論管理人員工作交接的規(guī)范化管理

　　 工作交接，是企業(yè)人事變動(dòng)中一件很尋常的事情。不同的人勝任不同的工作，當(dāng)經(jīng)驗(yàn)積累到一定程度，能力得到一定提升后，就會(huì)從事新的崗位。這是個(gè)人成長(zhǎng)和企業(yè)發(fā)展的共同意愿。但是不同的人采取了不同的交接方式。
　　有的人謹(jǐn)慎，列出交接清單，雙方簽字，以免日后出現(xiàn)問題，引起爭(zhēng)議和糾紛。有的人性急，拿上私人物品就急匆匆走馬上任去了，沒有交代哪些工作需要立即辦理，哪些工作進(jìn)展到什么程度。有的人把自己多年積累的經(jīng)驗(yàn)材料統(tǒng)統(tǒng)帶走。有的人體貼，不僅扶上馬還要再送一程，使接交人輕松度過工作初期階段，工作得到更好的銜接。工作交接方式的不同，會(huì)對(duì)工作造成不同的影響。對(duì)工作交接實(shí)行規(guī)范化管理，是公司從粗放管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變的必然要求，為各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
　　
　　一、做好工作交接的必要性
　　管理人員崗位調(diào)整后，特別是擔(dān)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)和重要崗位的人員崗位調(diào)整，如果不認(rèn)真做好交接工作，不但不利于新到人員各項(xiàng)工作的有效開展，而且將對(duì)全局的整體工作帶來一定的不利影響。
　　認(rèn)真做好工作交接，有利于保持工作的連續(xù)性。不會(huì)因?yàn)閸徫徽{(diào)整后工作交接不清而影響這一崗位效能的充分發(fā)揮。有利于交接雙方責(zé)任劃分，保證這一崗位在工作中出現(xiàn)問題后能夠明確地區(qū)分責(zé)任，使責(zé)任追究能夠做到有的放矢，增強(qiáng)大家的事業(yè)心和責(zé)任感。有利于增強(qiáng)大家愛護(hù)公物的主人翁意識(shí)，減少各種公共財(cái)物的損壞和丟失。能夠有效減少各種文件資料的丟失，保持各類檔案資料的完整性，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利有效開展。而且認(rèn)真做好工作交接，還是考核干部的有效方式。可以通過工作交接來考察干部的職責(zé)是否清楚、工作任務(wù)完成是否出色、業(yè)務(wù)素質(zhì)是否勝任本職、工作責(zé)任心是強(qiáng)還是弱等，有利于客觀公正地對(duì)干部作出評(píng)價(jià)。
　　
　　二、制定切實(shí)可行的工作交接制度
　　制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，凡工作人員調(diào)動(dòng)、崗位輪換、職位代理、請(qǐng)假涉及到工作交接的都應(yīng)該遵守工作交接制度。工作交接制度通常包括以下幾方面內(nèi)容：一是明確制度適用的范圍，制定制度的目的。二是明確交接工作的主要內(nèi)容，如工作事項(xiàng)、工作方式方法、辦公用品、印章、資料和票據(jù)等。三是規(guī)定在辦理交接前，經(jīng)辦的事項(xiàng)能處理完畢的要處理完，實(shí)在處理不完的要移交清楚。四是規(guī)定交接事項(xiàng)必須當(dāng)面點(diǎn)清，核對(duì)相符。五是規(guī)定工作交接必須自上而下逐級(jí)監(jiān)交，分別在移交清單上簽名，注明交接時(shí)間，移交清單通常由最后一個(gè)接交人保管。六是明確對(duì)工作交接出現(xiàn)問題的懲處等。
　　制度能夠規(guī)范工作流程和員工行為，增強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)和自律意識(shí)，加強(qiáng)工作的管理和監(jiān)督。有了制度，交接人清楚該交什么，接交人知道接收哪些，做到心中有數(shù)。還有第三方的監(jiān)督，規(guī)范了交接過程，能夠有效確保工作的延續(xù)性。目前，公司還沒有專門的管理人員工作交接制度，亟需補(bǔ)充和完善。由于崗位的性質(zhì)不同，交接的內(nèi)容也會(huì)有很大的區(qū)別。建議按照崗位的性質(zhì)分別制定《處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)交接工作管理辦法》、《科級(jí)干部交接工作管理辦法》及《科員交接工作管理辦法》。
　　
　　三、做好交接前的準(zhǔn)備工作
　　做好交接前的準(zhǔn)備工作，是全面執(zhí)行工作交接制度的基礎(chǔ)。主要包括以下幾個(gè)方面：
　　1.清點(diǎn)公共財(cái)產(chǎn)物資。移交人要注明公物的項(xiàng)目與類別。不僅要對(duì)計(jì)算機(jī)等大型固定資產(chǎn)填寫移交清單，小型辦公用品如計(jì)算器、裝訂機(jī)、維修工具等也要考慮辦理移交，避免造成辦公物品丟失，或被員工據(jù)為私有。
　　2.辦理保管變更登記手續(xù)。在財(cái)產(chǎn)物資移交方面，普遍存在的問題就是物資移交了，但保管人沒有變更，即沒有按照固定資產(chǎn)管理辦法的要求，在固定資產(chǎn)管理部門及時(shí)辦理固定資產(chǎn)保管變更登記手續(xù)，名實(shí)不符，造成資產(chǎn)安全隱患。
　　3.列清檔案資料移交目錄。檔案資料是反映一個(gè)崗位甚至一個(gè)部門工作狀況的重要憑證，包括文件、賬冊(cè)、報(bào)表、工作日志、工作記錄等。文件資料能夠幫助接交人盡快地進(jìn)入角色，同時(shí)也減少因工作交接帶來的負(fù)面影響。
