開放教育教務管理信息查詢平臺芻議

黃正明

（天津廣播電視大學，天津 300191）

隨著開放教育的深入發(fā)展，遠程教育環(huán)境下開放教育教務管理工作的重要作用和地位正在不斷顯現(xiàn)出來，而開放教育教務管理模式顯現(xiàn)出諸多不適應性，如開放教育教學理念與模式亟待更新、過程管理存在不足、師生的互動、溝通渠道不暢等。為此，我們在進行現(xiàn)狀分析的基礎上，通過構建開放教育教務管理信息查詢平臺，將有助于強化過程管理，加強與學生的溝通，為遠程開放教育模式的進一步探索奠定基礎。

一、開放教育教務管理信息平臺的需求現(xiàn)狀分析

1.國家學籍學歷管理要求進一步加強和規(guī)范過程管理

教務管理工作必須適應遠程開放教育發(fā)展的需要和教育部關于學籍學歷規(guī)范管理的需要。過程管理缺失和管理中諸多潛規(guī)則的存在是造成不適應性的主要因素。

（1）過程管理的不足亟待彌補。

目前過程管理不足主要表現(xiàn)在兩個方面。一方面是開放教育的管理制度不完善，缺乏細化過程管理的要求。以學籍管理為例，一系列學籍管理辦法與規(guī)程的制定，保證了常規(guī)學籍管理工作的順利進行。但應看到，學籍管理辦法及相應規(guī)程所涉及的問題，都是目前管理中不能不面對、不能不管的問題，比如學籍注冊、成績、學籍異動、畢業(yè)、學位等，而對過程的管理，如學籍有效期問題，只規(guī)定了八年有效，而對學生在八年之內是處于什么狀態(tài)，學生所處的學籍狀態(tài)具有的相應權限等根本沒有明確規(guī)定。另一方面是教學點、省級電大、中央電大的分級管理制約了過程管理。分級管理實質上是分權管理，上級電大的管理依賴于下級電大定期上報的結果，作為過程管理的重要組成因素，信息的全面性、準確性、時效性及數據的統(tǒng)一性既然已難以保證，過程管理就難以實施。

（2）管理中的潛規(guī)則亟待規(guī)范。

目前的管理中存在著許多潛規(guī)則，這些潛規(guī)則都是緣于管理辦法、規(guī)程不完善，各級電大的理解力和執(zhí)行力存在差異，缺乏過程管理的監(jiān)控等。如畢業(yè)審核前發(fā)生畢業(yè)生信息更動、學生成績更動，中央電大生成電子注冊號后要求取消畢業(yè)資格、恢復學籍等現(xiàn)象，下級電大往往都以管理人員失誤、保障學生權益為理由，中央電大則因不了解省級電大的要求是否到位、管理機制是否完善、學生是否被明確告知等過程，而只能被動地處理。潛規(guī)則的存在勢必導致各級電大怠于過程管理，將必要的過程管理一概簡化為結果管理。而這些潛規(guī)則與教育部日益規(guī)范的要求存在著沖突，制約著電大的規(guī)范管理，如不徹底規(guī)范，將給中央電大的學籍管理造成很大被動，最終必然損害學生的正當權益。為此，通過信息平臺的建立，將管理的要求告知學生，發(fā)揮學生的監(jiān)督、督促作用，弱化部分管理人員不良管理意識的干擾，根除潛規(guī)則，強化規(guī)范管理。

2.開放教育教務管理理念與模式亟待更新

開放教育教務管理是經過多年的實踐逐步摸索并形成的，較普通高校的教務管理更能適應開放教育的教育形式，為開放教育的深入發(fā)展起到積極推進的作用。然而，逐步擴大的辦學規(guī)模、國內外遠程開放教育發(fā)展的趨勢，對目前的管理體制提出考驗，所以我們必須探索更適應遠程開放教育的管理模式，更新理念、完善機制。

