學(xué)報(bào)采編自動化管理系統(tǒng)的應(yīng)用

　　隨著信息化的不斷發(fā)展，高校學(xué)報(bào)的出版基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，與此相適應(yīng)的高校學(xué)報(bào)的服務(wù)體系也正逐步形成，開展期刊的各種個(gè)性化服務(wù)。以實(shí)現(xiàn)編輯與作者、讀者、審稿專家的實(shí)時(shí)性雙向交流，以便為網(wǎng)絡(luò)出版技術(shù)與出版稿件等其他相關(guān)信息的整合提供一個(gè)平臺。
　　可是，隨著期刊網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，一些問題也逐漸顯露出來：
　　(1)稿件登記工作量較大，操作煩瑣且容易出錯(cuò)；(2)不利于編輯部內(nèi)部管理，信息不能實(shí)時(shí)共享，工作效率低；(3)編輯工作流程不規(guī)范，服務(wù)不到位，無法對稿件、作者等信息進(jìn)行全面、快速統(tǒng)計(jì)；(4)作者對稿件錄用及安排刊期等情況不能及時(shí)獲知，致使作者由于不能及時(shí)得到回復(fù)，導(dǎo)致撤稿、一稿多投、重復(fù)投稿；(5)審核周期長，導(dǎo)致發(fā)稿時(shí)滯長，降低了期刊的競爭力；(6)雜志社的相關(guān)指導(dǎo)性文檔無法讓作者方便及時(shí)地獲得和知悉，作者無法方便了解投稿須知、論文范例、參考文獻(xiàn)撰寫體例、摘要撰寫方法等，導(dǎo)致稿件修改次數(shù)增加，無形中增加了編輯的工作量；(7)雜志面臨著核心期刊、國際知名索引收錄的壓力。如何進(jìn)入核心期刊或者被EI、SCI知名數(shù)據(jù)收錄，是大多期刊社都關(guān)心的問題。
　　基于以上問題的存在，建立一套完整的高校學(xué)報(bào)網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)就提上了議事日程。
　　
　　一、高校學(xué)報(bào)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的建立
　　
　　高校學(xué)報(bào)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是一個(gè)多功能、多層次、多內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，從這個(gè)系統(tǒng)承載的功能來看，主要包括學(xué)報(bào)信息系統(tǒng)、專家服務(wù)系統(tǒng)、作者服務(wù)系統(tǒng)以及讀者服務(wù)系統(tǒng)。
　　
　　1.專家服務(wù)系統(tǒng)
　　期刊水平高低的關(guān)鍵在于稿件的質(zhì)量，因此，學(xué)報(bào)出版的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是專家審稿。所謂專家服務(wù)系統(tǒng)，即編輯部為專家提供的在線審稿平臺。
　　在線審稿平臺包括待審稿件信息(包括稿件編號和論文原稿)、審稿意見編輯、審稿意見提交等功能。編輯部無需將稿件打印出來郵寄給專家，專家可在線查看負(fù)責(zé)審查的稿件，并在線填寫審稿意見。專家審稿超期時(shí)可自動發(fā)出郵件催促和短信催促，對專家進(jìn)行提醒，以便專家在要求的時(shí)間內(nèi)完成審稿任務(wù)。專家審稿意見可自動復(fù)制到編輯對作者的退改郵件中，專家對稿件的修改，作者也可看到，不再需要編輯中間轉(zhuǎn)發(fā)。
　　
　　2.作者服務(wù)系統(tǒng)
