試論高校教務(wù)秘書工作的角色、內(nèi)容與要求

杜曉丹 孫良磊

（南京曉莊學(xué)院，江蘇 南京 210017）

試論高校教務(wù)秘書工作的角色、內(nèi)容與要求

杜曉丹 孫良磊

（南京曉莊學(xué)院，江蘇 南京 210017）

隨著高等教育改革的不斷深入，我國(guó)高等教育從重視精英教育發(fā)展為大眾化教育與精英教育并舉，高校管理工作的重要性日益凸顯。教務(wù)管理工作作為高校管理的核心環(huán)節(jié)，其重要性更是不言而喻。而教務(wù)秘書作為教學(xué)管理的最直接者與執(zhí)行者，在教學(xué)管理過(guò)程中承擔(dān)的任務(wù)與職責(zé)和所起到的作用更是舉足輕重的。本文重點(diǎn)分析教務(wù)秘書的工作角色、內(nèi)容與要求。

高校教務(wù)秘書 工作角色 工作內(nèi)容 工作要求

教務(wù)管理工作是高校管理的核心環(huán)節(jié)，教務(wù)管理水平的高低直接影響教學(xué)質(zhì)量的好壞，關(guān)系到所培養(yǎng)學(xué)生質(zhì)量的優(yōu)劣。特別是隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革與發(fā)展，國(guó)家對(duì)復(fù)合型人才的需求量大增，這就促使高等教育必須隨之改革與創(chuàng)新，探索新的培養(yǎng)模式。而教務(wù)秘書，其工作效率與服務(wù)水平，對(duì)于學(xué)院的整個(gè)教學(xué)秩序、教學(xué)改革的深化及教學(xué)水平的提高產(chǎn)生直接的影響。尤其是現(xiàn)在許多高校實(shí)行學(xué)分制管理，較之前的管理體制更為復(fù)雜，這也對(duì)教務(wù)秘書提出了更高的要求。

本文將重點(diǎn)介紹高校教務(wù)秘書在工作中所擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧?、工作的?nèi)容與自身所應(yīng)具備的一些素質(zhì)和要求。

一、工作角色

1.服務(wù)者

這是每個(gè)教務(wù)秘書感觸最深的一個(gè)角色。教務(wù)秘書必須樹立良好的服務(wù)意識(shí)，主要體現(xiàn)在上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)一切與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的事宜。教務(wù)秘書的宗旨是為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，這三個(gè)方面的服務(wù)是一切教務(wù)管理工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)。由于教務(wù)秘書服務(wù)的對(duì)象都是有思想、有知識(shí)的人，而且是學(xué)校的主體，他們的年齡、職稱、學(xué)歷、性格、地域等有所不同，這就給教務(wù)秘書的服務(wù)帶來(lái)了很大的難度。

2.管理者

教務(wù)秘書是學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手。在教學(xué)管理過(guò)程中，比如學(xué)生選課、教師開課、各項(xiàng)教學(xué)檢查與評(píng)比活動(dòng)，教務(wù)秘書須向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并結(jié)合本學(xué)院的實(shí)際情況擬定相關(guān)材料或者建議，以利于分管領(lǐng)導(dǎo)作為參考。特別是在處理學(xué)院教學(xué)突發(fā)事件過(guò)程中，教學(xué)秘書管理者的角色與作用更能夠體現(xiàn)。同時(shí)，教務(wù)秘書也是學(xué)院相關(guān)材料的管理者。比如學(xué)院的日常文件的整理、各類活動(dòng)材料的收集等，需要教務(wù)秘書的管理。

3.協(xié)調(diào)者

教務(wù)秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生之間、學(xué)校教務(wù)處與學(xué)院和師生之間和師生之間的橋梁，是多者關(guān)系的連接者與協(xié)調(diào)者。例如，教師因?yàn)樘厥馐虑樾枰{(diào)動(dòng)課程甚至是需要其他教師代替上課的時(shí)候，教務(wù)秘書需要向分管領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處做好匯報(bào)工作，與所代替教師、學(xué)生等方面進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)工作，在這個(gè)事情的處理過(guò)程中，教務(wù)秘書扮演著協(xié)調(diào)者的角色。

