檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)

屈培紅

摘要：隨著信息化時代的到來，檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)成為一種必然趨勢。針對這項工作目前存在的諸多問題，檔案管理工作者應(yīng)該更新觀念，把創(chuàng)新技術(shù)、健全制度和強化管理結(jié)合起來，努力造就熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，以加快檔案信息化建設(shè)的進程。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源 數(shù)字化復(fù)合型人才

檔案是在人類活動中形成的，是保存各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的原始記錄，是維護社會歷史真實面貌的一項重要工作，是人類文明的真實記載，也是人類文明傳承和發(fā)展的最基本依據(jù)。

檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性與重要性

檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)整體發(fā)展的需要。國家檔案局在１９９６年就強調(diào)把電子文件研究項目列入科技計劃，１９９９年《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》下發(fā)，要求各級檔案部門積極開展檔案數(shù)字化建設(shè)的研究與實踐。２００３年，國家檔案局頒發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》著重指出，檔案部門在重視紙質(zhì)載體信息歸檔的同時，要切實重視數(shù)字化信息的歸檔，并通過制定相關(guān)的歸檔制度，將信息的歸檔工作納入到檔案數(shù)字化建設(shè)軌道。

信息化建設(shè)是必然趨勢。隨著辦公自動化系統(tǒng)的引入和廣泛使用，計算機已融入各個工作環(huán)節(jié)。人們生活工作中形成的文件材料，甚至是一些聲像材料，往往是以電子形式存在的，這些電子形式的文件材料中包含了很多有重要價值的信息，是檔案工作中所要收集保存的重要材料。時代的發(fā)展要求檔案工作者在工作中必須加強數(shù)字信息化建設(shè)，以適應(yīng)新信息時代的要求。

檔案管理本身的需要。通過數(shù)字化檔案館的建設(shè)，實現(xiàn)信息傳播網(wǎng)絡(luò)化，案卷網(wǎng)上收集歸檔，網(wǎng)上集中整理，將避免重復(fù)勞動和無效勞動，大大提高工作效率。

信息化建設(shè)有助于開發(fā)和綜合利用全社會的檔案信息資源。數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，可以把“沉睡”的檔案信息資源“激活”，借用現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷挖掘其深層次的價值，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。一方面，數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時空限制，通過網(wǎng)絡(luò)的傳輸，使檔案信息的異地傳輸和利用成為可能，使檔案利用的時效性、廣泛性更加突出，能最大限度地實現(xiàn)社會檔案信息資源的共享。另一方面，數(shù)字化的檔案信息還便于利用計算機進行快速檢索，促進各種高新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。

檔案信息資源數(shù)字化的建設(shè)內(nèi)容

一是電子文件的收集整理。收集和整理各種文件是檔案數(shù)字信息資源建設(shè)的一項重要工作。首先，根據(jù)文件生命周期理論，對各單位、各領(lǐng)域的電子文件進行有效的前端控制，以保證接收到豐富而有效的數(shù)字檔案信息資源。其次，把事先選擇范圍內(nèi)的電子文件進行轉(zhuǎn)移工作，即電子文件的物理歸檔和邏輯歸檔。

二是原始館藏檔案的數(shù)字化。館藏檔案數(shù)字化，是指應(yīng)用多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)，將以紙張等為載體的傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成二進制的數(shù)字編碼形式，形成檔案數(shù)字信息庫，使其能通過計算機網(wǎng)絡(luò)直接傳播和使用，使檔案工作的效率大大提高。

三是建立專題檔案數(shù)據(jù)庫。分門別類，建立各項專題檔案數(shù)據(jù)庫。比如在學(xué)校，可以根據(jù)學(xué)校辦學(xué)的指導(dǎo)思想、中心任務(wù)和辦學(xué)特色，以及教學(xué)、科研的工作內(nèi)容和發(fā)展方向，建立高校檔案專題數(shù)據(jù)庫。它不僅可以使科研成果檔案信息得到推廣，而且可以從應(yīng)用市場中尋求科研成果的落腳點，還可以以學(xué)校的人才和科技優(yōu)勢為依托，促進科技成果的轉(zhuǎn)化。建立名人檔案數(shù)據(jù)庫，在提供憑證與參考作用的同時，也必然會激勵后人的榮譽感、使命感和責(zé)任感，弘揚社會的主旋律，發(fā)揮檔案的社會教育功能。

