大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理新模式初探

邱兆波

◆摘? 要：檔案是高校學(xué)生非常重要的資料，檔案的管理和保存也是尤為重要的。各高校教育事業(yè)不斷進(jìn)步，相對(duì)而言，高校規(guī)模也將越來(lái)越大，就直接反映了高校的學(xué)生逐漸增加，學(xué)生檔案也會(huì)逐漸增加，而檔案資料種類(lèi)也是分不同類(lèi)型的，更加為高校進(jìn)行檔案管理工作制造了困難。在檔案管理過(guò)程中，可以充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代技術(shù)，更加高效快捷的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，更有利于實(shí)現(xiàn)檔案在高校中所展現(xiàn)的價(jià)值。

◆關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理

1大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理模式的重要性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案管理變得更加穩(wěn)定和高效，這種技術(shù)本身就具備著數(shù)據(jù)大、多樣化和價(jià)值高的特點(diǎn)。如果應(yīng)用在高校檔案管理工作中，能夠有效的幫助高校的檔案管理工作，能夠以圖表的形式將檔案信息統(tǒng)一保存歸類(lèi)，使這些檔案信息更精準(zhǔn)化和有效化。由于高校檔案的資源豐富、涉及面廣，信息化技術(shù)的推進(jìn)能夠清楚的將不同的檔案進(jìn)行整理，并將大量可靠真實(shí)性的信息挖掘出來(lái)，也能夠滿足全校師生的需求。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)如此具有高效性的操作，因此，就要針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，利用科技化的技術(shù)將檔案管理工作做的更細(xì)致、更精準(zhǔn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案進(jìn)行以編號(hào)來(lái)排序，方便檔案查找和核對(duì)，有效的發(fā)揮了高校對(duì)管理檔案的服務(wù)性質(zhì)，為高校的管理工作提供了便利。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)的技術(shù)下，隨著高校檔案數(shù)據(jù)的增加，加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，隨之減輕管理工作人員工作的方案也呼之欲出。大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)給高校檔案管理工作帶來(lái)了便利，但同時(shí)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

2.1數(shù)據(jù)的增加，造成存儲(chǔ)空間不夠

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)據(jù)也隨之增加，必須要有足夠大的內(nèi)存空間才能有效的滿足這些大數(shù)據(jù)檔案的存放，才不會(huì)導(dǎo)致存放的檔案數(shù)據(jù)因內(nèi)存不夠而無(wú)法錄入系統(tǒng)。這就需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)先將檔案進(jìn)行保存，再根據(jù)不同的類(lèi)型單獨(dú)儲(chǔ)存，不僅僅是將檔案簡(jiǎn)單地存放，而是需要將這些巨大的數(shù)據(jù)檔案之間建立關(guān)聯(lián)性，再以壓縮文件的形式進(jìn)行包裝，放置在專(zhuān)門(mén)存放數(shù)據(jù)資料的資料庫(kù)中，設(shè)置好編號(hào)和目錄，為后期查找檔案提供了便捷之處。

2.2高校人員無(wú)法適應(yīng)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)下，高校人員對(duì)設(shè)備的管理和應(yīng)用都不夠熟練專(zhuān)業(yè)，要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的高效性，就需要充分地利用電子管理系統(tǒng)，提升數(shù)據(jù)的管理水平，實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理。高校就需要針對(duì)這些不足進(jìn)行優(yōu)化，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)熟練的人才，通過(guò)培養(yǎng)管理人員專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能，讓這些檔案管理人員充分地實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的管理水平和管理效率的提升，加快信息化管理的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效性。

2.3檔案信息管理的保密性

高校學(xué)生的檔案具有一定的保密性質(zhì)，不能為他人所利用，這就一定程度上加重了對(duì)學(xué)生的檔案在保存上要求更嚴(yán)格。而信息化的時(shí)代，檔案保存在系統(tǒng)之后，必須要連接上數(shù)據(jù)的整個(gè)系統(tǒng)，這就很有可能被他人從另一種渠道進(jìn)行盜取很多保密信息，利用其檔案的自身價(jià)值，對(duì)檔案的安全性造成了威脅和不可挽回的損失。這就需要高校培養(yǎng)搞技術(shù)的人才支撐整個(gè)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，由技術(shù)高超的人才對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和防盜，可以避免別有用心之人將檔案信息泄露，也可以將檔案?jìng)浞荽鏅n之后對(duì)文檔進(jìn)行加密設(shè)置，強(qiáng)化系統(tǒng)的管理，保證檔案的安全性，讓所有人都安心。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理模式