二、工作內(nèi)容

教務(wù)秘書給人的印象是忙忙碌碌的，不熟悉這個(gè)崗位的人很難體會(huì)到他們工作中的辛勞。然而，再繁瑣的事務(wù)也能將其細(xì)分，教務(wù)秘書的工作內(nèi)容大致可以分為下述幾個(gè)方面。

1.日常事務(wù)管理

從學(xué)期的分段來(lái)說(shuō)，教學(xué)分為三個(gè)階段：期初、期中、期末。教務(wù)秘書在這三個(gè)階段需要做大量的工作，比如開學(xué)前需要做好課程表的發(fā)放、教師上課時(shí)間與地點(diǎn)的確認(rèn)、組織上學(xué)期不及格學(xué)生補(bǔ)考、學(xué)生的公選課選擇等工作，做好學(xué)校教務(wù)處的期初檢查工作；期中的時(shí)候，配合教師做好課程考試考查工作，做好學(xué)生教務(wù)座談會(huì)工作；期末的時(shí)候，需要做好學(xué)生考試的安排與組織、試卷的印刷、教師下學(xué)期的開課安排、教師課時(shí)的統(tǒng)計(jì)、畢業(yè)生積欠補(bǔ)考的組織等工作。

從服務(wù)的對(duì)象來(lái)說(shuō)，教務(wù)秘書為教師和學(xué)生提供了許多幫助。比如學(xué)生的選課與成績(jī)問(wèn)題，教師教學(xué)過(guò)程中所需要解決的問(wèn)題，一般第一時(shí)間都是與教務(wù)秘書聯(lián)系，并得到幫助，特別是處理一些突發(fā)事件。

2.協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)工作

協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好工作，是教務(wù)秘書的職責(zé)所在。在期初、期中、期末檢查中，分管領(lǐng)導(dǎo)一般都是將具體的工作交給教務(wù)秘書，而教務(wù)秘書是檢查所需材料的整理者與執(zhí)行者。另外，在處理學(xué)期中發(fā)生的突發(fā)事件時(shí)，分管院長(zhǎng)將會(huì)在征求教務(wù)秘書意見(jiàn)的前提下，在不違背原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行靈活處理，從而營(yíng)造全院師生良好的工作學(xué)習(xí)氛圍。

3.資料收集與整理

教務(wù)秘書在工作過(guò)程中，需要收集學(xué)院教務(wù)相關(guān)的各類信息材料，比如教師的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教師的課時(shí)量、學(xué)生的培養(yǎng)方案、學(xué)生座談會(huì)的記錄、學(xué)生的考勤記錄、學(xué)生的畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)情況記錄、各類教務(wù)檢查的材料和教務(wù)處的各類發(fā)文與通知等。同時(shí)，教務(wù)秘書還需重點(diǎn)收集學(xué)院教師與學(xué)生在科研方面的成果，比如各類比賽獲獎(jiǎng)情況等，保證學(xué)院教務(wù)材料的完整性、真實(shí)可靠性。

三、工作要求

1.加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

“教育即服務(wù)”是高等教育的理念和口號(hào)，教務(wù)管理工作則是“服務(wù)中的服務(wù)”。教務(wù)秘書需要始終樹立“服務(wù)師生”的指導(dǎo)思想，注重自身建設(shè)，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象，積極樹立為廣大師生主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，不斷提高服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量。在日常工作中，教務(wù)秘書是與師生接觸最多的一個(gè)群體。教務(wù)秘書在工作中需要牢固樹立“教務(wù)無(wú)小事”的理念，很好地了解師生存在的問(wèn)題與困難，及時(shí)有效地給予幫助，為后續(xù)工作的開展創(chuàng)造良好的條件。同時(shí)，教務(wù)秘書良好的服務(wù)意識(shí)將會(huì)給學(xué)生留下深刻的印象，為學(xué)生的成長(zhǎng)成才樹立標(biāo)桿。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)

