計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理中的運(yùn)用初探

摘 要：中國具有人口基數(shù)大、分布不均勻的特點(diǎn)，并且現(xiàn)階段的人口增長率依然很高，實(shí)行計(jì)劃生育政策極為必要。計(jì)劃生育政策的實(shí)行比較依賴相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)工作支持，但是就傳統(tǒng)的計(jì)劃生育檔案管理方式來看，合理性程度較低，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和推廣，計(jì)劃生育檔案管理工作有了新的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：效率；效力

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和推廣，將以往繁雜的檔案管理工作簡潔化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。形成了從統(tǒng)計(jì)到整理再到歸檔保存的檔案管理體系，使繁雜的計(jì)劃生育管理檔案信息化、數(shù)據(jù)化，有利于相關(guān)部門進(jìn)行政策上企劃和管理，極大地提高了我國人口政策的實(shí)行效率。

1 計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理工作中應(yīng)用的必要性

首先我國人口基數(shù)大、增長率高、流動(dòng)人口數(shù)目眾多的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的計(jì)劃生育檔案管理方式在現(xiàn)今就顯得效率較低。并且建立一個(gè)龐大的實(shí)體檔案庫需要的資源、空間，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，商業(yè)、工業(yè)、服務(wù)業(yè)、住房用地緊張的今天顯然是不合理的。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以將龐大的實(shí)體信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?shù)據(jù)，且具備收錄簡便、提取迅速、便于保存的特點(diǎn)。

其次是隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，很多人口上的社會(huì)問題略為突出，比如性別比例失調(diào)、老齡化等問題，我國的人口政策處在調(diào)整的高峰期，如果以傳統(tǒng)的方法進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理將會(huì)出現(xiàn)檔案冗雜、處理不及時(shí)的問題，使人口政策施行效率降低。而信息化的檔案管理方法可以輕易解決這些問題，使計(jì)劃生育檔案管理工作專業(yè)化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，進(jìn)而提高計(jì)劃生育檔案利用率。

最后是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于計(jì)劃生育檔案管理工作中是時(shí)代的潮流，就目前的發(fā)展形勢來看，未來的世界將會(huì)處于信息技術(shù)時(shí)代，即計(jì)算機(jī)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，計(jì)劃生育檔案管理工作發(fā)展方向也會(huì)是結(jié)合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的數(shù)據(jù)管理時(shí)代。

2 目前計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的問題

1.相關(guān)的體系未完善

有些地區(qū)的政府相關(guān)部門已經(jīng)在計(jì)劃生育檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，但是有些地區(qū)相對發(fā)展緩慢，還未將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于相關(guān)工作之中。這就導(dǎo)致有些地區(qū)的計(jì)劃生育檔案應(yīng)用信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、管理，有些地區(qū)仍使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)劃生育狀況歸檔。這種現(xiàn)象不利于國家實(shí)行統(tǒng)一的管理辦法，進(jìn)而影響統(tǒng)一的人口政策的施行。簡單的說，就是全國范圍內(nèi)的計(jì)劃生育檔案管理工作的信息化體系未完善，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)未在計(jì)劃生育檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)廣泛應(yīng)用。

2.實(shí)際操作人員的技術(shù)不過關(guān)

雖然很多地區(qū)的計(jì)劃生育檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)信息化，但是卻沒有發(fā)揮出計(jì)算機(jī)應(yīng)用在工作中應(yīng)有的優(yōu)勢，甚至還存在工作效率、質(zhì)量降低的現(xiàn)象。是由于相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作人員的技術(shù)培訓(xùn)沒有到位，導(dǎo)致操作員技術(shù)不過關(guān)，因此在信息化的計(jì)劃生育檔案管理工作中出現(xiàn)許多問題，比如數(shù)據(jù)錄入時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)保存時(shí)出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂、冗雜，數(shù)據(jù)提取時(shí)操作不當(dāng)導(dǎo)致信息丟失等。這些問題都會(huì)增加計(jì)劃生育檔案管理工作量，使工作效率降低。

