做好學校檔案管理工作的基本途徑

呂琳琳

（泰州機電職業(yè)技術(shù)學校，江蘇 泰州 225300）

一、問題的提出

作為我國檔案事業(yè)重要組成部分的學校檔案工作，實施目標管理是必然選擇。這不僅僅是學校檔案工作外界環(huán)境的必然要求，更是學校檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。學校檔案目標管理的評估體系的完備性要求涉及組織管理、設(shè)施設(shè)備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、開發(fā)利用四個方面，抓好了目標管理工作，無疑有利于明確檔案部門和檔案員的職責，有利于調(diào)動其工作積極性，有利于通過對照目標體系發(fā)現(xiàn)不足和改進工作，事實上就等于抓住學校檔案工作的關(guān)鍵綱目。

目前不少學校領(lǐng)導對檔案管理不夠重視，導致檔案事業(yè)建設(shè)降低到了教育改革的附屬地位，經(jīng)常以一種對當前教育改革是否有用的實用主義來衡量檔案事業(yè)。依法歸檔的意識不強，基層的領(lǐng)導不能深入實際解決檔案收集工作中存在的實際問題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動索取，而依靠有關(guān)部門主動移交的可操作性不強，致使檔案移交工作遲遲不能落到實處，甚至材料收集不齊全，直接影響到收集工作的開展。教職工依法治檔的觀念淡薄。由于檔案違法行為所產(chǎn)生的后果具有間接性、隱蔽性，這導致了人們忽視或輕視檔案違法行為。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那樣，直接、明顯地危及國家、人民的人身和財產(chǎn)安全，給國家、人民帶來直接、明顯的危害和損失。同時，學校對教職工的評價考核也沒有把依法治檔作為其中一個條件。把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔，甚至不當一回事，學期或?qū)W年結(jié)束，該交的檔案資料也沒有整理移交，需檔案管理人員多番催促。

二、問題的解決

（一）樹立以人為本的管理理念

要建立一套更具人性化色彩的管理機制，重視和了解檔案館中每一個工作者的個性、需求與期望，在管理者與被管理者間形成一種互相尊重、協(xié)調(diào)合作的關(guān)系，使被管理者能夠積極主動地配合管理者實現(xiàn)管理目標。要建立相應(yīng)的激勵機制，鼓勵員工施展才能并為他們提供更多的機會，充分調(diào)動每一個人的主動性和創(chuàng)造性，通過個人潛能的發(fā)揮和自我價值的實現(xiàn)促進檔案館的全面發(fā)展。學校檔案館要推行真正的知識管理，就必須努力促成員工與組織之間的高度和諧，共同發(fā)展，因為檔案館整體創(chuàng)新能力的提高必須借助于每一個成員知識的積累、更新和開發(fā)利用，以每個人的點滴進步匯集成檔案館的整體提高，將是知識經(jīng)濟時代檔案館發(fā)展的必經(jīng)之路。

（二）不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

做好檔案工作，需要檔案管理人員掌握的知識門類較多，不僅要涉獵文書、基建、財會、音像、照片等相關(guān)知識，而且要具備現(xiàn)代管理知識，即要求檔案工作者要具備較寬廣的知識面。要做一名新時期的合格的檔案管理工作者，就必須樹立終身學習的觀念，不但要熟練掌握檔案管理的各種專業(yè)知識，而且要不斷學習和掌握其它知識，如政治、經(jīng)濟、文化、科技、法律等知識，以提高收集、處理、傳播信息的能力。隨著計算機的廣泛應(yīng)用和電子檔案水平的不斷提高，檔案管理工作者還要具有較高的電子計算機軟件技術(shù)和外語應(yīng)用能力，迅速提高適應(yīng)形勢發(fā)展要求、滿足學校工作需要的各種能力。學校要注重提供拓寬檔案人員的視野的機會，鼓勵檔案管理工作者參加檔案編研專業(yè)培訓班的各種業(yè)務(wù)培訓，加強與有關(guān)部門的學習、交流等，使檔案工作者有更多機會接受新知識、新理論、新觀念。

（三）加強檔案工作目標管理

目標管理的實施階段是學校檔案工作目標管理取得成效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是目標執(zhí)行過程的控制管理。那么，怎樣搞好學校檔案目標管理方案的實施呢？

學校實行檔案目標管理，一般要經(jīng)歷確定目標、實施目標、評價目標成果三個階段。首先，要搞好學校檔案館內(nèi)的定員、定編和定崗，具體工作能夠量化的要盡可能量化。如在收集、整理、著錄、編研等程序上實行定額、定量、定人；對調(diào)閱人次、卷數(shù)、咨詢服務(wù)等無法分解量化的工作，可采取崗位責任制的方法進行管理。其次，要建立健全學校各類檔案管理制度、工作程序、崗位責任制，并建立相應(yīng)措施。如：可制定季度、年度目標執(zhí)行進度表，建立季度考評、年終考評的目標實施檢查制度。目標實施檢查細則包括目標項目、目標量化值、對策措施、時間進度、負責人和實施人員、考核標準及檢查人。這樣可以監(jiān)控目標管理方案實施的全過程，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正偏差，使各檔案館、各類檔案人員都能明確各自的目標責任和實現(xiàn)目標所必須的權(quán)限。最后，要各負其責，實行分權(quán)化管理。目標即定，分工明確，從校領(lǐng)導、館領(lǐng)導到檔案員，都要明確自己在實現(xiàn)總目標中應(yīng)負的責任；領(lǐng)導要放手，委以權(quán)限，讓他們在權(quán)限范圍內(nèi)承擔責任，上下級之間形成責任連鎖；每一個檔案員都為實現(xiàn)目標而進行自我約束、自我管理，共同實現(xiàn)目標。

