檔案數(shù)字化進(jìn)程中的業(yè)務(wù)外包問(wèn)題分析

秦蓉

信息技術(shù)的大力發(fā)展，促進(jìn)了檔案工作模式的多元化。而且一些非常重要的檔案資料必須要通過(guò)數(shù)字化處理。為此，一些檔案部門選擇了業(yè)務(wù)外包，通過(guò)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)完成檔案數(shù)字化工作。然而，檔案數(shù)字化過(guò)程中非常容易出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)此，筆者對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包中易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出改進(jìn)的建議。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；業(yè)務(wù)；外包

1 檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包存在的問(wèn)題

（一）從社會(huì)層面來(lái)分析

1.檔案數(shù)字化外包服務(wù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

因?yàn)槲覈?guó)檔案數(shù)字化外包出現(xiàn)的時(shí)間非常短，所以也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。此外，國(guó)家也沒(méi)有制定相關(guān)的法律制度，比如成立檔案數(shù)字化相關(guān)機(jī)構(gòu)必須符合怎樣的標(biāo)準(zhǔn)，硬件軟件的指標(biāo)、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，都沒(méi)有得到統(tǒng)一。也因此，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包非常容易產(chǎn)生問(wèn)題。

2.檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理不合理

目前在我國(guó)的檔案數(shù)字化外包服務(wù)行業(yè)內(nèi)，沒(méi)有一個(gè)相關(guān)部門對(duì)其進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理。而且市場(chǎng)上的檔案數(shù)字化服務(wù)企業(yè)非常多，非常分散，不能進(jìn)行資源整合。所以，行業(yè)內(nèi)缺乏操作的標(biāo)準(zhǔn)，這使得檔案數(shù)字化服務(wù)管理無(wú)法形成一致化。

（二）從檔案部門來(lái)分析

1.工作人員的素質(zhì)和能力有待提升

實(shí)行了檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包后，檔案部門自身的工作人員容易松懈，不再提升自己的能力。而且部門在招聘人才的時(shí)候，也沒(méi)有注重對(duì)數(shù)字化人才的引進(jìn)。此外，根據(jù)檔案從業(yè)人員的基本情況來(lái)進(jìn)行分析，因?yàn)槿狈?shù)字化過(guò)程的實(shí)踐，因此工作人員無(wú)法深入進(jìn)行學(xué)習(xí)。所以，這不利于檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。

2.難以界定檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包范圍

盡管未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)是數(shù)字化，然而因?yàn)榻?jīng)濟(jì)因素、客觀因素，數(shù)字化的時(shí)候必須要?jiǎng)澏ㄏ群箜樞?，并且考慮檔案的重要程度、加密程度等。如今，我國(guó)還沒(méi)有針對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行劃分，更沒(méi)有制定劃分標(biāo)準(zhǔn)，所以業(yè)務(wù)外包也存在隨意性的特點(diǎn)。

3.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包存在安全問(wèn)題

第一，實(shí)體檔案容易損壞。在進(jìn)行數(shù)字化的時(shí)候，必須將實(shí)體檔案移交給外包機(jī)構(gòu)。若是沒(méi)有及時(shí)辦理交接手續(xù)，或者沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，那么就容易產(chǎn)生檔案混亂、交接不明的問(wèn)題，甚至?xí)獊G檔案。此外，檔案在進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃描的時(shí)候，必須進(jìn)行拆分和裝訂，外包機(jī)構(gòu)的人員在這個(gè)過(guò)程中，極其容易對(duì)拆分的檔案產(chǎn)生損壞，尤其是一些歷史資料。

第二，檔案信息容易泄漏。在業(yè)務(wù)外包的時(shí)候，很難完全保護(hù)檔案資料的安全。這是因?yàn)橥獍鼨C(jī)構(gòu)的工作人員可能泄漏檔案，在進(jìn)行鑒定和整理、掃描的時(shí)候，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的不認(rèn)真，都可能導(dǎo)致泄漏。而且在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子檔案通過(guò)復(fù)制粘貼便會(huì)被泄漏。外包服務(wù)結(jié)束后，工作人員不及時(shí)清理，也會(huì)使得信息外泄。

4.信息技術(shù)不對(duì)稱

進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，需要非常專業(yè)的技術(shù)。而且數(shù)字化質(zhì)量一般由外包機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行控制，如果工作人員技術(shù)能力不夠，數(shù)字化的檔案又很多，那么就容易出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。而且很多外包機(jī)構(gòu)僅僅只是對(duì)最終的質(zhì)量進(jìn)行抽查，并沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的質(zhì)量檢查。因此，信息技術(shù)不對(duì)稱會(huì)給檔案數(shù)字化的質(zhì)量帶來(lái)一些影響。

