系統(tǒng)分析法在圖書流通管理中的應(yīng)用

陳玉婷

（廣東石油化工學(xué)院光華校區(qū)圖書館，廣東 廣州 525000）

系統(tǒng)化的分析方法就是以系統(tǒng)為對(duì)象進(jìn)行效果分析、計(jì)劃、設(shè)計(jì)，綜合地、精確地考察對(duì)象，進(jìn)而達(dá)到最佳處理問(wèn)題的一種方法。在這個(gè)過(guò)程中可以對(duì)圖書流通的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了解和掌握，進(jìn)而進(jìn)行有效的分析和管理。相對(duì)而言，圖書的流通管理是較為繁復(fù)的，對(duì)其管理的好壞、能否實(shí)現(xiàn)科學(xué)有序的管理直接影響圖書館這個(gè)大系統(tǒng)。給出了衡量圖書流通管理質(zhì)量的系統(tǒng)分析方法，本文以該方法為基礎(chǔ)，旨在對(duì)我館學(xué)生圖書閱覽室實(shí)行計(jì)算機(jī)管理前后的圖書流通管理質(zhì)量進(jìn)行分析比較，為進(jìn)一步完善我館圖書流通管理體制，提升服務(wù)質(zhì)量提供參考。

1 系統(tǒng)分析法在圖書流通管理中的重要性

高校圖書館的圖書流通管理是一個(gè)包含著借出、內(nèi)部閱讀以及向讀者提供有效服務(wù)的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)良好的管理是一個(gè)重點(diǎn)、也是重要的前提保障。我們知道，圖書的流通直接面向讀者，和每一個(gè)讀者有著密切的聯(lián)系，科學(xué)有序的流通管理直接體現(xiàn)著圖書館現(xiàn)代化管理水平的高低。而且隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，學(xué)校的圖書館建設(shè)也逐漸的開(kāi)展起來(lái)，現(xiàn)代化的水平越來(lái)越高。這樣一來(lái)，傳統(tǒng)的工作方式和工作方法已經(jīng)不能夠有效適應(yīng)這一變革的過(guò)程。因此，在圖書的流通管理過(guò)程中要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式和方法。

系統(tǒng)分析法的一個(gè)重要作用就是從整體出發(fā)進(jìn)行有效的規(guī)劃和分析，進(jìn)而進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)的安排。這對(duì)于龐大復(fù)雜的圖書流通工作來(lái)說(shuō)具有積極的影響。一方面它可以進(jìn)行系統(tǒng)的分析，做出有效的管理；另一方面它可以對(duì)整個(gè)流程做出系統(tǒng)有效的安排。

流通系統(tǒng)功能分析。流通系統(tǒng)總體業(yè)務(wù)按照功能進(jìn)行區(qū)分，明確各個(gè)管理模塊的具體職能，平衡各個(gè)模塊的使用效能，便于協(xié)調(diào)管理，使流通系統(tǒng)平穩(wěn)、順暢地運(yùn)行。流通系統(tǒng)按功能劃分為日常管理、維護(hù)管理、圖書上下架管理、流通統(tǒng)計(jì)、流通打印和信息查詢六個(gè)功能模塊。

在系統(tǒng)分析法的有效運(yùn)用方面，通過(guò)實(shí)例分析表明，我館學(xué)生圖書閱覽室實(shí)行計(jì)算機(jī)流通管理后，對(duì)于圖書的標(biāo)準(zhǔn)利用率有較大的提高。一般來(lái)說(shuō)，標(biāo)準(zhǔn)利用率大，說(shuō)明圖書流通管理系統(tǒng)的質(zhì)量高，反之亦然。由此可見(jiàn)，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理以及系統(tǒng)化的分析方法，可以有效提高圖書流通管理的質(zhì)量。分析原因，主要有以下幾點(diǎn)：(1)進(jìn)行系統(tǒng)化的分析，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理，可以在較大程度上簡(jiǎn)化借還書手續(xù)，進(jìn)而有效地提高工作效率。(2)實(shí)行計(jì)算機(jī)流通管理和系統(tǒng)分析法之后，閱覽室由閉架轉(zhuǎn)為開(kāi)架借閱。如此，讀者可以任意挑選自己所需要的相關(guān)圖書。如果找不到要借的某個(gè)作者的書，可以找內(nèi)容相近的圖書代替。因此，拒借率相對(duì)下降。(3)實(shí)行計(jì)算機(jī)流通管理和系統(tǒng)化的管理之后，可以有效增強(qiáng)執(zhí)行借還書制度的客觀性，從而減少人為因素的影響。這樣一來(lái)，縮短了一些好書在個(gè)別讀者手中停留的時(shí)間，相對(duì)地提高了圖書的利用率。