加強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提高自身的理論水平，可從以下幾個(gè)方面著手：第一，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。教務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)主動(dòng)學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論，“三個(gè)代表”重要思想，以及黨的教育方針，樹立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀，以及良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，能夠很好地將相關(guān)的理論運(yùn)用到實(shí)踐中，起到良好的指導(dǎo)作用。第二，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)。教務(wù)秘書需要加強(qiáng)對(duì)國(guó)家教育文件或出臺(tái)的新政策和學(xué)校相關(guān)制度與規(guī)定的學(xué)習(xí)與理解，閱讀與教務(wù)管理、教育管理等方面的書籍材料，及時(shí)更新思想，做到與時(shí)俱進(jìn)。第三，加強(qiáng)應(yīng)用能力學(xué)習(xí)。教務(wù)秘書除了具備專業(yè)的知識(shí)外，還需要在語(yǔ)言表達(dá)與公文寫作、計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力、檔案管理學(xué)、應(yīng)用心理學(xué)等方面不斷學(xué)習(xí)，不斷完善自己，提高自己各方面的能力，有效地完成各項(xiàng)工作。第四，加強(qiáng)向優(yōu)秀同行學(xué)習(xí)。珍惜各種學(xué)習(xí)或者培訓(xùn)機(jī)會(huì)，加強(qiáng)與同行間的溝通交流，尤其是優(yōu)秀同行的經(jīng)驗(yàn)，把好的方法借鑒到自己的工作過(guò)程中。通過(guò)交流，也可以加強(qiáng)學(xué)院之間的相互學(xué)習(xí)，為工作的開展拓寬道路。

3.加強(qiáng)檔案意識(shí)

學(xué)院的工作材料是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)比材料的支撐，而加強(qiáng)檔案管理意識(shí)是做好檔案管理的基礎(chǔ)，教務(wù)秘書則在工作中承擔(dān)了檔案管理員這一重要的角色。教務(wù)秘書在日常工作中必須基礎(chǔ)扎實(shí)，重視學(xué)院各類材料的收集、整理、存檔及查詢工作。對(duì)于學(xué)校下發(fā)的各類教學(xué)相關(guān)的文件和通知及學(xué)院制定的各種文件制度認(rèn)真整理，對(duì)于學(xué)院教師的各項(xiàng)科研活動(dòng)、教師與學(xué)生各類學(xué)術(shù)獲獎(jiǎng)情況、學(xué)院重大的教學(xué)相關(guān)活動(dòng)要及時(shí)收集。在教學(xué)評(píng)估活動(dòng)中，可以做到信手拈來(lái)，而且材料真實(shí)可靠。

4.加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是管理藝術(shù)的核心，是學(xué)校發(fā)展的源泉，是教務(wù)管理水平提升的動(dòng)力。要成為一名優(yōu)秀的教務(wù)秘書，創(chuàng)新意識(shí)是必須具備的素質(zhì)。除了學(xué)習(xí)前人的理論知識(shí)外，還應(yīng)該在前人的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己的實(shí)踐，提出自己的見(jiàn)解，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新。教務(wù)秘書在忙于繁瑣的教務(wù)工作的同時(shí)，也要不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，努力提出新的工作思路，改進(jìn)工作方法，大大提高工作效率。

5.加強(qiáng)科研意識(shí)

教務(wù)秘書除了做好自己的教務(wù)工作外，還應(yīng)當(dāng)在工作之余加強(qiáng)科研工作。特別是在總結(jié)分析自身工作的時(shí)候，梳理自己的工作，形成可以學(xué)習(xí)借鑒的文字材料。另外，教務(wù)秘書也可以在所學(xué)專業(yè)的課題中承擔(dān)一定的工作量，有效地鞏固自己的專業(yè)知識(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)

教務(wù)秘書有其特殊性與重要性，在工作中要能夠?qū)⒎?wù)師生的理念貫穿運(yùn)用到實(shí)際工作中，真正做到管理育人，服務(wù)育人。還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高各方面的能力和素質(zhì)，不斷改進(jìn)工作方式方法，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展和學(xué)生的全面發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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［2］宋月.高校教學(xué)管理中的服務(wù)意識(shí)淺析.安徽文學(xué)，2011，（5）.

［3］鐘天亮.新時(shí)期高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)與能力.科技情報(bào)信息與開發(fā)，2010，（1）.

［4］王鎮(zhèn).對(duì)提升高校教學(xué)秘書教務(wù)管理水平的幾點(diǎn)建議.中國(guó)人才，2010，（11）.

［5］鐘冬嫻.論高校教務(wù)管理工作的服務(wù)意識(shí).江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，（5）.