高校院系資料室建設(shè)芻論——以渤海大學(xué)為例

李麗君

（渤海大學(xué)圖書館，遼寧 錦州 121000）

李麗君 女，1966年生。本科學(xué)歷，館員。

高校院（系）資料室為教師、學(xué)生查閱文獻(xiàn)信息資料、獲取情報信息提供平臺，為教學(xué)、科研提供服務(wù)，是學(xué)校圖書情報工作的重要組成部分，對學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、科研水平以及管理水平的提高起著重要作用。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和高校圖書館的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的蓬勃興起，原有的院（系）資料室管理模式已不能適應(yīng)新時期高等教育飛速發(fā)展的需要。高校院系資料室如何面對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時代的復(fù)雜情況，加快改革和創(chuàng)新，建立與高校教學(xué)、科研相適應(yīng)的管理體制和機(jī)制，使傳統(tǒng)信息服務(wù)的內(nèi)容和方式重新煥發(fā)生機(jī)，已成為當(dāng)前院系資料室改革重要而緊迫的任務(wù)。本校為適應(yīng)新時期教學(xué)改革和發(fā)展的需要，為高水平地服務(wù)教學(xué)、科研，對校內(nèi)各院系資料室進(jìn)行了整合，納入到圖書館統(tǒng)一管理，從而更好地實現(xiàn)資源共享。

1 院系資料室建設(shè)現(xiàn)存的問題

隨著高等教育的發(fā)展，高校各院系的圖書資料室建設(shè)日益重要。以渤海大學(xué)為例，全校22個學(xué)院，除3個學(xué)院外，都先后建立了自己的圖書資料室。但隨著擴(kuò)招和專業(yè)改造、新增專業(yè)、科研項目和任務(wù)增加，圖書資料的購置逐年遞增，館舍面積將日漸狹小，無論是從資源的配置、資料員的培訓(xùn)，還是從管理制度上，院系資料室存在的諸多問題日益顯現(xiàn)。

1.1 管理體制松散脫節(jié)

高校圖書館和各院系都是學(xué)校的二級單位，在行政上是平級的，由學(xué)校管理。院系資料室隸屬于院系，由院系行政管理，只是業(yè)務(wù)上由校圖書館指導(dǎo)。這種行政、業(yè)務(wù)分開的隸屬關(guān)系使院系資料室有時“無所適從”，例如對資料員業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、進(jìn)修、交流、水平提高等，都沒有真正納入圖書館管理。管理體制的松散脫節(jié)造成院系資料室相互之間處于封閉、孤立狀態(tài)，在購書、采編、日常管理等方面各自為政、各行其是，更談不上協(xié)調(diào)，這樣不僅容易導(dǎo)致文獻(xiàn)品種少、重復(fù)率高、利用率低，造成圖書經(jīng)費、人力、物力和時間等資源的浪費，而且容易導(dǎo)致文獻(xiàn)共享障礙，降低文獻(xiàn)資源利用率。

1.2 運(yùn)作機(jī)制封閉且隨意

由于院系資料室與校圖書館不具有隸屬關(guān)系，同時院系資料室之間還存在著管理和行政領(lǐng)導(dǎo)的差異，因此，各個院系資料室的運(yùn)作基本上是一種“內(nèi)運(yùn)作”模式，即封閉式模式。其一，由于資料室各自為政，與其他資料室及校圖書館缺乏交流和聯(lián)系，在購置文獻(xiàn)資料上與圖書館及各系之間都有重復(fù)現(xiàn)象，造成了資金使用的浪費，也嚴(yán)重影響了信息的開放性和文獻(xiàn)資源的共享。另外，資料室收集的文獻(xiàn)資料，有的是有目的、有計劃的訂購，有的是為建設(shè)重點學(xué)科而額外采集的，有的則是科研人員為項目的需要而臨時補(bǔ)充的。這種隨機(jī)性使資料室難以建立清晰的服務(wù)作業(yè)流程，使得文獻(xiàn)資源建設(shè)的質(zhì)量和系統(tǒng)性難以保證。其二，資料室受到院系重點學(xué)科服務(wù)范圍的制約，一律不對外服務(wù)，使得需要圖書資料的外單位教師和科研人員很難借閱到所需的文獻(xiàn)資料。在學(xué)科相互滲透交叉的今天，資料室這種封閉式管理，不利于學(xué)校的教學(xué)和科研。

1.3 服務(wù)方式單一且落后

由于受投入經(jīng)費和人員編制的限制，本校院系資料室還不能充分利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化設(shè)備管理文獻(xiàn)資料，大部分資料室的工作仍然是傳統(tǒng)的手工服務(wù)方式，資料室工作限于紙質(zhì)載體的采購、裝訂、檢索、借閱等，有些資料室對現(xiàn)有室藏文獻(xiàn)沒有及時編制室藏目錄，不少師生在查找圖書時，不能快速、準(zhǔn)確地找到所需要的信息資料；不善于利用圖書館信息資源數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，一些資料室只是利用一臺微機(jī)將其可收集的書、報、期刊等文獻(xiàn)錄入而已，遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到信息資源數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化及信息利用共享化的要求，從而不僅使其文獻(xiàn)收藏能力受到極大限制，而且使其變成一個孤立的小型“藏書樓”，不能實現(xiàn)資源共享，無法充分發(fā)揮其專業(yè)特色的優(yōu)勢，大大降低了其應(yīng)有的價值。

