寧夏圖書館辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)及其應(yīng)注意的問題

●占紅霞（寧夏圖書館，銀川 750011）

辦公自動(dòng)化簡稱OA（Office／Automation），即將先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，運(yùn)用于各種辦公活動(dòng)中，使之科學(xué)化、自動(dòng)化。它的目的在于提高辦公效率和辦公質(zhì)量，使行政工作跨進(jìn)科學(xué)管理和科學(xué)決策的新時(shí)代。一個(gè)單位實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

1 國內(nèi)辦公自動(dòng)化普遍存在的問題

在我國，辦公自動(dòng)化建設(shè)取得了很多成績，同時(shí)也暴露了很多問題，如投資大，效果不明顯；水平低，重復(fù)建設(shè)多；硬件投入多，軟件投入少；模擬手工作業(yè)，增加管理負(fù)擔(dān)等。產(chǎn)生這些問題主要有三個(gè)方面的原因：一是對(duì)辦公自動(dòng)化的本質(zhì)作用理解不深，通常只是把辦公自動(dòng)化理解為辦公過程中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用，使用目的是為了提高工作效率。實(shí)際上，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高管理機(jī)構(gòu)的決策效率更為重要。二是忽視了辦公自動(dòng)化發(fā)展的基礎(chǔ)，通常認(rèn)為只要有了先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，就可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。其實(shí)，辦公自動(dòng)化發(fā)展必需依賴兩個(gè)基礎(chǔ)，一個(gè)是管理基礎(chǔ)，另一個(gè)是信息積累基礎(chǔ)，如果脫離了這兩個(gè)基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化就成了空話。三是技術(shù)條件的制約也會(huì)使得辦公自動(dòng)化建設(shè)難以達(dá)到預(yù)期的目的，如早期的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息共享和溝通方面的支持就明顯不足。

近年來，辦公自動(dòng)化在我國日益受到重視，它不僅節(jié)省大量人力、財(cái)力，而且迅速準(zhǔn)確地提供最新信息，幫助人們處理日常事務(wù)，對(duì)問題作出明智的決斷。寧夏圖書館在業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)上，也實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，給我們的工作和學(xué)習(xí)帶來了極大的便利。

筆者在寧夏圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中做了一些工作，現(xiàn)就實(shí)際運(yùn)行情況作簡要介紹。

2 寧夏圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)組成

寧夏圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由硬件（Lotus Domino服務(wù)器、工作站及各類辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信線路）以及辦公自動(dòng)化軟件功能及模塊組成。Lotus Domino是一個(gè)客戶機(jī)/服務(wù)器平臺(tái)，通過它可以在網(wǎng)絡(luò)上存取、共享以及管理信息，它給工作站提供文件、程序和備份選項(xiàng)。我館使用的辦公自動(dòng)化軟件是由國家圖書館數(shù)字技術(shù)有限公司開發(fā)的數(shù)字圖書館應(yīng)用軟件系統(tǒng)之一。該系統(tǒng)是安裝在服務(wù)器中，各部室所設(shè)的工作站通過網(wǎng)絡(luò)與服務(wù)器連接。

2.1 LotusDomino服務(wù)器

服務(wù)器向全系統(tǒng)提供信息和設(shè)備資源。服務(wù)器是功能強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)，它與其他計(jì)算機(jī)通信，并為這些計(jì)算機(jī)完成各自工作提供所需的一切功能，辦公自動(dòng)化軟件也是在它們的支持下開發(fā)和運(yùn)行的。例如：LotusDomino服務(wù)器給每個(gè)工作站提供一個(gè)郵件信箱和一個(gè)可存放大家共享信息的空間。我館的服務(wù)器由IBM公司的微機(jī)服務(wù)器組成。安裝NE2000網(wǎng)卡，使用WindowsNTServer4.0中文版網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)。它是一個(gè)多用途的網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，其易用性、靈活性及擴(kuò)展的Internet／Intranet和通信服務(wù)能最大程度地滿足當(dāng)今環(huán)境的需要，同時(shí)，它還為未來提供了較好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。

2.2 工作站（Workstation） 及各類辦公設(shè)備

工作站及各類辦公設(shè)備是直接面向辦公人員的。工作站又稱客戶機(jī)，是訪問服務(wù)器并使用服務(wù)器上資源的計(jì)算機(jī)。我館現(xiàn)在所有部門計(jì)算機(jī)都已實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，只要安裝了客戶端軟件就形成了工作站。辦公設(shè)備包括打印機(jī)、顯示器、傳真機(jī)、磁盤、交換機(jī)、圖像掃描儀等。

2.3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信線路

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是指利用通信線路和設(shè)備將分散的計(jì)算機(jī)、工作站以及辦公設(shè)備相聯(lián)，從而構(gòu)成一個(gè)完整的資源共享系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)又可分為局域網(wǎng)（近距離連接）和廣域網(wǎng)（遠(yuǎn)距離連接）兩種。局域網(wǎng)是辦公自動(dòng)化的一個(gè)重要組成部分，其主要職能是傳遞信息、設(shè)備資源共享、電子郵箱、綜合通信等。在廣域網(wǎng)和某些辦公設(shè)備的使用中，需使用通信線路。

3 寧夏圖書館辦公自動(dòng)化的使用情況

2009年起我館在全館范圍內(nèi)大力推廣普及辦公自動(dòng)化技術(shù)，我們?cè)诟鞑渴衣?lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上安裝辦公自動(dòng)化軟件，并采取全員培訓(xùn)和個(gè)別輔導(dǎo)的形式，促進(jìn)大家使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，提高工作質(zhì)量和效率。目前，雖然寧夏圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件及通信條件已基本具備，各種辦公應(yīng)用軟件相互獨(dú)立，但軟件應(yīng)用還僅僅限于發(fā)布通知、收發(fā)電子郵件的水平，沒能形成信息流。下一步應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上完善硬件系統(tǒng)，建立、健全功能完善的軟件系統(tǒng)。

