談高校圖書館如何有效進行藏書搬遷

魏朝暉

（福建工程學院圖書館，福建福州350108）

隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展和大學城的興建，各高等院校原有的館舍面積和藏書數(shù)量已遠遠不能滿足眾多讀者的需求，許多高校相繼新建或擴建圖書館，新建或擴建的圖書館落成，為改善讀者服務創(chuàng)造了更好的條件，同時不管是新建還是擴建的圖書館都面臨到圖書搬遷的問題[1]。

藏書是圖書館工作的物質(zhì)基礎，藏書搬遷是融圖書館工作人員智力與體力勞動為一體的最繁重的工作，做好藏書搬遷工作，不僅關系到新館及時開放，更重要的是館藏文獻資源能充分發(fā)揮應有的作用。圖書館藏書搬遷工作，不是圖書資料的簡單轉(zhuǎn)移，而是借機重新整合，合理布局[2]?！胺彩骂A則立，不預則廢”，如果缺少周密的計劃，沒有科學的組織，輕者會重復勞動，造成人力物力的浪費，重者會使藏書混亂，查找不便，甚至造成藏書資源的流失。因此研究如何高效、高質(zhì)、低耗的完成藏書的搬遷工作，是圖書館搬遷所要解決的重要問題。

1 前期準備工作

1.1 借鑒經(jīng)驗

孔子曰：三人行，必有我?guī)煛３嗽诰W(wǎng)上交流和學習圖書館搬遷的經(jīng)驗和技巧，還可以到兄弟院校進行參觀、交流和學習，了解兄弟院校圖書館先進的管理模式，服務方式和奮發(fā)向上的精神面貌。耳濡目染的熏陶，將會起到一種激勵和鞭策作用。在外出調(diào)研時要盡可能的多了解他們在搬遷工作中積累的經(jīng)驗，再根據(jù)本校本館的情況整理出一套適于本館搬遷的方案，避免盲目無序給藏書搬遷帶來不必要的資源損失。以盡量避免搬遷工作中的失誤，讓搬遷工作做到精心策劃、充分準備、統(tǒng)一部署、細致安排、措施得力、指揮得當、管理科學。

1.2 藏書清點和清理

1.2.1 藏書清點就是將所有庫存圖書實數(shù)與財產(chǎn)賬進行核對，就是要摸清圖書館有多少需要搬遷的藏書。通過清點藏書能做到對館藏心中有數(shù)，為新館確定庫位、架位和架位預留提供最可靠的數(shù)據(jù)。通過對清點結果的分析對比，還可以反思圖書采購中對品種、復本的確定，把將來圖書結構中側重的專業(yè)學科圖書的種類，作為調(diào)整新館藏書結構布局的依據(jù)。藏書情況信息采集是一項艱苦而細致的工作，需要工作人員的共同智慧，這項工作做得越深入越扎實，第一手材料準備就越充分，有效數(shù)字就越多，以后的架位預留就會越準確。

1.2.2 藏書清理整序是做好搬遷工作必不可少的前提，一般來說，舊館總會存在一些陳年積壓下來的各種問題，通過清理，可以對典藏水平做一次系統(tǒng)的、階段性的總結和優(yōu)化，讓新館從一個良好的基礎上起步。藏書清理包括藏書剔舊和整序。藏書剔舊時可以剔除內(nèi)容陳舊、不合時宜的館藏，這樣既有利于優(yōu)化館藏結構，又可卸下包袱，輕裝搬遷。整序會使館藏有序化，在搬遷前將所有未按系統(tǒng)排列的館藏統(tǒng)統(tǒng)歸位。比如像架位緊張時抽下的復本，臨時存放在他處的書刊及亂架圖書等都應按順序排列，這樣可以避免新館規(guī)劃中的盲目性及搬遷中的遺漏或錯架。

