論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的管理

沈茜茜

（浙江旅游職業(yè)學(xué)院圖書信息中心，浙江杭州311231）

論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的管理

沈茜茜

（浙江旅游職業(yè)學(xué)院圖書信息中心，浙江杭州311231）

新世紀(jì)以來，我國高校圖書管理發(fā)生了許多變化。本文結(jié)合目前高校的實(shí)際情況，對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的構(gòu)成、整理和查詢、圖書資料使用效能和流通管理轉(zhuǎn)型等三方面問題進(jìn)行了探討，為提高網(wǎng)絡(luò)時(shí)代我國高校圖書資料的管理水平尋求一種新的可能。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代 高校圖書資料 圖書資料管理

圖書資料管理工作水平是衡量一個(gè)高校辦學(xué)水平的重要標(biāo)志之一。圖書資料管理工作質(zhì)量直接影響學(xué)校教學(xué)和科研的質(zhì)量，所以應(yīng)重視和加強(qiáng)這項(xiàng)工作。特別是近幾年，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的全面到來，迅猛發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)高校傳統(tǒng)的圖書資料管理帶來了多層面的影響。利用以網(wǎng)絡(luò)為中心的計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)、信息數(shù)字化技術(shù)及計(jì)算機(jī)國際語言化技術(shù)，為師生提供最新、最高質(zhì)量的學(xué)術(shù)信息，走現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化道路，是高校圖書資料管理工作的必然趨勢(shì)。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的構(gòu)成

傳統(tǒng)的圖書資料管理都是館藏型的，圖書資料以實(shí)物形態(tài)保存在圖書館里，以實(shí)物形態(tài)的圖書資料按照一定的排列次序擺放在圖書資料館柜架上，屬于內(nèi)藏式的儲(chǔ)存方式，這種儲(chǔ)存方式具有很強(qiáng)的直觀性，圖書資料的多少一目了然。圖書資料對(duì)科研的輔助功能的大小，也是由存放在柜架上的圖書資料的實(shí)物形態(tài)的多寡決定的。因此，這種以實(shí)物形態(tài)存放在柜架上的圖書資料儲(chǔ)存方式的最大特點(diǎn)是靜態(tài)的，是靜止于某種特定位置的。如果沒有外力的作用，它就是不動(dòng)的，它的內(nèi)容是不會(huì)展現(xiàn)出來的。圖書資料的多少，取決于購買量的大小。購入量越大，館藏圖書資料就越多；實(shí)物形態(tài)的圖書資料越多，對(duì)科研的支持力度也就越大。因此，圖書資料的管理工作，對(duì)科研的貢獻(xiàn)大小，最根本的是由經(jīng)濟(jì)實(shí)力決定的。

但在目前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，以實(shí)物形態(tài)館藏的圖書資料只占越來越小的比率。它所需要管理的絕大多數(shù)圖書資料并不是以實(shí)物形態(tài)儲(chǔ)存在自己館室中，而是以數(shù)據(jù)信息的形態(tài)儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)中。這種數(shù)據(jù)信息主要不是以實(shí)物購買的形式購進(jìn)的，而是以信息共享（分為免費(fèi)和收費(fèi)兩種）的形式由外界通過網(wǎng)絡(luò)輸入的。各種網(wǎng)上信息源，如網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫、電子圖書、電子期刊、電子報(bào)紙、網(wǎng)上圖書館等，都為各館讀者提供大量信息，如世界名著、參考工具書、目錄索引、會(huì)議信息、科研論文預(yù)印本、各種機(jī)構(gòu)名錄等。而對(duì)于讀者來說，需要獲得的某一信息無論是圖書館收藏的，還是從網(wǎng)上獲取的，信息本身的質(zhì)量并沒有區(qū)別。只要信息存取方便，易于獲得，讀者就無須顧及這些信息有效的位置距離自己有多遠(yuǎn)。

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校圖書館，電子文獻(xiàn)的收藏呈上升的趨勢(shì)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)非實(shí)物形態(tài)化。圖書資料的內(nèi)容不僅僅憑借書籍、報(bào)刊等載體的實(shí)物形態(tài)儲(chǔ)存在圖書館柜架上，而是可以以數(shù)據(jù)信息的形態(tài)儲(chǔ)存在電腦網(wǎng)絡(luò)中?？d有這些豐富內(nèi)容的圖書資料，大多數(shù)并不是以實(shí)物形態(tài)儲(chǔ)存在基層的圖書資料館之中的，而是儲(chǔ)存在基層圖書資料館之外的，是一種外藏式的儲(chǔ)存方式，或者稱為是網(wǎng)絡(luò)式的儲(chǔ)存方式。只有在網(wǎng)絡(luò)條件下，這些圖書資料的內(nèi)容才可能展現(xiàn)在我們面前。因此，這種電子圖書資料的儲(chǔ)存方式不具有直觀性，當(dāng)然更不是靜態(tài)的，而是一種隱蔽的、動(dòng)態(tài)的儲(chǔ)存方式。并且，網(wǎng)絡(luò)條件下的圖書資料的儲(chǔ)存量的大小，不是以圖書館的大小決定的，而是以網(wǎng)絡(luò)的容量決定的。電子文獻(xiàn)擁有大于紙質(zhì)文獻(xiàn)存儲(chǔ)量的優(yōu)點(diǎn)。一般而言，一張光盤可存儲(chǔ)2000本500頁的圖書，保存500年；一張3.5英寸軟盤可存儲(chǔ)10萬字，保存75年左右。且一般的電子出版物，只要一份原稿和一份備用稿就可以滿足讀者的需要，不再需要10—20本的復(fù)本量。同時(shí)，相對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)來說，電子文獻(xiàn)價(jià)格更低。一本500頁的專業(yè)圖書，一般需要60元，而650M的可讀光盤卻只需140元。所以，紙質(zhì)文獻(xiàn)的收藏雖說還占據(jù)著各館室的主流，但電子文獻(xiàn)的收藏必將有所上升，最終與紙質(zhì)文獻(xiàn)收藏比高。因此，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的構(gòu)成特征是，實(shí)物圖書和電子圖書并存，一般情況下后者總量大大多于前者。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的整理和查詢

