現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度論略

王 巍

摘要:建立社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制,必須建立起現(xiàn)代企業(yè)制度?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立會(huì)對(duì)企業(yè)檔案工作帶來什么影響,企業(yè)檔案工作如何確立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的管理體制、組織原則和工作方法,本文對(duì)這些問題略陳己見。

關(guān)鍵詞:現(xiàn)代企業(yè);企業(yè)檔案工作;檔案管理制度

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1673-2111(2008)08-178-03

所謂現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是一種多元、高效、靈活的檔案管理方式,是企業(yè)檔案工作為適應(yīng)企業(yè)制度變革的需要在管理制度上的一種變革。這一制度目前雖尚未完全成形,但通過廣大檔案工作者多年的理論探討和實(shí)踐已初見端倪。隨著企業(yè)改革的不斷深化,檔案界一直在探討現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的管理模式,應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。本文談?wù)剛€(gè)人粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出

在我國,政府管理企業(yè)檔案工作始于20世紀(jì)50年代中后期。1954年國家檔案局成立,統(tǒng)管全國檔案事務(wù);1959年實(shí)行黨政檔案工作統(tǒng)一管理,一個(gè)中國特色的檔案事業(yè)管理體系確立起來。從1956年起,科技檔案工作(其中包括企業(yè)技術(shù)檔案工作)開始受到國家的重視,“一五”期間全國921個(gè)大中型重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目大都建立了該項(xiàng)目的中央檔案室;1959年召開大連現(xiàn)場會(huì),開始確立科技檔案工作管理體制;1962年國家對(duì)下馬企業(yè)的檔案管理提出了要求。“文革,十年,國家檔案局被撤銷,不再從國家的角度對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行管理。1979年國家檔案局重新恢復(fù)工作,1980年12月,國家經(jīng)委、國家建委、國家科委、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》;1981年9月,國家經(jīng)委和國家檔案局聯(lián)合發(fā)出《關(guān)于在企業(yè)整頓中要注意整頓科技檔案工作的通知》:1987年,國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計(jì)委聯(lián)合發(fā)出《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》,這是我國第一個(gè)關(guān)于企業(yè)檔案工作的法規(guī)性文件,其中第一次提出了“企業(yè)檔案”、“企業(yè)檔案工作”的概念,并對(duì)“企業(yè)文件材料的形成和歸檔”、“檔案管理”、“檔案信息開發(fā)利用”、“檔案管理體制”等作出了明確規(guī)定。隨著有關(guān)理論與實(shí)踐的不斷發(fā)展,政府對(duì)企業(yè)檔案工作的管理逐漸走向成熟。其主要標(biāo)志是:

第一,政府管理企業(yè)檔案工作的體制明確。企業(yè)檔案工作在檔案行政管理部門的宏觀管理下,依靠企業(yè)的主管部門,形成檔案行政管理部門與企業(yè)管理部門配合,分級(jí)管理與屬地管理相結(jié)合的管理體制。也可以說,全國企業(yè)檔案工作在國家檔案行政管理部門的“統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一制度,監(jiān)督和指導(dǎo)”下,實(shí)行分級(jí)管理和屬地管理相結(jié)合的原則,按其所屬中央、省、地市、縣各級(jí),分別接受上級(jí)檔案行政管理部門和所屬地檔案行政管理部門的宏觀管理、監(jiān)督和指導(dǎo),同時(shí)接受上級(jí)主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二,政府管理企業(yè)檔案工作的內(nèi)容明確。政府對(duì)企業(yè)檔案工作的管理是全方位的,對(duì)企業(yè)檔案的形成和歸檔、檔案管理方法、檔案工作管理體制、企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)檔案人員的培訓(xùn)等等都提出了非常具體的要求,確定了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。

黨的十五屆四中全會(huì)確定了國企改革的方向,國企改革最重要的是國有企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度。江澤民同志指出,現(xiàn)代企業(yè)制度是實(shí)現(xiàn)公有制與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)相結(jié)合的有效途徑,是整個(gè)經(jīng)濟(jì)體制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。所謂現(xiàn)代企業(yè)制度,是特指以產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)為特征,以法人治理結(jié)構(gòu)為核心,形成出資者與經(jīng)營者之間相互制衡關(guān)系的現(xiàn)代公司制度。國家在宏觀經(jīng)濟(jì)管理體系方面,也是按照政企分開的現(xiàn)代企業(yè)制度特征要求和精簡、統(tǒng)一、效能的原則,加快進(jìn)行政府機(jī)構(gòu)改革,切實(shí)轉(zhuǎn)變政府職能,通過理順產(chǎn)權(quán)關(guān)系,建立有效的國有資產(chǎn)監(jiān)督和運(yùn)營體系,實(shí)現(xiàn)出資者所有權(quán)職能與經(jīng)濟(jì)管理者職能相分離,變直接管理為間接管理。

