大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案資源建設(shè)路徑探析

邢曉軍 李永妮 王西山 馬延?jì)?/p>

（中車(chē)青島四方機(jī)車(chē)車(chē)輛股份有限公司，山東青島 266111）

0 引言

數(shù)字檔案被用于存儲(chǔ)原始工作記錄與文件，在圖書(shū)館、博物館、檔案館等社會(huì)機(jī)構(gòu)普遍應(yīng)用。檔案部門(mén)可創(chuàng)建信息量不斷增長(zhǎng)的數(shù)字檔案資源池，將其用于研究、教學(xué)和其他目的。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，數(shù)字檔案館可安全有序地存儲(chǔ)和管理大量數(shù)據(jù)，使用戶(hù)輕松訪(fǎng)問(wèn)和檢索數(shù)字檔案中的信息，大部分?jǐn)?shù)字檔案支持在線(xiàn)訪(fǎng)問(wèn)功能，權(quán)限認(rèn)證流程被有效簡(jiǎn)化，僅需證明自身身份即可在線(xiàn)查閱數(shù)字檔案資源，獲取有價(jià)值的信息。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案建設(shè)的內(nèi)容與重要性

大數(shù)據(jù)是指大量結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的術(shù)語(yǔ)。這些數(shù)據(jù)通常是從各種來(lái)源收集的，包括網(wǎng)絡(luò)日志、圖像、視頻、音頻和其他數(shù)字來(lái)源，被用于為各種行業(yè)（包括商業(yè)、政府和醫(yī)療保?。┑臎Q策提供信息支持和決策依據(jù)。數(shù)字檔案是為將來(lái)使用而存儲(chǔ)、管理和保存的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的集合，主要用于存儲(chǔ)和保存數(shù)字記錄、文檔和其他數(shù)字工件。隨著數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)和記錄數(shù)量的持續(xù)增長(zhǎng)，檔案館越來(lái)越依賴(lài)大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲(chǔ)與管理資源。隨著檔案數(shù)據(jù)量不斷增加，檔案館開(kāi)始編訂數(shù)字檔案、引入大數(shù)據(jù)信息分析技術(shù)，高效地積累并開(kāi)發(fā)利用檔案資源[1]。

數(shù)字檔案資源建設(shè)工作的目標(biāo)在于消除信息壁壘，為用戶(hù)提供獲取檔案資源的便捷訪(fǎng)問(wèn)渠道與高品質(zhì)服務(wù)，如為用戶(hù)提供云端數(shù)字檔案同步共享服務(wù)。為提高檔案數(shù)據(jù)管理水平，工作人員應(yīng)以安全有序的方式，整理檔案資源，校訂檔案信息，對(duì)檔案資源進(jìn)行集中開(kāi)發(fā)，制作包含所有檔案文件標(biāo)題與分類(lèi)號(hào)的數(shù)字化檔案索引目錄，基于數(shù)字化思維，為不同類(lèi)型檔案賦予獨(dú)特代號(hào)，提升檔案資源分類(lèi)的合理性，進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案資源利用價(jià)值。工作人員應(yīng)將數(shù)字檔案與基于Web 的應(yīng)用程序、移動(dòng)應(yīng)用程序和其他技術(shù)集成，搭建完善的技術(shù)體系，淘汰傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案制作方法與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)整檔案資源搜集范圍與數(shù)字化檔案制作周期，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)臨時(shí)搜集的文件進(jìn)行快速校驗(yàn)，清除低質(zhì)量、無(wú)價(jià)值文件，保證數(shù)字檔案資源建設(shè)的連續(xù)性。

