會(huì)議主持人為何“罷工”

【案例】

某市舉行一個(gè)重要的經(jīng)貿(mào)洽談會(huì)開幕式。會(huì)議即將開始，諸位領(lǐng)導(dǎo)已走上主席臺(tái)準(zhǔn)備入座。會(huì)務(wù)工作人員急忙趕過(guò)去，請(qǐng)示主持會(huì)議的副市長(zhǎng)，送審的主持詞是否有改動(dòng)，以便做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備。副市長(zhǎng)卻丈二和尚摸不著頭腦，說(shuō)我沒有見過(guò)主持詞，不知道會(huì)議由誰(shuí)主持?，F(xiàn)在就要開會(huì)了，不熟悉會(huì)議程序，我不能主持會(huì)議。會(huì)務(wù)工作人員頓時(shí)傻了眼，不知道如何是好。

原來(lái)，這位副市長(zhǎng)有兩位秘書，一位秘書接到會(huì)務(wù)工作人員提前送來(lái)的主持詞后，忘記了送給領(lǐng)導(dǎo);另一位秘書隨領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場(chǎng)接待室后，見領(lǐng)導(dǎo)同志與別人交談，也就沒有按照會(huì)務(wù)工作人員的要求及時(shí)請(qǐng)示主持會(huì)議一事，因而出現(xiàn)了主席臺(tái)上這一幕僵局。幸好會(huì)務(wù)組事先打印了幾份送審的主持詞，擺在幾個(gè)主要領(lǐng)導(dǎo)的座位上，并做好了會(huì)務(wù)準(zhǔn)備。因此，領(lǐng)導(dǎo)們臨時(shí)商議，重新確定了主持人，但已造成了一些不愉快。

【分析與對(duì)策】

以上案例告訴我們:要避免會(huì)務(wù)工作出現(xiàn)差錯(cuò)，著眼點(diǎn)在于準(zhǔn)備工作要細(xì)致、周密。一是要有提前量。會(huì)議議程、程序確定后，會(huì)務(wù)組應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，編制注有主持人、講話(傳達(dá)、報(bào)告)人、發(fā)言人或宣讀文件人員姓名的日程(議程)表送審。領(lǐng)導(dǎo)審定后，將議程表提前送達(dá)有關(guān)人員，使之明確任務(wù)，早做準(zhǔn)備。二是要有多手準(zhǔn)備。各類會(huì)務(wù)材料，如主持詞、講話(發(fā)言、傳達(dá))稿、在會(huì)上宣讀的文件等，應(yīng)在會(huì)前提前送達(dá)有關(guān)人員審閱。如送審的主持詞、講話稿有所改動(dòng)，則應(yīng)及時(shí)修改打印后再送。同時(shí)，另準(zhǔn)備一套材料，會(huì)前擺在有關(guān)人員的座位上，以應(yīng)有人忘記帶來(lái)之急，保證會(huì)議順利進(jìn)行。三是檢查落實(shí)要細(xì)致。會(huì)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)前要逐一細(xì)致地檢查落實(shí)，切忌粗枝大葉，憑主觀臆想行事，以致由于疏忽而釀成事故。(摘自《秘書之友》)