加強(qiáng)公共圖書館干部人事檔案管理之我見——以遼寧省圖書館干部檔案整理工作為例

姜欣

（遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

姜 欣 女，1972年生。本科學(xué)歷，館員。

干部人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是人才信息的重要載體，是全面考察了解和正確選擇使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

公共圖書館干部人事檔案是干部人事檔案的一種，主要記錄和反映公共圖書館工作人員的個(gè)體工作、生活經(jīng)歷、學(xué)術(shù)水平、專業(yè)技能、工作業(yè)績以及獎(jiǎng)懲情況。

筆者在遼寧省圖書館負(fù)責(zé)干部人事檔案管理工作，近期接受了遼寧省文化廳為期一個(gè)月的干部人事檔案整理培訓(xùn)，隨后又對本館干部人事檔案進(jìn)行了全面整理。在此過程中，對公共圖書館干部人事檔案管理工作多有感觸，特撰此文，冀與同行交流分享。

1 干部人事檔案重要且神秘

提到干部人事檔案，大多數(shù)人的第一反應(yīng)是重要，第二感覺是神秘。但干部人事檔案如何重要、為何神秘，卻語焉不詳。筆者認(rèn)為干部人事檔案一是考察、了解干部的重要依據(jù)；二是維護(hù)干部合法權(quán)益的可靠憑證；三是人才資源的信息庫；四是研究組織工作規(guī)律的重要資料。簡而言之，既關(guān)系到干部的前途和命運(yùn)，又關(guān)系到干部的利益與名譽(yù)，其重要性不言而喻。正是由于干部人事檔案的重要性，所有單位對干部人事檔案的管理非常嚴(yán)格，主要體現(xiàn)在只對特定人員開放，其他人等根本無緣識見廬山真面目，故而形成了干部人事檔案的神秘感。遼寧省圖書館共有干部人事檔案369卷，其中在職檔案245卷，離退休檔案124卷。在檔案管理工作中，由身為共產(chǎn)黨員的專職檔案人員進(jìn)行檔案管理，并只對口服務(wù)人事科科長及具體負(fù)責(zé)勞資的工作人員，其他人一律不得借閱。

2 干部人事檔案管理水平普遍不高

雖然干部人事檔案非常重要，但據(jù)筆者了解，各單位干部人事檔案管理的水平普遍不高，主要表現(xiàn)：一是檔案管理的現(xiàn)代化水平低；二是對檔案管理的理論研究少之又少；三是檔案管理開發(fā)利用率低。這看上去與檔案管理的重要性相矛盾，但經(jīng)過分析和思考，其中的道理不難理解：正是因?yàn)楦刹咳耸聶n案重要，所以各單位注重加強(qiáng)干部人事檔案管理的保密和存儲(chǔ)，對于干部人事檔案的利用嚴(yán)格限制，由此造成干部人事檔案利用率很低，在這種情形下，提升其管理水平似無必要。本館干部人事檔案管理硬件設(shè)施較好，配備了專門的庫房、密集架和計(jì)算機(jī)，同時(shí)制定了收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱等項(xiàng)工作嚴(yán)格的登記制度，做到涉及每個(gè)人的每一份材料都登記上冊，有據(jù)可查。但與其他文書檔案相比，干部人事檔案的管理水平尚有相當(dāng)大的差距，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理工具在干部人事檔案管理中很少使用，最多只是利用WORD進(jìn)行簡單檔案目錄的編輯打印和個(gè)人資料目錄的檢索，沒有使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，檔案的查閱仍采用傳統(tǒng)的手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。這種管理方式操作起來費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效率低，與圖書館整體事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