借助藏書清點和清理還可以回溯建庫，同一索書號，同時還能進行圖書磁條改造工作。不少館因歷史原因，存在部分圖書還未入庫及藏書中存在兩種或多種索書號并存的現(xiàn)象，進行回溯建庫與索書號同一，可以為藏書搬遷后的排檢工作帶來方便。新館一般采用藏、借、閱一體化管理模式，原來的永久性磁條已不適應新的管理模式，必須換成可沖消磁條，這樣就要對藏書逐一進行磁條改造?，F(xiàn)有藏書里的永久性磁條已經(jīng)使用幾年甚至十幾年，要把它們徹底找出拆下再換成可充消磁條，工作強度可想而知。更換磁條是以方便讀者為主要目的，是現(xiàn)代圖書館管理中的重要組成部分，是改變圖書館的服務模式的基礎和保障，要不遺余力地做好它。

藏書清點與清理應一起進行，避免重復勞動的同時相輔相成。圖書清理是一項細致又繁瑣的工作，工作量很大，需要人員和時間上的保證才能完成，應從搬遷一年前開始，在正常開館的同時重點進行藏書清點，整架、對架、剔舊、催還等工作。

1.3 規(guī)劃藏書布局

科學、系統(tǒng)的規(guī)劃是搬遷工作的核心，是提高搬遷效率的關鍵[3]。高校圖書館的搬遷不是單純的搬運東西，也不同于一般的房屋搬遷，必須具有一定的前瞻性，特別是藏書布局，一定要從整體出發(fā)，合理布局。

藏書布局就是根據(jù)圖書館性質(zhì)和藏書特點，結合新建圖書館的建筑結構，將整個圖書館空間作為一個有機整體考慮，科學合理地來劃分藏書分布區(qū)域。新館應考慮讀者和藏書的流動路線，根據(jù)讀者需要和文獻特點進行館藏布局，將不同的文獻納入不同的流通渠道，使藏書的流動更加順暢和快捷，使讀者流和文獻流在最恰當?shù)牡胤揭宰顑?yōu)化的方式更好地結合在一起。

從學校現(xiàn)狀和長期發(fā)展規(guī)劃以及各系學科、專業(yè)的設置，我們要從本館的實際情況出發(fā)，設計出“藏、借、閱”一體化的管理格局，以提高藏書利用率，最大程度的方便讀者借閱?？茖W、合理的布局新館庫房，應考慮以下幾個因素：一是要根據(jù)現(xiàn)有藏書量和今后藏書發(fā)展規(guī)劃，安排新館庫房空間總占有量；二是要以方便各類讀者，并考慮為今后待發(fā)展讀者留足空間，安排各個庫房占地，比如英語、計算機、小說、專業(yè)設計用書等幾大類的合理占有空間，不能大而不當；三是要合理排架，充分利用藏書空間，節(jié)約書庫面積，同時注意光線和安全通道；四是要保證館內(nèi)工作人員的工作方便及工作臺案的擺放空間；五是要考慮現(xiàn)代化設備占地位置和電源配置情況。

總之，藏書布局要以文獻的利用率為標準，以讀者需求的滿足程度為依據(jù)，既要適應當前需要，又要考慮今后發(fā)展。

2 具體實施階段

2.1 組織領導和組織動員

藏書搬遷絕不是圖書館通過自身努力就可以完成的事情，需要人力、物力和一定的財力保證為前提條件。由此，必須加強組織領導，成立一個精干、高效、權威的指揮系統(tǒng)，來規(guī)劃、統(tǒng)籌藏書工作搬遷的全過程，包括確定藏書組織原則，確立藏書發(fā)展規(guī)劃，安排館舍布局，指導藏書搬遷準備工作和指揮搬遷工作過程等。

