淺談網絡辦公自動化系統(tǒng)在檔案工作中的應用

在當代社會，人們將辦公事務納入到網絡體系中，使其能自動地處理和解決傳統(tǒng)辦公方式無法完成的任務與問題，并廣泛而深刻地改變著人們的生活。辦公自動化，其實質就是將信息的收集，處理、傳遞網絡化，立足于企業(yè)實際情況，能滿足企業(yè)對信息進行管理的各項要求，為用戶提供信息共享及溝通、協調和控制的輔助手段，達到提高企業(yè)員工的工作效率，增強企業(yè)員工之間、部門之間的協同工作能力，提高辦公綜合效率。

一、網絡辦公自動化系統(tǒng)在文書辦理過程中的應用

(一)公文管理權限的劃分

文書辦理分為收文和發(fā)文兩種情況。收文又分為上級來文和其他單位來函兩種。發(fā)文則是指本單位對外或對內的發(fā)文。由于網絡辦公自動化系統(tǒng)往往要求公文來往單位要有相同的網絡辦公自動化系統(tǒng)，因此，本文將主要論述具有相同網絡辦公自動化系統(tǒng)的單位之間。網絡辦公自動化系統(tǒng)在文書辦理過程和檔案管理工作中的應用。在網絡辦公自動化系統(tǒng)條件下，公文處理的流程和權限都是事先設置好的，不同級別的人員擁有的權限是不一樣的。一般而言，級別越高，權限也就越多，越是關鍵崗位的人員，權限也就越多。比如，一般的辦事人員可能只能看到自己經辦的事務的公文的有關情況，其他人員辦理的公文內容及其流轉情況就無權看到了。當然，這些人員的領導因為權限較高，則能看到所有的公文內容以及現在所處的辦理環(huán)節(jié)的情況。

(二)公文程式的變化

在公文的具體辦理過程中，辦事人員還可以利用網絡辦公自動化系統(tǒng)的公文處理模塊來實現公文的擬稿、審核、批閱、簽發(fā)、登記、傳文和歸檔。例如，在網絡辦公自動化系統(tǒng)中，發(fā)文單位利用公文處理模塊完成公文的擬稿、核稿，最后由單位或部門主持工作的負責人在網絡上進行簽發(fā)。收文單位負責收發(fā)文管理的人員馬上可在網絡上看到相關的收文，然后根據來文內容將公文轉遞給分管領導。分管領導簽署意見后，再由負責收發(fā)文管理的人員將簽署好的公文傳回發(fā)文單位。在此過程中，如果權限設置合理，發(fā)文單位應該可以看到文件辦理處于什么環(huán)節(jié)?，F在的網絡辦公自動化系統(tǒng)一般按黨政系統(tǒng)分別辦理，根據隸屬關系和職權范圍，逐級行文，不得越級請示和報告，而且一般也不直接送領導個人。同時，網絡辦公自動化系統(tǒng)不但保留了原先辦公自動化系統(tǒng)中的一次輸入，多次輸出的優(yōu)勢，還因為計算機日志文件的廣泛應用，辦理過程被一一記錄在案，從而擁有了與紙質公文相同的原始性和憑證性。

二、網絡辦公自動化系統(tǒng)在檔案管理工作中的應用

(一)檔案收集管理工作的網絡辦公自動化

在網絡辦公自動化環(huán)境下，檔案收集管理工作變得異常便捷。因為在每次公文辦理結束后，辦結的公文就應該由單位領導審核后，進行網絡邏輯歸檔。檔案管理人員所作的就是核對公文是否辦結以及是否完整。公文的有效性由辦理公文的單位負責。當一年工作結束時，檔案管理人員再將電子檔案從網絡數據庫下載到光盤等存儲介質，進行物理歸檔即可。因為收集的檔案都是電子版的，本身不存在體積的問題，不像紙質檔案，立卷時就需要考慮案卷的厚度，一般不能超過兩公分。同時，存儲在載體上，不像紙質檔案必須占有一個空間。電子檔案就不存在位置等問題，所有的檔案都可以存儲在光盤、硬盤等載體上。而且，隨著光盤、硬盤存儲能力的增強，更多的檔案可以存儲在一個硬盤或幾張光盤上。這樣，就為“卷改件”創(chuàng)造了有利條件。同時，立卷、裝訂、裝盒等紙質檔案整理過程完全沒有了。這樣一來，檔案管理人員就可以從繁重的歸檔任務中解脫出來，從而有更多的時間來關注檔案的歸檔質量。

