博物館檔案信息的建設(shè)與管理

榮志向

摘 要：在當(dāng)前的發(fā)展階段中，部分博物館對(duì)檔案的管理工作缺乏正確的認(rèn)知和足夠的重視，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有制定相應(yīng)的操作章程和管理制度，從而造成當(dāng)前大多數(shù)博物館檔案管理工作沒(méi)有正規(guī)地運(yùn)行，致使檔案信息的使用效率過(guò)低，對(duì)博物館的發(fā)展形成了嚴(yán)重的阻礙。文章對(duì)博物館當(dāng)前檔案管理工作的管理發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出其中所存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期能夠更好地完善博物館的檔案信息管理工作，讓檔案管理工作逐漸向規(guī)范化、科學(xué)化、法制化演變，促進(jìn)我國(guó)博物館事業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展。

關(guān)鍵詞：博物館;檔案管理工作;規(guī)范化

在博物館的建設(shè)發(fā)展過(guò)程中，檔案是其建設(shè)發(fā)展的縮影，因此，檔案管理對(duì)博物館的發(fā)展有著重要的價(jià)值和指導(dǎo)意義。做好博物館的檔案信息管理工作，不僅有利于博物館工作人員在開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)查閱資料，還能夠大大提升工作效率。然而，現(xiàn)階段的檔案信息管理還存在著許多問(wèn)題，對(duì)于如何進(jìn)行檔案信息管理工作還有很多工作人員存在錯(cuò)誤認(rèn)知，致使博物館的檔案管理工作仍有不少問(wèn)題。分析當(dāng)前博物館的檔案信息管理工作存在的問(wèn)題，對(duì)于博物館在未來(lái)的發(fā)展有著重要的意義。

1 博物館檔案信息建設(shè)與管理的重要性

博物館的檔案一般指文書(shū)檔案、博物館藏品檔案、文物修復(fù)檔案、陳列展覽檔案、基建檔案、在某項(xiàng)活動(dòng)當(dāng)中記錄生成的檔案，共7種檔案。在博物館的發(fā)展過(guò)程中，這些檔案發(fā)揮著不可忽視的作用。首先這些都是博物館建館過(guò)程中的原始資料，對(duì)博物館所經(jīng)歷過(guò)的事情都會(huì)記錄在案，將這些原始記錄充分利用好，就能夠?qū)⒐ぷ餍侍岣?，為工作質(zhì)量提供保證。其次，在進(jìn)行科學(xué)研究的過(guò)程中，博物館的檔案信息是一種有效的載體，且向社會(huì)大眾宣傳歷史文化的基礎(chǔ)條件就是做好檔案的研究和宣傳工作。隨著科技和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)的博物館展覽已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)的需求，所以就需要博物館做出相應(yīng)的改變，將信息技術(shù)化應(yīng)用到博物館檔案信息管理中是博物館發(fā)展的必然走向。

2 博物館檔案信息建設(shè)與管理存在的問(wèn)題

在博物館當(dāng)前的信息管理工作過(guò)程中，還有一定的問(wèn)題存在。首先，博物館缺乏一些具有檔案信息管理正確知識(shí)的工作人員，他們并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到做好檔案信息管理對(duì)博物館今后發(fā)展的重要意義;其次，很多博物館的檔案信息管理人員自身專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備量還達(dá)不到要求，且還有部分管理的工作人員并非是專業(yè)的，大部分都是兼職人員或是頂崗，流動(dòng)性很大，所以，這些檔案管理工作人員其本身檔案信息管理的知識(shí)相對(duì)匱乏，沒(méi)有主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致檔案信息沒(méi)能得到系統(tǒng)科學(xué)的管理;最后，在現(xiàn)在的博物館中，很多還都采用著老舊的檔案信息管理模式，沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)，雖然傳統(tǒng)的管理模式也可以提供有效的圖書(shū)信息，但是在繁重的工作下，采用信息化的管理手段更為科學(xué)，能夠提高工作效率以更好地適應(yīng)新形勢(shì)下利用檔案信息的需要。在當(dāng)今信息發(fā)展迅速的時(shí)代，博物館的檔案信息管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)加入數(shù)字化建設(shè)中，這樣才能提高博物館的檔案信息管理水平，加快博物館自身的發(fā)展。在數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，首先則是圖書(shū)數(shù)字設(shè)備的引入，在完善博物館硬件條件的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。

3 加強(qiáng)博物館檔案信息的建設(shè)與管理策略

3.1 加強(qiáng)建設(shè)、完善管理制度

首先，需要讓博物館管理層人員提高對(duì)檔案信息管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)博物館信息管理的督導(dǎo)工作，提高對(duì)博物館檔案信息工作的資金支持，根據(jù)實(shí)際的情況制定出規(guī)范的工作流程，形成搜集、歸納、運(yùn)行、編目、立卷、檢索、安全保管等博物館信息管理工作流程。在相關(guān)制度制定的過(guò)程中，首先應(yīng)當(dāng)保證工作人員都已具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，然后不定期對(duì)工作人員進(jìn)行考核，不斷地優(yōu)化工作人員知識(shí)體系，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。并且在每一次的博物館信息管理的過(guò)程中，都應(yīng)記錄進(jìn)行整理管理的人員，這樣就可以保證在以后的反復(fù)修整過(guò)程中可更快地查找、檢查檔案源頭，從而進(jìn)一步提升博物館檔案信息管理水平。

