公共圖書館館藏過期報紙工作的現(xiàn)狀及思考——以本溪市圖書館為例

王桂紅 程玉艷

（本溪市圖書館，遼寧 本溪 117000）

過期報紙是圖書館文獻資源的重要組成部分，是研究歷史和社會發(fā)展的珍貴資料。過期報紙承載著當時社會的歷史記錄，是讀者參考研究不可缺少的文獻資源。但在利用過程中存在著查閱不便、書庫飽和等問題，影響了館藏報紙服務功能的進一步發(fā)揮。筆者根據(jù)多年的工作實踐，并結合本館實際，對公共圖書館過期報紙管理提出幾點建議。

1 館藏過期報紙現(xiàn)狀及存在問題

1.1 館藏飽和及利用率低

報紙在中國雖然經(jīng)歷了幾百年的演變，但其出版形式并沒有太大的變化，大版面對開的格局，需占用較大空間。由于館藏不斷擴大，必然出現(xiàn)書庫空間緊張現(xiàn)象，在書庫面積不能及時擴大的情況下，報紙庫就會存在報架擁擠現(xiàn)象，不利于圖書館對報紙的管理。以筆者所在的本溪市圖書館為例，現(xiàn)收藏報紙371種，18473萬冊。由于每年報紙的出版頻率、版面數(shù)量都在不斷增加，更增加了藏報的壓力。本館雖然幾經(jīng)剔舊，但依然無法改變新報無法入藏的狀況。根據(jù)筆者多年的工作實踐，發(fā)現(xiàn)讀者對館藏報紙的借閱比較集中在以《人民日報》為代表的中央級和北京地區(qū)出版的報紙，所查詢內容也是對一些重大歷史事件的報道、國家公開發(fā)布的一些政策、法規(guī)，還有是為了查詢歷史上與本人或親友有關的具體信息及事件。這類報紙所占庫房空間比例不大，但查閱利用率較高，而國內有些地方報紙，多少年來卻從未被讀者借閱過，利用率很低。

1.2 重藏輕用及不易保存

報紙作為最重要的、傳統(tǒng)的信息媒體之一，具有報道及時、傳輸速度快、內容豐富、傳播面廣等特點。目前本館館藏報紙主要以全國綜合性的大報為主，兼有省內的地方報紙，由于過多地強調藏報的連續(xù)性，即使某些報紙讀者利用率很低，也難下決心剔除。同時紙本報紙易磨損和朽壞，不易保存。另外，裝訂后的報紙影印時易破壞裝訂好的報紙。

1.3 查詢困難及開發(fā)滯后

目前可利用的報紙檢索工具很少，查詢仍采用手工檢索，還沒有真正建立起完整系統(tǒng)的報紙資料檢索體系。讀者查找資料費時費力，查詢效果也不理想。從報紙開發(fā)方面看，目前針對報紙信息進行開發(fā)的工作還不夠。由于缺少統(tǒng)一的分類標準，影響報紙信息的標引，也勢必影響報紙信息資源的開發(fā)。另外，從制成品的保存價值關系上看，報紙的保存明顯難于期刊。因此，針對報紙的功能和特點進行信息開發(fā)很有必要。

1.4 管理落后及損毀嚴重

目前還有許多公共圖書館對報紙資料的管理仍停留在手工操作階段。以本館為例，平均每年訂閱的報紙有170種左右，但缺乏一套完整的驗收手續(xù)，為了查閱一份報紙要浪費大量的時間，缺報現(xiàn)象時有發(fā)生。這就使得管理人員不能準確掌握報紙資料信息。因此有必要建立一套完整的驗收手續(xù)，即根據(jù)記錄情況建立報紙數(shù)據(jù)庫，每天及時錄入進館的報紙。另外，由于報紙的體積龐大，工作人員徒手搬動報紙非常困難，這無疑加重了報紙的損壞程度。解放前的報紙歷經(jīng)風風雨雨，加之數(shù)次館舍變遷以及庫房調整，很多報紙已經(jīng)發(fā)黃變脆、蟲蝕、泛酸，無法再提供使用。

2 解決問題的方法

2.1 加強報紙收藏方法的研究，緩解館藏庫容緊張的現(xiàn)狀

制訂統(tǒng)一的報紙館藏規(guī)劃，對于需求率低而又有地域特點的報紙，可以采取與其他館合作收藏的模式，這樣既能減輕庫容的壓力，又可以對一些停止收藏多年的報紙進行剔舊。針對報紙收藏的問題，我們不妨借鑒國外的經(jīng)驗。日本對全國高校報紙管理現(xiàn)狀的調查表明，以報紙縮印本方式保存占的比例較大，為69.73%，因為縮印本體積是報紙體積的1/4，不但占庫位少，而且上下架也方便，圖書館應以報紙縮印本為保存對象，拓寬訂購渠道，加大收藏力度，對那些需長期保存又有縮印本的報紙，如《人民日報》、《文匯報》等可以典藏其縮印本，同時，對于那些沒有縮印本而需長期保存的報紙，可采用縮微膠卷的方法加以保存。總之，應改進報紙的收藏策略，彌補報紙在管理中存在的不足，發(fā)揮報紙的實用價值。