　　作者服務(wù)系統(tǒng)包括作者在線投稿、在線稿件查詢、作者論壇、作者在線交流以及作者想了解并可以下載的投稿指南、征稿啟事、投稿方式、論文版權(quán)轉(zhuǎn)讓聲明以及稿件登記表格等文件。“稿件查詢”模塊和“在線投稿”模塊是作者園地的特色模塊，以稿件數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)?！案寮樵儭蹦茏屪髡叩弥寮幚淼倪M(jìn)展情況，可以避免作者盲目地一稿多投。當(dāng)稿件管理人員收到稿件后，即對稿件數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，并立即回復(fù)作者。在1—3個(gè)工作日內(nèi)，作者可查詢到稿件初審結(jié)果；在25個(gè)工作日內(nèi)，作者可查詢到稿件的終審結(jié)果。當(dāng)作者修改稿符合修改要求后，再進(jìn)行稿件查詢，可得到“修改稿符合審稿修改要求，已進(jìn)人編輯階段的信息”。這樣，作者通過上網(wǎng)，能及時(shí)了解審稿和修改階段稿件處理的進(jìn)展情況，而編輯也節(jié)省了回答作者詢問的時(shí)間。
　　
　　3.編輯在線辦公系統(tǒng)
　　(1)編輯面向作者在線辦公：編輯部可根據(jù)需要編輯收稿通知、退改通知、退稿通知、錄用通知、版面費(fèi)索要通知、版面費(fèi)收到后回復(fù)作者通知等多個(gè)模板。(2)編輯面向?qū)＜以诰€辦公：采編系統(tǒng)根據(jù)審稿方向、審稿關(guān)鍵詞、姓名、單位等自動匹配專家，還可標(biāo)志出專家的在審稿件數(shù)、按期審回稿件數(shù)、逾期未審回稿件數(shù)、因故撤審次數(shù)等作為派審的參考。編輯可方便了解專家審稿的狀態(tài)和進(jìn)度以及專家對任務(wù)的知悉狀態(tài)，以便采取針對性措施。如專家在指派后7天內(nèi)不登錄系統(tǒng)就發(fā)短信進(jìn)行提醒等。(3)編輯面向自己在線辦公：所有編輯(包括編務(wù))對自己負(fù)責(zé)的稿件和任務(wù)一目了然，避免工作遺漏。排刊期和刊期調(diào)整、目錄自動形成，期文章最新文件打包，不用再為排版從眾多的稿件中篩選最新文件?？砂礄谀?、領(lǐng)域、作者、關(guān)鍵詞等自動形成年度目錄。支持遠(yuǎn)程辦公，在假期、出差時(shí)仍能及時(shí)處理稿件?？蓪ν陡辶?、發(fā)刊周期、錄用情況、基金情況、內(nèi)外稿、作者活躍期、投稿單位、編輯工作量、收入支出等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。特種稿件備注，對加以備注的稿件、約稿、加急等特種稿件進(jìn)行提醒。
　　
　　4.讀者服務(wù)系統(tǒng)
　　作者園地的“投稿須知”模塊說明了從投稿、審稿一直到刊出的整個(gè)過程，使作者對刊物的稿件運(yùn)作過程有所了解?！案寮s”模塊闡明了對投稿的要求，是作者非常關(guān)心的?！霸诰€投稿”提高了稿件信息登記的速度，相應(yīng)地加快了審稿速度。作者將論文題名、姓名、單位、電話、傳真、E—mail、通信地址等稿件信息上傳至稿件數(shù)據(jù)庫，發(fā)送論文的電子文件；稿件管理人員只需對稿件數(shù)據(jù)庫進(jìn)行少量維護(hù)(如給出稿件編號等)，保存打印論文的電子文件再送初審。一般該系統(tǒng)只受理注冊作者(用戶)的投稿，作者投稿時(shí)要根據(jù)編輯部要求填寫稿件標(biāo)題、關(guān)鍵詞、摘要等信息。采用在線投稿將向稿件數(shù)據(jù)庫添加稿件信息的大部分工作由作者來完成，減輕了稿件管理人員的工作量，節(jié)省了人力，進(jìn)而節(jié)約了人員費(fèi)用。
　　當(dāng)期雜志開始印刷后，這期雜志的論文題名、作者、作者單位、摘要、關(guān)鍵詞(中、英文)、全文以及工程信息等補(bǔ)白，進(jìn)入“本期導(dǎo)讀”板塊，有助于宣傳當(dāng)期雜志，擴(kuò)大發(fā)行量?！斑^刊索引”設(shè)置“論文搜索”模塊和“過刊查詢”模塊，讀者可使用“論文搜索”模塊，選取論文題名、作者、作者單位、摘要、關(guān)鍵詞這5項(xiàng)中的1項(xiàng)，鍵入關(guān)鍵字進(jìn)行搜索。閱讀搜索出的論文的題名、作者、作者單位、摘要、關(guān)鍵詞(中、英文)，根據(jù)需要閱讀全文。若已確定論文發(fā)表的年份和期數(shù)，可直接進(jìn)入“過刊查詢”模塊閱讀全文。