四是其他網(wǎng)絡(luò)信息資源的獲取。檔案館可利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，擴大信息收集范圍，從其他網(wǎng)絡(luò)中獲取相關(guān)的信息，創(chuàng)建虛擬數(shù)據(jù)庫，以彌補現(xiàn)有數(shù)字檔案信息資源的不足。針對網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)量大、類型多、范圍廣、無序化的特點，檔案館應(yīng)該做好以下兩方面的工作：一是對相關(guān)信息進行有效組織，使之有序化，以便引導(dǎo)用戶快速查找到所需的信息；二是根據(jù)需要直接采集數(shù)字信息，然后按照不同專題進行分類、整合，形成可供利用的二次數(shù)字信息資源。但是從網(wǎng)絡(luò)上獲取信息資源要注意以下三個方面的問題：一是從其他網(wǎng)絡(luò)獲取信息資源是否合法，是否取得了許可權(quán)。二是對網(wǎng)絡(luò)信息采取直接捕獲方式還是建立超鏈接。為了合法、安全、有效地獲取網(wǎng)絡(luò)信息，檔案館應(yīng)與其他相關(guān)網(wǎng)站簽訂信息獲取、共享等相關(guān)協(xié)議，實現(xiàn)資源共享。三是要正確處理檔案信息資源與其他網(wǎng)絡(luò)信息的關(guān)系，必須以檔案信息資源建設(shè)為主，其他信息資源只能是數(shù)字檔案信息資源的補充。

五是檔案信息資源上網(wǎng)。數(shù)字檔案館必須依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，為充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢開發(fā)利用檔案信息資源，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案館網(wǎng)站，把數(shù)字化檔案信息置于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，在網(wǎng)上進行信息發(fā)布，實現(xiàn)對外利用。網(wǎng)上的檔案信息應(yīng)具有一定的廣度和深度，具有針對性和時效性。檔案館應(yīng)借鑒數(shù)字圖書館的建設(shè)方法，在圖書、情報、檔案一體化的思路下，把多種信息（包括各種電子出版物信息）融合在一起，形成網(wǎng)絡(luò)上的信息集合，充分滿足人們對現(xiàn)代信息的需求。

檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)注意的問題及對策

盡管近年來我們在檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)中已取得很大成就，但也不能忽視存在的問題。

第一，數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。經(jīng)過多年的努力，檔案館大都建成了規(guī)模不等的檔案數(shù)據(jù)庫。但是，由于各個檔案館各自為政，建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多是低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率，而且目前所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求，許多檔案館雖與Ｃｅｒｎｅｔ和Ｉｎｔｅｒｎｅｔ聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源可共享。

其二，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化，標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化的生命線。它要求對檔案資源的標(biāo)識、檢索等各個方面作出統(tǒng)一規(guī)范。而目前我國檔案信息數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化體系還沒有建立起來，這就需要各級檔案主管部門和廣大檔案工作者加強合作共同研究，盡早制定出統(tǒng)一的檔案信息數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

其三，缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。目前我國各檔案館的建設(shè)呈現(xiàn)自成系統(tǒng)、各自為政的局面。雖然有些檔案館認識到資源共享的重要性與必要性，但缺乏合作的舉措，國家也沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來使之合作互助，影響了檔案信息化建設(shè)的進程與水平。

其四，對檔案信息化的建設(shè)支持不夠。無論人才隊伍的建設(shè)培養(yǎng)，軟硬件設(shè)備的購置，還是檔案信息數(shù)字化，都要有較大的資金支持。檔案信息化不僅僅是購買計算機、購買檔案管理軟件，不把檔案信息數(shù)字化列入其中是不完備、不健全的。檔案信息數(shù)字化是一種長期的、需要不間斷持續(xù)投入的項目。

其五，人員整體素質(zhì)較低。人是檔案館現(xiàn)代化建設(shè)最關(guān)鍵的因素，檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前檔案管理隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。

其六，檔案信息具有一定的機密性，在網(wǎng)上檔案資源開發(fā)利用必須有必要的限制，需要制定政策，確定檔案的上網(wǎng)等級。還要注意預(yù)防計算機病毒，做好數(shù)據(jù)備份，以免造成數(shù)據(jù)丟失，防患于未然。

針對現(xiàn)實工作中存在的問題，需要找到合適的解決方法。

針對數(shù)據(jù)化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)問題，建議由政府牽頭組織相應(yīng)的機構(gòu)，就檔案網(wǎng)絡(luò)化進行協(xié)調(diào)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃。制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，合理布局，進行統(tǒng)籌規(guī)劃。同時，努力開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文件數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫。打破那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面，破除那種片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，實現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享。

針對經(jīng)費投入問題，各檔案館的主管部門要加大投資，把網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入到總體建設(shè)的規(guī)劃和預(yù)算中，從而加快檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐。此外還可以利用已建成的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)，通過為社會其他部門提供服務(wù)，“以網(wǎng)養(yǎng)網(wǎng)”，以解決經(jīng)費不足的問題。

針對培養(yǎng)人才問題，要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化工作。

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（作者單位：中州大學(xué)）