近十年來高校圖書館與資料室關(guān)系的研究

唐山學(xué)院圖書館 〔河北省唐山市 063000〕 劉君君

高校圖書館與院系(所)資料室的關(guān)系是多年來圖書館學(xué)研究的重要問題之一。筆者用 CNKI中國期刊全文數(shù)據(jù)庫,于2009年10月28日,檢索當(dāng)日該數(shù)據(jù)庫共收錄綜合性和專業(yè)性特色期刊8 200余種,全文總量達(dá)2 300多萬篇。筆者要研究的課題是近十年來高校圖書館與資料室的關(guān)系,在高級檢索界面輸入的檢索關(guān)鍵詞是“高校圖書館”、“資料室”,布爾邏輯算符為“并且”,檢索范圍為全部期刊,檢索模式為模糊匹配,時間段選擇為 1999年～2008年,共計10年,檢索到相關(guān)論文總計993篇。1999年以來,正好是中國高等教育大規(guī)模擴(kuò)招的一段時間,各高校圖書館和資料室都得到了很大發(fā)展。中國期刊全文數(shù)據(jù)庫是我國權(quán)威的全文數(shù)據(jù)庫之一,利用該數(shù)據(jù)庫得出的檢索數(shù)據(jù)也同樣具有權(quán)威性和代表性,本文即是利用這組數(shù)據(jù)討論近十年來高校圖書館與資料室的關(guān)系問題。

一、高校圖書館與資料室關(guān)系的政策性規(guī)定

到目前,我國還沒有一部成文的圖書館法。對高等學(xué)校圖書資料工作的主要依據(jù)是教育部 2002年2月21日印發(fā)的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程(修訂)》(以下簡稱《規(guī)程》)?！兑?guī)程》規(guī)定:“高等學(xué)校圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心”、“組織和協(xié)調(diào)全校的文獻(xiàn)信息工作,實現(xiàn)文獻(xiàn)信息資源的優(yōu)化配置”、“高等學(xué)校的院系(所)資料室是全校文獻(xiàn)保障體系的組成部分,在業(yè)務(wù)工作和資源配置上,接受學(xué)校圖書館的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。應(yīng)面向全校開放,提供文獻(xiàn)信息服務(wù),實行資源共享”。這里明確了高校圖書館與資料室的定位,即資料室是圖書館系統(tǒng)的子系統(tǒng),是全校文獻(xiàn)信息保障體系的組成部分,是對學(xué)校圖書館功能的補充。校圖書館面向全校讀者提供必須的文獻(xiàn)資料信息,為培養(yǎng)與提高讀者的全面素質(zhì)服務(wù);而資料室由于專業(yè)性、針對性較強,其提供的資料具有“?！倍熬钡奶攸c,直接為本院系師生的教學(xué)和科研服務(wù)。由于資料室的服務(wù)范圍依據(jù)《規(guī)程》是對全校師生開放,因此,資料室應(yīng)該發(fā)揮不同于圖書館“廣”而“博”的文獻(xiàn)資源建設(shè)與服務(wù),具體分析讀者狀況,研究讀者對專業(yè)文獻(xiàn)信息多樣化、個性化的需求,合理配置室藏資源,走“?！倍熬钡膶I(yè)文獻(xiàn)資源建設(shè)與服務(wù)之路。

二、高校圖書館與資料室關(guān)系的歷史考察

高校圖書館與高校院系(所)資料室的關(guān)系是多年來圖書館學(xué)研究的一個重要問題,并且比較平穩(wěn),沒有明顯的熱炒和冷落,圖書館與資料室的關(guān)系有如下三種結(jié)論:

