加強(qiáng)檔案利用效果的信息追蹤

馮秀葉

加強(qiáng)檔案利用效果的信息追蹤

馮秀葉

檔案利用效果是檔案利用者利用檔案所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，是對(duì)檔案利用工作及整個(gè)檔案工作的評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)。檔案利用是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是檔案自身價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的集中體現(xiàn)。檔案工作者若只注重檔案的管理和檔案工作的利用服務(wù)，就會(huì)忽視檔案利用效果的信息反饋和追蹤,使檔案的價(jià)值難以體現(xiàn)出來(lái)。因此，檔案工作人員有責(zé)任、有義務(wù)加強(qiáng)對(duì)檔案利用效果的追蹤，并把它作為一項(xiàng)重要而艱巨的工作去完成。下面筆者從三個(gè)方面談?wù)勅绾渭訌?qiáng)對(duì)檔案利用效果的信息追蹤問(wèn)題。

一、檔案是企業(yè)的特殊資產(chǎn)和信息資源

2007年11月27日，海南省勞動(dòng)仲裁委員會(huì)裁定中國(guó)南方航空股份有限公司海南分公司賠償黃某（原本單位職工）等三名勞務(wù)工加班工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金等各項(xiàng)費(fèi)用共計(jì)108萬(wàn)元。經(jīng)分析，造成該裁決的主要原因是裁決機(jī)構(gòu)對(duì)民航系統(tǒng)勞動(dòng)工時(shí)制度不了解。為了挽回經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)合法利益，2008年1月，中國(guó)南方航空股份有限公司致電我館，希望我館幫助查找關(guān)于民航實(shí)行不定時(shí)工作制方面的文件。按照檔案館的利用要求，我們對(duì)查找的內(nèi)容進(jìn)行了記錄，對(duì)利用人的姓名、電話(huà)、單位、利用目的等一一進(jìn)行了登記。同時(shí)調(diào)閱了一份《關(guān)于印發(fā)民航實(shí)行不定時(shí)工作制綜合計(jì)算工時(shí)制暫行辦法的通知》（【民航人發(fā)1996】81號(hào)），并將此份檔案提供給中國(guó)南方航空股份有限公司。隨后該公司將此件送至海口市美蘭法院。經(jīng)過(guò)近一年的審理，該案件一審判決中國(guó)南方航空股份有限公司賠償黃某等三人各項(xiàng)費(fèi)用共計(jì)14萬(wàn)元，比原來(lái)裁定的108萬(wàn)元減少直接經(jīng)濟(jì)損失94萬(wàn)元，一份檔案為企業(yè)挽回94萬(wàn)元的經(jīng)濟(jì)損失。此案例說(shuō)明，檔案具有真實(shí)性、完整性和憑證性，只有在利用中才能真正體現(xiàn)其內(nèi)在的價(jià)值。檔案是企業(yè)的特殊資產(chǎn)和信息資源，關(guān)鍵時(shí)刻能使企業(yè)利益不受損失。

二、檔案利用效果信息追蹤的主要途經(jīng)和方法

1.做好檔案利用效果的信息追蹤，是檔案工作自我完善的

有效途徑。檔案館（室）應(yīng)先做好檔案的基礎(chǔ)工作，要有豐富的館藏、規(guī)范的整理、有序的存儲(chǔ)和高效的查詢(xún)，才可能為社會(huì)提供方便快捷的利用服務(wù)。在檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)這八項(xiàng)工作中，前五項(xiàng)是檔案工作的基礎(chǔ)，只有做好基礎(chǔ)工作，為利用者提供更多的檔案信息，才能挖掘檔案利用的價(jià)值，追蹤利用效果。否則檔案利用工作只能是無(wú)源之水、無(wú)本之木。