　　
　　5.采編自動化管理平臺的意義
　　(1)實(shí)現(xiàn)稿件處理全流程的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，即從收稿、審稿、編輯到排版、印制、發(fā)行過程的全面信息化管理，提高工作效率，大幅減少重復(fù)勞動。作者信息和稿件信息都由作者在注冊和投稿時(shí)填寫，減少了信息登記的煩瑣事務(wù)和可能出現(xiàn)的差錯(cuò)，并自動完成編輯部各類費(fèi)用的收入與開支情況的計(jì)算和報(bào)表制作。(2)將編輯部內(nèi)外的各種信息資源轉(zhuǎn)化成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，建立編輯部數(shù)據(jù)庫集群，并使其能夠形成完善的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。(3)自動完成編輯部各類費(fèi)用的收入與開支情況的計(jì)算和報(bào)表制作、統(tǒng)計(jì)、考核編輯人員的績效、對退稿、退修、催款、作者查詢等日常事務(wù)進(jìn)行程序化處理。(4)規(guī)范稿件處理流程，提高服務(wù)質(zhì)量。采用期刊采編自動化管理平臺后，發(fā)送收稿通知、退稿通知等操作將會是非常簡單的事情(作者姓名、稿件標(biāo)題、稿號、收稿日期、Email地址都可自動代入郵件模板當(dāng)中，僅需點(diǎn)擊一下“發(fā)送”按鈕，系統(tǒng)甚至可自動發(fā)送收稿通知)。超期工作還將自動提醒。(5)為主編提供編輯部當(dāng)前運(yùn)作狀態(tài)的分析性數(shù)據(jù)，滿足管理與發(fā)展編輯部各項(xiàng)工作的需要。(6)最大限度地利用網(wǎng)絡(luò)資源。甚至可以建立跨學(xué)校、跨地域的高校學(xué)報(bào)專家審稿網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合體系，將更大范圍內(nèi)的專家通過網(wǎng)絡(luò)組織起來，提供給各個(gè)高校學(xué)報(bào)。(7)充分利用互聯(lián)網(wǎng)交互對話的功能，實(shí)現(xiàn)讀者、作者、編者以及審稿專家的互動交流。(8)審稿和稿件的錄用透明化，更好地配合編輯部對于稿件進(jìn)行整體質(zhì)量和方向的控制。(9)隨著各雜志對核心期刊重要性認(rèn)識的普及，雜志的競爭日趨激烈，如何進(jìn)入核心期刊、鞏固核心期刊地位、提高雜志影響排名、被國際知名索引工具收錄成為各雜志社工作的一個(gè)重點(diǎn)，同時(shí)也成為雜志社主編的首要任務(wù)。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]馬宇紅，科技期刊網(wǎng)上審稿過程中責(zé)任編輯的職責(zé)[J]，編輯學(xué)報(bào)，2006，18(1)：56—57
　　[2]劉雪立，《眼科新進(jìn)展》在線投稿與在線審稿系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J]，中國科技期刊研究，2004，15(5)：580—582
　　[3]周志新，科技期刊建立在線投稿與審稿系統(tǒng)的目的與原則[J]，編輯學(xué)報(bào)，2005，17(1)：54—55
　　[4]許文深，陳俊，論科技期刊責(zé)任編輯與同行專家審稿[J]，編輯學(xué)報(bào)，2002，14(2)：101—102
　　[5]李明志，鎖志海，趙大良，學(xué)術(shù)期刊審稿專家數(shù)據(jù)庫的開發(fā)及利用[J]，編輯學(xué)報(bào)，2004，16(4)：274—275
　　[6]曾慶儀，對期刊網(wǎng)站建設(shè)的思考[J]，江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，(1)：94—