SAP ERP主數(shù)據(jù)管理

岳俊玲，梁風功，王奉良

（山東中煙工業(yè)有限責任公司青島卷煙廠，山東 青島 266101）

SAP ERP系統(tǒng)是世界先進的管理系統(tǒng)，因其先進的管理理念和系統(tǒng)設計，被越來越多的企業(yè)所接受。該系統(tǒng)完善的功能和業(yè)務設計基于紛繁的系統(tǒng)主數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)，種類多，字段繁，數(shù)量大，對數(shù)據(jù)人員素質要求高，并且需要較高的數(shù)據(jù)管理水平才能確保系統(tǒng)運行順暢。青島卷煙廠于2003年12月起實施SAP ERP項目，已有多年系統(tǒng)運行和管理經(jīng)驗。主數(shù)據(jù)是系統(tǒng)運行的基礎，只有確保主數(shù)據(jù)的準確性、維護的及時性和嚴謹性，才能確保SAP系統(tǒng)的正常運行。

一、確保主數(shù)據(jù)的準確性

SAP ERP基礎數(shù)據(jù)主要包括系統(tǒng)用戶、財務、部門及人員、薪資、物料、生產(chǎn)、設備、客戶和供應商主數(shù)據(jù)等。各數(shù)據(jù)的準確性是系統(tǒng)有效運行的基礎。薪資和財務主數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)準確性的要求顯而易見。物料、生產(chǎn)、客戶、供應商主數(shù)據(jù)的關鍵字段，同樣直接影響系統(tǒng)內外業(yè)務是否能順利進行，甚至會影響財務統(tǒng)計。

二、確保主數(shù)據(jù)維護的及時性和嚴謹性

主數(shù)據(jù)維護的特點是自身的及時性和嚴謹性。銷售部門經(jīng)常在下訂單時提出新增或修改需求，下訂單和發(fā)貨幾乎是同時進行，對系統(tǒng)維護人員來講，時間很緊急；類似的數(shù)據(jù)還有供應商主數(shù)據(jù)、成品主數(shù)據(jù)等。這種情況下，要想保證數(shù)據(jù)的維護效率，只能先維護必輸入的、基本的主數(shù)據(jù)字段，滿足用戶需求，讓用戶的系統(tǒng)業(yè)務先運行起來。然后，主數(shù)據(jù)人員再收集、錄入次要的、非必填的字段?？偟脑瓌t是，時間再緊迫，也要確保數(shù)據(jù)的準確性和嚴謹性。數(shù)據(jù)錯誤不僅影響業(yè)務或財務工作，還會引起用戶對系統(tǒng)準確性、嚴謹性的懷疑，這對任何信息系統(tǒng)來講，后果都是致命的。

三、主數(shù)據(jù)維護和管理過程中必須關注的幾方面內容

主數(shù)據(jù)維護和管理，除了要求主數(shù)據(jù)維護人員按用戶提供的數(shù)據(jù)模板，正確錄入或導入ERP系統(tǒng)以外，還要要求其關注以下幾方面的內容。只有切實關注到了這些內容，才能真正做好主數(shù)據(jù)維護和管理。

1.關注系統(tǒng)內業(yè)務流程及其功能改變

因為ERP主數(shù)據(jù)的關鍵字段是與系統(tǒng)業(yè)務流程和功能相關的，體現(xiàn)了系統(tǒng)設計的要求，所以必須關注系統(tǒng)內業(yè)務流程設計及其功能變化。以筆者所在單位的成品主數(shù)據(jù)的生產(chǎn)版本為例，成品正常生產(chǎn)和中試生產(chǎn)，所需的生產(chǎn)版本編碼不同，需分別編碼。數(shù)據(jù)維護人員只有理解正常生產(chǎn)和中試的內涵，了解生產(chǎn)版本的編碼原則，才能根據(jù)生產(chǎn)性質正確維護成品的生產(chǎn)版本主數(shù)據(jù)。

在系統(tǒng)運行過程中，系統(tǒng)功能會被優(yōu)化或改進。這時，通常會對主數(shù)據(jù)的維護提出新要求。主數(shù)據(jù)維護人員須關注這些變化，確保主數(shù)據(jù)隨時更改。因此，從管理上應該增加這樣的要求：在系統(tǒng)設計、配置發(fā)生變化時，各模塊程序維護和開發(fā)人員要及時和主數(shù)據(jù)維護人員溝通，而主數(shù)據(jù)人員一定要將這些轉化為主數(shù)據(jù)具體維護要求。