除此之外，通過(guò)系統(tǒng)化的分析和研究，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)在圖書館中，每年都有數(shù)千圖冊(cè)書一次也沒(méi)有被利用。根據(jù)我們的調(diào)查發(fā)現(xiàn)主要是TF(冶金工業(yè))、TK(動(dòng)力工程)、TG(金屬工藝學(xué))和 F(經(jīng)濟(jì))等類。所以為了提高標(biāo)準(zhǔn)利用率，就必須設(shè)法增大圖書的實(shí)際利用率，降低拒借率。通過(guò)系統(tǒng)化的分析，我們可以從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作：第一、藏書的結(jié)構(gòu)必須很好的對(duì)應(yīng)本室的讀者覆蓋面；第二、藏書種類應(yīng)盡量的齊全，而且數(shù)量應(yīng)該充分；第三、反映閱覽室藏書的各種目錄及檢索手段應(yīng)齊全且先進(jìn)；第四、應(yīng)經(jīng)常在讀者中開(kāi)展調(diào)查研究，根據(jù)讀者的實(shí)際需要來(lái)采購(gòu)圖書；第五、進(jìn)一步加強(qiáng)圖書的管理及計(jì)算機(jī)管理的配套設(shè)施建設(shè)。

2 系統(tǒng)分析法在圖書流通管理過(guò)程中的應(yīng)用分析

系統(tǒng)分析法具有重要的作用，但是在具體的圖書流通管理過(guò)程中應(yīng)該如何開(kāi)展呢？下面，筆者結(jié)合圖書流通管理過(guò)程中的具體問(wèn)題進(jìn)行相關(guān)的分析和探討。

進(jìn)行系統(tǒng)分析法的應(yīng)用就要結(jié)合具體的問(wèn)題尋求結(jié)合點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)分析法從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

2.1 制定總目標(biāo)。這是一個(gè)重要的前提規(guī)劃。我們知道系統(tǒng)化分析的重點(diǎn)在規(guī)劃和整體的設(shè)計(jì)上。所以，在圖書的流通管理過(guò)程中要制定一個(gè)總的管理目標(biāo)，因?yàn)楹罄m(xù)的相關(guān)工作都要圍繞這個(gè)總目標(biāo)去考慮。

2.2 制定具體實(shí)施的方案。在進(jìn)行系統(tǒng)分析過(guò)程中，重要的一點(diǎn)在于方案的設(shè)計(jì)。由影響總目標(biāo)的各個(gè)因素來(lái)制定切實(shí)可行的方案。

2.3 建立有效的模型。系統(tǒng)分析過(guò)后，我們還需要根據(jù)設(shè)計(jì)出來(lái)的方案建立起相應(yīng)的數(shù)學(xué)模型，用以模擬系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行情況。

2.4 試驗(yàn)運(yùn)行。在數(shù)學(xué)模型建立完成之后還需要對(duì)建立的數(shù)學(xué)模型進(jìn)行一個(gè)有效的試驗(yàn)，并對(duì)系統(tǒng)中不符合目標(biāo)要求的元素加以修改，不斷地去完善和改進(jìn)。

2.5 進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)模擬系統(tǒng)的運(yùn)行結(jié)果，進(jìn)行方案比較，進(jìn)而選出最佳的方案。

