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    高校“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬流程優(yōu)化探討
    ——以W高校為例

    2022-02-16 05:52:52張書(shū)敏
    關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)處投遞前臺(tái)

    張書(shū)敏

    一、引言

    隨著國(guó)家對(duì)高校經(jīng)費(fèi)投入的加大,經(jīng)費(fèi)來(lái)源增多,高校報(bào)賬業(yè)務(wù)量劇增,在有限的做賬能力下,財(cái)務(wù)人員超負(fù)荷工作仍然很難消化大量的單據(jù),高校報(bào)賬矛盾突出。為了解決報(bào)賬難題,W高校報(bào)賬模式從起初手工填制報(bào)銷單到網(wǎng)上預(yù)約填報(bào),到目前疫情防控推動(dòng)下形成的“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬,極大緩解了報(bào)賬壓力,但年底依然面臨著報(bào)賬難題,不管是投遞機(jī)還是人工窗口都擠滿了排隊(duì)報(bào)銷人員,擁擠程度堪比春運(yùn)。如果單純的解決排隊(duì)交單問(wèn)題,只需增加更多的投遞機(jī)即可,但其根本問(wèn)題在于單據(jù)量劇增,而做賬能力有限,所以,高校報(bào)賬流程需要繼續(xù)優(yōu)化,提升報(bào)賬效率,解決報(bào)賬難題。

    二、W高校背景和現(xiàn)狀

    隨著W高校的發(fā)展進(jìn)入快車道,學(xué)校報(bào)賬業(yè)務(wù)量迅猛增加。2016年W高校全年會(huì)計(jì)憑證總數(shù)突破10萬(wàn),自2017年入選國(guó)家首批雙一流高校名單以來(lái),報(bào)賬業(yè)務(wù)量劇增,2017年憑證數(shù)同比增長(zhǎng)20%,2016年—2020年,W高校會(huì)計(jì)憑證數(shù)以年均18%的速度增長(zhǎng),平均每年增長(zhǎng)近2萬(wàn)單。2021年憑證數(shù)創(chuàng)歷史新高,達(dá)到163000多筆,比2020年增加了2萬(wàn)筆,是2015年全年憑證數(shù)的2.41倍。報(bào)賬業(yè)務(wù)量在年底增長(zhǎng)明顯,2019年12月份,W高校當(dāng)月憑證數(shù)同比增長(zhǎng)34%,同比增長(zhǎng)率達(dá)到歷史最高,比18年12月增加了1萬(wàn)單,憑證數(shù)是2015年同期的2.43倍;2020年12月,在受到疫情影響下,憑證數(shù)在2019年高峰值基礎(chǔ)上依然同比增長(zhǎng)8%。2021年12月,學(xué)校比往年提前5天結(jié)束報(bào)賬,當(dāng)年12月份憑證數(shù)比前一年即2020年12月略有下降,減少了3000筆,2021年12月憑證數(shù)與19年12月份憑證數(shù)量基本持平。

    (一)W高校的報(bào)賬流程

    2016年以前,W高校實(shí)行前臺(tái)手工填制報(bào)銷單報(bào)賬,2016年投入網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng),大廳自助叫號(hào)機(jī)和網(wǎng)上預(yù)約排號(hào)系統(tǒng)。自W高校實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬以來(lái),極大提高了報(bào)賬效率,緩解了排隊(duì)報(bào)賬的問(wèn)題,但年底依然面臨著大廳排不上號(hào)無(wú)法交遞單據(jù)的問(wèn)題,所以,2019年,財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)研究運(yùn)用投遞機(jī)接單。適逢2020年年初,新冠疫情爆發(fā),市場(chǎng)對(duì)非接觸式報(bào)賬需求更加強(qiáng)烈,加速推進(jìn)了投遞機(jī)的使用,W高校于2020年12月份投入兩臺(tái)投遞機(jī)試運(yùn)行。在去年首次嘗試投遞機(jī)運(yùn)行后,2021年,W高校財(cái)務(wù)處決定,又在教學(xué)區(qū)增加1臺(tái)投遞機(jī)。2021年12月底,在學(xué)校報(bào)賬大廳前臺(tái)停止報(bào)賬后,投遞機(jī)沒(méi)有立即停,又比前臺(tái)報(bào)賬延長(zhǎng)了2天時(shí)間接收?qǐng)?bào)賬單據(jù)。

    圖1 W高校近幾年會(huì)計(jì)憑證數(shù)

    三、W高校“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)

