中小企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

隨著越來越多的中小企業(yè)建立，中小企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)了管理意識薄弱、資源利用效率低、檔案管理監(jiān)督制度不健全的現(xiàn)狀。于是，企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的迫切現(xiàn)狀被提上了日程。

一、企業(yè)案蕾理存在的問題

1.企業(yè)人事檔案管理制度不完善，社會檔案意識薄弱

(1)缺乏對人事檔案管理制度的重視。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對人事檔案的重視停留在口頭上，甚至片面的認為企業(yè)與員工是一種雇傭關(guān)系，沒必要把太多精力用在人事檔案管理上，“說起來重要，忙起來忘掉”，人事檔案的管理工作沒有得到有力的支持。長此以往，這種現(xiàn)象不斷自我強化，導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全，缺乏科學(xué)性和先進性。

(2)缺少有效的檢查、監(jiān)督機制。許多單位的人事檔案長期處于凌亂無人問津的狀態(tài)，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。由于沒有定期檢查，使人事檔案管理有空可鉆，新增加材料的連續(xù)性出現(xiàn)斷裂現(xiàn)象，部分人員檔案材料遺失，一些單位趁人員調(diào)動、單位合并之機把未整理的人事檔案材料順水推舟移交出去，推卸責(zé)任，這給職工本人及新單位日后的工作平添了許多麻煩。

(3)檔案轉(zhuǎn)遞制度不健全。一是有的企業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞不及時，操作程序不規(guī)范。二是有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不做機要轉(zhuǎn)遞，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。

(4)存在死角。在企業(yè)轉(zhuǎn)制的過程中，來自備方面的對企業(yè)的考核認證幾乎都是以企業(yè)經(jīng)濟效益的好壞來判斷企業(yè)管理的優(yōu)劣，一定程度上造成了企業(yè)既不瞻前又不顧后的短期行為，在生產(chǎn)經(jīng)營過程中放棄了人事檔案管理。以致出現(xiàn)人檔分家、檔案自存、檔案散亂、流失、涂改，退休、下崗黨員的組織關(guān)系無人管、無處轉(zhuǎn)等違背檔案法規(guī)的行為。更有甚的是個別企業(yè)依仗為經(jīng)濟發(fā)展貢獻大，不重視檔案工作，給檔案部門的正常工作制造種種障礙，使檔案人員處于尷尬的境地。

2.人事檔案管理方式和手段相對落后，造成企業(yè)人事檔案價值不高，利用率低

(1)人事檔案收集缺乏力度，材料質(zhì)量差的問題普遍存在。首先是檔案材料收集工作重數(shù)量輕質(zhì)量，內(nèi)容不具體，歸檔工作被動、不及時。其次是收集的材料不全面、不準確。目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，缺少反映員工實際情況的檔案材料，特別是學(xué)歷材料。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進而影響到員工的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義的參考價值。

(2)有的企業(yè)在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使員工的工資級別、職務(wù)任免等材料根本無法形成或不能及時歸檔，產(chǎn)生了很多不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前，把學(xué)歷變高，把年齡變小等等。二是有的企業(yè)出于某種考慮或避開某種風(fēng)險，刻意更換材料或隱瞞事實，使人事檔案信息虛假或不全。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和執(zhí)行，這必然使用人單位出于被動狀態(tài)，特別是現(xiàn)在錄用人員都是采用先進人后調(diào)檔的方式，一旦用人單位發(fā)現(xiàn)問題，為時已晚。

二、從政策上提高政府人事管理制度

(1)增強對人事檔案管理目的和意義的認識，完善人事檔案管理制度。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用、保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解，正確評價和使用人才的重要依據(jù)。所以，在人事檔案管理中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須嚴格審查，遵循“去偽存真”，把好檔案材料質(zhì)量關(guān);檔案的整理要嚴謹、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，注意檔案安全，檔案的更新應(yīng)及時、準確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集;檔案轉(zhuǎn)遞過程中一定要認真履行職責(zé)，堅持原則，按程序辦理。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好的促進人才合理流動，合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。

(2)借助現(xiàn)代信息技術(shù)，加快企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化進程。計算機和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對人事檔案管理工作產(chǎn)生了劃時代的巨大影響，我們要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些方法和手段進行改革。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大和經(jīng)濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給企業(yè)帶來了人事眾多，管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了新的要求。因此企業(yè)人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化企業(yè)的經(jīng)濟效益。通過對檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。

(3)強化培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)人員的整體素質(zhì)。在日益發(fā)展的新形勢下，要想做好人事檔案管理工作，必須建立一只有專業(yè)知識，有文化素質(zhì)，政治強、業(yè)務(wù)精、紀律嚴、作風(fēng)好的檔案干部隊伍，定期培訓(xùn)則是建立高素質(zhì)檔案工作人員隊伍的重要途徑。通過培訓(xùn)使檔案專業(yè)人員更加適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，采取積極措施抓好知識更新、引進、消化，適應(yīng)信息技術(shù)的成果，擁有更廣博的知識，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效的實施檔案管理現(xiàn)代化工作，為企業(yè)服務(wù)。

小 結(jié)

綜上所述，我們要不斷創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理工作的新思路，積極解決管理現(xiàn)狀中存在的問題，用各種先進的技術(shù)手段更好的利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實際效能，提升企業(yè)人事檔案的使用價值和文獻。