2 數(shù)字檔案資源建設(shè)過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題與成因

數(shù)字檔案資源建設(shè)是21 世紀(jì)檔案管理領(lǐng)域的重要課題，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與檔案資源數(shù)量的快速增加，數(shù)字化檔案資源對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、應(yīng)用等基本業(yè)務(wù)的重要性逐步提升。然而在數(shù)字檔案資源建設(shè)過(guò)程中，仍存在一些待解決的問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，民眾可通過(guò)不同渠道獲取檔案資源，檔案部門(mén)有責(zé)任創(chuàng)新檔案服務(wù)形式與內(nèi)容，推出定制化檔案服務(wù)，如檔案標(biāo)題快速檢索、數(shù)字檔案定點(diǎn)傳輸?shù)取２糠止ぷ魅藛T不熟悉數(shù)字化設(shè)備操作方式，反應(yīng)速度較慢，難以及時(shí)滿(mǎn)足客戶(hù)需求，提供的檔案服務(wù)內(nèi)容較為陳舊，經(jīng)常出現(xiàn)向客戶(hù)提供非對(duì)應(yīng)檔案信息、回應(yīng)不及時(shí)等問(wèn)題。隨著數(shù)字檔案資源建設(shè)逐步推進(jìn)，安全管理制度中的漏洞逐步凸顯，數(shù)字檔案資源建設(shè)中常見(jiàn)安全問(wèn)題包括訪(fǎng)問(wèn)控制不完善、內(nèi)部檔案信息未經(jīng)加密等，檔案管理部門(mén)未能落實(shí)安全管理規(guī)則，未向檔案管理員提供高權(quán)限賬戶(hù)，未對(duì)此類(lèi)賬戶(hù)設(shè)定難以破解的密碼與完善認(rèn)證機(jī)制，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)可借助專(zhuān)業(yè)工具破解賬戶(hù)認(rèn)證程序，能夠隨意編輯或刪改檔案文件，導(dǎo)致內(nèi)部信息流出或丟失。部分工作人員隨意向用戶(hù)分享部門(mén)機(jī)密數(shù)據(jù)與重要檔案文件，并未及時(shí)對(duì)共享檔案資源進(jìn)行備份或加密處理，給檔案建設(shè)工作帶來(lái)額外損失[2]。

數(shù)字檔案資源管理工作過(guò)程中容易出現(xiàn)檔案格式不一致、信息來(lái)源趨同、管理規(guī)則混亂等問(wèn)題，嚴(yán)重影響數(shù)字化檔案資源建設(shè)工作的正常開(kāi)展。不同時(shí)期產(chǎn)生的檔案信息在主題、信息存取渠道、數(shù)據(jù)格式等不同方面有著較大差異，難以達(dá)到有效兼容，在檔案資源整理與編輯過(guò)程中，容易出現(xiàn)原始記錄丟失、數(shù)據(jù)保真度下降等問(wèn)題，不利于數(shù)字檔案資源的有效利用。目前，檔案管理部門(mén)缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理規(guī)范，數(shù)字檔案規(guī)模較大，管理難度提升，然而各部門(mén)未能形成合力，檔案管理機(jī)構(gòu)可用資源較少，并未將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)接入業(yè)務(wù)部門(mén)計(jì)算機(jī)中，獲取的記錄與文件只是經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員編輯整理，缺乏有序性與可信性，部分來(lái)源不明的文件被錄入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，引發(fā)歸類(lèi)錯(cuò)誤與數(shù)據(jù)記錄混亂等問(wèn)題[3]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案資源建設(shè)的正確路徑

3.1 做好數(shù)字檔案安全管理工作

數(shù)字檔案安全管理是保護(hù)數(shù)字檔案中的數(shù)據(jù)和信息免遭未經(jīng)授權(quán)用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)或丟失的工作。為了保護(hù)數(shù)字檔案，必須建立全新安全管控系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中的硬件和軟件裝置施加保護(hù)。分布式存儲(chǔ)技術(shù)是保護(hù)數(shù)字檔案的有效途徑，主要是將數(shù)字檔案資源存儲(chǔ)在多個(gè)物理位置，使惡意行為者難以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)撥號(hào)與冒充高權(quán)限賬戶(hù)接觸到檔案資源。該技術(shù)還支持在多個(gè)位置備份檔案資源，從而在原始記錄丟失或損壞的情況下快速重建檔案檢索目錄。此外，分布式存儲(chǔ)技術(shù)允許實(shí)施高級(jí)安全措施，例如文件加密、基于賬戶(hù)權(quán)限的訪(fǎng)問(wèn)控制和審計(jì)跟蹤。在線(xiàn)防火墻是數(shù)字檔案安全管理的又一重要措施，可阻止惡意流量進(jìn)入系統(tǒng)，保護(hù)數(shù)字檔案免受外部威脅，防火墻可配置為只允許授權(quán)用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)檔案，以阻止任何惡意活動(dòng)。為了進(jìn)一步保護(hù)數(shù)字檔案，必須建立訪(fǎng)問(wèn)用戶(hù)名單，該系統(tǒng)要求用戶(hù)在系統(tǒng)中注冊(cè)并獲得批準(zhǔn)才能訪(fǎng)問(wèn)檔案，例如雙因素身份驗(yàn)證、基于角色的訪(fǎng)問(wèn)控制和審計(jì)跟蹤。