    (一)減少報(bào)賬排隊(duì)等待時(shí)間

    傳統(tǒng)手工報(bào)銷模式下,報(bào)銷人拿著各類原始票據(jù)到人工窗口手工填寫(xiě)報(bào)銷單,財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)手工錄入制單,然后經(jīng)過(guò)復(fù)核,出納審核付款。整個(gè)流程繁瑣,等待時(shí)間長(zhǎng),效率低下。在“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”模式下,報(bào)銷人可以隨時(shí)網(wǎng)上填寫(xiě)報(bào)銷預(yù)約單,打印后隨時(shí)投遞,填報(bào)和投遞不受時(shí)間限制,減少了去前臺(tái)排隊(duì)等待時(shí)間。

    (二)提高報(bào)賬效率

    報(bào)銷人網(wǎng)上填寫(xiě)報(bào)銷預(yù)約單,系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄,財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)后,只需做少量的修改,減少了填制記賬憑證的時(shí)間。審核通過(guò)后,出納通過(guò)銀校系統(tǒng)網(wǎng)銀支付打款,實(shí)現(xiàn)無(wú)現(xiàn)金支付。整個(gè)流程全在線上完成,提高了報(bào)賬效率,同時(shí),銀校系統(tǒng)每日自動(dòng)對(duì)賬,減輕了出納盤點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金,賬實(shí)核對(duì)的工作量,節(jié)省了人力。

    (三)減少核算差錯(cuò)

    報(bào)銷人自己網(wǎng)上填報(bào)金額,收款信息等,參與數(shù)據(jù)錄入工作,財(cái)務(wù)人員后臺(tái)審核修改,審核無(wú)誤后,出納人員提取付款信息,網(wǎng)銀打款。網(wǎng)上填報(bào)可以避免以往手工填寫(xiě)報(bào)銷單不規(guī)范的問(wèn)題,同時(shí)整個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都由報(bào)銷人填寫(xiě)完成,財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)審核修改,減少了財(cái)務(wù)人員數(shù)據(jù)錄入差錯(cuò)的發(fā)生。

    圖2W高校報(bào)賬流程

    四、W高?!熬W(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬存在的問(wèn)題

    W高校目前的“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)銷模式,可以滿足平時(shí)報(bào)銷需求,報(bào)賬矛盾主要在年底集中爆發(fā)。

    (一)年底投遞機(jī)單據(jù)爆發(fā),平時(shí)利用率不高

    2019年12月份,W高校當(dāng)月憑證數(shù)同比增長(zhǎng)34%,同比增長(zhǎng)率達(dá)到歷史最高,比18年12月增加了1萬(wàn)單,憑證數(shù)是2015年同期的2.43倍;2020年12月,在受到疫情影響下,憑證數(shù)在2019年高峰值基礎(chǔ)上依然同比增長(zhǎng)8%。

    2020年12月,大廳報(bào)賬“一號(hào)難求”,上班前報(bào)賬隊(duì)伍已經(jīng)排到走廊繞三圈,前臺(tái)加班接單,依然有人連續(xù)幾天排不上號(hào)。排不到號(hào)的人員紛紛轉(zhuǎn)戰(zhàn)投遞機(jī),兩臺(tái)投遞機(jī)爆滿,投遞機(jī)每天接單總量等于前臺(tái)人員接單量。而2021年12月底,在學(xué)校報(bào)賬大廳前臺(tái)停止報(bào)賬后,投遞機(jī)沒(méi)有停,又比前臺(tái)報(bào)賬延長(zhǎng)了2天時(shí)間接收?qǐng)?bào)賬單據(jù)。2021年12月份停止報(bào)賬后,財(cái)務(wù)處報(bào)賬大廳積壓了1萬(wàn)多份單據(jù),投遞機(jī)的單據(jù)約占了一半。報(bào)賬停止后,財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)科人員全員做賬,晚上加班,周末不休。W高校財(cái)務(wù)制單人員年齡22—31歲,都是能干的強(qiáng)兵悍將,連續(xù)一個(gè)月晚上加班,達(dá)到平時(shí)每日兩倍的制單量,即使如此,也是艱難完成全年任務(wù)。年底加班,財(cái)務(wù)人員身體精力達(dá)到極限,長(zhǎng)期超負(fù)荷工作,影響財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。年底過(guò)后,投遞機(jī)又顯得冷清,平時(shí)每日單據(jù)量在50份左右。財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)面臨兩難,不設(shè)投遞機(jī),學(xué)校教職工年底報(bào)賬排不到號(hào);投放投遞機(jī),雖然滿足了廣大教職工的報(bào)賬需求,但是巨大的工作量,高強(qiáng)度的加班對(duì)財(cái)務(wù)處職工來(lái)說(shuō)非常不“人道”。