任何工作的成敗，人是決定因素，做好組織動員工作，將會收到事半功倍的效果。應首先要成立以館長為組長的圖書館搬遷工作領導小組，成員由各部室主任組成，一起組織協(xié)調(diào)搬館各方面的工作。其次黨組織要宣傳發(fā)動，激勵廣大黨員在搬遷工作中發(fā)揮模范帶頭作用。再次，召開全館動員大會，進行思想總動員，讓大家認識到搬遷是挑戰(zhàn)也是機遇，在思想上要高度重視，全館人員要統(tǒng)一認識，群策群力，全力以赴。員工的工作熱情和使命感被調(diào)動起來，加之科學的領導，順利搬遷才有保障。

2.2 藏書的搬遷

圖書館的搬遷是復雜、瑣碎且有規(guī)模的。圖書館的藏書搬遷是圖書館搬遷工作中工作量最大、任務最艱巨、最細致的一項工作[4]。藏書搬遷，要求圖書館搬遷各個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)有序，盲目無序的搬遷不但浪費人力和物力，而且還會帶來一系列負面影響，拖延工作進度。藏書搬遷應嚴格要求藏書有序，正式搬遷前圖書的下架打包與搬遷后圖書的上架、排序工作緊密相連，環(huán)環(huán)相扣、密不可分，其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會給其以后的工作帶來麻煩。

2.2.1 圖書的打包

俗話說“工欲善其事，必先利其器”。要保證打包工作的順利進行，必須做好打捆器材的準備。打包紙、尼龍繩、記號筆等事先準備齊全，打包紙不能太脆，尼龍繩要結實。在打包過程中，要特別注意在架圖書的分類及排列順序，從書架上取書打包時不能相互串位。打包后要給每包圖書標清類號、流水號，例如H13第一包標注為H13(1)，以后為H13(2)，以此類推，以便搬遷后對號入座。要調(diào)動所有能調(diào)動的力量參加圖書打包工作并對其進行簡單的指導和培訓，包括打包圖書標號的填寫，打包方法與要領的示范，這樣才能保證打包編號質(zhì)量高，打包質(zhì)量好，才能保證藏書的順利運輸和上架?？蓪⒋虬藛T分成兩人一組，其中一人為專業(yè)人員，負責圖書下架及書包的大小控制以及在書包上標注信息，另一人專門負責打包，并把打包好的書按要求放好。圖書打包時最好打鎖死“井”字花，就是尼龍繩做“井”字捆綁時要在前面一步走好的線上繞一下，這樣可以防止繩子收到外力作用比如搬提、積壓時產(chǎn)生滑動，可以避免書包搬運時出現(xiàn)散包現(xiàn)象。

2.2.2 書架的安裝和架位預留

如果繼續(xù)使用原有的書架，在圖書打包后可請專業(yè)公司的技術人員拆、裝書架；如果是使用新購置的書架，則由廠家按我們的要求直接安裝即可。在安裝時要充分遵循前面的藏書布局，書架安裝完畢后，馬上根據(jù)打包登記的各類圖書的情況標注架號，這時要注意架位預留。架位預留是指在書架上為一定時間內(nèi)要到來的某類圖書預先留出擺放空間，是圖書館藏書搬遷的核心技術，是藏書搬遷中最具挑戰(zhàn)性的工作之一[5]。架位預留分為當前預留和發(fā)展預留。當前預留是指書架上僅給已在館的藏書預留空間；發(fā)展預留則要給將來一段時間要到館的圖書預留位置。架位預留是一項專業(yè)性很強的工作，要由專業(yè)專門和經(jīng)驗豐富的人員來做。除了依據(jù)經(jīng)驗，還有前輩們研究出的計算公式，能比較精確地計算出當前預留書架的空間，不妨借鑒一下:

第1步要計算出每層格所應放置的組件數(shù)，計算公式是：

每層各地組件數(shù)=層格長度×（4/5）÷組件的截取長度（展開長度，即每包書上架后占有的書架層板長度）

第2步要計算出每個書架所放組件的個數(shù)，計算公式是:

