談數(shù)字檔案資源的管理與利用

馬蓉

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案資源越來(lái)越豐富。數(shù)字檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題越來(lái)越成為現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，本文針對(duì)這一問(wèn)題對(duì)數(shù)字檔案資源的管理與利用方式提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 數(shù)字檔案館 檔案資源 管理與利用

一、數(shù)字檔案

數(shù)字檔案（Digital Archives）是指通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件。數(shù)字檔案是人類社會(huì)真實(shí)活動(dòng)的數(shù)字化記錄，是辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，它必將深刻地改變檔案工作的面貌和信息環(huán)境。中國(guó)檔案學(xué)會(huì)2010年檔案工作者年會(huì)將檔案信息化建設(shè)確定為年會(huì)主題，其中數(shù)字檔案研究被確定為其中的一個(gè)研究專題，包括數(shù)字檔案館探索與實(shí)踐、檔案數(shù)字化技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理的研究、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案網(wǎng)站建設(shè)等方面的內(nèi)容。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)各級(jí)數(shù)字化檔案館建設(shè)步伐的加快，檔案資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化越來(lái)越廣泛深入，數(shù)字檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題越來(lái)越成為現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

二、數(shù)字檔案資源的管理與利用

1.以檔案工作信息化促進(jìn)數(shù)字檔案資源的管理

在我國(guó)檔案工作的未來(lái)發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)十分重要的趨勢(shì)。檔案工作信息化即檔案資源數(shù)字化建設(shè)，一般來(lái)講，檔案資源數(shù)字化有兩個(gè)不同層次，一是檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄資源共享。另外一個(gè)層次是檔案全文信息的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)更高層次的檔案信息資源共享。

2.檔案資源網(wǎng)站建設(shè)

檔案資源網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)上建立的數(shù)字檔案資源網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)，以主頁(yè)的方式提供相關(guān)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)和開(kāi)展檔案宣傳。檔案資源網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是檔案機(jī)構(gòu)傳播數(shù)字檔案資源的門戶。

3.數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館是檔案用戶利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)遠(yuǎn)程獲取數(shù)字檔案資源的一種檔案管理與利用模式。數(shù)字檔案館是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)分布于各地的各種數(shù)字檔案資源實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)搜索。數(shù)字檔案館具有檔案資源數(shù)字化、檔案信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案服務(wù)形式多樣化、檔案資源共享化、檔案檢索便捷化等特點(diǎn)。數(shù)字檔案館的含義有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案資源的網(wǎng)絡(luò)空間，是由若干檔案資源庫(kù)、檔案信息資源中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館指其中的個(gè)體檔案館，其含義除了館藏檔案數(shù)字化的工作外，還涉及檔案信息的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建（包括軟、硬件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和組織實(shí)體的建立）。它包括：（1）接收應(yīng)歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)，并對(duì)立檔單位的電子文件工作流程實(shí)施在線監(jiān)督和控制，以及時(shí)獲取電子文件，防止重要文件的流失；（2）將現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞；（3）支持對(duì)館藏各種檔案實(shí)體的自動(dòng)化管理；（4）支持以網(wǎng)絡(luò)連接行業(yè)、政府信息資源庫(kù)及不同檔案館的數(shù)字化館藏，能夠提供分散于不同地區(qū)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；（5）組織對(duì)數(shù)據(jù)的有效訪問(wèn)和查詢，使用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)字化檔案信息（包括目錄、索引和全文）進(jìn)行查閱。

4.數(shù)字檔案資源的利用

檔案提供利用工作，亦稱檔案利用服務(wù)，是檔案保管部門以所收藏的檔案為依據(jù)，通過(guò)一定的方式與方法，直接提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《檔案館工作通則》中的有關(guān)規(guī)定，檔案提供利用工作的基本要求是：檔案館（室）應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造基本的條件，簡(jiǎn)化手續(xù)、提供方便，主動(dòng)開(kāi)展檔案的利用活動(dòng)，及時(shí)掌握和分析檔案的利用效果。

與原始檔案利用相比，數(shù)字檔案在利用形式、方法、手段等方面具有明顯的信息技術(shù)特性。因此數(shù)字檔案資源的利用應(yīng)在“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、確保安全”的原則指導(dǎo)下，立足最先進(jìn)的信息技術(shù)和全新的發(fā)展思路，逐步建立起檔案數(shù)字資源的收集、存儲(chǔ)、加工、管理、利用的過(guò)程體系和政府、企業(yè)、事業(yè)、社區(qū)、家庭等檔案管理的模式，建立立檔單位、區(qū)（縣）、地（市）、?。ㄊ校┒嗉?jí)的檔案目錄資源庫(kù)、現(xiàn)行文件資源庫(kù)、電子文件資源庫(kù)、管理過(guò)程信息資源庫(kù)，最終構(gòu)建基于各種網(wǎng)絡(luò)（局域網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）平臺(tái)并覆蓋一定區(qū)域的大規(guī)模、超大規(guī)模的檔案信息資源共享總庫(kù)，不斷滿足檔案利用者和檔案管理者的需求。

5. 借鑒數(shù)字圖書館的文獻(xiàn)資源開(kāi)發(fā)利用模式

數(shù)字圖書館技術(shù)和文獻(xiàn)資源開(kāi)發(fā)利用服務(wù)模式已經(jīng)相當(dāng)成熟，比如國(guó)家數(shù)字圖書館工程、區(qū)域數(shù)字圖書館聯(lián)盟等模式，還有數(shù)字圖書館的核心服務(wù)模式——文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)（中國(guó)知網(wǎng)、萬(wàn)方知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)、維普資訊），都可以為數(shù)字檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供借鑒。數(shù)字檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用應(yīng)加快檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，深入研究檔案信息處理技術(shù)，如檔案資源數(shù)字化工作中的文本處理技術(shù)、圖像處理技術(shù)、音頻視頻處理技術(shù)等，建立各種檔案資源專題數(shù)據(jù)庫(kù)。

參考文獻(xiàn)：

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3.馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2001.

作者單位：河北省唐山師范學(xué)院