    (二)投遞機(jī)退單率較高,需要二次返改

    投遞機(jī)單據(jù)質(zhì)量普遍不高,有些沒(méi)有附件就往里投。退單原因主要有,簽字審批問(wèn)題,缺少附件,不符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),缺少合同等材料,票據(jù)問(wèn)題等等。如果在前臺(tái)報(bào)賬,財(cái)務(wù)人員當(dāng)場(chǎng)審核,單據(jù)有問(wèn)題能夠當(dāng)場(chǎng)說(shuō)清,及時(shí)解決問(wèn)題。但是投遞機(jī)的單子,單據(jù)經(jīng)投遞后再到財(cái)務(wù)人員手中審核,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后再電話通知報(bào)銷人員前來(lái)修改,結(jié)果報(bào)銷人員仍需往返財(cái)務(wù)處,倒不如直接前臺(tái)報(bào)賬。多次往返修改,也易激發(fā)報(bào)銷人員不良情緒。單據(jù)質(zhì)量差,工作量加大,溝通成本高,對(duì)財(cái)務(wù)人員也產(chǎn)生了負(fù)面情緒。

    (三)財(cái)務(wù)平臺(tái)信息化程度不夠

    W高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)目前還不夠完善,只是實(shí)現(xiàn)了報(bào)賬信息的填寫(xiě)、傳輸?shù)群?jiǎn)單功能,對(duì)于無(wú)效信息不能過(guò)濾,導(dǎo)致很多無(wú)效單據(jù)提交浪費(fèi)人力;單據(jù)錯(cuò)誤不能實(shí)現(xiàn)智能校驗(yàn),需要人工修改;簽字審批也都在線下進(jìn)行,報(bào)銷人員需要來(lái)回跑,效率較低;數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題,財(cái)務(wù)處各科室之間配合度不夠,信息不能共享,增加了報(bào)賬困難,信息財(cái)務(wù)平臺(tái)功能需要進(jìn)一步優(yōu)化。

    五、優(yōu)化對(duì)策及建議

    (一)制度的優(yōu)化

    1.建立財(cái)務(wù)助理報(bào)賬預(yù)審制度

    院系設(shè)財(cái)務(wù)助理作為財(cái)務(wù)審核人對(duì)報(bào)銷單預(yù)審,審核人對(duì)報(bào)銷單據(jù)審核無(wú)誤后,方可提交至財(cái)務(wù)處。報(bào)銷人網(wǎng)上提交報(bào)銷單至經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人,經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后單據(jù)信息流轉(zhuǎn)至審核人(院系財(cái)務(wù)助理),審核人審核通過(guò),生成正式預(yù)約單號(hào),單據(jù)信息提交至財(cái)務(wù)處系統(tǒng)。真正發(fā)揮財(cái)務(wù)助理的作用,還要建立預(yù)審考核激勵(lì)機(jī)制。很多高校雖然院系設(shè)有財(cái)務(wù)助理,但財(cái)務(wù)助理一般都是兼職,往往不看單據(jù)就簽字,并沒(méi)有真正發(fā)揮作用。所以,建立考核激勵(lì)機(jī)制,每月對(duì)院系退單進(jìn)行標(biāo)記,金額錯(cuò)誤、票據(jù)錯(cuò)誤、發(fā)票錯(cuò)誤、材料不齊、預(yù)約單失效、賬戶信息錯(cuò)誤等等,進(jìn)行退單率統(tǒng)計(jì)。退單率高的延遲報(bào)賬,財(cái)務(wù)助理需要參加財(cái)務(wù)處報(bào)賬培訓(xùn),培訓(xùn)通過(guò)后所在院系方可繼續(xù)報(bào)賬;退單率低的院系可以優(yōu)先報(bào)賬,并可以適當(dāng)進(jìn)行預(yù)算獎(jiǎng)勵(lì)。院系可根據(jù)情況,教職工輪流作為財(cái)務(wù)助理報(bào)賬,共同分擔(dān)工作壓力。

    2.設(shè)立咨詢臺(tái),提供問(wèn)詢及打印服務(wù)

