論企業(yè)檔案管理的管理措施及創(chuàng)新發(fā)展

21世紀(jì)是信息化的時代，信息化不僅僅貫穿于人們的日常生活中，也逐漸滲透人各大企事業(yè)單位的運(yùn)營管理當(dāng)中。于是，文件與檔案管理越來越顯示出其對企業(yè)發(fā)展的重要性，并在新世紀(jì)的春風(fēng)下j蟲來了更廣泛的創(chuàng)新空間。現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理必須適應(yīng)新時期的競爭環(huán)境和發(fā)展需要，企業(yè)主要樹立新觀念、建立新體制、實(shí)行新制度。企業(yè)的檔案管理工作不能僅僅局限于單一領(lǐng)域或單一員工，而要企業(yè)內(nèi)部的所有人員和部門共同出謀劃策方能取得成效。

一、企業(yè)檔案管理的原則

企業(yè)檔案的管理原則，為企業(yè)建立信息檔案系統(tǒng)提供了有效依據(jù)，也能為企業(yè)的發(fā)展提供更為有力的引導(dǎo)。企業(yè)檔案管理的原則主要由以下三部分組成:

第一，企業(yè)檔案管理要求統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級分層。建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，并對企業(yè)內(nèi)部檔案工作實(shí)行對口化和統(tǒng)一管理，要對企業(yè)的全部檔案內(nèi)容和文件處理進(jìn)行綜合管理與執(zhí)行。

第二，企業(yè)檔案管理工作一定要重視維護(hù)好檔案和文件的安壘與完整性。從數(shù)量上看，企業(yè)檔案要在已有內(nèi)容上尋求全面和配套，從質(zhì)量上說，要保證文件檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，同時在內(nèi)容和范疇方面要涵蓋有企業(yè)由內(nèi)到外、由下到上的全部日常工作所需要的資料種類，各種形式的檔案要分門別類的存放，防止出現(xiàn)人為的損壞和遺失。對企業(yè)檔案要進(jìn)行安壘系統(tǒng)的管理和保護(hù)，對重要文件要加強(qiáng)保密力度，保護(hù)企業(yè)自有知識產(chǎn)權(quán)，避免信息流失在外，造成企業(yè)的遭受損失。企業(yè)最好有相關(guān)內(nèi)容的法律顧問，在出現(xiàn)問題時能夠以專業(yè)眼光及時做出處理，彌補(bǔ)損失。

第三，加強(qiáng)企業(yè)檔案的使用性和交流傳播，體現(xiàn)出檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義。檔案的管理，不僅僅是收集與整理，其更為現(xiàn)實(shí)的意義在于幫助企業(yè)主和員工們在日常工作過程中有例可依，使工作得到更為有效的資源協(xié)助，提高效率，加快發(fā)展?？梢哉f企業(yè)檔案的利用與管理，既是企業(yè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，又是終結(jié)點(diǎn)。加強(qiáng)檔案的使用和交流性，是為企業(yè)檔案管理延續(xù)下去并得到長足發(fā)展提供資源支持，體現(xiàn)出企業(yè)的社會價值。當(dāng)然，企業(yè)檔案管理和使用貫穿于企業(yè)各項工作中，也是檢驗企業(yè)基礎(chǔ)性工作情況的標(biāo)準(zhǔn)。

二、企業(yè)檔案的管理措施

第一，要設(shè)立專門的企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮集體力量，創(chuàng)新思路，把檔案管理工作做也成效。

第二，建立好企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度，并監(jiān)督全體員工依此執(zhí)行。有制度的硬性規(guī)范，有利于更好地督促員工們對企業(yè)檔案管理工作的重視，促進(jìn)檔案工作更快更好地發(fā)展。

第三，加強(qiáng)檔案管理的安全性。檔案管理室一定要做好防火、防水、防盜、防塵、防蟲、防潮、防泄密等各項防護(hù)工作，雖然目前大多企業(yè)已經(jīng)普及電子檔案管理，但仍有一些檔案是以紙制等形式存放，這就要求企業(yè)檔案工作人員有針對性地做好各種類型檔案的管理工作，對于電子文檔要做好電腦的殺毒與防毒，防止黑客傾入，工作人員要不斷提高自身的電腦操作技術(shù)能力，并對電子信息的獲取和溝通渠道做出更深刻的理解，從而創(chuàng)新工作方法。而對于傳統(tǒng)的檔案形式，則要求工作人員在工作過得中更加細(xì)致，不僅要認(rèn)真登記和整理。還要在離開檔案室時檢查好門窗、關(guān)好電源等，以保證企業(yè)檔案管理工作的全面與完善。

第四，提高檔案利用率，發(fā)揮檔案管理實(shí)際作用。檔案管理的最終目的，也是為了讓企業(yè)在發(fā)展工作中能夠節(jié)約尋找資源的時間，把更多的時間應(yīng)用在實(shí)際工作內(nèi)容中，加快工作效率，提高效益。提高檔案利用率，應(yīng)該更好地創(chuàng)新溝通模式，使信息的傳遞更為便捷，同時對于在溝通交流過程中進(jìn)發(fā)出的對企業(yè)有益的信息資源，也要加以收集和整合。