2.做好檔案利用效果的信息追蹤，要主動(dòng)做好與利用者

的聯(lián)系溝通工作。近幾年來(lái)，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，民眾的檔案意識(shí)雖然有所增強(qiáng)，但能夠主動(dòng)上門(mén)向檔案館（室）反饋利用信息的寥寥無(wú)幾。因此，要取得利用者的配合，檔案館（室）必須加強(qiáng)對(duì)社會(huì)的宣傳，樹(shù)立檔案館的形象，使檔案館在用戶(hù)心目中的印象加深，這樣才能使利用者主動(dòng)地向檔案館（室）反饋各種有用的信息。去年在中國(guó)民航局檔案館成立60年之際，我們利用展覽的形式，遴選檔案資料中具有歷史價(jià)值、文化價(jià)值的檔案資料，用精煉的文字、生動(dòng)的圖片、實(shí)物等畫(huà)面，繪就了一幅幅恢弘壯麗的新中國(guó)民航事業(yè)發(fā)展的畫(huà)卷，使人們了解到中國(guó)民航事業(yè)由誕生到成長(zhǎng)、由起步到騰飛所走過(guò)的60年非凡的歷程。展覽引起了很大反響，不僅增強(qiáng)了我館廣大職工的檔案意識(shí)，而且通過(guò)展覽，還收到很多老前輩捐贈(zèng)的珍貴檔案，豐富了館藏，擴(kuò)大了檔案工作在社會(huì)上的影響，為今后檔案館與用戶(hù)的溝通打下良好的基礎(chǔ)。

3.做好檔案利用效果信息追蹤，必須樹(shù)立牢固的效益觀

念。檔案利用是檔案人員滿(mǎn)足利用者利用需求的行為過(guò)程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。檔案人員的工作觀念，直接影響著檔案利用效益的發(fā)揮。雖然，效益是一種社會(huì)責(zé)任，但缺少了這種社會(huì)責(zé)任的支撐，檔案工作社會(huì)效益只能是空中樓閣。

4. 做好檔案利用效果的信息追蹤，避免檔案利用工作中陷入盲目、被動(dòng)狀態(tài)。通過(guò)信息追蹤，檔案利用過(guò)程中的各種情況能及時(shí)、準(zhǔn)確地反映出來(lái)，使我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)利用工作中的薄弱環(huán)節(jié)，并研究改進(jìn)措施，使之逐步完善。同時(shí)在滿(mǎn)足利用需求的過(guò)程中，不斷提高檔案管理水平。

三、檔案利用效果信息追蹤的作用

1.有利于了解檔案的價(jià)值。當(dāng)前，個(gè)別單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)檔案工作不重視不支持的現(xiàn)象仍然存在。其原因是檔案部門(mén)長(zhǎng)期處在“半封閉”的狀態(tài)，他們認(rèn)為檔案不能給單位出效益、出成果。事實(shí)證明，這完全是一種偏見(jiàn)和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但必須通過(guò)利用才能體現(xiàn)它的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.有利于檔案的鑒定工作。檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定案卷是否銷(xiāo)毀、是否延長(zhǎng)保管期限。而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(zhǎng)，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)。反之，檔案利用率較低，保存價(jià)值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。通過(guò)調(diào)查、收集檔案利用效果的信息，有利于檔案鑒定工作的開(kāi)展。

3.有利于加強(qiáng)檔案宣傳力度。通過(guò)調(diào)查了解，將充分體現(xiàn)檔案保存和利用價(jià)值的實(shí)例篩選、整理出來(lái)，并其編印成小冊(cè)子，下發(fā)至基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門(mén)，使他們了解檔案工作的重要性。尤其對(duì)那些不太了解檔案、不熟悉檔案價(jià)值的同志來(lái)說(shuō)，可通過(guò)小冊(cè)子，使他們了解和支持檔案工作，起到事半功倍的效果。

4.有利于體現(xiàn)檔案館的工作業(yè)績(jī)。

檔案館的工作內(nèi)容很多，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是檔案館（室）工作的主體，因?yàn)槭占凸芾頇n案的根本目的是為了提供利用，檔案只有通過(guò)利用，才能顯現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值，否則檔案館就失去保存檔案的意義。而檔案館的工作業(yè)績(jī)，就是利用者從檔案中獲取社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)。

加強(qiáng)檔案利用效果的信息追蹤，運(yùn)用檔案利用事例展示檔案工作，不僅能夠提高人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，而且通過(guò)這些發(fā)生在身邊的檔案事例所產(chǎn)生的實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)綜合效益，可以讓更多人意識(shí)到檔案的重要價(jià)值。因此，檔案工作者要保護(hù)好、管理好檔案，加強(qiáng)檔案利用效果的信息追蹤，為檔案利用創(chuàng)造條件，更好地服務(wù)社會(huì)。

(作者單位:中國(guó)民航局檔案館)