3 干部人事檔案管理的不足之處

在整理干部人事檔案的過程中，筆者總結(jié)出干部人事檔案管理中存在共性的一些不足之處。

3.1 管理方法落后，手段陳舊

干部人事檔案管理以手工操作為主，基本上停留在靠手工管理、人工檢索的比較原始的水平，工作量大，效率低，準(zhǔn)確性難以保證。管理人員常年致力于材料的收集、整理、剪裁、裝訂等大量簡單、機(jī)械的重復(fù)工作。盡管檔案案卷制作整齊美觀，但大多數(shù)材料還是靠手工填寫、拆裝，基本設(shè)備是切紙刀、打孔機(jī)等，計(jì)算機(jī)只是用來簡單的打字錄入，缺乏與之相配套的人事檔案管理系統(tǒng)軟件。

3.2 以傳統(tǒng)的紙張為主要記錄媒介

不易保存，檢索較慢，利用效率低，占用空間多，儲(chǔ)存成本高，并且管理人員的工作量大。

3.3 檔案材料收集不及時(shí)，不完整

檔案材料的收集工作在本館主要通過職工個(gè)人的補(bǔ)充、檔案工作者的催交和每名職工每年新的工作內(nèi)容所產(chǎn)生的檔案材料來完成。一些部門或個(gè)別干部職工無意識或延遲將手中的檔案交給檔案管理人員，造成歸檔材料遺失、缺損等情況，給檔案管理和干部晉職、任免時(shí)人事資料的查閱造成很大困難。

3.4 材料規(guī)格設(shè)置存在隨意性，檔案用紙規(guī)格不一

干部人事檔案管理規(guī)定材料須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，但近幾年來，公共圖書館《專業(yè)技術(shù)職稱資格評定表》、《聘用合同書》等大部分都為A4用紙，各種檔案材料大于或小于16開規(guī)格用紙較為普遍，給整理立卷工作帶來了麻煩，影響了人事檔案案卷的美觀度。

3.5 收集到的材料存在信息失真現(xiàn)象

干部人事檔案因?yàn)殛P(guān)系到個(gè)人職務(wù)、職稱的晉升、工資待遇、福利等切身利益，出于提職、升遷等方面的原因，個(gè)人填報(bào)的檔案材料中包含很多不實(shí)信息。并且有的材料分類不準(zhǔn)確，不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻未及時(shí)歸檔。

3.6 檔案材料內(nèi)容填寫不規(guī)范

主要表現(xiàn)：一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一致，例如整理本館干部人事檔案材料時(shí)發(fā)現(xiàn)，個(gè)人年齡記載多樣，有的材料按陽歷填寫，而有的材料又按陰歷填寫，個(gè)人出生年月有的記載前后不一致，這就會(huì)造成在個(gè)人退休時(shí)間上引起爭議。二是檔案材料內(nèi)容不全，有的個(gè)人年度考核登記表考核、鑒定、組織出具的干部主要表現(xiàn)等材料填寫敷衍了事，無簽名、無單位蓋章。三是文字書寫不規(guī)范，使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等，不符合干部人事檔案管理規(guī)定，無法律效力。

4 提高干部人事檔案管理水平的建議

針對在整理干部人事檔案工作中發(fā)現(xiàn)的不足，筆者結(jié)合目前的工作實(shí)際，提出以下改進(jìn)干部人事檔案管理工作的建議。

4.1 完善制度，規(guī)范行為

加強(qiáng)圖書館人員檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須按照有關(guān)法律法規(guī)的要求，并結(jié)合單位實(shí)際，制定相對應(yīng)的可行性規(guī)章制度和有關(guān)提供服務(wù)的具體程序，做到有法可依，有章可循，使干部檔案管理工作制度化、規(guī)范化。例如干部檔案材料的收集歸檔制度、主動(dòng)送交制度、定期檢查索要制度、材料收集登記制度等，保證檔案管理的主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。