    報(bào)賬大廳設(shè)立咨詢臺(tái),負(fù)責(zé)報(bào)賬引導(dǎo)、業(yè)務(wù)咨詢、查詢、秩序維護(hù)等工作。很多人對(duì)于報(bào)賬流程不熟悉,在報(bào)賬前,報(bào)賬中,報(bào)賬后,整個(gè)報(bào)賬流程中都會(huì)有各種咨詢、查詢等業(yè)務(wù)需求。w高校報(bào)賬大廳沒(méi)有專門的問(wèn)詢窗口,報(bào)賬前臺(tái)經(jīng)常會(huì)遇到前來(lái)業(yè)務(wù)咨詢、查詢的人員,財(cái)務(wù)核算人員每解答一個(gè)問(wèn)詢,都要耗費(fèi)正常業(yè)務(wù)辦理時(shí)間。業(yè)務(wù)不忙的時(shí)候,財(cái)務(wù)人員還能應(yīng)答處理,在業(yè)務(wù)繁忙時(shí)期,尤其是年底,單據(jù)都做不完,真是分身乏術(shù),工作壓力雪上加霜,影響服務(wù)質(zhì)量。在報(bào)賬大廳設(shè)立咨詢臺(tái),由經(jīng)驗(yàn)豐富,業(yè)務(wù)熟悉的專人負(fù)責(zé)解答,引導(dǎo)報(bào)賬,可以提高服務(wù)質(zhì)量,減輕財(cái)務(wù)核算人員的工作量。財(cái)務(wù)人員可以輪流咨詢臺(tái)值班,提高全員的專業(yè)度。投標(biāo)、審計(jì)等銀行回單打印需求也可以交給咨詢臺(tái)處理,也可在咨詢臺(tái)設(shè)立自助查詢機(jī),方便師生打印。

    (二)財(cái)務(wù)管理平臺(tái)功能優(yōu)化

    1.建立報(bào)銷審批電子流程

    經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人和審核人線上審批,審核通過(guò)后方可生成有效預(yù)約單號(hào)。審批權(quán)限可線上授權(quán)給他人,系統(tǒng)備案記錄。報(bào)銷人網(wǎng)上提交報(bào)銷單,經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人線上/線下審核單據(jù),線上批準(zhǔn),審批通過(guò)后單據(jù)信息流轉(zhuǎn)至審核人處(院系財(cái)務(wù)助理),審核人線下/線下審核單據(jù),單據(jù)無(wú)誤,線上批準(zhǔn),生成正式預(yù)約單號(hào),預(yù)約單信息提交至財(cái)務(wù)處。線上審批,領(lǐng)導(dǎo)不受時(shí)間和空間限制,可以隨時(shí)在手機(jī)、電腦等設(shè)備上線上審核,避免了領(lǐng)導(dǎo)出差耽誤報(bào)銷進(jìn)度,同時(shí)減少了簽字跑腿次數(shù),實(shí)現(xiàn)“只跑一次”。

    2.完善網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)功能

    填報(bào)信息智能化校驗(yàn),報(bào)銷人填報(bào)信息時(shí),系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度設(shè)計(jì)規(guī)則并進(jìn)行信息提示,超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用無(wú)法填報(bào)(比如差旅費(fèi),招待費(fèi),交通費(fèi)等),減少無(wú)效單據(jù)的提交,提高報(bào)銷效率。同時(shí)增加線上修改溝通功能,財(cái)務(wù)人員對(duì)單據(jù)的錯(cuò)誤,在線上批注或者截圖,返回修改意見(jiàn),報(bào)銷人登錄財(cái)務(wù)平臺(tái)查看修改??偨Y(jié)單據(jù)常見(jiàn)錯(cuò)誤錄入系統(tǒng),方便財(cái)務(wù)人員引用。對(duì)復(fù)雜難以描述的問(wèn)題,開(kāi)通語(yǔ)音、微信等溝通功能,減少了面對(duì)面的溝通成本。加強(qiáng)網(wǎng)上報(bào)賬平臺(tái)和第三方平臺(tái)的合作。比如差旅費(fèi),可以與攜程等電商的合作,報(bào)銷人在電商平臺(tái)上訂購(gòu)車票、住宿等,數(shù)據(jù)直接上傳到財(cái)務(wù)平臺(tái),經(jīng)費(fèi)凍結(jié)。待出差完成,報(bào)銷票據(jù)直接傳送到財(cái)務(wù)平臺(tái),財(cái)務(wù)后臺(tái)與電商直接結(jié)算,便于報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)控制,簡(jiǎn)化了報(bào)銷流程。