（三）從數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)分析

1.外包服務(wù)機(jī)構(gòu)規(guī)模太小

因?yàn)闄n案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包在我國(guó)出現(xiàn)的時(shí)間并不長(zhǎng)，因此很多外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的規(guī)模也不大，和國(guó)外相比，還有很長(zhǎng)的距離。同時(shí)，外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)也不完善，沒(méi)有建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，沒(méi)有對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行開發(fā)等。因此外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)存在局限性，不能滿足一些企業(yè)的要求。舉個(gè)例子，提供檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的企業(yè)不能夠提供數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)服務(wù)，因此在數(shù)字化過(guò)程中，非常容易造成檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)不兼容的現(xiàn)象。最后，很多檔案外包機(jī)構(gòu)都沒(méi)有制定科學(xué)合理的內(nèi)部管理對(duì)策，管理不到位。

2.外包機(jī)構(gòu)的工作人員能力不夠

很多檔案業(yè)務(wù)外包企業(yè)的工作人員素質(zhì)都不夠高，而且崗位流動(dòng)性大。完成檔案數(shù)字化工作，對(duì)工作人員的技術(shù)、能力要求很高。很多外包企業(yè)為了節(jié)約成本，招聘一些對(duì)待遇要求不高、素質(zhì)一般的工作人員，而且沒(méi)有對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。因此工作人員在將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，容易產(chǎn)生問(wèn)題。

2 應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中的業(yè)務(wù)外包建議

（一）宏觀方面

1.國(guó)家需要建立相關(guān)的法律體系

構(gòu)建一系列政策和制度，能使得檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)更加的規(guī)范。制度當(dāng)中必須包括外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。不僅如此，也要有外包業(yè)務(wù)完成后產(chǎn)生的維護(hù)制度。這樣才能使得外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量得到統(tǒng)一化、規(guī)劃化。

2.要構(gòu)建關(guān)于檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)服務(wù)協(xié)會(huì)。建立相關(guān)協(xié)會(huì)的目的，是為了對(duì)各地分散的資源進(jìn)行整合，從而合理進(jìn)行統(tǒng)籌，使得檔案外包業(yè)務(wù)擁有一定的操作標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)的質(zhì)量。

（二）微觀方面

1.加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)

首先，檔案部門要對(duì)工作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，使得工作人員積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，提高專業(yè)技能。其次，在業(yè)務(wù)外包之前，外包機(jī)構(gòu)必須組織員工學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案整理規(guī)則》、《電子檔案技術(shù)規(guī)則》等，要求工作人員遵循檔案電子化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，了解檔案電子化的流程和順序。這樣才能促使檔案外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量得到保證，提高檔案資料的安全性。

2.構(gòu)建專業(yè)化的管理流程。要保證實(shí)體檔案的安全性，外包機(jī)構(gòu)必須要求工作人員認(rèn)真清理、整理，并且對(duì)全程進(jìn)行監(jiān)控錄像。此外，也要使工作人員對(duì)檔案輕拿輕放，避免對(duì)實(shí)體檔案產(chǎn)生損壞。不僅如此，還要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的管理，配備防水和防火的設(shè)備，安裝門禁系統(tǒng)，禁止非工作人員進(jìn)入。對(duì)于實(shí)體檔案的存放，還要配置加鎖的檔案柜，加強(qiáng)實(shí)體檔案的保密。最后，要嚴(yán)格監(jiān)督工作人員，要求工作人員不能帶U盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)入其中。

3.簽訂保密協(xié)議

按照我國(guó)《檔案法》的規(guī)定，企業(yè)必須和檔案外包機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，要求外包機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保密。如果檔案資料泄漏，那么外包機(jī)構(gòu)應(yīng)該進(jìn)行賠償。此外，外包業(yè)務(wù)完成以后，機(jī)構(gòu)要將存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)中保留的檔案資料進(jìn)行銷毀和清理，不能進(jìn)行私下保留，更不能使得檔案資料泄漏。

（三）中層方面

1.選擇優(yōu)質(zhì)的外包服務(wù)企業(yè)

檔案部門要采取招標(biāo)的方式，選擇優(yōu)質(zhì)的外包服務(wù)企業(yè)。在招標(biāo)的時(shí)候，也要將檔案的數(shù)量、類別、技術(shù)條件進(jìn)行公布，對(duì)外包企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)、口碑等進(jìn)行了解，擇優(yōu)選擇。

2.根據(jù)外包模式來(lái)進(jìn)行選擇

根據(jù)檔案信息的不同類型來(lái)選擇模式，比如獨(dú)立模式，間接管理模式。如果是非常重要，不能公開的檔案，那么就要選擇合作模式，如果是可以公開的文件檔案，則選擇間接管理模式。另外還有到館加工模式、外送加工模式，前者的使用更多，也更加有利于檔案信息的安全性。

3 總結(jié)與體會(huì)

檔案數(shù)字化進(jìn)程是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，目前很多企業(yè)選擇了業(yè)務(wù)外包的模式，這種模式能夠促進(jìn)資源優(yōu)化配置，提高工作效率，但是卻很容易產(chǎn)生問(wèn)題。因此必須在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)不足之處，這樣才能促使檔案電子化業(yè)務(wù)外包更加的規(guī)范。

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