三、企業(yè)檔案管理如何創(chuàng)新發(fā)展

沒有創(chuàng)新就沒有生命力和發(fā)展希望，這一點(diǎn)對于企業(yè)尤為重要。因此，在企業(yè)的檔案管理工作方面，工作人員一定要開拓思路，發(fā)展創(chuàng)新，并將新思想落實(shí)到檔案管理工作的各項功能和執(zhí)行細(xì)節(jié)中去，積極地用新機(jī)制帶動檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

1.要借助觀念創(chuàng)新促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化。

辦公自動化的普及，使電子文件也被列入到檔案管理的工作范疇中，因其收集、查詢，整理、修改、發(fā)送等簡單快捷，并且具有容量大、更新速度快的特點(diǎn)，目前電子文件已經(jīng)越來越成為檔案管理的主要文件類型。電子文件包括錄音、錄像、照片、文字、表格等形式多樣，直觀易讀。但是，檔案管理并不是單純地用計算機(jī)代替原本的手工勞動，也絕不能把傳統(tǒng)的檔案管理方式照搬到現(xiàn)代化的電子檔案管理工作當(dāng)中去，新時代的檔案管理，一定要以創(chuàng)新的觀點(diǎn)理念，應(yīng)用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，在吸取傳統(tǒng)管理方法精髓的基礎(chǔ)上，盡快尋求更新更有效的運(yùn)作模式，更好地為企業(yè)檔案管理工作服務(wù)。

2.要創(chuàng)新企業(yè)工作平臺，加速提升企業(yè)檔案管理的水平。

傳統(tǒng)的檔案管理工作并不是毫無用處，新時期的創(chuàng)新管理也是要建立在傳統(tǒng)工作流程基礎(chǔ)之上的。要將傳統(tǒng)的檔案管理工作流程優(yōu)化整合，再融入新思想新觀念，借助軟件編程、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)等先進(jìn)電子技術(shù)方法建立起更適用于現(xiàn)代化檔案管理的計算機(jī)管理工作流程，并以此來進(jìn)行企業(yè)檔案工作的執(zhí)行與管理。也就是說，要在傳統(tǒng)已經(jīng)具備的工作流程基礎(chǔ)上，建立起更符合現(xiàn)代企業(yè)管理的數(shù)據(jù)信息工作管理平臺，解決企業(yè)參與人員多、信息容量大、加快信息傳遞速度、搭建溝通平臺，反饋信息等問題。

3.創(chuàng)新工作和執(zhí)行流程，更好地滿足檔案管理的新要求。

文檔一體化流程，是信息化時代的全新文件管理觀念。它本身摒棄了把零散化文件拼湊組合的弊端，而是從管理目標(biāo)出發(fā)，通過先進(jìn)技術(shù)和業(yè)務(wù)互聯(lián)的新需求而建立的無縫的互操作平臺。創(chuàng)新工作和執(zhí)行流程，就是將工作的各環(huán)節(jié)、步驟、分工、崗位協(xié)作一體化集成，電子文件的一體化流程，既保證了檔案管理工作的質(zhì)量，又創(chuàng)新了檔案工作者的管理思路，達(dá)到更好滿足檔案管理的新要求。

4.創(chuàng)新管理方法，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。

在信息量不斷增加的今天，信息重要等級也逐漸分化，信息安全管理也成為文件和管理工作過程中的一項重要內(nèi)容。計算機(jī)應(yīng)用雖然普及，但病毒泛濫、用戶使用不當(dāng)?shù)惹闆r經(jīng)常出現(xiàn)，再加上設(shè)備故障，自然災(zāi)害等的出現(xiàn)，造成計算機(jī)系統(tǒng)被破壞的可能性加強(qiáng)，一旦計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，極易引起數(shù)據(jù)丟失、文件信息失效等負(fù)面作用，因此，加強(qiáng)信息安全的管理勢在必行。

5.創(chuàng)新服務(wù)，為企業(yè)提供更高水平的信息服務(wù)。

電子化檔案管理的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了更為大量的電子資源，用戶群體也隨之增加。多種因素提高了對企業(yè)信息服務(wù)的要求。這就要求企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員樹立起信息服務(wù)的理念，并強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)變思想，變被動為主動服務(wù)。并且，檔案工作人員要隨時隨處從多種渠道進(jìn)行信息收集，及時整理加工，并通過系統(tǒng)互動了解用戶的潛在需求，并將這種需求轉(zhuǎn)化成信息產(chǎn)品，針對特定用戶來策劃并實(shí)施各種不同層次的服務(wù)內(nèi)容和形式。創(chuàng)新服務(wù)，也是為企業(yè)在檔案管理方面積累大量信息數(shù)據(jù)，提供更多地可用資源，提供更高層次的信息服務(wù)。