電子資源集團采購的成本和收益分析

●周靜珍，趙乃瑄，金潔琴 （南京工業(yè)大學 圖書館，南京 210009）

為了降低采購成本，保證資源的最大化利用，高校圖書館大多采用自愿組成集團，聯(lián)合采購電子資源，共同推舉代表與資源提供商談判價格與使用條款，爭取價格優(yōu)惠。采購活動會產(chǎn)生相應(yīng)的成本和收益，需要采用科學的方法來評價集團采購活動。

1 高校電子資源集團采購成本分析

高校電子資源集團采購消費了一定的資源，也就產(chǎn)生了成本。對成本進行分類劃分有助于對整個采購過程進行評估。成本的構(gòu)成要素主要分為五類，其中硬件投入成本、軟件投入成本和采購成本可以直接核算出來，合作成本和談判成本屬于隱性成本，核算比較困難。

1.1 硬件投入成本

集團采購電子資源首先需要有足夠的硬件條件來支撐，包括計算機、服務(wù)器、路由器、存儲設(shè)備、辦公家具和設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通訊費用等購置成本，以及存放這些硬件的建筑物空間所要支付的費用。對于計算機等一次性投入的成本的核算，可以按照不同年限的折舊率和利率來計算各類硬件的年度成本。網(wǎng)絡(luò)通訊費用是使用一些資源特別是外文數(shù)據(jù)庫所要支付的國際流量費用，表現(xiàn)為所要支付的貨幣價值。房舍成本的核算則可以參照相似建筑物空間的租賃成本。

1.2 軟件投入成本

軟件投入成本主要包含4個方面的內(nèi)容：（1）購買電子資源時需要投入的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理軟件、安全軟件、存儲軟件等費用。（2）采購委員會的組織管理費用。（3）支付給采購人員的工資、獎金。采購人員在采購資源的過程中要花費大量的勞動和精力，如采購前期對數(shù)據(jù)資源的調(diào)研、資源使用過程中用戶反饋信息的分析、與用戶的在線交流等，這些都需要支付相應(yīng)的勞動價值。（4）對采購人員和用戶支出的培訓費用等。

1.3 采購成本

采購成本主要指集團采購電子資源所支付的成本，包括各類數(shù)據(jù)庫的價格、訪問費、平臺費，以及購買各類數(shù)據(jù)庫所支付的知識產(chǎn)權(quán)費用等。相比較傳統(tǒng)的印刷型資源，電子資源的采購成本很高，但單篇文獻的購置成本比較便宜。

集團采購各類電子資源所支付的成本由資源的價格決定。由于電子資源所包含的產(chǎn)品和體現(xiàn)出來的價值不同，以及信息技術(shù)的發(fā)展導致電子資源的定價比較復(fù)雜。美國著名的電子出版商Rhind-Tutt提煉出了50多種價格模型，并且指出各種模型相互組合后可以派生成幾千種不同的價格結(jié)構(gòu)。［1］因此，在進行采購成本的測量時，必須熟悉各類價格模式以及各類價格模式下所要支付的成本。

1.4 合作成本

合作過程中各成員館會就數(shù)據(jù)庫的組團模式是分學科購買、使用權(quán)限購買、捆綁紙本購買，還是數(shù)據(jù)平臺集團購買，以及集團用戶的價格分配機制是基于FTE、并發(fā)用戶數(shù)，還是基于成員館所在的高校級別進行分配等合作過程中涉及的各個問題進行討論，并要達成一致的意見和執(zhí)行統(tǒng)一的行動，這些都產(chǎn)生了合作成本。合作時間的長短和各方的精誠度會直接影響合作成本的高低。

1.5 談判成本

雖然以集團的方式采購電子資源可以降低各成員館的購買風險和成本，實現(xiàn)資源的共建共享，但仍需花費較多的談判和溝通成本。集團聯(lián)盟以采購委員會為單位與電子資源供應(yīng)商就定價模式、數(shù)據(jù)資源存儲和歸屬、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的規(guī)范化等一系列問題進行一輪又一輪的談判，這些都需花費巨大的時間和經(jīng)費。誠如有些學者所言“……一些地區(qū)性聯(lián)盟以某種優(yōu)惠的價格買斷某個商業(yè)數(shù)據(jù)庫時，整個聯(lián)盟管理層及所有的采購集團成員實際上已經(jīng)付出了巨大的談判和溝通成本”。［2］

2 高校電子資源集團采購的收益分析

高校電子資源集團采購的收益一部分來自貨幣收入，可以用貨幣來度量，另外的一些收入則無法用貨幣度量，但是在理論上，可以通過一些方法對收益賦予貨幣價值。收益的構(gòu)成要素主要包括貨幣收入、信息收益、服務(wù)收益和共享收益。