每書架的組件數(shù)=每層各地組件數(shù)×（書架層數(shù)－2）

第3步可計算每類藏書所應得到的書架數(shù)和層格數(shù)，也就是預留的架位數(shù)，計算公式是：

預留的書架數(shù)=每類藏書的組件總數(shù)÷每架書的組件數(shù)

預留的層格數(shù)=預留的書架數(shù)×書架的層格數(shù)在此公式中，組件指打好的大小基本一致的書包。

對發(fā)展預留來說，任何人都無法做到完全精確的測算，只能根據(jù)圖書館藏書建設的系統(tǒng)性和連續(xù)性，通過對近幾年圖書的采購情況來推測未來圖書的發(fā)展趨勢，兼之考慮社會熱點及圖書館藏書重點等情況的變化，在當前預留的基礎上來做發(fā)展預留。

2.2.3 圖書的搬運

圖書的搬運可以請搬家公司來協(xié)助完成。我們要首先制定出圖書搬運的具體方案，內(nèi)容包括搬運日期、裝卸車地點和行車路線；其次進行科學合理的分工，每一步驟都有專人負責。在搬家的當天，舊館和新館都要安排好人員，對搬家的師傅進行指導和接應。負責出庫登記的人員要認真記錄出庫藏書的類別、包號和數(shù)量，負責裝卸車的人員要注意藏書按類號順序裝車，保持裝車過程有條不紊。運輸途中圖書館要有專人負責押運，防止車上圖書在運輸過程中遺失。卸車時要明確所運載圖書的入庫位置，并且清點核對包數(shù)，確保無誤后組織搬運人員把圖書直接搬運到它們所對應的書架附近。

在藏書搬遷過程中，發(fā)現(xiàn)散包圖書不要姑息，要盡快采取補救措施，搬遷的整齊有序也是圖書順利上架和圖書館及時開放的保證。

2.2.4 圖書的上架整理

圖書上架整理是圖書館藏書搬遷的最后一個環(huán)節(jié)。搬入的藏書不要急于拆包，與出庫清單核對后要再與排架序號一一對應，確定無誤后再拆包上架。因為每一包圖書基本上已“對號入座”，所以在拆包上架時可以把人力合理分配到各大類相對集中的架位上，然后分組包干開展，一部分人專門放書立，一部分人負責拆包上架，這樣可以提高工作效率，節(jié)約上架時間。除了動員全館人員拆包上架外，還可以請勤工助學的學生參與這項工作，由于打包時基本保留原有的圖書排列順序，上架后稍加整理即可。

整個藏書的搬遷過程及圖書上架時，需要有具有一定書庫管理工作經(jīng)驗且責任心強的人員做指導，盡可能減少錯架、亂架和架位預留不足的情況。

3 結束語

總的來說，高校圖書館的藏書搬遷工作要做到科學規(guī)劃，有效實施，充分調(diào)動全體館員的積極性，才能有條不紊，井然有序地圓滿完成。我們要通過藏書搬遷這個契機，合理布局，把藏書組織建設提升一個新的階段，同時鍛煉和優(yōu)化圖書館的隊伍，挖掘工作人員的潛力，增強團隊的凝聚力，營造圖書館的新形象，實現(xiàn)圖書館藏與服務工作的雙贏。

［1］郝朝軍.架位預留是圖書館藏書搬遷的核心技術［J］.圖書館建設,2007(6):125-126.

［2］張思輝.如何規(guī)劃與組織大型圖書館的藏書搬遷［J］.圖書館建設,2005(4):104-106.

［3］裴雪芬.圖書館藏書搬遷的實施技巧［J］.圖書館建設，2003(5):70-71.

［4］劉鳳娟.圖書館搬遷過程中應該注意的問題［J］.山東圖書館季刊,2006(4):48-49.

［5］錢嘉燕.圖書館的藏書搬遷與藏書組織［J］.圖書館論壇,2006(3):262-263.