（四）提高檔案管理的信息化水平

計算機輔助檔案管理是學校檔案管理的趨勢。但這一管理形式并沒有形成應(yīng)有的理論和程序，加之各學校檔案管理工作千差萬別，有效利用學校計算機系統(tǒng)推進檔案的數(shù)據(jù)化管理應(yīng)結(jié)合學校的具體情況有效、有序地實施。

根據(jù)國家有關(guān)標準，對檔案內(nèi)容進行分析、加工、組織，最終將原始檔案信息轉(zhuǎn)換成適合輸入到計算機存儲的信息形式，是應(yīng)用計算機進行檔案目錄檢索、檔案信息輸出的基礎(chǔ)和前提條件。因此，現(xiàn)代檔案工作人員不能局限于傳統(tǒng)的收集、整理、歸檔，而要熟練操作計算機，規(guī)范準確地使用檔案管理。要建立目錄檢索、主題詞檢索、分類檢索、題目檢索、時間檢索、音序檢索等多種檢索系統(tǒng)。在建立過程中要注意準確性、連續(xù)性，保證電子檔案的系統(tǒng)性。要注意對收集的信息內(nèi)容定期進行補充、校正?？梢灾苯訌母魈幨沂占碣Y料，以減少工作的重復(fù)。電子檔案管理不能替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，只有做到檔案基礎(chǔ)工作與檔案現(xiàn)代化兼顧、傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代管理并進，才能利用計算機實現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化檔案管理。

（五）注重檔案管理規(guī)范化

規(guī)范化管理檔案的前提是建立、健全檔案管理制度，保證文書工作的規(guī)范化，力求及時、準確、安全、高效。要進一步完善和規(guī)范收文處理的程序：簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦、歸檔，要按部就班，井然有序，體現(xiàn)整理工作的及時性、準確性。同時還要將檔案工作做在平時，及時做好檔案材料的收集、整理、規(guī)范，做到及時收集、有序存放、定期歸檔、多次核對、年終匯總。

對于特殊類型的檔案材料要實行定期整理，為每年一度的文書立卷歸檔工作奠定基礎(chǔ)。例如，一些重要文件：規(guī)定、制度、請示、報告、處分、決定、總結(jié)、人事任免，等等，在制發(fā)的同時，還要留下兩份進行歸檔。上級下發(fā)的文件辦理完畢后也要對號入座，隨時歸檔。為了便于隨時查考材料，凡是每年移交給校檔案室的檔案，都要保留一套副本。對于一些教育教學材料要定時與各科室聯(lián)系，將有關(guān)短期內(nèi)形成的材料收集，以免造成檔案材料不必要的損失。

（六）不斷提高檔案利用水平

為學校的中心工作服務(wù)是檔案管理的最終目的。就學校檔案部門來講，僅僅為學校重點工作提供文件資料是不夠的，必須提供將檔案信息深加工的編研材料，使利用者不必親自查閱大量的檔案原件就能獲得全面、簡潔、準確的信息內(nèi)容，為領(lǐng)導決策、教育管理、教學實踐等活動服務(wù)。要做好這項工作，應(yīng)從以下幾方面進行創(chuàng)新：一是改變檔案編研工作機制，要出精品就必須有高素質(zhì)的編研隊伍，單靠檔案人員自身的力量是難以實現(xiàn)的，而通過“開門”搞編研，檔案部門可以更加主動地參與學校各項管理，了解各方面信息，從而使服務(wù)工作進一步貼近學校中心工作。二是選擇編研課題要“適銷對路”，注重現(xiàn)行效益。檔案編研要結(jié)合本單位的實際需要，有計劃、有目的、有節(jié)奏地進行，要按照先易后難、急用先編、照顧現(xiàn)實、考慮長遠的原則，選擇的編研課題要對現(xiàn)實工作有指導性?？梢远喔阋恍┒绦【返木幯谐晒?，以快報、簡介、圖表等形式出現(xiàn)，更好地服務(wù)學校當前的工作需要。三是編研工作必須圍繞學校中心工作進行。這工作的關(guān)鍵就是選題，題目選擇是否恰當關(guān)系到整個編研成果的價值大小。

另外，檔案管理人員要經(jīng)常學習《保密法》，以安全保密法規(guī)為準則，完善管理辦法，采取有效措施，處理好保密與開發(fā)利用的關(guān)系。凡涉及政策性保密和知識產(chǎn)權(quán)保密、組織、人事、財務(wù)等工作的，都要求十分注意保密問題。因此，檔案管理必須做好保密安全和保密鑒定工作，檔案的自動化、信息化處理和利用更要重視安全保密問題。

在知識經(jīng)濟時代，檔案管理走向知識資源管理，不僅僅能達到學校檔案管理的預(yù)期目的，還將帶給學校新的價值。這種轉(zhuǎn)變可以提高領(lǐng)導的決策質(zhì)量和決策效率，及時地把相關(guān)的知識信息配置在決策的各個環(huán)節(jié)上，使決策的質(zhì)量和效率得到有效的保障，這種知識資源管理通過知識的沉淀使學校的辦學水平提高有了穩(wěn)固的基礎(chǔ)，通過應(yīng)用和創(chuàng)新使學校更具競爭性。

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［3］徐鴻.論我國檔案管理工作的知識管理走向——從“后保管模式”談起［J］.檔案學研究，2004，（6）.

［4］李文彬.知識管理與檔案信息資源開發(fā)［J］.湖北檔案，2008（8）.

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