(一)取消資料室

取消資料室即廢掉現(xiàn)有的各院系(所)資料室,將現(xiàn)有圖書資料和人力資源都合并到校圖書館,實現(xiàn)全校圖書資料的一體化管理,建立全校統(tǒng)一的文獻(xiàn)信息中心。這樣做的好處是,統(tǒng)一了文獻(xiàn)資源配置,避免造成資源浪費;存在的問題是,教師利用圖書資料不夠方便,不利于教師隨時跟蹤學(xué)科研究進(jìn)展。因為高校專任教師并不坐班,每周可能只有兩個半天到校參加例會,其余時間上完課便回家了,如果各系都保留有資料室,在會余或課余就可方便地到資料室翻看專業(yè)期刊,了解學(xué)術(shù)前沿信息。當(dāng)然,教師也可以到圖書館借閱圖書資料、了解學(xué)術(shù)信息,但現(xiàn)在各高校圖書館都進(jìn)行了改革,教師專用的參考室、閱覽室基本上都與學(xué)生閱覽室合并,其目的是提高資料利用率,避免機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置。但從筆者的觀察來看,教師對圖書館的依賴性遠(yuǎn)比對資料室的依賴性要小。對教師來說,利用資料的便利性原則是第一位的。唐山學(xué)院歷史上對資料室的管理,在存廢問題上經(jīng)歷了一個輪回。20世紀(jì)90年代初,曾將各系資料室收歸圖書館管理;但經(jīng)過幾年的實踐,廣大教師感到利用圖書資料非常不便,后又應(yīng)教師的強烈要求恢復(fù)了各系資料室的建制。從近幾年發(fā)表的相關(guān)論文來看,取消或合并資料室的呼聲還是有一定市場的。2009年10月28日,筆者通過 CNKI中國期刊全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索,檢索入口選“主題”,檢索詞為“取消高校資料室”,時間段為 1999年～2008年,檢索結(jié)果為 10篇,輸入檢索詞若為“合并高校資料室”,得到的檢索結(jié)果為77篇,表明取消或合并高校資料室還是有很大比重。

取消或合并資料室的原因歸結(jié)起來有:(1)經(jīng)費嚴(yán)重不足和嚴(yán)重浪費并存。由于相當(dāng)一部分圖書資料經(jīng)費被分割給各系資料室,使得多數(shù)學(xué)校的圖書館難以購置像《四庫全書存目叢書》那樣價格昂貴又有極高收藏價值的大型叢書;系資料室僅有一杯羹,在購藏珍貴文獻(xiàn)資料方面更是捉襟見肘,望書興嘆。但是,另一方面,各類相近系資料室往往又重復(fù)訂購大量的圖書和期刊。據(jù)唐山學(xué)院的調(diào)查,全校各系資料室與圖書館期刊重復(fù)訂閱率達(dá) 63%,有兩種雜志竟訂了20份,僅有一個系資料室未訂。(2)文獻(xiàn)信息資源嚴(yán)重短缺和嚴(yán)重閑置并存。經(jīng)費嚴(yán)重不足和浪費的直接后果是,有價值的圖書資料入藏量逐年下降。但是,另一方面,系資料室這有限的藏書多數(shù)只對本系教師和研究生開放,少數(shù)還接納本系寫畢業(yè)論文的本科生,使得本系更廣大的學(xué)生和全校其他師生無法享受其信息服務(wù),使得有限的文獻(xiàn)信息資源被長期閑置。有關(guān)調(diào)查統(tǒng)計顯示,系資料室的圖書期刊平均年利用率只有 10%。(3)資料人員角色尷尬,素質(zhì)難以提高、工作難以到位。資料人員在高校教職員工隊伍中,過去長期處于勤雜工的地位,資料人員多被視為調(diào)入家屬的安置崗。近年來資料人員的地位雖有所提高,但也只是被劃入教輔人員的行列。這就決定了資料人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)起點普遍不高,學(xué)歷水平和專業(yè)水平難以跟蹤本專業(yè)前沿信息。加上編制少,多數(shù)資料室只有1人,有的還身兼系務(wù)或?qū)W生工作,使得資料室難以發(fā)揮信息服務(wù)職能。(4)管理上具有行政系統(tǒng)條塊分割的弊端。現(xiàn)在很多高校對系資料室管理體制是資料人員在行政上屬所在系管,在業(yè)務(wù)上屬圖書館管,實際情況往往是圖書館因資料室分散在各系,管理起來力不從心,而各系領(lǐng)導(dǎo)對資料室建設(shè)往往重視不夠,主觀隨意性較強,這種體制很容易形成兩不管的管理真空。因此,高校資料室應(yīng)予裁撤。

(二)加強資料室建設(shè)

持加強資料室觀點的學(xué)者認(rèn)為,高校資料室不但不能裁撤,而且還應(yīng)該在保存的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強,其理由是:圖書資料是為了用的,高校圖書館是學(xué)校教學(xué)和科學(xué)研究工作的重要組成部分,要履行教育職能和信息服務(wù)職能,為教學(xué)和科研服務(wù)。保留各系部資料室,就能極大地方便教師利用圖書資料,最大限度地發(fā)揮圖書資料的情報價值。2009年10月28日,筆者利用 CNKI中國期刊全文數(shù)據(jù)庫,檢索入口選“主題”,檢索詞為“加強高校資料室建設(shè)”,時間段為 1999年～2008年,得到檢索結(jié)果為 203篇。

