做好文書檔案管理工作之我見

羅 文 妍

(黑龍江第一測繪工程院 行政辦公室，哈爾濱 150086)

一個單位檔案文書工作的質(zhì)量如何，不僅可以體現(xiàn)出這個單位的工作面貌和工作作風(fēng)，而且還直接關(guān)系到黨和國家的方針政策的貫徹執(zhí)行，關(guān)系到工作的效率和質(zhì)量高低和自身工作職能的發(fā)揮。建立健全一套完整科學(xué)的檔案文書工作制度，才能有助于上下通達，左右聯(lián)系，互相協(xié)調(diào)，運轉(zhuǎn)自如，政令暢通。在檔案工作實際中，要實現(xiàn)從文書工作源頭抓起，做好文書檔案的管理工作，應(yīng)從以下幾方面著手。

1 爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，加強檔案宣傳

文書檔案管理工作從來源上可以分為兩大類：一是上級組織產(chǎn)生的文檔管理；二是由本級組織產(chǎn)生的文檔管理。兩類文檔均是領(lǐng)導(dǎo)集體參與決策和開展工作的重要依據(jù)，因此各級領(lǐng)導(dǎo)要充分重視此項工作。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的前提，對于檔案人員而言，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注根本上取決于對文書檔案人員工作的滿意度，取決于對檔案利用效果的認可度。因此，要想使單位的文書檔案工作有成效，必須做好檔案的管理，使之充分發(fā)揮作用，為本單位的發(fā)展提供支持和保障。檔案人員要增強工作主動性，努力做好檔案文書管理工作的匯報工作，利用各種時機宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視此項工作，加深對檔案工作的理解，從而更加關(guān)心和支持檔案工作，把檔案文書納入到單位的總體工作規(guī)劃并列入工作重點，加大檔案設(shè)施的投入，使檔案工作不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化穩(wěn)步推進。

2 提高文秘修養(yǎng)，抓好源頭工作

文秘對于檔案管理工作具有重要的作用，因為文書工作的效果在很大程度上決定了檔案工作的質(zhì)量。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，作為公文及各種文字材料的起草者，文字秘書的專業(yè)素質(zhì)顯得尤為重要。在實際工作中，文字秘書不僅是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還要承擔(dān)一定的文字工作，同時，要為文書檔案提供大量的準確、豐富、詳實的資料。這就要求文字秘書在遵循檔案管理科學(xué)性的基礎(chǔ)上，堅持統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則，提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)，加強有關(guān)紀律業(yè)務(wù)理論等方面的技能鍛煉，從而為檔案的形成與利用，為保證文書檔案在中心工作中的作用打下良好的基礎(chǔ)。

3 規(guī)范文書工作，確保檔案銜接

做好文書工作與檔案工作的銜接是文書檔案管理工作的客觀要求和順利進行的保障，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書工作的水平高低，從某種角度來說也代表著檔案工作水平的高低，因此，做好二者的銜接工作至關(guān)重要。

3.1 正確認識文書處理工作的重要性

文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書工作的好與壞，不僅直接影響文書質(zhì)量，也直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量。一般而言文書處理工作可以概括為：文書的繕寫、打印、校對和蓋?。粫h、匯報的記錄；文書的收發(fā)、登記和運轉(zhuǎn)；文書的催辦、擬辦；文書材料的保管、調(diào)閱、歸檔；領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作等。要想確保文書工作及時、準確、保密、安全，實現(xiàn)全面、系統(tǒng)、準確地收集資料，文書人員就要認真負責(zé)，加強工作的主動性，努力提高自身素質(zhì)，端正自己的工作態(tài)度，規(guī)范自己的工作程序，嚴格按照規(guī)章制度辦事，確保文書材料不缺漏、不丟失。要在繁雜的事務(wù)中養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到當日事當日畢，在工作實際當中摸索出一套成熟、便捷、可操作性強的作業(yè)流程。只有如此，才能為建立完整的檔案奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.2 做好文書處理工作值得借鑒的方法

3.2.1 “輪輻式”傳閱法

“輪輻式”傳閱法對于實現(xiàn)文書處理規(guī)范化有著十分重要的意義。所謂“輪輻式”傳閱法，就是以文書人員為中心點，以閱讀審批公文的領(lǐng)導(dǎo)、部門為外圈，由中心點開始傳給第一個人或部門閱讀，閱讀完畢后退回中心點，再由中心點傳給第二個人或部門閱讀，依此類推，每傳閱一個領(lǐng)導(dǎo)或部門都必須經(jīng)過中心點(文書人員)。公文在傳閱過程中走過的路線圖，類似于車輪輻條的形狀。結(jié)合“來文登記表”，該方法既可以準確地掌握公文的行蹤，避免部門之間橫向傳遞、中途積壓和傳遞斷線，還可以根據(jù)實際情況合理調(diào)整閱文人的次序，確保文書人員對公文的掌握。

3.2.2 “雙軌制”同步歸檔

對本單位內(nèi)部形成的電子文件可采用“雙軌制”同步歸檔，即將電子文件分別以紙質(zhì)和光盤為載體做備份，并分別歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩種類型文件同步保存的兩套檔案。做到既能利用紙質(zhì)文件使電子文件內(nèi)容固定，確保其法律效力，方便提供審閱；又能以電子文件形式保留文件在檢索、存儲方面的優(yōu)勢。

4 加強部門協(xié)作，做好檔案收集工作

在檔案管理工作中，檔案材料的收集是最重要的一個環(huán)節(jié)，同時，也是整個文檔整理的開始。做好檔案收集工作，一是要有開闊的視野和大局觀，做到不僅收集本單位與上下級形成的有關(guān)文件及材料，也要收集整理本單位在公務(wù)活動中具有一定歷史價值的檔案資料。要努力把握不同時期單位工作的重點，抓準主題，找準焦點，站在歷史高度和現(xiàn)實角度安排、考慮檔案工作，使檔案工作能真正經(jīng)受住歷史檢驗。二是注重平時積累，加強部門之間的橫向協(xié)作。要經(jīng)常主動了解業(yè)務(wù)部門開展的各項工作，加強協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集來源信息渠道的通暢。三是利用文件登記表，進行有效的催收，對領(lǐng)導(dǎo)及各部門忙于其他事務(wù)而忘記返還的文件進行催收，回收后對照登記表檢查是否有缺漏文件，如有缺漏一定要想辦法補齊。

5 完善制度建設(shè)，嚴格工作程序

規(guī)范文書檔案管理工作，離不開有效的管理制度和規(guī)范的工作程序?，F(xiàn)實工作中，文書檔案人員要嚴格按照規(guī)范程序辦理公文，結(jié)合工作實際，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，努力實現(xiàn)檔案管理、歸檔統(tǒng)計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀七位一體的管理方式。嚴格規(guī)范化要求，建立統(tǒng)一標準、統(tǒng)一運行的操作規(guī)程。要盡可能細化，增強可操作性。同時要嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，實行公文審核簽發(fā)制度，充分發(fā)揮“文件處理單”、“發(fā)文稿紙”等隨文卡片的控制作用，控制文件的“件數(shù)”與“份數(shù)”，合理確定文件的發(fā)文范圍，避免濫抄、濫送。規(guī)范收文程序，對上級機關(guān)來文和資料，在登記處理、傳閱、立卷、歸檔、保密上做到環(huán)環(huán)緊扣，手續(xù)齊全。

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