(二)檔案信息開發(fā)工作的網絡辦公自動化

一般而言，在開發(fā)網絡辦公自動化系統(tǒng)淺談網絡辦公自動化系統(tǒng)在文書和檔案工作中的應用時，都會考慮檔案的歸檔問題。新建公文，都需填妥公文信息，一般包括秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、標題、主送單位、主題詞、抄報抄送單位等部分。公文如有附件。還應當在正文之下、成文日期之上加附加說明，標明附件順序和名稱，并將附件電子版上傳到，網絡辦公自動化系統(tǒng)。因此，公文在網絡辦公自動化系統(tǒng)的辦理過程，實際上已經就是往網絡數據庫著錄檔案信息的過程。公文的文種、時間、標題、發(fā)文機關、收文機關、歸檔單位等信息都會著錄到網絡數據庫中，甚至公文正文的電子版也會上傳到網絡數據庫中。這時，檔案管理人員就可以利用一些程序，對網絡數據庫進行檢索、編目、輸出等。如果在程序里精心組織一些檢索詞，還可以針對某個方面進行專題檢索，檢全率和襝準率都可以得到保證。這在傳統(tǒng)的紙質檔案管理中是很難想象的。

(三)檔案查詢的網絡辦公自動化

傳統(tǒng)的檔案查詢，往往需要專人到檔案館(室)，對紙質檢索工具或者單機版數據庫進行檢索，費時費力，查找一份文件像大海撈針一樣，常常還可能因為人為因素造成漏檢。特別是紙質檢索工具，還需要到庫房將檔案原件調出。網絡辦公自動化系統(tǒng)可以將檢索權限賦予特定的人員，而且可以設定每個人可以檢索的范圍。如果要查詢某份文件，有關人員就以利用各自的賬號、密碼登錄網絡辦公自動化系統(tǒng)，然后在網絡辦公自動化系統(tǒng)中查找所要的文件，并且可以閱覽壘文。權限再高一些的，甚至能看到領導的批示以及其他信息。充分利用網絡辦公自動化系統(tǒng)加速“文檔一體化”進程，將有關聯的職能活動聯系起來，即文件處理的歸檔和檔案收集融合為一個環(huán)節(jié)，首先在職能崗位上進行融合，然后在人員和業(yè)務上進行融合，最后是通過網絡辦公自動化系統(tǒng)進行功能融合，使得檔案在文件處理完畢后就能即時查詢，檔案人員減少了甄別、分類、排序、信息錄入的重復勞動，剩下一些簡單的物理整理。這樣，檔案部門以外的辦事人員可以足不出戶，在自己的崗位上就可以查閱所需的文件。即使需要查閱文件原件，也可以先在網絡辦公自動化系統(tǒng)中查好檔號，然后再到檔案部門按圖索驥。

結 語

總之，隨著網絡辦公自動化系統(tǒng)的不斷推廣與應用，文書辦理和檔案管理發(fā)生翻天覆地的變化已是不爭的事實。網絡辦公自動化系統(tǒng)減輕了勞動強度、簡化工作程序、提高工作效率和工作質量，節(jié)省更多的時間放在編研工作和開發(fā)檔案信息上，真正把檔案作為一種信息資源共享利用，這也是談網絡辦公自動化系統(tǒng)在文書和檔案工作中應用的初衷。