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中,各類企業(yè)都是獨(dú)立自主的市場主體,它們?yōu)樽非笞约旱慕?jīng)濟(jì)效益按照市場經(jīng)濟(jì)的客觀規(guī)律進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng),國家和政府則只能通過強(qiáng)有力的宏觀調(diào)控手段調(diào)節(jié)市場。政府必須轉(zhuǎn)換職能,把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的權(quán)力切實(shí)交給企業(yè),而把本來不應(yīng)由企業(yè)所管的社會(huì)事情真正辦好。就政府管理企業(yè)檔案工作而言,國企改革要求政府減少行政干預(yù),將本應(yīng)由企業(yè)辦的事交給企業(yè)。而就企業(yè)檔案而言,它是企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營、質(zhì)量管理、技術(shù)管理、財(cái)務(wù)等工作的必要條件。管理這些檔案而產(chǎn)生的一系列工作應(yīng)是企業(yè)內(nèi)部事務(wù),不宜由政府職能部門來管?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立并不排斥檔案工作,它對(duì)企業(yè)檔案工作的沖擊實(shí)際上是對(duì)傳統(tǒng)國有企業(yè)檔案管理模式的揚(yáng)棄,為維護(hù)自身利益的需要,要求在企業(yè)檔案管理制度、管理方式、管理手段與運(yùn)行機(jī)制上做相應(yīng)的變革,即要求建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的特征

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度作為一種管理制度,屬制度的范疇,具有制度的共性。具有以下三個(gè)基本特征。

1.檔案權(quán)屬多元化。在企業(yè)改制前,國有企業(yè)一統(tǒng)天下,其形成的檔案理所當(dāng)然的是國有檔案,并由國家對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一管理。隨著企業(yè)投資主體多元化和民營企業(yè)的涌現(xiàn),出現(xiàn)了國有企業(yè)檔案、中外合資企業(yè)檔案、民營企業(yè)檔案等不同檔案所有制共存的局面。企業(yè)產(chǎn)權(quán)決定了檔案的所有權(quán),在市場經(jīng)濟(jì)體制下,企業(yè)檔案權(quán)屬多元化的含義指:(1)國有或國有控股企業(yè)形成的檔案應(yīng)歸國家所有;(2)中外合資企業(yè)形成的檔案歸合資雙方所有;(3)民營企業(yè)形成的檔案歸民營企業(yè)所有:(4)外商獨(dú)資企業(yè)形成的檔案所有權(quán)歸外商,但歸屬權(quán)屬中國;(5)非國有檔案中對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值者國家擁有控制權(quán),所有者不得私自買賣和銷毀。誰擁有所有權(quán),誰就有了檔案管理的控制權(quán)與自主權(quán),檔案權(quán)屬的變化必將深刻影響到檔案的管理制度與管理方式。

2.管理科學(xué)。管理科學(xué)要求按檔案管理規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要的科學(xué)的檔案組織管理制度:(1)按檔案工作一般規(guī)律要建立健全文件歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等,用制度規(guī)范企業(yè)檔案管理工作;(2)各企業(yè)在建立各種檔案管理制度時(shí)要符合本企業(yè)的實(shí)際。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營、技術(shù)、管理形態(tài)的不同,不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同,而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會(huì)有所區(qū)別,企業(yè)在確定檔案管理制度時(shí)應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征。

3.企業(yè)自律。企業(yè)自律也是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度的一個(gè)特征。企業(yè)對(duì)檔案管理自律含自主、自理之意,在國家有關(guān)檔案工作法律的框架內(nèi),企業(yè)有權(quán)自主決定檔案的管理形式與管理對(duì)象,企業(yè)的建檔工作應(yīng)屬企業(yè)行為。企業(yè)自律原則突出了企業(yè)在建檔工作中的主體地位,其理論基礎(chǔ)是企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)權(quán)。我們相信,只要企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在,一定能自己管理好檔案。企業(yè)有能力搞好生產(chǎn)經(jīng)營管理,還沒

能力管理好檔案嗎?

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度既是一種管理理念,又是一種管理體系,其實(shí)質(zhì)是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行是一個(gè)長期的、動(dòng)態(tài)的過程,它不僅與現(xiàn)代企業(yè)有一個(gè)磨合期,而且還會(huì)隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展。在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中應(yīng)著重注意以下幾個(gè)問題:

1.建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度要保持連續(xù)性。

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度有一定的共性,尤其是在具體檔案管理制度上。鑒于兩類型企業(yè)都具有生產(chǎn)與管理的職能,在制定現(xiàn)代企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度時(shí)不需要白手起家,傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作史上的不少理論與實(shí)踐均值得借鑒,例如檔案集中統(tǒng)一管理理論、檔案保管與整理理論、科技文件“三納入”理論、科技檔案成套性理論、檔案利用理論等。這些具體的檔案管理理論既可以服務(wù)于傳統(tǒng)企業(yè),也可以服務(wù)于現(xiàn)代企業(yè)。充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度可以大大縮短建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的進(jìn)程。以集中統(tǒng)一管理理論為例,對(duì)檔案是否要實(shí)行集中統(tǒng)一管理與企業(yè)所有制形式?jīng)]有必然的聯(lián)系,集中統(tǒng)一管理應(yīng)是檔案工作一般規(guī)律的要求,不同的只是集中統(tǒng)一管理的范圍、內(nèi)容的差別,現(xiàn)代企業(yè)可以對(duì)全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,也可以按需對(duì)部分檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。例如大型企業(yè)集團(tuán)下屬單位多且分散,集團(tuán)公司對(duì)整個(gè)集團(tuán)公司的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理既無可能又無必要,只需集團(tuán)公司下屬各個(gè)企業(yè)按集中統(tǒng)一管理理論對(duì)全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2.建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的運(yùn)行機(jī)制。