3.1轉(zhuǎn)變高校檔案管理人員思想觀念

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的更新下，高校中傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)落后于時(shí)代的發(fā)展，高校工作人員需要盡快從傳統(tǒng)檔案管理模式中轉(zhuǎn)換到大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理模式和工作理念。跟上信息化時(shí)代的發(fā)展，樹(shù)立大數(shù)據(jù)時(shí)代的理念，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值所在，轉(zhuǎn)變思想觀念，打破傳統(tǒng)管理模式的制約。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案向電子化轉(zhuǎn)變，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，避免了在紙質(zhì)版保存管理中，容易出現(xiàn)破損、丟失、長(zhǎng)期會(huì)受潮、蟲(chóng)蛀等情況，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整理和分類(lèi)存檔。高校檔案資源的工作要有效的在傳統(tǒng)檔案管理模式中得到轉(zhuǎn)變，充分的通過(guò)教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，減輕高校檔案數(shù)據(jù)管理過(guò)程中的負(fù)擔(dān)和困難。高校檔案管理人員還需要轉(zhuǎn)變管理的思維角度，從服務(wù)對(duì)象為主深入開(kāi)展檔案管理工作，針對(duì)服務(wù)對(duì)象的信息資源的價(jià)值、與社會(huì)人才的需求等方面進(jìn)行充分考慮，使高校檔案科學(xué)管理真正得以實(shí)現(xiàn)。

3.2改善高校檔案管理人員工作方法

檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，種類(lèi)也變得多樣化，并不只是簡(jiǎn)單地用圖文并茂來(lái)表示。高校工作人員在收集檔案信息的時(shí)候是整個(gè)管理過(guò)程相互關(guān)聯(lián)的，所以最開(kāi)始的工作必須做好，對(duì)所有的系統(tǒng)展開(kāi)調(diào)查，需要充分利用大數(shù)據(jù)的技術(shù)主動(dòng)將檔案資料進(jìn)行收集，不同的檔案數(shù)據(jù)就需要不同的方法進(jìn)行收集，這樣做有效提高了檔案收集的效率。在高校檔案管理中，通過(guò)智能化的管理模式充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)時(shí)代下的強(qiáng)大處理能力，使檔案管理效率不斷提升，高校的檔案管理更加科技化和現(xiàn)代化。檔案管理工作人員要加大檔案信息的分析力度，同時(shí)大膽的預(yù)測(cè)檔案未來(lái)的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而增加檔案的價(jià)值。

3.3增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

高校工作人員要結(jié)合高校的發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，改變只是以保存檔案的目的，要不斷增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)。高校學(xué)生檔案效應(yīng)對(duì)其有著很大的作用，檔案管理人員務(wù)必要做好高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的管理存檔工作，使高校的檔案存檔管理進(jìn)一步提升，變得更加優(yōu)秀。高校應(yīng)該結(jié)合各高校的檔案資源，加強(qiáng)內(nèi)部各部門(mén)的合作，保證檔案數(shù)據(jù)的有效性與實(shí)用性，可以有效提升高校檔案的資源效應(yīng)。高校還應(yīng)該對(duì)開(kāi)展檔案服務(wù)工作具有主動(dòng)意識(shí)，因?yàn)楦咝Ｐ枰槍?duì)全校師生主動(dòng)提供檔案服務(wù)的工作，就要增強(qiáng)檔案信息的服務(wù)安全性，將安全的檔案信息提供給相關(guān)檔案管理人員。

參考文獻(xiàn)

[1]陳海英.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2017（1）：59-61.

[2]蘭家友.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下創(chuàng)新高校檔案管理模式[J].長(zhǎng)江叢刊，2017（26）：256-257.