傳統(tǒng)的圖書資料整理工作，幾乎都是手工操作。由于是手工勞動(dòng)，工作效率自然就比較低。在知識(shí)爆炸的時(shí)代，大量圖書資料的整理，工作量巨大，工作速度較慢，極容易造成積壓，致使有用的圖書資料無法盡快地發(fā)揮應(yīng)有的作用。網(wǎng)絡(luò)條件下的圖書資料整理工作，卻必須實(shí)行電腦化操作。館藏的圖書資料的登記、分類要借助于電腦進(jìn)行，登記、分類的資料和方便借閱的有關(guān)信息都儲(chǔ)存在電腦中。只有應(yīng)用電腦，才能由網(wǎng)絡(luò)輸入所需要的圖書資料內(nèi)容。并且這些圖書資料內(nèi)容的信息，也只有通過電腦才能查詢。顯而易見，電腦的工作效率高，從輸入信息方面來說，可以減輕管理人員的工作強(qiáng)度；從檢索查閱方面來說，可以給師生讀者帶來很大的便利。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校圖書資料檢索，已經(jīng)由卡片型向數(shù)據(jù)型轉(zhuǎn)變。以前，讀者要想找到所需的資料，只能查找卡片箱中的索引卡片。而在查找這些索引卡片時(shí)，往往又只能依靠所需資料的名稱（書名或文章題目）的第一個(gè)字。如果不知道資料名稱，就無法查找了。即便知道自己所需資料的內(nèi)容，并且可以肯定館藏中確實(shí)存在，那也沒有辦法。更不用說要想查找同類內(nèi)容的資料的不同載體的集合了。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的圖書資料數(shù)據(jù)庫，應(yīng)該是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫。也就是說，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，不但包含了全部館藏資料，而且包含了有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資料，是一種內(nèi)外相結(jié)合的、比原有館藏內(nèi)容含量要大得多的信息集合?？茖W(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，帶動(dòng)了文獻(xiàn)增長速度的加快，給教學(xué)科研人員帶來了看不到、看不全、看不完的困難。通過數(shù)據(jù)庫查找所需要的資料時(shí)，不但從資料的名稱可以找到，而且從資料名稱中的任何一個(gè)關(guān)鍵詞語、作者、出版或刊登時(shí)間等相關(guān)要素也可以找到，甚至從某些關(guān)鍵詞語還可以找到同類內(nèi)容的不同資料的篇目。

因此，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的文獻(xiàn)檢索已經(jīng)成為圖書文獻(xiàn)管理工作重點(diǎn)。網(wǎng)上信息五花八門，不同的服務(wù)系統(tǒng)和搜索引擎各具特色，其界面、功能、查詢方式各不相同，這使在最短的時(shí)間內(nèi)獲取最多的知識(shí)、信息，已成為教學(xué)科研的一大難題。這要求圖書文獻(xiàn)管理工作者必須扮演信息導(dǎo)航角色。圖書館員雖沒有科研人員那樣擁有精深的專業(yè)知識(shí)，卻擁有豐富的文獻(xiàn)檢索知識(shí)，熟悉各種檢索工具，當(dāng)他們經(jīng)過一定的專業(yè)培訓(xùn)之后，通過現(xiàn)代化的檢索手段，完全可以為科研人員排除各種“信息垃圾”，成為廣大師生查詢資料的信息導(dǎo)航員。

三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的使用效能和流通管理轉(zhuǎn)型

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的一個(gè)主要特征是實(shí)現(xiàn)資源共享，節(jié)約經(jīng)費(fèi)。資源共享對(duì)于讀者來說影響甚大，它使得各公共圖書館、高校圖書館、資料室之間，各有范圍、有重點(diǎn)地收藏文獻(xiàn)資源，充分體現(xiàn)館藏特色，解決館藏間的交叉與空白，形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與通訊技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字通訊和電子存儲(chǔ)已使信息資源的擁有者和館藏位置的界限變得模糊，傳統(tǒng)圖書館已走向無墻化的電子圖書館，資源共享成為現(xiàn)實(shí)。由于共享的實(shí)現(xiàn)，圖書館、資料室可以擺脫傳統(tǒng)的藏書結(jié)構(gòu)，即既要滿足本館讀者常用的文獻(xiàn)，又要考慮一些偶然的或?qū)?huì)用到的文獻(xiàn)，也就是力求藏書范圍的廣泛性。而網(wǎng)絡(luò)則將世界各地的信息資源方便地帶給圖書館，使得圖書館可以將經(jīng)費(fèi)用在特色文獻(xiàn)的建設(shè)上，由此達(dá)到節(jié)約經(jīng)費(fèi)的目的。

隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及，高校圖書館的傳統(tǒng)流通管理方式也發(fā)生了變化。簡便借閱手續(xù)，為讀者提供服務(wù)是高校圖書館的天職。傳統(tǒng)高校圖書館對(duì)讀者的服務(wù)主要體現(xiàn)在文獻(xiàn)借閱上，其借閱方式常常是師生帶著希望到館查目錄、填索書單，圖書館工作人員根據(jù)索書單取書，再辦理借閱手續(xù)。不僅程序繁瑣，而且忙活半天卻竹籃打水的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)化的高校圖書館，其借閱是由計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)或讀者在自己的終端上自動(dòng)完成的，程序簡便、快捷。網(wǎng)絡(luò)化的高校圖書館將是24小時(shí)開放的圖書館，它使讀者遠(yuǎn)離時(shí)間的限制，而隨時(shí)可以辦理文獻(xiàn)借閱手續(xù)。網(wǎng)絡(luò)化的高校圖書館，其文獻(xiàn)載體形式多樣，電子文獻(xiàn)將不斷占領(lǐng)圖書館的館藏空間，使得所謂的館藏資源變成在空間高速運(yùn)行的數(shù)據(jù)。不同的師生讀者可在同一時(shí)空范圍內(nèi)瀏覽同一份文獻(xiàn)，或在不同的空間同時(shí)瀏覽同一文獻(xiàn)，或者通過下載離線閱讀，等等，時(shí)空將不再是限制師生讀者獲取信息的障礙。師生讀者可以隨機(jī)訪問網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)上的文獻(xiàn)館藏單位，選擇不同專業(yè)的文獻(xiàn)類型查閱，館際互借成為可能。

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校圖書館，借閱內(nèi)容已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了多樣化。在傳統(tǒng)借閱方式下，讀者借閱文獻(xiàn)時(shí)只能整本提取屬于靜態(tài)的紙質(zhì)文獻(xiàn)，而無可選擇。借閱資料是實(shí)物形態(tài)的圖書資料，是由儲(chǔ)存柜架上到讀者手中這樣一個(gè)轉(zhuǎn)移過程來完成的。在這個(gè)借閱過程中，實(shí)物形態(tài)的圖書資料已經(jīng)由儲(chǔ)存它的圖書館轉(zhuǎn)入讀者手中，并且在讀者借閱的全過程中，無論時(shí)間多長，這份或這些圖書資料已不在原來儲(chǔ)存它的館中了。因此，雖然館藏圖書資料在本質(zhì)上應(yīng)該是共享的，但在任何一個(gè)體的讀者借閱過程中，被借閱的圖書資料在整個(gè)借閱期間卻只能是那個(gè)讀者獨(dú)自享受。其他讀者要想借閱這份或這些資料，只能等到那個(gè)讀者把資料退還回來以后。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校圖書資料已經(jīng)由館藏式轉(zhuǎn)變?yōu)檩斎胧?，由?shí)物形態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑿螒B(tài)。儲(chǔ)存在電腦網(wǎng)絡(luò)里的圖書資料信息，并不因某讀者的借閱、輸出和下載而轉(zhuǎn)移或消失。這些圖書資料信息完全可以任意查閱、輸出和下載，電腦網(wǎng)絡(luò)里的信息內(nèi)容卻一點(diǎn)也不會(huì)減少或消失。也就是說，儲(chǔ)存在電腦里的圖書資料內(nèi)容在時(shí)空上是完全可以共享的，并且它可以無限地發(fā)揮被利用的效能，而且永不磨損或毀壞。

因此，自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，為師生讀者便捷地獲取文獻(xiàn)信息創(chuàng)造了條件。只要是獲準(zhǔn)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并按規(guī)定付費(fèi)，讀者就可方便地查閱、下載和重新編輯、組織文獻(xiàn)信息。不僅可以查閱文字、數(shù)值、圖形、圖像等靜態(tài)文檔，而且可以看到動(dòng)態(tài)圖像，聽到聲音，獲得多媒體信息等動(dòng)態(tài)文檔。在高速信息網(wǎng)上，不僅有豐富的一次文獻(xiàn)信息資源，而且有大量的二次文獻(xiàn)信息資源，它們使得信息獲取環(huán)境擴(kuò)寬。師生用戶可利用網(wǎng)上提供的信息檢索工具——搜索索引和搜索目錄，如Yahoo，Gopher，Altavista等，或通過網(wǎng)絡(luò)信息網(wǎng)址來查找文獻(xiàn)信息，而不拘泥于特定的館室提供的文獻(xiàn)信息。