4.2 加強(qiáng)人事檔案材料收集、整理、審查、鑒別和補(bǔ)充

要通過“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”，“集中收集和經(jīng)常收集相結(jié)合”，“定向、定時(shí)、定內(nèi)容收集”，“主動(dòng)上門收集”，“補(bǔ)充收集”等多元的收集方式，不斷充實(shí)材料，同時(shí)還要遵循《干部檔案工作條例》規(guī)定對收集到的材料按標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行整理，然后要對擬進(jìn)檔的材料設(shè)置科學(xué)、合理的鑒別程序，保證人事檔案內(nèi)容既真實(shí)可靠、新穎實(shí)用，又能及時(shí)反映現(xiàn)實(shí)狀況，為推動(dòng)現(xiàn)代化管理奠定良好的基礎(chǔ)。本館在整理干部人事檔案工作過程中，首先對在職人員245卷干部檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，并對每卷材料內(nèi)的每份材料進(jìn)行登記和題名錄入，完成了全館在職人員萬余條的目錄錄入。其次對照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《干部檔案工作整理細(xì)則》等有關(guān)規(guī)定要求，完善檔案材料內(nèi)容，不斷補(bǔ)充收集檔案材料。第三，合理完善歸檔材料內(nèi)容，該歸檔的及時(shí)歸檔，該剔出的剔出，缺少的材料及時(shí)追查補(bǔ)齊，對檔案內(nèi)容填寫缺失的，提出補(bǔ)充要求，限定補(bǔ)充時(shí)間，使材料及時(shí)補(bǔ)充。第四，按標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行合理技術(shù)加工，拆除檔案材料的金屬物，對大于或小于16開規(guī)格材料或破損、卷腳、褶皺及字跡不符合歸檔要求的材料，進(jìn)行剪裁、折疊、裱糊、壓平、清潔，保證無脫頁和漏裝，無粘連、無缺損文字內(nèi)容，保護(hù)檔案材料歷史原貌。

4.3 增強(qiáng)檔案管理工作的主動(dòng)性

檔案材料的形成有規(guī)律可循，一定的時(shí)間形成一定的材料，相當(dāng)數(shù)量的材料是按一定的時(shí)間規(guī)律形成和產(chǎn)生的，檔案管理人員一是要研究和掌握材料形成規(guī)律，把握收集工作的主動(dòng)權(quán)。例如：本館每年年底都要對干部一年來的工作進(jìn)行考核，形成年度考核表。還有每逢重大節(jié)日及“三八”、“五一”和每年年底文化廳就各廳直系統(tǒng)進(jìn)行先進(jìn)工作者考核或表獎(jiǎng)，或各級政府的表獎(jiǎng)，這些工作必然形成各種審批表或事跡材料。檔案管理人員要及時(shí)按規(guī)律催要收集這些材料，避免檔案材料散失和不齊全問題。二是要主動(dòng)建設(shè)這些規(guī)律性材料的整理、加工、歸類、保存等工作流程，使相關(guān)工作按規(guī)范化的要求進(jìn)行。

4.4 大力加強(qiáng)干部人事檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作

干部人事檔案信息化就是利用數(shù)字化技術(shù)將其他形式存儲(chǔ)的信息資源轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識別的二進(jìn)制代碼形式，便于檔案管理和使用者借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)對人事檔案信息資源的有效管理和利用，為干部人事檔案管理擺脫庫房式管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的干部人事檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。具體包括：一是紙質(zhì)型檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變，即對紙質(zhì)人事檔案通過掃描進(jìn)行圖像處理，OCR識別，壓縮轉(zhuǎn)換成數(shù)字文獻(xiàn)，通過系統(tǒng)文檔轉(zhuǎn)換工具，合成具有完整信息的通用格式數(shù)據(jù)，完成由紙質(zhì)載體保存到數(shù)字信息存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)換，從而將紙質(zhì)載體信息變成可供計(jì)算機(jī)檢索利用的數(shù)字資源。這項(xiàng)工作為實(shí)現(xiàn)人力資源信息的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是建立人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實(shí)施干部人事檔案的計(jì)算機(jī)化管理?？茖W(xué)合理地建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)字化的復(fù)制儲(chǔ)存功能，把干部人事檔案的電子化檔案存儲(chǔ)到磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理、使用，提高檔案管理效率。通過紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化而成的電子化數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括：檔案資料的圖片庫，包括個(gè)人免冠照片、身份證件、業(yè)績成果圖片；個(gè)人信息庫，即干部檔案的10大類項(xiàng)：履歷、自傳、學(xué)歷、職稱、黨團(tuán)、工資等信息。這樣的數(shù)據(jù)庫建成后，查看檔案只要查閱信息庫即可，而不必動(dòng)用紙質(zhì)檔案。由此可見，干部人事檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化的意義在于：一是有利于人事檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)，二是將大大提高檔案服務(wù)的效率，三是減少了檔案管理人員的工作量。