4 寧夏圖書館實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化應(yīng)注意的幾個(gè)問題

4.1 轉(zhuǎn)變觀念，積極推廣辦公自動(dòng)化技術(shù)

很多圖書館人對(duì)辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)不夠，抱著老觀念不放，認(rèn)為它可有可無。其實(shí)實(shí)行辦公自動(dòng)化無論對(duì)圖書館還是圖書館人都有很重要的意義。一是信息社會(huì)的需要。圖書館是信息資源的寶庫，像以前那樣用手工方式去處理大量的信息流，已不能適應(yīng)現(xiàn)代圖書館的辦公節(jié)奏，必須走自動(dòng)化之路。二是圖書館未來發(fā)展的需要。圖書館要想在激烈競爭的時(shí)代站住腳，必須提高辦公效率和管理水平，節(jié)約能源，增強(qiáng)競爭地位，這也正是實(shí)行辦公自動(dòng)化的目的。三是領(lǐng)導(dǎo)決策的需要。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能自動(dòng)地分析采集到的信息，提出各種可供領(lǐng)導(dǎo)參考的優(yōu)選方案，是輔助決策的有力手段。

4.2 統(tǒng)籌規(guī)劃，制定技術(shù)規(guī)范

圖書館辦公自動(dòng)化不是一個(gè)封閉的系統(tǒng)，它的實(shí)施必須經(jīng)過仔細(xì)調(diào)研、總體分析、統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)圖書館的實(shí)際，制定出有利于信息資源共享的辦公自動(dòng)化規(guī)范；它必須和其他辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)交換信息、文件和資料，因此需要規(guī)定文件、報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)格式。命名如在Microsoft Word中的文件要保存成RTF格式，才能引入到UO3.0中。

4.3 設(shè)備及應(yīng)用軟件的引進(jìn)要考慮方便維護(hù)和服務(wù)功能

網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件的選型是實(shí)施圖書館辦公自動(dòng)化的前提，所應(yīng)用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)簡單易學(xué)，經(jīng)過短期培訓(xùn)就能掌握使用；功能設(shè)置應(yīng)多于用戶需求，具有一定的超前性，且方便系統(tǒng)管理員進(jìn)行維護(hù)。

4.4 努力提高工作人員的素質(zhì)，適應(yīng)辦公自動(dòng)化需要

工作人員的素質(zhì)是圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵。辦公自動(dòng)化要求工作人員具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較強(qiáng)的責(zé)任心，不僅要具有圖書館學(xué)的專業(yè)知識(shí)，還要具有掌握和運(yùn)用信息技術(shù)設(shè)備的知識(shí)和實(shí)際操作能力，熟悉辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件。而目前我館有些館員還不知道什么是辦公自動(dòng)化，還不會(huì)操作OA，這種狀況如不改變，將無法適應(yīng)辦公自動(dòng)化的需求，也不能為讀者提供更好的服務(wù)。

4.5 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)信息的保密

信息泄露是辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的主要保密隱患之一。信息在網(wǎng)絡(luò)保密防護(hù)方面有兩個(gè)弱點(diǎn)；一是數(shù)據(jù)的可訪問性，終端用戶可以不留任何痕跡拷貝數(shù)據(jù)信息。二是信息的聚生性，當(dāng)信息以零散形式存在時(shí)，其價(jià)值不大，一旦網(wǎng)絡(luò)將大量相關(guān)聯(lián)信息聚集在一起時(shí)，其價(jià)值就重要了。對(duì)此，我們可以從三個(gè)方面入手，一是物理隔離。在信息設(shè)備上，不存儲(chǔ)、處理和傳遞重要內(nèi)部信息，并建立登記備案制度。二是數(shù)據(jù)加密。這是實(shí)現(xiàn)信息保密性的一種重要手段，可以用鏈路加密、節(jié)點(diǎn)加密和端對(duì)端加密等方式。三是充分利用系統(tǒng)自身提供的保密措施。第一級(jí)是入網(wǎng)認(rèn)證。例如：我館用戶登錄OA時(shí)，必須輸入用戶名、密碼登錄注冊(cè)，如信息不符合，則被網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)拒之門外。第二級(jí)是設(shè)置目錄和文件訪問權(quán)限控制。嚴(yán)格的權(quán)限劃分能控制用戶只能操作什么樣的目錄和文件，這需要網(wǎng)絡(luò)管理員和保密人員協(xié)同工作。第三級(jí)是文件和目錄的屬性保密。屬性直接控制對(duì)文件或目錄的訪問特性，它高于文件、目錄的有效訪問權(quán)限，可禁止有效訪問權(quán)限所允許的操作。

4.6 規(guī)范管理，監(jiān)督落實(shí)

實(shí)行辦公自動(dòng)化必然會(huì)帶來辦公工作方式的變化，圖書館應(yīng)制定相應(yīng)的辦公管理制度和新的工作規(guī)范，并按此制度和規(guī)范來指導(dǎo)和監(jiān)督圖書館辦公自動(dòng)化的實(shí)施。

[1]趙文.辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)教程[M].北京：北京大學(xué)出版社，2001.

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[3]李攀.對(duì)加強(qiáng)政府系統(tǒng)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)保密工作的思考[J].秘書工作，2001（3）：33－34.