　　4.盡量完成手頭工作。全心投入工作，不能因?yàn)橐唤庸ぷ鞫脑骋怦R。做一天和尚就要撞一天鐘，盡可能給這份工作畫上一個(gè)圓滿的句號(hào)。如果因?yàn)榉N種因素實(shí)在來不及完成，要把工作內(nèi)容、進(jìn)展程度、待辦事宜、未完理由等寫一份簡(jiǎn)明的報(bào)告交給主管領(lǐng)導(dǎo)。讓主管領(lǐng)導(dǎo)清楚了解工作的進(jìn)展?fàn)顩r，再?zèng)Q定由誰來繼續(xù)辦理。
　　
　　四、面對(duì)面進(jìn)行工作移交
　　工作移交是交接工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，我們要作好三方面的移交：
　　1.工作職責(zé)移交。移交人必須向接交人寫出詳細(xì)的工作移交說明。必要的時(shí)候，應(yīng)輔導(dǎo)接交人進(jìn)行演練操作，如輔導(dǎo)交接人進(jìn)行管道生產(chǎn)系統(tǒng)操作、電子公文處理系統(tǒng)操作等。只有接交人簽字表示基本掌握后，工作才實(shí)現(xiàn)了真正意義上的移交。否則，工作就可能會(huì)在一定時(shí)間內(nèi)存在脫節(jié)的問題。
　　2.職責(zé)執(zhí)行情況移交。移交人對(duì)所負(fù)責(zé)的工作，應(yīng)寫出簡(jiǎn)要的工作情況說明，讓接交人明白目前進(jìn)展中的工作情況，包括目前進(jìn)展程度、目標(biāo)結(jié)果、相關(guān)工作等，必須移交清楚。
　　3.工作資源移交。一是檔案資源資料，在工作中形成的屬于檔案范圍的各種資料，如文件、會(huì)議記錄、各種報(bào)表等。二是業(yè)務(wù)資源資料，即在工作中移交人所掌握的工作資源資料，包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、工作總結(jié)等信息資料。三是技術(shù)資源資料，移交人在工作中形成的工作經(jīng)驗(yàn)等技術(shù)資源，特別是經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的人員，更應(yīng)該將自己掌握的工作技能、業(yè)務(wù)知識(shí)輔導(dǎo)傳授給接交人。四是問題資源資料，移交人對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)向交接人交待清楚，以便接交人在工作中積極應(yīng)對(duì)、正確處理。
　　
　　五、加強(qiáng)監(jiān)督，確保完全移交
　　為了確保工作交接落到實(shí)處，必須加強(qiáng)對(duì)工作交接的監(jiān)督。根據(jù)職位的不同，監(jiān)督也要有所區(qū)別。處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的交接工作應(yīng)由上級(jí)單位派人監(jiān)督。科室主要負(fù)責(zé)人的交接工作，對(duì)確保該部門各項(xiàng)工作的連續(xù)、正常開展非常重要，因此，對(duì)這一崗位交接工作的監(jiān)督，要由主管領(lǐng)導(dǎo)和人事、監(jiān)察部門共同參加，確保各項(xiàng)交接工作順利進(jìn)行。同時(shí)，有利于主管領(lǐng)導(dǎo)在交接工作中更多地了解該部門的情況，便于今后更好地指導(dǎo)工作。人事、監(jiān)察部門可以通過參與交接，了解考察干部，發(fā)現(xiàn)存在問題，便于有針對(duì)性地開展工作。對(duì)科室副職的交接工作，可由科室負(fù)責(zé)人和人事部門派人來實(shí)施監(jiān)督，科室負(fù)責(zé)人通過交接掌握有關(guān)情況，人事部門通過監(jiān)交考察了解干部。對(duì)科員的交接工作，可以由本部門確定一名干部負(fù)責(zé)監(jiān)督，了解掌握有關(guān)情況，確保本部門工作正常有序開展。為使交接工作做到交、接雙方責(zé)任明確，對(duì)交接的內(nèi)容要逐項(xiàng)進(jìn)行登記，交、接雙方及監(jiān)交人員要分別進(jìn)行簽字，以示負(fù)責(zé)。
　　工作交接要有一個(gè)過程，需要一個(gè)期限，不能今天交接，明天就撒手不管。要確保各項(xiàng)資源完全移交，確保各項(xiàng)進(jìn)展中的工作接收者清楚了解。重要工作一般應(yīng)有半個(gè)月到一個(gè)月的交接期，次要工作也要有一到兩個(gè)星期的交接期，保證工作平穩(wěn)過渡。
　　交接工作要做到以下幾點(diǎn)：一是要抓緊交接，迅速到位。交接人要及時(shí)做完手頭的工作，善始善終。二是要加強(qiáng)磨合，找準(zhǔn)角色。接交人要找準(zhǔn)自己的角色，縮短磨合期，盡快運(yùn)作，確保工作的延續(xù)性。三是要明確分工，落實(shí)責(zé)任。交接工作有一對(duì)一的形式，也有一對(duì)多的情形，要搞好協(xié)調(diào)、配合和溝通。四是要精心謀劃，超前安排。交接工作前，部門主管領(lǐng)導(dǎo)要方方面面進(jìn)行精心的謀劃，找準(zhǔn)目標(biāo)、理清思路，增強(qiáng)工作主動(dòng)性。
　　工作交接完成后，監(jiān)交人員要對(duì)整個(gè)工作交接情況作出評(píng)價(jià)，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，對(duì)存在問題的同志，要區(qū)分不同情況提出處理意見和建議，保證工作交接的嚴(yán)肅性和有效性。
　　(中國(guó)石油管道長(zhǎng)春輸油氣分公司)