并送貨。當(dāng)汽配廠訂單很多時，就可以根據(jù)訂單的具體供貨要求適當(dāng)合并訂單。訂單合并一方面可以確保對多品種、小批量訂單，甚至是單件訂單的及時控制，另一方面可以統(tǒng)一安排采購、支付和配送工作。這樣可以減少一些不必要的重復(fù)工作，減輕處理量，從而可以較好地降低物流成本。

4.對于緊急訂單，采取例外處理。在日常的工作中，總會出現(xiàn)一些緊急情況，比如突發(fā)性的銷售增長等，由此會產(chǎn)生一些緊急的訂單，對于這些訂單，采取緊急訂單例外處理，及時識別并加急處理?？梢耘蓪ｉT的人員對緊急訂單進行跟蹤，供應(yīng)商在將物料供應(yīng)給佩肯公司時，采取不入庫，在庫門口檢查完以后就直接配送給生產(chǎn)商的形式;或者佩肯公司和供應(yīng)商之間協(xié)商好，由供應(yīng)商直接將物料供應(yīng)給生產(chǎn)商，減少中間環(huán)節(jié)，縮短交貨周期。

三、基于第三方視角下非生產(chǎn)性物料采購物流優(yōu)化建議

(一)外包給第三方物流服務(wù)商，以提高集中采購優(yōu)勢

企業(yè)將輔料的采購?fù)獍o第三方公司，與企業(yè)自己進行采購相比，第三方采購具有以下優(yōu)勢:

1.第三方采購可以集成各個汽配生產(chǎn)廠的非生產(chǎn)性物料的采購需求，變小批量為大批量，提高采購規(guī)模。

2.第三方采購集成各個汽配生產(chǎn)廠的非生產(chǎn)性物料的采購需求后，提高了采購地位，在與供應(yīng)商的談判中更具有話語權(quán)，可大大降低采購價格和供貨條件。

3.第三方采購在為多家汽配生產(chǎn)廠商提供服務(wù)時，可以根據(jù)他們的配送需求，進行合理的配送優(yōu)化，降低物流成本。

4.第三方集成采購的模式也有助于第三方與供應(yīng)商之間建立一個穩(wěn)定的合作關(guān)系。

(二)加強信息系統(tǒng)集成，以提高采購效率

為了提高采購效率，不影響生產(chǎn)企業(yè)的正常生產(chǎn)秩序，供應(yīng)商、生產(chǎn)企業(yè)與第三方物流服務(wù)商之間必須加強信息系統(tǒng)集成，加強信息化處理手段。根據(jù)目前的非生產(chǎn)性物料的采購現(xiàn)狀，信息系統(tǒng)的集成主要包括以下兩個方面。

1.生產(chǎn)企業(yè)必須成立專門的非生產(chǎn)性物料的采購部門。生產(chǎn)性企業(yè)的采購部門在進行物料采購時，往往會因為生產(chǎn)性物料的重要性，而忽視了非生產(chǎn)性物料的采購，而非生產(chǎn)性物料在整個生產(chǎn)過程中，很多時候也能起到?jīng)Q定性的作用，因此必須成立專門的輔料采購部門以保證輔料的正常采購。專門的輔料采購部門可以集中采購職能，發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，降低采購成本，并且還能優(yōu)化輔料采購計劃，做到較為準(zhǔn)確的預(yù)測以及合理的庫存水平。

2.信息系統(tǒng)集成。專門的采購部門是鏈接生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部各部門和第三方物流服務(wù)商中間點。首先要將采購部門的信息系統(tǒng)與生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部各部門系統(tǒng)集成起來。采購部門可以隨時查詢各部門物料的庫存狀況，跟蹤用料情況，及時作出準(zhǔn)確的預(yù)測;其次采購部門與第三方物流企業(yè)之間信息系統(tǒng)集成起來。第三方物流服務(wù)商通過采購部門的信息系統(tǒng)可以查詢到各種物料的庫存狀況，及時向上游輔料供應(yīng)商發(fā)出采購請求;最后第三方企業(yè)與供應(yīng)商之間的信息系統(tǒng)集成。供應(yīng)商可以根據(jù)第三方的物料庫存狀況及時制定生產(chǎn)計劃，安排生產(chǎn)。

(三)優(yōu)化第三方物流服務(wù)商的庫存結(jié)構(gòu)和水平，以降低物流成本

第三方物流服務(wù)商的庫存結(jié)構(gòu)和設(shè)置水平不但會影響第三方自身的經(jīng)營業(yè)績，還會影響其對生產(chǎn)企業(yè)的配送服務(wù)水平。借鑒佩肯公司的分類方法，可以將物料分為三類:第一類價值低、易耗品;第二類價值高、耐用品;第三類直接配送品。第一類物料為了降低采購成本，應(yīng)增加庫存，隨時滿足生產(chǎn)企業(yè)的需要。第二類物料采用供應(yīng)商管理庫存，第三方物流企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)企業(yè)的采購訂單去供應(yīng)商管理倉庫取貨，同時進行物權(quán)轉(zhuǎn)移。第三類物料的供應(yīng)商與生產(chǎn)廠商的地理位置較近。如果將物料從供應(yīng)商處先運到第三方物流企業(yè)，然后再由第三方企業(yè)運到生產(chǎn)企業(yè)，這就違背了物流合理化的原則。對于這類物料，第三方物流企業(yè)根據(jù)就近供貨的原則，通知供應(yīng)商將貨物直接送到生產(chǎn)企業(yè)的倉庫部門。

(四)區(qū)分常規(guī)物料與瓶頸物料，適當(dāng)提高瓶頸物料的庫存量

第三方物流服務(wù)商在上述物料分類的基礎(chǔ)上，對每一種類的物料再進一步細(xì)分為常規(guī)物料和瓶頸物料。常規(guī)物料是指采購風(fēng)險低，物料容易獲得，對生產(chǎn)影響一般;瓶頸物料是指采購風(fēng)險高，獲取這種物料一有定難度，對生產(chǎn)影響較大，缺料時會導(dǎo)致生產(chǎn)停產(chǎn)。瓶頸物料通常具有以下特點:供應(yīng)商數(shù)量少或難以找到合格的供應(yīng)商;生產(chǎn)廠與供應(yīng)商的距離較遠(yuǎn)，且缺乏可靠的運輸保障;屬于專利產(chǎn)品，供應(yīng)商占有優(yōu)勢地位;該物料對生產(chǎn)影響較大等。由于常規(guī)物料供應(yīng)程度較高，獲取容易，可以降低庫存量;而瓶頸物料供應(yīng)程度較低，獲取難度大，可以提高采購批量，適當(dāng)增加庫存量。

四、結(jié)語

非生產(chǎn)性物料采購不僅僅只是企業(yè)內(nèi)部的一種獨立的行政事務(wù)工作，而是當(dāng)今每個企業(yè)在市場經(jīng)濟競爭中嚴(yán)格控制運作成本的一個基本保障，也是一種公司戰(zhàn)略決策緊密相關(guān)的綜合性管理活動。與國際一流的跨國公司相比，國內(nèi)企業(yè)的采購管理水平差異明顯，尤其是中小企業(yè)在采購上的成本和物料浪費十分嚴(yán)重。筆者從第三方視角提出非生產(chǎn)性物料采購優(yōu)化的一些措施，以更好地管理和安排非生產(chǎn)性物料采購，減少采購成本，提高供貨效率，使生產(chǎn)企業(yè)更加關(guān)注于核心競爭力的提高。

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