4.5 積極探索與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的對接

隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，許多單位已采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，職工的年度考核、干部任免等事項(xiàng)，已實(shí)現(xiàn)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，領(lǐng)導(dǎo)的審查與簽批，可以通過OA辦公系統(tǒng)全程跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)相關(guān)電子文件的原始性、真實(shí)性、憑證性。利用電子計(jì)算機(jī)高效率的信息處理功能，通過通用接口與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的無縫連接，將相關(guān)數(shù)據(jù)接轉(zhuǎn)入人事檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在更高水平上解決干部人事檔案材料的真實(shí)性、全面性、可靠性和處理程序的高效性。從本館的情況看，可以采用清華同方TPI信息資源建設(shè)與管理系統(tǒng)對接。TPI是專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)，它能提供全文檢索、文檔統(tǒng)一轉(zhuǎn)換文檔分類管理等功能，實(shí)現(xiàn)對文本、圖像、音頻、視頻等各種類型資源的管理，可以廣泛應(yīng)用于數(shù)字圖書館特色庫建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)和各種類型的文檔管理系統(tǒng)。本館可以利用TPI系統(tǒng)建設(shè)干部人事檔案兩大類數(shù)據(jù)庫：一是人事信息庫，主要包括個(gè)人履歷、學(xué)習(xí)簡歷、工作經(jīng)歷、工資變化、職稱晉升、職務(wù)任免等個(gè)人基本情況；二是學(xué)術(shù)成果信息庫，包括本人有關(guān)的學(xué)術(shù)專著、學(xué)術(shù)論文、科研立項(xiàng)文本資料及本人在工作期間的學(xué)術(shù)講座、讀者活動(dòng)、課題立項(xiàng)研究等照片、音頻、視頻等多媒體材料。

4.6 重視干部人事檔案信息的開發(fā)與利用

干部人事檔案除被動(dòng)利用外，還具有主動(dòng)開發(fā)利用價(jià)值。結(jié)合本單位的性質(zhì)與任務(wù)，可對干部人事檔案信息資源進(jìn)行針對性的管理和利用。通過由工資、學(xué)歷、職稱、年齡結(jié)構(gòu)、政治面貌、業(yè)績展示、個(gè)人素質(zhì)、培訓(xùn)獎(jiǎng)懲情況等不同信息形成的特色的數(shù)據(jù)庫，不僅可以方便查考利用，還可以為機(jī)構(gòu)人員的匹配、人事的調(diào)整與任免提供重要參考依據(jù)。近幾年來，本館在干部人事檔案工作實(shí)踐中不斷摸索，對干部檔案潛在的、隱含靜止的信息資源進(jìn)行開發(fā)并出版了《遼寧省圖書館六十年》，這部書中的機(jī)構(gòu)人事篇以文字和表格形式，將干部個(gè)體信息變?yōu)檎w集中信息工具，收錄了1948年建館以來，本館干部職工來館、離館時(shí)間、學(xué)歷情況、中層干部任免、獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)、學(xué)術(shù)成果等內(nèi)容，反映出建館以來每一時(shí)期的工作方向和具體工作者的工作經(jīng)歷及成就，為本館今后能夠更有效率地加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)和干部隊(duì)伍建設(shè)提供了準(zhǔn)確、詳實(shí)的信息參考資料。

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