3.法律效力相關(guān)問題

傳統(tǒng)的計(jì)劃生育檔案管理工作是通過工作人員逐一調(diào)查，被調(diào)查人填表、簽字或蓋章的方式完成，雖然工作量較大、工作效率較低，但是其法律效力通過調(diào)查員、被調(diào)查居民的簽字而形成。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用后，計(jì)劃生育檔案管理工作可以通過互聯(lián)網(wǎng)的方式完成，雖然實(shí)現(xiàn)了效率上的提高，但是缺少了居民簽字、負(fù)責(zé)人簽字的部分，電子版的檔案是否具有法律效力的問題是當(dāng)前計(jì)劃生育檔案管理部門的一大顧慮。

3 推進(jìn)計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理工作中發(fā)揮效率的建議

1.完善相關(guān)的計(jì)劃生育檔案管理體系

這個(gè)體系包含兩個(gè)部分。

第一個(gè)部分即實(shí)現(xiàn)大范圍的計(jì)劃生育檔案管理工作的信息化，避免只有局部地區(qū)實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息化管理方式，要么全部應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理工作中，要么全不應(yīng)用（特殊地區(qū)不能強(qiáng)求，比如經(jīng)濟(jì)發(fā)展特別落后的地區(qū)）。這樣做有兩個(gè)好處，一方面是方便更上一級(jí)的政府對計(jì)劃生育檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)度，另一方面是方便相鄰地區(qū)協(xié)力共同處理附近流動(dòng)人口的計(jì)劃生育檔案管理工作。

另一個(gè)部分是電子版計(jì)劃生育檔案的效力體系。即解決其效力問題，是否能夠作為具備法律效力的數(shù)據(jù)材料進(jìn)行存根歸檔管理，是否在某些時(shí)刻具備法律上的表示效力，是否能夠作為人口政策實(shí)行狀況的證明材料等。這些都可以通過立法的方式來解決，通過頒布相關(guān)的法律法規(guī)來聲明其在社會(huì)活動(dòng)中的法律實(shí)效。

2.對操作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)

計(jì)劃生育檔案管理工作在結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，必然會(huì)產(chǎn)生相關(guān)的專業(yè)軟件，而與計(jì)劃生育檔案管理相關(guān)的工作都會(huì)通過這些軟件來完成。這就需要對實(shí)際操作這些軟件的工作人員進(jìn)行軟件使用方法培訓(xùn)，預(yù)防因操作失誤導(dǎo)致的檔案混亂、檔案丟失、檔案冗雜的問題。其次是通過組織相關(guān)操作人員培訓(xùn)，能夠提高其在實(shí)際工作中的操作熟練度，提高工作效率。還能夠通過使用率的增加，及時(shí)發(fā)現(xiàn)軟件中的問題，及時(shí)對軟件做出程序上修正，推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理工作中的使用效率，進(jìn)而提高計(jì)劃生育檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.建立完善的數(shù)據(jù)庫

這個(gè)數(shù)據(jù)庫應(yīng)該具備以下特點(diǎn)：1.穩(wěn)定性。即錄入信息不會(huì)輕易丟失和被篡改 2.分級(jí)特點(diǎn)。即在一個(gè)統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)庫下面有小的地方數(shù)據(jù)庫，防止某一數(shù)據(jù)庫的故障導(dǎo)致檔案丟失。3.科學(xué)性。即數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案信息并非簡單的陳列，而是分地區(qū)、分行政區(qū)劃歸檔。

4 結(jié)語

將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于計(jì)劃生育檔案管理工作中來，是未來發(fā)展的趨勢，但是就現(xiàn)階段情況來看，仍需要相關(guān)部門和工作人員進(jìn)行長期的技術(shù)探索和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，從中找出最符合我國國情的計(jì)劃生育檔案管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]王麗霞，淺議計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用.2012. 第七次華北地區(qū)檔案學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)討論會(huì)

[2]魏曉英. 提高人口和計(jì)劃生育檔案管理水平分析.《蘭臺(tái)世界》.2013年z1期

作者簡介

唐麗萍（1970-），女，漢族，大專，山東省濰坊市昌樂縣計(jì)劃生育服務(wù)站，助理館員，研究方向：檔案管理。