企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制主要是動(dòng)力機(jī)制、控制機(jī)制。構(gòu)成動(dòng)力機(jī)制的要素主要有:企業(yè)檔案工作宏觀與微觀管理體制、企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式、企業(yè)信息化建設(shè)、企業(yè)質(zhì)量與環(huán)保認(rèn)證管理活動(dòng)、有效滿足企業(yè)信息需求、企業(yè)檔案工作“三納入”制度、企業(yè)對(duì)檔案部門或人員的激勵(lì)制度等。構(gòu)成控制機(jī)制的要素主要有:國家有關(guān)法規(guī)中對(duì)企業(yè)檔案工作的規(guī)定、企業(yè)檔案管理制度的規(guī)定、企業(yè)檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量要求的規(guī)定、國家或企業(yè)對(duì)檔案工作考評(píng)的規(guī)定等。在建立企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制中,行業(yè)主管部門、檔案行政管理部門、企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)檔案部門、行業(yè)協(xié)會(huì)都負(fù)有責(zé)任。行業(yè)主管部門的作用主要體現(xiàn)在國有或國有控股企業(yè)上及有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)。在這些行業(yè)或領(lǐng)域行業(yè)主管部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)與規(guī)范化管理仍起著重要作用,對(duì)所屬行業(yè)或系統(tǒng)的企業(yè)建立正常的檔案工作運(yùn)行機(jī)制起到不可替代的作用。檔案行政管理部門的職責(zé)是宏觀監(jiān)督、指導(dǎo)服務(wù),面向企業(yè)檔案工作提供法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、信息、培訓(xùn)等服務(wù),為企業(yè)檔案工作建立控制機(jī)制提供法規(guī)依據(jù)、企業(yè)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)、建檔制度依據(jù)。行業(yè)協(xié)會(huì)的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)作用在某一行業(yè)內(nèi),尤其是對(duì)民營企業(yè)檔案工作的運(yùn)行可以起到推動(dòng)、控制的作用。企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)的具體領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)作用,對(duì)企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立與運(yùn)行往往起著決定性作用,沒有他們的支持,企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制既難以建立,建立后也難以持久。企業(yè)檔案部門或人員則是企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的運(yùn)作者、維護(hù)者、協(xié)調(diào)者,在其它條件既定情況下,企業(yè)檔案人員的事業(yè)心、業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立、運(yùn)行起著關(guān)鍵性作用。

3.檔案行政管理部門要加強(qiáng)引導(dǎo)。

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下,企業(yè)專業(yè)主管部門與檔案行政管理部門對(duì)企業(yè)檔案工作具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé),多以管理者的形象出現(xiàn)在企業(yè)面前。在建立社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制中,檔案行政管理部門的職能也在發(fā)生轉(zhuǎn)變,由偏重微觀管理轉(zhuǎn)向宏觀調(diào)控;隨著企業(yè)改制出現(xiàn)了企業(yè)多元化所有制的局面,由此決定在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中需要重新定位檔案行政管理部門與企業(yè)的關(guān)系。檔案行政管理部門應(yīng)采取分類指導(dǎo)的方針,例如對(duì)國有企業(yè)檔案管理實(shí)行宏觀管理、監(jiān)督為主,對(duì)民營企業(yè)實(shí)行服務(wù)、指導(dǎo)為主。以民營企業(yè)檔案工作為例,一個(gè)普遍的規(guī)律是民營企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期無暇顧及檔案工作,但發(fā)展到一定階段時(shí)便會(huì)自發(fā)要求建檔。但由于信息不靈、檔案人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差等原因,他們的自發(fā)建檔工作往往要經(jīng)過較長時(shí)間的摸索。實(shí)際上民營企業(yè)所摸索的內(nèi)容在有關(guān)檔案工作文件中早已有之。由此說明檔案行政管理部門在推進(jìn)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中完全可以有所作為,通過提供信息服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、法規(guī)服務(wù)、中介服務(wù)等加快現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立。

我國企業(yè)檔案工作發(fā)展的歷程已經(jīng)證明,企業(yè)的發(fā)展需要檔案工作,在現(xiàn)代企業(yè)制度下兩者的關(guān)系將更加緊密?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是檔案管理與現(xiàn)代企業(yè)的有機(jī)結(jié)合,是按現(xiàn)代企業(yè)制度需要建立的檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種檔案管理方式,是一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

參考文獻(xiàn):

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