1.4 服務(wù)水平低下

院系資料室工作人員素質(zhì)參差不齊，大多資料員有專業(yè)知識背景，但不具備圖書情報專業(yè)知識，難于適應(yīng)資料管理、信息咨詢等工作需要。由于資料室管理人員很難適應(yīng)新形勢要求，導(dǎo)致服務(wù)水平低下、服務(wù)方式原始、服務(wù)效率不高、服務(wù)層次不夠?qū)Ｉ?，很難開展研究型情報服務(wù)、定題跟蹤服務(wù)等高層次服務(wù)，并且在文獻(xiàn)資料服務(wù)中欠缺標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，只能從事簡單的圖書登記、蓋章、上架、出借等服務(wù)工作。

2 院系資料室建設(shè)的對策

2.1 改革體制，理順關(guān)系

為了適應(yīng)信息技術(shù)、通訊技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和信息資源數(shù)字化要求，改變院系資料室各自為政的散亂狀況和落后封閉的管理模式，本校從2011年初把各院系資料室統(tǒng)一并入到校圖書館系列，資料室人員的業(yè)務(wù)、職稱、編制由校圖書館統(tǒng)一管理，資料室的全部書刊資料也納入到圖書館資源建設(shè)的范疇，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一布局，建立統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)發(fā)展機(jī)制和結(jié)構(gòu)合理的文獻(xiàn)資源保障體系，實現(xiàn)全校文獻(xiàn)資源一體化，突出校圖書館在文獻(xiàn)信息資源整體化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)中的組織協(xié)調(diào)作用，減少書刊建設(shè)的重復(fù)與遺漏，節(jié)約了經(jīng)費，增加了文獻(xiàn)的種類，有利于學(xué)?？傮w文獻(xiàn)資源建設(shè)。

2.2 創(chuàng)新運(yùn)作模式，轉(zhuǎn)換作業(yè)機(jī)制

院系資料室的統(tǒng)一整合，改變了原有的封閉式運(yùn)作模式，徹底打破了“內(nèi)封閉”狀態(tài)，使圖書情報工作適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)發(fā)展要求，構(gòu)建了開放式、互動式、網(wǎng)絡(luò)式資源共享平臺，形成一個多功能、多層次服務(wù)的文獻(xiàn)情報網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而大大提高全校信息資源的使用效率。指定業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平高的學(xué)科館員從網(wǎng)絡(luò)中搜集與院系專業(yè)相關(guān)的文獻(xiàn)資料、情報信息，分門別類地進(jìn)行篩選、整理、加工，使之系統(tǒng)化、有序化，便于師生查找和使用；或以電子郵件方式向教師提供信息推送和導(dǎo)航服務(wù)，這樣大大提高了效率，方便了讀者。

2.3 突出專業(yè)特色，提高服務(wù)水平

撤銷院系資料室后，查找和篩選資料的難度相對增加，那么如何突出專業(yè)特色，提高服務(wù)水平就成了當(dāng)務(wù)之急。首先，資料室文獻(xiàn)信息的搜集、加工、整理、存貯、傳遞、咨詢和檢索應(yīng)實現(xiàn)現(xiàn)代化，對院系資料室書刊進(jìn)行回溯建庫，納入圖書館系統(tǒng)，以滿足師生網(wǎng)上文獻(xiàn)信息查詢及光盤數(shù)據(jù)庫檢索的需要。其次，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，改善文獻(xiàn)信息服務(wù)條件。以學(xué)科、專業(yè)的需要為中心，根據(jù)專業(yè)的性質(zhì)、服務(wù)對象及學(xué)科發(fā)展趨勢來決定收藏的重點和范圍。再次，制作目錄清晰、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容獨特新穎、具有專業(yè)特色的網(wǎng)頁，將資料室的信息資源與圖書館的信息資源在校園網(wǎng)上并網(wǎng)運(yùn)行，對已經(jīng)收集到的各種專業(yè)信息資源進(jìn)行科學(xué)有序的整理、分析和提煉，以滿足不同層次和不同對象的需要，實現(xiàn)資源共享，提高信息資源的利用率。

2.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高學(xué)科館員的專業(yè)素質(zhì)

本校圖書館為高質(zhì)量地完成對全校師生提供信息服務(wù)的職能，建立了學(xué)科館員制度。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，選拔一批既熟悉本館文獻(xiàn)信息資源、具有較強(qiáng)的信息咨詢與檢索能力，又熟悉某學(xué)科專業(yè)知識、與相關(guān)院系的教師有良好溝通能力的圖書館專業(yè)人員，承擔(dān)起為讀者主動提供深層次信息服務(wù)的工作，建立一種對口服務(wù)的新制度。由于學(xué)科館員的對口聯(lián)系，在院系、學(xué)科專業(yè)與圖書館之間架起了一座相互溝通的橋梁，保障了學(xué)科專業(yè)文獻(xiàn)可最大限度地發(fā)揮效益，相關(guān)學(xué)科信息資源得以更有針對性地組織，相關(guān)學(xué)科的專題服務(wù)得以向更深層次延伸，為讀者提供“專、深、快、準(zhǔn)”的針對性服務(wù)。

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