以畢業(yè)證書頒發(fā)工作改革為例，集中審核、集中處理問題、集中辦證與各級聯(lián)動的改革成功更新了固有的管理模式，為教務管理的全面改革與創(chuàng)新奠定了基礎，為遠程開放教育的教務管理模式的建立進行了有益探索。但不容否認，學生基本信息、成績信息的準確規(guī)范問題，仍然制約著畢業(yè)證書的頒發(fā)效率。究其原因，各級分級管理的機制、管理人員的管理意識固然重要，而中央電大過分依賴分級管理，缺乏與學生直接溝通與互動的渠道也是主要原因。

3.學生合法權益的保護需要完善的管理制度和健全的管理機制來支撐

學生除擁有公民所應擁有的權益外，還有其特殊的權益，即學生權益。教育法律、行政法規(guī)、教育規(guī)章等有關規(guī)定中都有明確規(guī)定。如《中華人民共和國教育法》第42條規(guī)定受教育者享有下列權利：（一）參加教育教學計劃安排的各項活動，使用教育教學設備、圖書資料；（二）按照國家有關規(guī)定獲得獎學金、貸學金、助學金；（三）在學生成績和品行上獲得公正評價、完成規(guī)定的學業(yè)后獲得相應的學業(yè)證書、學位證書；（四）對學校給予的處分不服向有關部門提出申訴，對學校、教師侵犯其人身權、財產權等合法權益，提出申訴或者依法提起訴訟；（五）法律法規(guī)規(guī)定的其他權利。而開放教育教務管理的目標之一即是維護學生的基本權益。但是，由于開放教育管理制度不完善、機制不健全等，學生的很多權益不能受到保護。比如，作為管理者的各級電大缺乏向學生公示相關規(guī)定與要求、查詢學籍及成績基本信息、預警學籍有效期、引導學生積極主動地參與教學、管理活動的平臺；學生缺乏對許多信息的知情權，難以了解相關規(guī)定與要求、核實本人基本信息、確認本人學籍狀態(tài)的渠道。

以2006年入學學生最短學習年限不得低于兩年半的實施過程為例，中央電大下發(fā)相關通知后，由于部分省級電大未能及時告知學生并做好相關工作，給中央電大造成很大的壓力，甚至造成了某些負面影響。如果通過學生信息平臺等渠道將相關信息發(fā)送至每一位2006年秋入學的學生，既可以起到及時告知的作用，又可以了解學生的反映，妥善做好具有特殊需求的學生工作，避免被動。

綜上所述，要適應遠程教育發(fā)展和電大長遠發(fā)展的需要，在電大與學生之間搭建一個便捷、快速、準確的教務管理信息查詢平臺，強化電大的過程管理，加強中央電大與學生的互動、溝通，顯得尤為重要和緊迫。

二、開放教育教務管理信息查詢平臺的設計

1.教務管理信息查詢平臺的定位

教務管理信息查詢平臺（以下簡稱“平臺”）是教務管理工作的輔助系統(tǒng)，依托現(xiàn)代化通信技術及網絡手段，協(xié)助管理者有效加強教務各個環(huán)節(jié)的過程管理，促進管理數據的準確、規(guī)范；拉近學生與學校的距離，加強學生與上級電大的互動與溝通，建立有效的、良性的信息互動關系，提高管理質量與效率。

平臺是建立在各級電大（及各級管理部門）與學生間的信息橋梁、信息通道、信息中轉站，促進學生與學校的有效溝通，輔助電大建立學生“主動管理、自發(fā)管理、自主管理”新型遠程教育管理模式。

2.教務管理信息查詢平臺的基本內容

平臺包括平臺首頁、個人頁面、管理人員頁面等三個頁面。首頁包括學校簡介、新聞動態(tài)、專業(yè)介紹、課程介紹、規(guī)章制度、省級電大的聯(lián)系電話及電子郵箱、鏈接網址、站內搜索等欄目；個人頁面集中展示與學生本人相關的教務、考務管理過程中的動態(tài)信息，涵蓋學籍基本信息、課程注冊信息、考試信息、畢業(yè)信息、學位信息等五大模塊；管理人員頁面包括學籍管理信息、課程注冊信息、考務信息、課程成績、證書申辦等信息反饋模塊。