2.1 貨幣收入

由于各成員館不以盈利為目標，而以提供高質(zhì)量的文獻資源為使命，因此貨幣收益只占整個收益中的一部分。這部分收益主要來源于：（1）上級撥款。（2）為用戶提供下載、復(fù)印、打印、原文傳遞、館際互借等信息服務(wù)所獲得的收入。（3）采購某些電子資源時，數(shù)據(jù)庫提供商給予的折扣收益，折扣的有無和多少取決于定價模式。如作為CALIS組建的Springer LINK China Consortia（SLCC） 集團成員之一，江蘇集團采購Springer全文電子期刊時，采用紙本期刊和電子期刊捆綁的價格方式，為獲得Springer公司的490余種期刊的電子版使用權(quán)，還須訂購一套390余種的紙本期刊，紙本期刊在協(xié)議期內(nèi)享受折扣優(yōu)惠。（4）采購成本的降低。集團采購綜合各成員館的人力和財力與數(shù)據(jù)庫商談判，容易在價格和服務(wù)模式方面占據(jù)優(yōu)勢，獲取較低的價格和比較全面的服務(wù)。如江蘇省高等教育文獻保障系統(tǒng)（JALIS） 組團采購維普期刊全文數(shù)據(jù)庫，平均單篇文獻的下載成本較低，2009年單篇下載成本為0.12元，采購成本大大降低。（5） 信息服務(wù)收入。通過銷售閱讀卡、提供原文傳遞、科技信息查新、定題研究、咨詢服務(wù)等獲得的收入。

2.2 信息收益

信息都是有價值的，電子資源涵蓋的信息是收益的重要組成部分。集團采購的電子資源學科面廣、類型多樣、內(nèi)容豐富，可以最大程度地滿足用戶的需求。例如由重慶維普資訊有限公司發(fā)行的中文期刊全文數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫收錄了1989年至今8000余種中文電子期刊的2000余萬篇文獻，涵蓋自然科學、工程技術(shù)、農(nóng)業(yè)科學、醫(yī)藥衛(wèi)生、經(jīng)濟管理、教育科學和圖書情報等學科，資源非常豐富。

要在浩瀚的信息海洋中尋找所需的信息，信息的存載系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的檢索性能就顯得十分重要。相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源，電子資源都是通過一定的檢索系統(tǒng)來獲取，用戶可以通過多樣化的檢索途徑快速地在各類數(shù)據(jù)庫或網(wǎng)絡(luò)資源中查詢文獻，這種快速、便捷、有效的檢索方式也是收益的一種。

2.3 服務(wù)收益

這部分收益主要體現(xiàn)在資源對用戶提供服務(wù)的過程中所產(chǎn)生的用戶收益。用戶是集團采購資源的最大受益者，收益至少表現(xiàn)為以下幾種：（1）節(jié)約時間和經(jīng)費。用戶不用去圖書館，直接在計算機上檢索數(shù)據(jù)庫資源就可以獲取信息，特別是全文數(shù)據(jù)庫的檢索，用戶能夠直接下載、打印和閱讀文獻全文，節(jié)約了查詢時間和費用。（2）提高檢索效率。電子資源的檢索系統(tǒng)方便用戶高效地查詢、辨識、過濾、選擇信息，提高查準率。一些超鏈接和跨庫檢索等方式又能保證用戶獲取大量的相關(guān)信息，提高查全率。（3）提高用戶的信息素養(yǎng)能力。信息素養(yǎng)體現(xiàn)人們認識、獲取、評價和有效利用信息的能力。用戶在使用各種數(shù)據(jù)庫資源時，不得不識別各種資源，衡量自身獲取這些信息的成本和收益，選擇恰當?shù)难芯糠椒?、檢索系統(tǒng)和檢索策略，并辯證地評估信息資源，將信息和自己的知識基礎(chǔ)和價值系統(tǒng)相融合。隨著用戶信息素養(yǎng)能力的提高，用戶的科研能力和工作水平也隨之提高。

2.4 共享收益

集團采購電子資源是數(shù)字圖書館聯(lián)盟實現(xiàn)信息資源共建共享的一個主要方式。共享收益主要包括4個方面：（1）共享經(jīng)費。單個圖書館購買數(shù)字資源，只能拿有限的經(jīng)費購買有限的資源，集團采購可以充分利用各館籌集的經(jīng)費，購買更多的信息資源。并且聯(lián)合采購可以充分發(fā)揮整合協(xié)同的優(yōu)勢與資源提供商談判，以獲取更多的優(yōu)惠和服務(wù)，節(jié)省經(jīng)費。（2）共享人力資源。每年各館都要購買多種數(shù)據(jù)庫，如果每個圖書館與數(shù)據(jù)庫商進行談判，需要專門的談判人才花費時間和精力去購買資源。另外，數(shù)據(jù)庫商一般也不愿意與圖書館單個談判。集團采購整合了各館的人力資源，實現(xiàn)了人力資源的共享。（3）共享設(shè)備。對電子資源的數(shù)據(jù)進行存儲、設(shè)立鏡像站點或是開通遠程訪問渠道，需要大量的設(shè)備投入。通過集團采購，可以共享設(shè)備資源，保證資源存儲的穩(wěn)定性、安全性和可靠性。