除此之外，還需要加大對(duì)檔案信息管理的投資力度，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)狀況飛速發(fā)展的情況下，各行各業(yè)都已經(jīng)開(kāi)始使用信息技術(shù)，所以，我們應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)也應(yīng)用到博物館信息技術(shù)管理中。要將工作中軟件及硬件技術(shù)同時(shí)更新，在建設(shè)和管理博物館檔案信息的工作中，需要讓檔案信息管理工作變得更加智能化、現(xiàn)代化、數(shù)字化，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變，這樣就可在一定程度上減輕工作的復(fù)雜程度，節(jié)省人力成本。同時(shí)為了能夠跟上智能管理化的進(jìn)度，需要有一定的資金支持，這也就需要相關(guān)部門(mén)加大投資支持博物館的信息化建設(shè)。要采購(gòu)先進(jìn)的智能設(shè)備，管理人才也要更加專業(yè)，才能將效率和質(zhì)量同時(shí)提高。

3.2 實(shí)行規(guī)范化的工作環(huán)節(jié)

需要具備專業(yè)知識(shí)和技能的專職人員對(duì)博物館的檔案信息進(jìn)行專項(xiàng)管理，這就需要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行定期的知識(shí)技能培訓(xùn)，時(shí)刻掌握國(guó)家的相關(guān)制度，遵循法律、法規(guī)，熟練操作技能。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)設(shè)定相應(yīng)的激勵(lì)制度，讓員工能夠嚴(yán)格的按著所設(shè)定的工作規(guī)范來(lái)進(jìn)行操作。檔案信息管理人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度對(duì)檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行操作，與此同時(shí)還需要建立起長(zhǎng)期的管理規(guī)劃，要切實(shí)做到科學(xué)化、規(guī)范化、有效化管理。并且還應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)建立起信息系統(tǒng)，讓博物館信息管理工作逐步走向數(shù)字化管理。

3.3 有效開(kāi)發(fā)和利用檔案信息

積極利用博物館檔案中的各種信息開(kāi)發(fā)博物館資源，要讓傳統(tǒng)化管理走向現(xiàn)代化管理，將網(wǎng)絡(luò)載體合理地利用起來(lái)，提高博物館自身的宣傳力度。通過(guò)建立網(wǎng)站或者相應(yīng)的公眾平臺(tái)，讓用戶能夠在網(wǎng)上實(shí)時(shí)關(guān)注博物館的相關(guān)信息，并且可以建立起專門(mén)的編輯研發(fā)部門(mén)，對(duì)檔案信息管理進(jìn)行專門(mén)的研究開(kāi)發(fā)，以滿足社會(huì)各界對(duì)于館藏信息資源的需求。正如之前所說(shuō)博物館的檔案信息能夠發(fā)揮巨大的作用，這就需要加強(qiáng)博物館檔案信息的利用和開(kāi)發(fā)，在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)多多利用現(xiàn)有的科學(xué)手段，使檔案信息儲(chǔ)藏安全化、查閱便捷化、使用高效化，這樣才能夠保證博物館的檔案信息能夠得到高效利用，促進(jìn)博物館的快速發(fā)展。

3.4 創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理模式

如今隨著科學(xué)的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，在博物館的建設(shè)過(guò)程中數(shù)字化的應(yīng)用成為了其主要的發(fā)展方向。要構(gòu)建出數(shù)字信息化的檔案信息管理模式，首要問(wèn)題就是要結(jié)合當(dāng)前博物館發(fā)展的實(shí)際情況，制定出相關(guān)的博物館檔案數(shù)字化管理制度。只有利用完整的數(shù)字化制度管理檔案，才能夠讓數(shù)字化博物館順利地進(jìn)行檔案管理工作。如檔案信息的入庫(kù)、分類(lèi)及編目等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中都應(yīng)當(dāng)建立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，在標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的、完整的流程下完成各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。其次，還需要在博物館中建立專門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以使博物館的信息在采集、歸納、查詢和保存中變得更加數(shù)字化，要注意實(shí)時(shí)更新入庫(kù)的檔案。最后，應(yīng)當(dāng)將科技數(shù)字化與多媒體等手段相結(jié)合并加以充分利用，建立更加科學(xué)完善的博物館網(wǎng)站或是其他類(lèi)似的多媒體系統(tǒng)，讓觀眾更加清晰深入地了解博物館當(dāng)前展覽的檔案信息。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，博物館在進(jìn)行檔案信息管理建設(shè)的過(guò)程中，需要加大對(duì)該部分工作的資金支持，積極地將科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備引入進(jìn)來(lái)，不斷地對(duì)博物館的檔案信息管理制度進(jìn)行完善。聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的檔案信息管理人才，并進(jìn)行定期的工作專業(yè)技能培訓(xùn)，讓相關(guān)工作人員始終掌握保持先進(jìn)的技能，從而保證能夠順利地進(jìn)行博物館檔案信息管理工作，使博物館事業(yè)能夠可持續(xù)的發(fā)展。還需注意要把博物館的檔案信息開(kāi)發(fā)和利用作為重點(diǎn)，博物館的檔案信息能夠得到有效地利用可以促進(jìn)博物館的快速發(fā)展。

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