3.教務管理信息查詢平臺的基本功能

平臺包括公示、查詢、引導、預警、反饋等功能。通過公示功能，將學校的規(guī)章制度、管理辦法等共性化的靜態(tài)信息進行公示，幫助學生全面了解專業(yè)、課程、考試、畢業(yè)、學位等信息；通過查詢功能，向學生個人提供相關的個性化的動態(tài)信息，幫助學生隨時了解本人的學習、考試、畢業(yè)等方面的狀態(tài)，有針對性地制訂、調整學習計劃；通過引導功能，可根據學生的查詢意向或結果，向學生提供管理要求、流程等，引導學生順利實現(xiàn)預期目標（如何轉學、如何更正學籍信息等）；通過預警功能，按照管理規(guī)定的要求預先設定一定的條件，實現(xiàn)在某些特定條件下的自動預警，及時提示學生；通過反饋功能，根據導入的數據，對數據有效分析，并將分析結果及時反饋相關部門。

4.教務管理信息查詢平臺的特點

平臺面向各個用戶，體現(xiàn)全局性、動態(tài)性、服務性的特點。

（1）全局性。

所謂全局性，即信息內容涉及教務管理、考務管理等方面，覆蓋電大學生在校學習的全部過程。首先，學生根據平臺提供的信息及引導，避免其在學校就讀期間發(fā)生選課、考試等錯誤，少走彎路，幫助學生在最短時間內完成學業(yè)；其次，通過平臺的搭建，在每個學生與各級電大之間建立良好的雙向溝通模式，使學生了解其在各級電大層面的實際狀態(tài)；再次，平臺提供各類證明的申辦，為學生快速、便捷的獲取成績證明、學歷證明、畢業(yè)證明提供通道；最后，個人專屬獨立頁面的設計，可以有針對性地向學生提供個人信息，提高查詢效率的同時，有效保護學生的個人隱私。

（2）動態(tài)性。

所謂動態(tài)性，即數據信息實時更新，幫助不同用戶及時進行信息查詢。平臺通過對學生信息數據的統(tǒng)計、篩選，可實現(xiàn)在某些異常情況下信息的動態(tài)反饋，便于各級管理人員及時了解學生實際動態(tài)，實施領導決策，加強學生管理。

（3）服務性。

所謂服務性，即面向學生、各級電大提供數據、管理扶持服務。首先，平臺具有公示、預警、信息核對、后臺成績核對等功能，可提高各級電大的審核與管理效率，有效減少資源浪費；其次，通過平臺的搭建，在各級電大與每個學生之間建立良好的雙向溝通模式，使各級電大及時了解學生的實際情況，便于上級電大加強管理；最后，通過平臺反饋的數據及數據分析的結果，為相關政策的制定提供參考，強化過程管理，以便更好地為學生提供支持性服務。

5.教務管理信息查詢平臺的作用

（1）以學生為中心，維護學生的知情權。

平臺的所有功能都是以學生需要的信息為中心，包括學生基本信息、課程注冊信息、考試信息、成績信息、畢業(yè)信息及學位信息。學生通過平臺可以及時了解、及時查詢，充分保障學生的知情權。

（2）發(fā)揮學生的監(jiān)督、督促作用，促進管理的規(guī)范化、有效性。

平臺將相關規(guī)定、流程等向學生進行公示，既增強管理的透明度，又可以發(fā)揮學生對教學點、省級電大、中央電大的監(jiān)督、督促作用。比如，平臺將學生的畢業(yè)審核及畢業(yè)證書頒發(fā)、學位證書獲得及去向等信息通過學生個人信息頁面向學生發(fā)布，對畢業(yè)證書、學位證書的及時頒發(fā)將起到積極作用。

（3）進一步深化遠程開放教育教務管理模式。

平臺雖然從信息發(fā)布、核對起步，但其將進一步深化遠程開放教育教務管理模式，完善各個管理環(huán)節(jié)。僅以畢業(yè)證書頒發(fā)為例，通過平臺提前完成學生基本信息、學生圖像信息、學生成績的校驗，啟用平臺兩年半后，畢業(yè)審核數據不必經過自下而上的過程，中央電大即可畢業(yè)審核，實現(xiàn)隨時畢業(yè)、隨時頒證的目標。

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