持資料室應(yīng)加強觀點的論文作者多數(shù)為資料室工作人員。他們認(rèn)為:(1)資料室處在教學(xué)第一線,它的工作具有直接性、動態(tài)性、時效性的特點,有利于教學(xué)科研人員充分利用資料。(2)圖書館主要是通過外借、閱覽、新書介紹等具體工作為廣大讀者服務(wù),它的大量工作是文獻(xiàn)的基礎(chǔ)工作和管理工作,是一種文獻(xiàn)服務(wù)。而資料室是以資料、情報工作為主,非常注重最新、最活躍、最熱門的情報資料的收集與交流,這是資料室最具特色的功能。鑒于圖書館擔(dān)負(fù)的是全校廣大讀者的服務(wù)工作,很難開展具有深度和活力的情報工作,而資料室恰恰具有專業(yè)情報工作的條件和優(yōu)勢。(3)圖書館與系資料室面對的情報需求層次不同。圖書館的服務(wù)對象主要是學(xué)生,而資料室的服務(wù)對象主要是本系的教師。學(xué)生和教師的需求層次是存在較大差距的。這種需求層次的差異也決定了各自對情報資源開發(fā)有著極大地不同。

系資料室藏書的最大特點是所收藏的文獻(xiàn)具有很強的專業(yè)性,緊密結(jié)合本系教學(xué)與科研。資料室重點收藏本系專業(yè)和相近專業(yè)的國內(nèi)外文獻(xiàn)資源,其中包括中外文圖書、學(xué)術(shù)論文、研究報告、專利文獻(xiàn)及本學(xué)科近期中外文核心期刊等。除了收藏保管圖書外,資料室的另一重要任務(wù)是根據(jù)教學(xué)、科研的需要,對專業(yè)資料開展二次與三次文獻(xiàn)搜集、整理、編制工作。資料室工作具有極強的專業(yè)性,與圖書館不同的是,它面對的讀者主要是教師和研究生,它的收藏是專業(yè)化的,能比較全面系統(tǒng)地反映本學(xué)科的狀況。同時,系資料室具有優(yōu)越的地理位置,系資料室一般都設(shè)在本系教學(xué)樓內(nèi),師生可利用空閑時間隨時查閱資料;并且它的開架閱覽直接向讀者展示了室藏,既省去了讀者查抄目錄的時間,又提高了圖書資料的利用率和流通率,最大限度地滿足了讀者的不同要求。

(三)資料室分館化

資料室分館化是 “存”和 “廢”的結(jié)合,是圖書館與資料室關(guān)系的折中,也是目前圖書館與資料室關(guān)系的主流思想,在北京大學(xué)和北京師范大學(xué)都已實現(xiàn)。1997年～2000年左右,發(fā)表的相關(guān)論文討論的主題還是加強校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),實現(xiàn)校內(nèi)文獻(xiàn)資源共享。這一時期,我國剛剛提出建立中國教育科研網(wǎng)(CERNET)和中國高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)(CALIS),有作者就提出利用網(wǎng)絡(luò)建立高校內(nèi)部統(tǒng)一的文獻(xiàn)資源體系。然而,因為觀念的問題,這一時期主要是理論探討,研究的針對點是高校圖書館不能對資料室實行有效的管理,缺少統(tǒng)一規(guī)范與協(xié)調(diào),圖書館既未能對資料室實行真正統(tǒng)一的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo),也很難真正成為學(xué)校的文獻(xiàn)情報中心,圖書館的圖書資料總目錄不能反映出各資料室的自購文獻(xiàn)?，F(xiàn)在這個問題,隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在圖書館的廣泛應(yīng)用,已能夠很好地解決了。2000年以后,隨著各高校校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的成熟,各高校整合內(nèi)部的文獻(xiàn)信息資源、實現(xiàn)共享已成為現(xiàn)實,資料室分館化管理是這個時期的突出成果。

四、網(wǎng)絡(luò)時代圖書館與資料室的整合

現(xiàn)代高校里信息資源共享已從理想逐漸變成了現(xiàn)實,這是計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶給圖書館的革命性變化。傳統(tǒng)的圖書館時代,我們通過手工目錄、交換目錄、郵寄圖書資料、復(fù)印等達(dá)到資源的共享,還有成本更高的是親自到其他圖書資料部門去借閱。然而,在現(xiàn)代這樣一個網(wǎng)絡(luò)無處不在的時代,圖書館與資料室不再拘泥于由誰來管理,而在于能夠使資料得到共知、共建和共享,共知、共享的方式是通過OPAC來檢索館藏信息。同時,電子資源在圖書館的廣泛普及使得資源共享更為便捷,期刊數(shù)據(jù)庫以清華同方、重慶維普、北京萬方數(shù)據(jù)為代表,電子圖書以超星、書生、方正阿帕比為代表,其他如學(xué)位論文、標(biāo)準(zhǔn)、專利、學(xué)術(shù)報告等都有了電子版并可網(wǎng)絡(luò)檢索。圖書館與資料室依賴校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境整合完成后,達(dá)到了信息資源的一體化和共建共享,就“無須在組織上實行圖書館、資料室、情報室的一體化”。