3 系統(tǒng)分析法在圖書流通系統(tǒng)業(yè)務(wù)中的應(yīng)用分析

3.1 系統(tǒng)分析法在圖書上下架管理中的應(yīng)用

一般來(lái)說(shuō)，進(jìn)行圖書的管理重要的一部分就是對(duì)圖書的上下架管理。這是一個(gè)系統(tǒng)的管理過(guò)程，需要對(duì)圖書做好各方面的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。圖書上架是對(duì)已著錄好的圖書進(jìn)行入庫(kù)登記，進(jìn)而有效的分配圖書的館藏地代碼。系統(tǒng)分析要著力做好館藏地代碼的統(tǒng)計(jì)和管理，以便更好地對(duì)圖書的借與還做好控制。館藏地代碼是全系統(tǒng)的共用代碼，圖書館所有業(yè)務(wù)都涉及館藏地代碼，采、編、典、流、期刊各業(yè)務(wù)模塊都要使用。這一代碼應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)初始時(shí)完成配置。只有分配了館藏地代碼的圖書方可進(jìn)行借閱。館藏地代碼設(shè)置時(shí)，借書地與還書地兩項(xiàng)內(nèi)容是必須添加的，這兩項(xiàng)表示在該館何處出借圖書，而且有效的顯示在何處還書。圖書下架是對(duì)圖書離開(kāi)流通部門所做的登記。是將書目數(shù)據(jù)從流通數(shù)據(jù)庫(kù)中剔除出來(lái)，去除館藏地代碼等著錄信息，進(jìn)行下架處理，并轉(zhuǎn)至其他部門。

3.2 系統(tǒng)分析法在對(duì)讀者的系統(tǒng)化管理中的應(yīng)用

系統(tǒng)分析法在對(duì)讀者的管理過(guò)程中，主要是對(duì)讀者信息進(jìn)行錄入并建立起有效系統(tǒng)的過(guò)程。其中包括讀者數(shù)據(jù)庫(kù)、分配讀者類型代碼以及進(jìn)行讀者信息查詢、辦理讀者證、讀者證掛失、停用、注銷等項(xiàng)工作。通過(guò)系統(tǒng)分析可以對(duì)讀者類型代碼進(jìn)行分類和管理，從而實(shí)現(xiàn)讀者在流通過(guò)程中的權(quán)限控制。在對(duì)讀者的管理過(guò)程中還可以劃分出幾個(gè)不同的讀者群，通過(guò)讀者群并采用不同的借閱規(guī)則來(lái)進(jìn)行管理。

3.3 系統(tǒng)分析法在圖書借還管理中的應(yīng)用

在圖書的借還過(guò)程中需要對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行系統(tǒng)有效的分析。在這個(gè)過(guò)程中通過(guò)對(duì)讀者信息和書籍條碼的有效檢索，進(jìn)而檢索出讀者信息和圖書信息，并產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，進(jìn)行借書處理。我們知道，讀者的借還信息是相互關(guān)聯(lián)的，這樣一來(lái)在讀者還書的時(shí)候就可以通過(guò)去除讀者和圖書的關(guān)聯(lián)信息，進(jìn)而將圖書重新人庫(kù)，進(jìn)人流通。

3.4 系統(tǒng)分析法在維護(hù)管理中的應(yīng)用

涉及系統(tǒng)安全，僅限于系統(tǒng)管理人員使用。分為：參數(shù)維護(hù)和數(shù)據(jù)維護(hù)。參數(shù)維護(hù)是根據(jù)本圖書館流通部門的具體情況而設(shè)定完成的參數(shù)，是流通系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中必須遵循的規(guī)則，包括流通借閱規(guī)則的制訂和借閱規(guī)則的組合使用。數(shù)據(jù)維護(hù)是對(duì)流通數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查、更新，修復(fù)異常數(shù)據(jù)，保證流通數(shù)據(jù)的正確、完整。

3.5 系統(tǒng)分析法在流通統(tǒng)計(jì)中的管理與應(yīng)用

在這一管理過(guò)程中主要包括分類統(tǒng)計(jì)、工作量統(tǒng)計(jì)、讀者量統(tǒng)計(jì)。通過(guò)系統(tǒng)化的分析，我們可以根據(jù)不同目的選用不同的統(tǒng)計(jì)參數(shù)，進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，從而提高流通工作的質(zhì)量。

［1］羅式勝.文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)引論［M］.北京：書目文獻(xiàn)出版社，1987.

［2］王崇德.圖書情報(bào)學(xué)方法論［M］.北京：科學(xué)技術(shù)出版社，1988.

［3］劉春華.高校圖書流通管理系統(tǒng)化研究［J］.圖書館學(xué)研究，2009（3）.