2.關注系統(tǒng)外業(yè)務流程調整及人員調整

企業(yè)機構和部門職能的調整、企業(yè)政策變化等，都可能引起系統(tǒng)外業(yè)務流程的變化或主數(shù)據(jù)收集人員的崗位變化。主數(shù)據(jù)人員必須關注這方面的信息，及時調整主數(shù)據(jù)維護流程或者對新員工進行相應的培訓，保證數(shù)據(jù)維護效率和質量，防止出現(xiàn)系統(tǒng)內外業(yè)務混亂和造成不可逆的錯誤動態(tài)業(yè)務數(shù)據(jù)。如部門數(shù)據(jù)收集人員的出差與歸期，是否有替代人員代職，都應該是主數(shù)據(jù)維護人員關注的。

3.關注主數(shù)據(jù)發(fā)布，建立主數(shù)據(jù)發(fā)布制度，確保主數(shù)據(jù)與各項系統(tǒng)外業(yè)務的銜接

主數(shù)據(jù)維護完成后，并不意味著主數(shù)據(jù)維護流程已經(jīng)結束。如系統(tǒng)內新增了材料主數(shù)據(jù)，有了新的物料號和編碼，除設計人員與采購人員知道外，還應在主數(shù)據(jù)維護流程中增加主數(shù)據(jù)信息發(fā)布這一環(huán)節(jié)，明確主數(shù)據(jù)發(fā)布的時間、地點、發(fā)布的部門、發(fā)布范圍、如何發(fā)布等，并建立企業(yè)主數(shù)據(jù)發(fā)布制度。經(jīng)過了這樣的調整，業(yè)務部門對新增主數(shù)據(jù)的用途不再有疑惑，而且可以及時地做出業(yè)務反應。

4.關注數(shù)據(jù)工作標準的建立和動態(tài)維護，確保數(shù)據(jù)組每個成員的數(shù)據(jù)維護質量

主數(shù)據(jù)維護是隨著模塊功能要求、系統(tǒng)外流程要求、維護方法的變化而變化的，是動態(tài)的業(yè)務。為此，建立了《SAP ERP主數(shù)據(jù)維護指南》，它是一套動態(tài)的、共享的工作標準，起到了保證數(shù)據(jù)質量的重要作用。該工作標準的形成和共享過程是這樣的：數(shù)據(jù)主管編制《SAP ERP主數(shù)據(jù)維護指南》，并將該指南在數(shù)據(jù)組內共享。數(shù)據(jù)組里的人員在工作中誰先遇到變化，誰就可以去改指南，并將新改的內容發(fā)送給數(shù)據(jù)主管。主管審核通過后，轉發(fā)數(shù)據(jù)組全體人員，指南就能及時的更新，又實現(xiàn)了信息共享。

四、做好主數(shù)據(jù)維護知識和技能培訓，提高主數(shù)據(jù)維護水平

SAP ERP對主數(shù)據(jù)維護人員的要求比較高，要求數(shù)據(jù)維護人員不僅要懂ERP，會維護數(shù)據(jù)，還要會糾錯，會導入導出數(shù)據(jù)，會用EXCEL表格處理大量數(shù)據(jù)。

1.加強主數(shù)據(jù)糾偏方法的收集和培訓，提高糾偏效率

有這樣一個實例，有人員把100多條主數(shù)據(jù)的評估類搞錯了，由于這批主數(shù)據(jù)已發(fā)生了實際業(yè)務，不能進行修改，只能新建主數(shù)據(jù)。這次數(shù)據(jù)糾錯付出了4人/天的代價。事情過后，找到了修改評估的辦法，并且測試成功，為今后出現(xiàn)此類數(shù)據(jù)問題提供了糾錯方案。有了這些寶貴的糾錯方法和技巧，會大大提高主數(shù)據(jù)糾錯效率。所以，這些糾錯知識的積累和培訓很重要。

2.加強主數(shù)據(jù)批導程序和主數(shù)據(jù)報表開發(fā)知識的培訓

主數(shù)據(jù)維護重要的一項技能就是數(shù)據(jù)批導入。常用的批導程序通常是在上線初期就由開發(fā)人員準備好的?？墒侨粘＞S護過程中，時常會有新的批導入任務，不可能只等待開發(fā)人員來處理。所以主數(shù)據(jù)維護人員應該能夠熟練地掌握制作CATT和LSMW批導程序。另外，平時檢查主數(shù)據(jù)質量或者批量導出主數(shù)據(jù)，需要展現(xiàn)相關主數(shù)據(jù)的所有字段，這時開發(fā)報表程序或QUERY報表是最有利的工具。

3.加強EXCEL數(shù)據(jù)處理技能培訓

數(shù)據(jù)人員經(jīng)常面對上千、萬條的數(shù)據(jù)，經(jīng)常需要EXCEL輔助進行大量數(shù)據(jù)整理。掌握了EXCEL使用技能，會大大提高數(shù)據(jù)整理的質量和效率。

有了以上這些技能，主數(shù)據(jù)維護人員就可以從容面對維護工作，優(yōu)質高效地完成各項任務。