唐山學(xué)院歷史上對資料室的管理正應(yīng)了“合久必分、分久必合”這句老話,上世紀(jì) 90年代初期,我院將圖書館與資料室合并,資料室的人、財、物都收歸圖書館管理,想法是構(gòu)建一個統(tǒng)一的館藏體系,合理使用有限經(jīng)費采購文獻(xiàn)資源,并且可以有效地節(jié)省人力資源;但合并幾年后取得的經(jīng)驗和教訓(xùn)是,老師們利用文獻(xiàn)不便、意見很大,因為老師們都不坐班,都想利用有限的到班上集中的時間看看最新資料,這樣又在各系恢復(fù)了資料室的建制,方便了老師們的借閱,也形成了負(fù)面影響。資料室與圖書館互不通氣,任意采購,使得本來緊張的購書經(jīng)費并未真正花在刀刃上。另外,資料人員缺乏圖書館在學(xué)術(shù)上的扶持和工作中的激勵,嚴(yán)重影響了他們的工作質(zhì)量和積極性的發(fā)揮。

2000年,我院升本后建設(shè)了新校區(qū),硬件設(shè)施上了一個很大的臺階,建成了高速校園網(wǎng),圖書館購買了中國期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫、優(yōu)秀博碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫、萬方外文期刊數(shù)據(jù)庫、超星數(shù)字圖書館等數(shù)字資源,還有若干種免費數(shù)字資源在校園網(wǎng)上運行,各系資料室的計算機(jī)及校園網(wǎng)上的任一臺計算機(jī)都可以使用這些電子資源。這些電子資源的使用大大提升了我院文獻(xiàn)信息資源為教學(xué)和科研服務(wù)的水平。校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建立,為整合圖書館與系部資料室的文獻(xiàn)資源打下了硬件基礎(chǔ),圖書館對資料人員進(jìn)行培訓(xùn)后為各資料室安裝了編目軟件,18個資料室的 6萬余冊圖書的書目信息進(jìn)入了圖書館的OPAC系統(tǒng),并且統(tǒng)一制定了文獻(xiàn)資源借閱規(guī)則,實現(xiàn)了校園內(nèi)的文獻(xiàn)信息資源的共知、共建和共享。這實際上是“分久必合”的結(jié)果。當(dāng)然,這種“合”已不是原先意義上的“合”,它已不再拘泥于資料室的管理模式,讓廣大師生在校園網(wǎng)內(nèi)任何一臺聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)上了解圖書館和各系的文獻(xiàn)資源并可以借閱使用,這是文獻(xiàn)信息資源系統(tǒng)建設(shè)的最終目的。

總之,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,高校圖書館與系資料室將構(gòu)成一個統(tǒng)一的信息資源體系,來為高校的教學(xué)和科研做強有力的保障。

[1]中華人民共和國教育部.教育部關(guān)于印發(fā)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程(修訂)》的通知.附件:普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程(修訂)[Z],2002-02-21.

[2]江凌.淺議高校學(xué)院資料室的體制改革和發(fā)展方向 [J].河北科技圖苑,2009,22(5):30～32.

[3]楊勤.淺議新形勢下高校圖書館與院資料室的互補作用 [J].河北科技圖苑,2008,21(2):37～39.

[4]吳艷玲.普通高校系資料室應(yīng)予裁撤[J].大學(xué)圖書館學(xué)報,1999,17(2):73～74.

[5]趙哲明.高校發(fā)展更應(yīng)加強系級資料室建設(shè)[J].遼寧教育行政學(xué)院學(xué)報,2006,(5):176.

[6]陸金鳳.如何進(jìn)一步加強高校院系資料室的建設(shè) [J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2007,17(2):封 2,82.

[7]余燕.加強高校系級資料室建設(shè)的幾點探討 [J].現(xiàn)代情報,2002,22(7):41,35.

[8]史競.實現(xiàn)校園網(wǎng)絡(luò)化是高校圖情工作的當(dāng)務(wù)之急 [J].大學(xué)圖書館學(xué)報,1997,15(1):58.