2.2 開發(fā)電子版報紙的信息資源，建立報紙閱覽室

圖書館不僅是收集、整理、保管、利用圖書資料為讀者服務的文化、科學、教育機構，更需要開發(fā)它的信息資源。目前我國大部分省份的報紙相繼上網(wǎng)，通過互聯(lián)網(wǎng)，讀者能很容易地閱讀全國各地的報紙，圖書館可以利用這一免費、便利的資源進行回溯式檢索服務。憑借網(wǎng)絡平臺搜集、積累電子報紙的網(wǎng)址，并進行有序的整理和建立鏈接，根據(jù)讀者需要按專業(yè)報紙、地區(qū)報紙、綜合報紙進行分類。將網(wǎng)上報紙資源下載、收集、整合形成電子報紙導航，利用網(wǎng)絡技術將其發(fā)布在圖書館主頁，為我所用。建立網(wǎng)絡報紙閱覽室，真正實現(xiàn)資源共享，為讀者提供直觀、快捷的信息服務，解決報紙查詢費時費力的困擾。

2.3 根據(jù)報紙刊載的內容，編制專題索引

圖書館工作人員可以將過期報紙的信息資源整合起來，根據(jù)報紙刊載的內容，編制專題索引，向讀者提供其所需要的信息。專題索引是將各類報紙中有收藏價值的信息進行編排整理，并就讀者可能檢索的專題和相關內容按政治、經(jīng)濟、法律、軍事、新聞、科研等幾個領域，建立索引或全文檢索數(shù)據(jù)庫。為了做好代查服務，應編制一些專題索引，按題名、地區(qū)、全文主題詞、關鍵詞、作者、時間、報紙名稱及組合查詢等各種檢索入口進行檢索。比如有讀者查詢江澤民的講話，據(jù)此就可以編制江澤民講話專題索引，指明什么內容的講話登在哪份報紙上。

2.4 加強報紙數(shù)據(jù)庫的建設，推動數(shù)字化進程

隨著技術的進步，圖書館可以將過期報紙的信息從原來的合訂本、精選本，轉換成光盤數(shù)據(jù)庫和在線數(shù)據(jù)庫形式。報紙管理的數(shù)字化，不僅推動了圖書館的數(shù)字化進程，更節(jié)省了大量物理空間。建好報紙信息數(shù)據(jù)庫，要注意以下問題：

2.4.1 確定專題

報紙信息是全面反映某一地區(qū)政治、經(jīng)濟、科教、文化知識的信息源。發(fā)掘地方特色應該是報紙信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)工作的重點。但是報紙信息龐雜繁多，如將報紙上所刊載的內容都收錄入庫，并非易事，況且也沒有必要。圖書館要緊緊圍繞用戶需求，明確其服務對象，建設報紙信息數(shù)據(jù)庫，開展有針對性的服務。

2.4.2 收錄范圍

作為報紙信息數(shù)據(jù)庫，無論新聞大小最好全部收錄，力求做到只要是報上刊登過的內容，數(shù)據(jù)庫就能提供線索，找到具體內容，因此應保證其完整性。隨著社會信息化程度的不斷提高，報紙信息數(shù)據(jù)庫的開發(fā)利用勢必會越來越受到重視，報紙信息數(shù)據(jù)庫必須將收錄范圍盡可能地擴大，才能滿足多層次、綜合性的社會需求。

2.4.3 控制質量

數(shù)據(jù)質量直接影響數(shù)據(jù)庫的使用效益，建庫不是目的，其宗旨是為了使用。因此，建庫中一定要把好質量關。①選材精煉。由于報紙信息分散、內容繁雜，選材這一關一定要把好。這就需要高素質的報紙信息開發(fā)人員。②標準化。報紙信息入庫的每一條記錄都要標準化，嚴格按數(shù)據(jù)格式錄入，并要求備有相關的索引，注明出處。③建立實用的檢索系統(tǒng)。一個實用的報紙信息檢索系統(tǒng)應是外部特征檢索、主題檢索、分類檢索、全文檢索的綜合應用。專題數(shù)據(jù)庫在建立時，應考慮適合通用型數(shù)據(jù)庫的采用，做到一次錄入，多方享用。④時效性。報紙信息的時效性很強，因此，數(shù)據(jù)采集要及時，數(shù)據(jù)記錄速度要求越快越好。數(shù)據(jù)庫要及時更新，更新頻率應盡可能縮短。

2.4.4 形式多樣

多媒體數(shù)據(jù)庫是利用現(xiàn)代信息技術對文本、圖像、圖形、聲音、視頻（及其組合）等多媒體元素數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理的數(shù)據(jù)庫，它通過統(tǒng)一的模式把多種媒體形式的信息存儲在計算機內，提供對多媒體數(shù)據(jù)進行操縱、控制的手段。多媒體數(shù)據(jù)庫具有友好的交互性用戶接口和可視化的編程環(huán)境，使用起來形象直觀、圖文并茂、有聲有色，極大地改善了文檔的可讀性，使提供的各類信息更加形象、直觀，易于理解和接受，很適合應用于報紙信息數(shù)據(jù)庫。目前多媒體數(shù)據(jù)標引可采用外在特征標引方法的標簽法；以內容分析為主的標引方法；編碼系統(tǒng)法、自由文本法、特征描述法、全方位語義分析法等。

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