3 成本收益分析

利用經(jīng)濟學的方法對電子資源集團采購的成本和收益進行分析。［3］

其中，總收益=貨幣收入+信息收益+服務(wù)收益+共享收益

總成本=固定成本+可變成本=硬件投入成本+軟件投入成本+采購成本+合作成本+談判成本

固定成本是不隨著信息使用次數(shù)和時間的變動而變動的成本，可變成本會隨著信息使用次數(shù)和時間的變動而變動。成本的確認按照傳統(tǒng)的財務(wù)會計理論，未轉(zhuǎn)移的成本為資產(chǎn)，以折舊方式分期計入，如部分硬件投入成本、部分軟件投入成本；已經(jīng)轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品中的是已耗成本（這里的產(chǎn)品就是電子資源），在財務(wù)會計中作為費用，其中包括部分硬件投入成本、部分軟件投入成本、采購成本、合作成本和談判成本。根據(jù)配比原則，費用與同時期的收入相配比，并據(jù)此計算當期的收益。收益的確認按照全面收益模式，包括已實現(xiàn)收益和未實現(xiàn)收益。收益測度比較困難，因為收益的顯現(xiàn)有一個滯后的過程，但是“在圖書館等非贏利機構(gòu)中測算服務(wù)的價值收益要比普通的企業(yè)更為困難。雖然我們在測定成本和收益的時候遇到了很多的困難，但經(jīng)濟學的許多假設(shè)與分析模型卻可以幫助我們從各種可能的分析與比較中，間接地權(quán)衡收益的大小，從而避免直接推算出每項資源服務(wù)收益的難度?！保?］

實現(xiàn)利潤最大化必須滿足的條件是對目標函數(shù)求極值，目標函數(shù)為

根據(jù)數(shù)學原理，一階導數(shù)為0，必須

即MR－MC＝0

那么，利潤最大化的必要條件是MR＝MC。

但是，為了保證是最大利潤，則要求總利潤函數(shù)的二階倒數(shù)小于0，必須是

即 MR′＜MC′

那么，利潤最大化的充分條件是邊際收益的變化率小于邊際成本的變化率。利潤最大化的特征也可以用幾何圖形標識出來（如圖）。

圖 利潤最大化的特征

4 思考和建議

4.1 采用經(jīng)濟學的方法來研究電子資源集團采購的成本收益需要進一步深入研究

集團采購電子資源的活動是市場經(jīng)濟的一種行為，符合市場經(jīng)濟的運行規(guī)律，用經(jīng)濟學的成熟理論和方法來指導采購電子資源活動的具體實踐具有科學性和可行性。但電子資源這種產(chǎn)品具有數(shù)字化、價格高、使用要求高、使用價值難以量化等特性，進而成本函數(shù)和收益函數(shù)的設(shè)計以及各種數(shù)據(jù)的獲取比較困難，只能進行理論層次上的分析，今后需要完善理論分析，增加實證研究。

4.2 電子資源集團采購需要建立一套完善的監(jiān)督約束機制

經(jīng)過電子資源集團采購的成本收益分析可知：降低成本，提高收益非常重要。除了通過成立資源建設(shè)專家委員會、資源建設(shè)與評估工作小組進行各項工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、建設(shè)協(xié)調(diào)等方式來增加收益外，還需要建立一套完善的監(jiān)督約束機制來避免不必要成本的產(chǎn)生。監(jiān)督約束機制是進行一種制度安排，對電子資源采購人員的行為和目的的選擇進行監(jiān)督和制約，規(guī)避他們利用信息不對稱和資源配置的條件進行尋租活動，造成經(jīng)費的不當使用和資源的浪費，損害采購聯(lián)盟和各成員館的利益。

4.3 通過成本收益分析進一步促進數(shù)字圖書館聯(lián)盟的共建、共知和共享

電子資源集團采購是數(shù)字圖書館聯(lián)盟共建共享工程的一項重要內(nèi)容。利用經(jīng)濟學的成本收益分析方法來評估集團采購的電子資源，一方面能夠促進各個成員館整合各自的資源，保證各館充分利用有限的資金和信息資源為用戶服務(wù)；另一方面可以為建立完善的區(qū)域信息保障體系提供參考意見，促進數(shù)字圖書館聯(lián)盟的可持續(xù)發(fā)展。

［1］ StephenRhind-Tutt.Whatatangledwebweweave……：A review ofpricingmodelsand the forces thatdrive them［EB/OL］.［2009互11互08］.http://alexanderstreet.com/articles/9902.tangled.htm.

［2］謝春枝.圖書館聯(lián)盟的成本效益分析及決策選擇［J］.中國圖書館學報，2007（1）：25互30.

［3］余永定，等.西方經(jīng)濟學［M］.第2版.北京：經(jīng)濟科學出版社，1999：100互107.

［4］朱珍.電子資源成本與收益的經(jīng)濟學分析［J］.情報科學，2005（9）：1360互1363.