    3.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等信息的對(duì)接

    通過(guò)與預(yù)算系統(tǒng)和資產(chǎn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接,網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)報(bào)銷進(jìn)行預(yù)算控制,超出報(bào)銷范圍、額度、期限的報(bào)銷單將無(wú)法填報(bào),避免了無(wú)效單據(jù)提交,減少退單率。同時(shí),各部門之間信息的連接,可以避免報(bào)銷人多個(gè)單位往返,提高報(bào)賬效率。目前,業(yè)財(cái)融合的一體化系統(tǒng)是高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì),各高校都在積極探索和推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化進(jìn)程,業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與人事、資產(chǎn)、教學(xué)、科研、采購(gòu)等系統(tǒng)融合,打破信息壁壘,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,從經(jīng)費(fèi)入賬、審批到報(bào)銷等全流程納入信息化管理,全程線上辦理,讓教職工少跑腿,讓信息多跑路。依托多業(yè)務(wù)的融合信息共享,極大提升了學(xué)校的行政管理效率。

    4.完善預(yù)算系統(tǒng)的功能

    年底集中突擊報(bào)賬,在于經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)度不合理,預(yù)算控制需要加強(qiáng)。財(cái)政撥款大都是在上半年下發(fā)額度,年底收回指標(biāo),科研經(jīng)費(fèi)使用周期不一,也大都在年底結(jié)題,所以會(huì)導(dǎo)致年底,尤其是12月份,突擊花錢現(xiàn)象嚴(yán)重。經(jīng)費(fèi)在入賬時(shí),就在預(yù)算系統(tǒng)設(shè)置支出進(jìn)度管理,根據(jù)經(jīng)費(fèi)使用周期,制定月度、季度、年度支出計(jì)劃,在進(jìn)度期限截止前,系統(tǒng)進(jìn)行提示。計(jì)劃科對(duì)項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)度進(jìn)行考核并將結(jié)果公布,督促相關(guān)責(zé)任人按時(shí)完成計(jì)劃。系統(tǒng)對(duì)經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)行分析,將結(jié)構(gòu)、趨勢(shì)等數(shù)據(jù)結(jié)果圖表化展示,為以后的預(yù)算制定和決策提供依據(jù)。

    5.完善投遞機(jī)系統(tǒng),提高投遞報(bào)賬的成功率

    在目前的實(shí)踐中,不難看出,投遞機(jī)是把雙刃劍,也是未來(lái)無(wú)接觸式報(bào)賬的發(fā)展趨勢(shì),所以,我們要利用好這把利劍,更好的為我們的財(cái)務(wù)工作服務(wù)。設(shè)置更加細(xì)化的投遞規(guī)則、投遞分級(jí)。比如,一萬(wàn)元以上單據(jù)不可投遞,勞務(wù)費(fèi)、資產(chǎn)類不可投遞,在投遞時(shí)進(jìn)行相關(guān)信息提示,引導(dǎo)報(bào)賬。特殊賬務(wù)情況復(fù)雜,報(bào)銷材料不確定,需要面對(duì)面溝通,如果盲目投遞,結(jié)果很可能是退單,所以這些業(yè)務(wù)直接去人工窗口審核報(bào)賬,以降低退單率。增設(shè)自助退單機(jī),減少了取單的時(shí)間成本和單據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。憑短信碼、投遞號(hào)或者預(yù)約單號(hào)取單,提示單據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)后領(lǐng)取單據(jù)。取單時(shí)需填寫(xiě)取單人信息,攝像頭拍照記錄,以免單據(jù)誤領(lǐng)或丟失。從投遞開(kāi)始,退回、再次投遞、制單、復(fù)核、支付,系統(tǒng)全程跟蹤記錄,避免單子丟失。同時(shí),退單機(jī)提高了取單的時(shí)間效率,降低了人工窗口繁忙等候的時(shí)間。財(cái)務(wù)服務(wù),以人為本,方便服務(wù)對(duì)象,盡量減少報(bào)銷人往返財(cái)務(wù)處的次數(shù)。

    六、結(jié)束語(yǔ)

    高校不斷增加的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)量,對(duì)高校的財(cái)務(wù)管理水平提出了更高的要求,“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬,這種高校、便捷的報(bào)賬方式,提高了報(bào)賬效率,減輕財(cái)務(wù)人員工作量,是未來(lái)無(wú)紙化、無(wú)接觸式報(bào)賬的發(fā)展趨勢(shì)。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展,業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)也為高校財(cái)務(wù)管理提供了一種新的思考。各高校應(yīng)充分利用前沿的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)、人工智能技術(shù),結(jié)合自身特點(diǎn),在實(shí)踐中,不斷優(yōu)化、創(chuàng)新報(bào)賬模式,讓財(cái)務(wù)人員從繁重的會(huì)計(jì)核算中解脫出來(lái),也為廣大師生提供更好的提高財(cái)務(wù)服務(wù)。

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