教育資助檔案的管理與利用
——以浙江省臨安中學(xué)為例

任世敏

浙江省臨安中學(xué)

教育資助檔案是學(xué)校開展教育資助工作形成的具有歸檔保存價值的各種文件材料。隨著普通高中教育資助工作的不斷深入和持續(xù)發(fā)展，教育資助檔案已經(jīng)變成學(xué)校檔案庫藏極為重要的一塊，它們真實(shí)記錄了學(xué)校開展教育資助工作的背景、發(fā)展和現(xiàn)狀。做好教育資助檔案的收集、整理和利用面臨許多新挑戰(zhàn)。

1 教育資助文件材料的形成與收集

1.1 教育資助文件材料的來源

教育資助文件材料主要來源有：一是上級下發(fā)的關(guān)于教育資助的規(guī)定、意見、政策和實(shí)施辦法等。二是學(xué)校開展教育資助工作各階段形成的教育資助材料，包括教育資助工作年度計(jì)劃、工作機(jī)制、宣傳資料、走訪摸底統(tǒng)計(jì)材料、申報審核材料、建檔建卡發(fā)放資助經(jīng)費(fèi)材料、回訪督查、年度資助工作總結(jié)等等。三是除了國家教育資助之外，社會愛心企業(yè)及個人對我校貧困生的各種公開及匿名的教育基金、教育資助所形成的一些檔案資料。這些檔案材料既有紙質(zhì)的，也有電子稿，還有照片、錄像、牌匾等實(shí)物檔案。

1.2 規(guī)范化收集教育資助檔案

要做好教育資助檔案的管理工作，首先就要及時全面地收集到上述各類原始資料，包括相應(yīng)的電子稿件。教育資助事關(guān)多個部門和個人，檔案員在每學(xué)期教育資助工作啟動之前就要有收集意識，及時跟相關(guān)的人員做好歸檔的宣傳及具體指導(dǎo)培訓(xùn)工作，包括檔案材料的質(zhì)量、前期的一些簡單整理等。移交材料時必須當(dāng)面交接、仔細(xì)清點(diǎn)、列好清單，確保交接順利、應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

2 教育資助檔案的整理

2.1 分類清晰，排列有序

每學(xué)期教育資助材料全部收集后，按照國家資助、社會資助、個人資助分門別類整理存放。其中個人資助比例較小，有些還會匿名進(jìn)行，不做多述。國家資助和社會資助一般我們會按照事件發(fā)展的時間順序進(jìn)行材料排序，一般是走訪摸底、廣泛宣傳、申報審核、確認(rèn)公示、簽領(lǐng)發(fā)放、回訪督查等步驟。

2.2 按卷整理，規(guī)范裝訂

首先對每卷材料去除金屬物，編好頁碼打印好封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表，全文掃描好后按三孔一線裝訂（也可不裝訂便于后續(xù)利用），放入檔案盒內(nèi)。

2.3 錄入系統(tǒng)，全文掛接

教育資助檔案比較獨(dú)特，可以在學(xué)校檔案管理軟件系統(tǒng)中建立一項(xiàng)特色檔案，按照時間順延編制案卷號。

3 教育資助檔案的利用

3.1 梳理信息，精準(zhǔn)扶貧

教育資助有利于學(xué)校統(tǒng)計(jì)學(xué)生的一些基本信息，尤其是貧困學(xué)子的家庭情況，學(xué)?？梢杂嗅槍π缘厥┮栽郑嗉雨P(guān)愛，減少他們的后顧之憂，讓他們不至于因貧失學(xué)。

3.2 研究數(shù)據(jù)，做好編研

教育資助是國家開展教育扶貧的一大特色，是學(xué)校教育教學(xué)的重要一環(huán)。本人梳理歷年我校教育資助的數(shù)據(jù)，有以下規(guī)律：

（1）從無到有。我校的教育資助始于2004年，16年來，流程合理，操作規(guī)范，檔案齊全，為數(shù)千人提供了資助，這也是我國取得脫貧攻堅(jiān)戰(zhàn)全面勝利的一個側(cè)面印證。

（2）從有到多。教育資助的渠道越來越多：目前我校集體層面的有國家助學(xué)金、免學(xué)費(fèi)教育、校內(nèi)助學(xué)金、愛心企業(yè)捐贈；另外也有個人愛心助學(xué)，公開、匿名的都有。教育資助的力度也越來越大：一方面受助生增多，另一方面人均受惠額度增大。不過近年來資助生數(shù)有很大的下降，這得益于我國全面脫貧的勝利。

（3）資助方式從單一到豐富。教育資助的形式不再局限于資金等物質(zhì)的資助，還有師資、教育資源等多種形式資助。

（4）從多到精。我校的教育資助隨著受助家庭的經(jīng)濟(jì)不斷好轉(zhuǎn)，每年的資助方案、方式也在不斷調(diào)整，教育扶貧要精準(zhǔn)施策、精準(zhǔn)落實(shí)?，F(xiàn)在及今后教育資助的目標(biāo)不僅是解決貧困生溫飽、求學(xué)層面的問題，更需要提高到活得更好、學(xué)得更佳的層面。

3.3 助力宣傳，感恩回饋

教育資助是不求回報的慈善行為。但是，為了讓受助學(xué)生知恩、感恩、酬恩，增強(qiáng)他們愛家、愛校、愛國的情感，學(xué)校在一些媒體平臺上會適當(dāng)宣傳教育資助的個例。

我校1961屆校友、萬馬集團(tuán)董事長張德生向我校教育發(fā)展基金注資300萬元成立了萬馬基金會?！芭R安旅港同鄉(xiāng)會”捐贈100萬港幣。1989屆校友、重慶博騰制藥科技股份有限公司董事長居年豐捐贈50萬人民幣。2018年3月，江蘇銀行臨安支行資助臨安中學(xué)困難生50名，每名2000元，共計(jì)10萬元。2020年12月25日，我校1998級校友何琦冰在我校讀書時期家境貧困，但受到學(xué)校及社會多方關(guān)愛，如今事業(yè)有成的他感恩于當(dāng)年所受恩惠，向母校捐贈200萬元成立安笑助學(xué)基金，助力寒門學(xué)子求學(xué)路。此外，還有杭州宏立機(jī)械制造有限公司、樂清商會等愛心企業(yè)和人士陸續(xù)前來助學(xué)。這些寶貴的教育資助檔案就應(yīng)該大力宣傳，讓愛心循環(huán)，惠及更多的人。

3.4 記錄歷史，有賬可查

教育資助是國家、愛心企業(yè)、慈善個人、教育局、學(xué)校和學(xué)生等多方參與的系統(tǒng)工程，其中所涉款項(xiàng)數(shù)目巨大。教育資助檔案真實(shí)記錄了我校開展此項(xiàng)工作的始末，便于后期上級部門的監(jiān)管和督查。

在教育資助檔案的利用過程中，筆者覺得有一點(diǎn)需要特別注意，因?yàn)榻逃Y助檔案可能涉及貧困生的家庭隱私，所以教育資助檔案的利用非工作必要，應(yīng)盡量限制此塊檔案的借閱及復(fù)印，以免泄露。

教育資助檔案是時代和學(xué)校發(fā)展留下的特色財(cái)富，所有的幫扶總是暫時的，所有的資助總是要結(jié)束的。從社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我校教育資助的歷程來看教育資助的遠(yuǎn)景發(fā)展可能會轉(zhuǎn)化為教育勵學(xué)，今后教育資助的檔案也會越來越少，最終不再需要教育資助。