檔案部門(mén)可構(gòu)建基于用戶(hù)身份認(rèn)證制度的訪(fǎng)問(wèn)控制（RBAC）機(jī)制，做好數(shù)字檔案安全管理工作。訪(fǎng)問(wèn)控制系統(tǒng)可限制不同等級(jí)用戶(hù)對(duì)檔案的訪(fǎng)問(wèn)僅限，使具有適當(dāng)權(quán)限的用戶(hù)可以接觸內(nèi)部機(jī)密檔案信息，用戶(hù)在提交檔案時(shí)，該系統(tǒng)可根據(jù)用戶(hù)行為記錄與權(quán)限進(jìn)行審核，剔除不合理請(qǐng)求，確保用戶(hù)只能訪(fǎng)問(wèn)其有權(quán)訪(fǎng)問(wèn)的檔案。

檔案部門(mén)還可以制定數(shù)字檔案定期備份制度，加密最新形成的數(shù)字檔案并將其存儲(chǔ)在安全位置。定期備份可以幫助檔案部門(mén)將丟失的數(shù)據(jù)重新恢復(fù)，并將網(wǎng)絡(luò)攻擊的影響降至最低。數(shù)字檔案安全管理是涉及高層次安全技術(shù)的復(fù)雜過(guò)程，技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)要求，引入應(yīng)用范圍廣泛的數(shù)字化安全協(xié)議和有效管控措施。使用分布式存儲(chǔ)技術(shù)，建立在線(xiàn)防火墻，設(shè)置黑名單系統(tǒng)，使用最新的加密算法，實(shí)施基于角色的訪(fǎng)問(wèn)控制和審計(jì)跟蹤，確保數(shù)字檔案資源建設(shè)的安全性和保密性[4]。

3.2 推出全新數(shù)字化檔案服務(wù)

隨著數(shù)字化檔案信息激增，用戶(hù)對(duì)在線(xiàn)檔案服務(wù)的需求迅速增長(zhǎng)。為滿(mǎn)足這一需求，工作人員可合理利用檔案資源，推出全新形式的數(shù)字化檔案服務(wù)，改善用戶(hù)體驗(yàn)。為更好地開(kāi)展數(shù)字檔案服務(wù)，應(yīng)集中力量建設(shè)云端服務(wù)平臺(tái)，該平臺(tái)應(yīng)為網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)提供一個(gè)安全、可靠的信息交換渠道，能夠自由存儲(chǔ)和訪(fǎng)問(wèn)需要使用的數(shù)字檔案。該平臺(tái)內(nèi)置多種服務(wù)功能與數(shù)據(jù)接口，允許用戶(hù)通過(guò)個(gè)人計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通道，接入檔案管理系統(tǒng)，自行查詢(xún)檔案檢索目錄中的信息。檔案部門(mén)應(yīng)向通過(guò)個(gè)人身份認(rèn)證的用戶(hù)開(kāi)放檔案目錄管理系統(tǒng)和內(nèi)容管理系統(tǒng)，簡(jiǎn)化用戶(hù)在線(xiàn)訪(fǎng)問(wèn)數(shù)字檔案的認(rèn)證程序，縮短數(shù)字檔案在線(xiàn)共享的更新周期，面向用戶(hù)提供成本較低、蘊(yùn)含較高價(jià)值的數(shù)字檔案服務(wù)。此外，平臺(tái)應(yīng)提供用戶(hù)身份驗(yàn)證、版本控制和數(shù)據(jù)加密等功能，確保用戶(hù)數(shù)據(jù)的安全性。

為了提供更加個(gè)性化的體驗(yàn)，數(shù)字檔案服務(wù)還應(yīng)為個(gè)人用戶(hù)提供定制服務(wù)，包括個(gè)性化搜索、文檔組織和數(shù)據(jù)共享等功能。該平臺(tái)應(yīng)允許用戶(hù)自定義其用戶(hù)界面，例如主題顏色和字體大小，以使界面使用起來(lái)更加舒適。同時(shí)，允許用戶(hù)設(shè)置通知和提醒功能，以了解其數(shù)字檔案的變化，確保數(shù)字檔案服務(wù)為用戶(hù)提供最佳體驗(yàn)，允許用戶(hù)評(píng)估服務(wù)質(zhì)量，提出更多改進(jìn)意見(jiàn)，此項(xiàng)工作可通過(guò)在線(xiàn)用戶(hù)調(diào)查、一對(duì)一訪(fǎng)談或其他反饋機(jī)制完成[5]。用戶(hù)反饋信息可應(yīng)用于需要改進(jìn)的領(lǐng)域，例如用戶(hù)界面設(shè)計(jì)、搜索功能和文檔編輯界面設(shè)計(jì)等。工作人員應(yīng)主動(dòng)創(chuàng)新數(shù)字檔案制作流程，以提高數(shù)字檔案服務(wù)效率與信息查詢(xún)準(zhǔn)確性。例如，可基于自動(dòng)文檔索引系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，安裝數(shù)據(jù)檢索比對(duì)軟件，找出內(nèi)容重復(fù)、題目相同的檔案文件并進(jìn)行清理，刪除檔案庫(kù)中的重復(fù)數(shù)據(jù)。

3.3 建立高效、完善的管理體系

為建立數(shù)字檔案資源管理體系，合理利用組織資源，需要成立管理小組，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，制定中長(zhǎng)期檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃。定期籌集資金，購(gòu)買(mǎi)最新數(shù)字檔案管理工具，更新軟件與硬件設(shè)施。數(shù)字檔案資源建設(shè)管理小組由財(cái)務(wù)部門(mén)、信息技術(shù)專(zhuān)家、檔案機(jī)構(gòu)等各領(lǐng)域代表組成，管理小組要協(xié)調(diào)各部門(mén)職能，審計(jì)檔案資源建設(shè)計(jì)劃，籌集資源，確保數(shù)字檔案資源建設(shè)計(jì)劃順利實(shí)施。可根據(jù)實(shí)際情況，制定中長(zhǎng)期檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，該計(jì)劃應(yīng)根據(jù)可用資源數(shù)量與數(shù)字檔案開(kāi)發(fā)難度等因素制定，并依據(jù)所在單位管理需求進(jìn)行靈活調(diào)整，具體內(nèi)容包括數(shù)字檔案開(kāi)發(fā)目標(biāo)、新舊檔案更替時(shí)間表、不同部門(mén)具體任務(wù)、檔案資源建設(shè)預(yù)算等[6]。管理小組應(yīng)為數(shù)字檔案資源管理系統(tǒng)選定合適的管理工具，如在同類(lèi)型產(chǎn)品中選擇使用壽命較長(zhǎng)、計(jì)算力較強(qiáng)的軟件和硬件等，督促技術(shù)人員定期更新與維護(hù)文檔管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)和其他相關(guān)工具。

管理小組應(yīng)站在整體性角度，制定數(shù)字檔案管理系統(tǒng)運(yùn)作流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案整理與編輯程序中的問(wèn)題并加以修補(bǔ)，強(qiáng)制要求各部門(mén)使用統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)，避免浪費(fèi)資源，減少不必要的數(shù)據(jù)解碼，簡(jiǎn)化數(shù)字檔案制作流程?？芍纸?shù)字檔案文件編號(hào)寄存機(jī)制，使編號(hào)時(shí)間較早的數(shù)字檔案最先錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行重復(fù)率審核，避免其與編號(hào)時(shí)間較晚的數(shù)字檔案在內(nèi)容與主題層面出現(xiàn)重復(fù)。工作人員可定期編制檔案文件信息收發(fā)清單，以便后期出現(xiàn)技術(shù)故障或檔案歸檔問(wèn)題時(shí)有據(jù)可查，提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。管理小組應(yīng)督促各部門(mén)集資購(gòu)置最新數(shù)字檔案管理工具，合理分配預(yù)算資金，提升資源使用效率?？赏ㄟ^(guò)申請(qǐng)社會(huì)贈(zèng)款、慈善募捐等公益活動(dòng)，拓展外部資金來(lái)源。還可引入市場(chǎng)化機(jī)制，允許圖書(shū)供應(yīng)商或檔案工具售賣(mài)商提供資金支持。管理小組籌集到的資金應(yīng)用于購(gòu)買(mǎi)常用硬件和軟件設(shè)備，并支付與數(shù)字檔案資源管理系統(tǒng)相關(guān)的其他費(fèi)用。管理小組應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定檔案部門(mén)人員培訓(xùn)計(jì)劃，包括文件整理工具使用培訓(xùn)、檔案資源管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)等，通過(guò)培訓(xùn)，工作人員可熟悉數(shù)字檔案制作流程，并熟練使用激光掃描儀、本地磁盤(pán)陣列等專(zhuān)業(yè)工具，在工作過(guò)程中嚴(yán)守安全管理準(zhǔn)則，為自身工作賬戶(hù)設(shè)置難以破解的密碼與認(rèn)證程序[7]。

4 結(jié)語(yǔ)

開(kāi)展數(shù)字檔案服務(wù)，提升用戶(hù)體驗(yàn)，需要采取多種措施和方法，包括構(gòu)建數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)、推出面向個(gè)人用戶(hù)的定制服務(wù)、允許用戶(hù)評(píng)價(jià)服務(wù)質(zhì)量、引入數(shù)字檔案流程創(chuàng)新。通過(guò)采取這些措施和方法，檔案部門(mén)可保證數(shù)字檔案服務(wù)質(zhì)量和資源開(kāi)發(fā)效率，并確保用戶(hù)獲得最佳體驗(yàn)。