企業(yè)人力資源管理制度審計(jì)研究
——以路橋公司為例*

● 陳萬思 姚武同

企業(yè)人力資源管理制度審計(jì)研究
——以路橋公司為例*

● 陳萬思 姚武同

本文以路橋公司人力資源管理制度審計(jì)為例，對(duì)其必要性、流程進(jìn)行分析，并設(shè)計(jì)可操作的指標(biāo)體系，最后基于實(shí)施結(jié)果提出改進(jìn)建議。

人力資源 管理審計(jì) 案例研究

一、內(nèi)涵與必要性

為有效解決人力資源管理中存在的問題，提高人力資源使用效益，研究和開展人力資源管理審計(jì)具有重要意義。Jefferson(1955)首次明確提出人事審計(jì)的概念。Dessler(1978)認(rèn)為，人力資源管理審計(jì)是一項(xiàng)最基礎(chǔ)工作，主要企業(yè)考察企業(yè)人力資源管理應(yīng)是什么樣的以及實(shí)際上做得如何。Schuler和Dolan(1987)認(rèn)為，人力資源管理審計(jì)是對(duì)一個(gè)企業(yè)的所有人力資源管理政策與規(guī)劃的系統(tǒng)的、規(guī)范的評(píng)價(jià)，考察所提供的人力資源管理記錄，確定關(guān)鍵政策與程序是否及時(shí)到位。Olalla和Castillo(2002)基于人力資源管理審計(jì)關(guān)注點(diǎn)的不同將之分為：績(jī)效或一致性的合法性審計(jì)；人力資源管理運(yùn)營(yíng)效率審計(jì)；人力資源管理戰(zhàn)略審計(jì)。戚振東、段興民和吳清華(2007)按照人力資源管理審計(jì)概念框架界定的受托責(zé)任主體和審計(jì)評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)將之劃分為合法性審計(jì)、制度審計(jì)、價(jià)值導(dǎo)向?qū)徲?jì)和績(jī)效審計(jì)。其中前二者較為學(xué)術(shù)界認(rèn)同，也較具可操作性，制度審計(jì)已成為目前實(shí)踐的重點(diǎn)。

人力資源管理制度審計(jì)的隱含假設(shè)是存在最佳實(shí)踐。Collins(1997)認(rèn)為，有助于實(shí)現(xiàn)績(jī)效目標(biāo)的管理原則包括公平對(duì)待雇員、經(jīng)濟(jì)有效地管理雇員、掌握全面真實(shí)的雇員績(jī)效信息、識(shí)別未能實(shí)現(xiàn)預(yù)期績(jī)效的雇員以及根據(jù)績(jī)效進(jìn)行適當(dāng)激勵(lì)。Milkovich和Boudreau(1999)認(rèn)為，人力資源管理審計(jì)就像財(cái)務(wù)和稅收審計(jì)一樣，考察人力資源政策與制度是否實(shí)行并得到遵守；當(dāng)員工被雇傭后，各項(xiàng)報(bào)償是否順利運(yùn)行；是否在規(guī)定日期內(nèi)完成對(duì)員工的業(yè)績(jī)鑒定；是否進(jìn)行對(duì)即將離職員工的離職訪談；每一項(xiàng)活動(dòng)或程序是否按原有計(jì)劃進(jìn)行，是否按照步驟去實(shí)施，是否有適當(dāng)?shù)膫€(gè)人參與等。

路橋公司自2004年成立以來發(fā)展迅速，營(yíng)業(yè)額由2005年的2億增至2009年的21億；公司常年聘請(qǐng)法律顧問，所有人力資源管理制度都經(jīng)過基于國(guó)家及上海各項(xiàng)法律法規(guī)的合法性審核，因此人力資源管理制度審計(jì)是公司人力資源管理審計(jì)的重點(diǎn)。對(duì)中高層干部的訪談發(fā)現(xiàn)，公司在不斷發(fā)展壯大過程中涌現(xiàn)出一些問題，突出表現(xiàn)在投標(biāo)中標(biāo)率偏低；員工持證率不高；員工滿意度較低。而通過人力資源管理制度審計(jì)，能夠使項(xiàng)目各級(jí)管理人員充分了解公司各項(xiàng)人力資源管理制度具體要求及今后工作方向，使各職能部門準(zhǔn)確掌握下屬各項(xiàng)目對(duì)口部門存在的人力資源管理弱項(xiàng)及今后工作中需關(guān)注及指導(dǎo)的管理環(huán)節(jié)，為理順人力資源管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；項(xiàng)目上的年輕員工能夠與部門經(jīng)理進(jìn)行零距離交流，以便各職能部門負(fù)責(zé)人及時(shí)指出他們?cè)诠ぷ髦写嬖诘膯栴}，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，快速提升業(yè)務(wù)水平，確保公司各項(xiàng)制度要求落實(shí)到位。此外，可以加強(qiáng)員工的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造力，促進(jìn)各項(xiàng)工作有序開展，保障員工作為勞動(dòng)者的合法權(quán)益。

二、審計(jì)流程

從實(shí)際審計(jì)活動(dòng)角度設(shè)計(jì)人力資源管理審計(jì)流程，其中較具代表性的是Schwind、Das和Wagar(2001)的界定：界定范圍；選擇研究方法；選擇研究設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)收集方法；分析數(shù)據(jù)、評(píng)估并編制報(bào)告。Schuler和Dolan(1987)提出的人力資源管理審計(jì)流程更為詳盡，主要包括：確定審計(jì)項(xiàng)目；確定審計(jì)方法，并提出計(jì)劃草案；選擇審計(jì)人員；進(jìn)行前期研究，主要查找某些特殊問題的背景資料；擬定清晰的審計(jì)時(shí)間表；收集審計(jì)資料；整合、分析審計(jì)結(jié)果。

2008年，路橋公司為強(qiáng)化監(jiān)控職能，將以往的項(xiàng)目檢查、專項(xiàng)檢查、業(yè)主投訴、管理調(diào)研等納入管理審計(jì)范疇，并與項(xiàng)目及主管部門績(jī)效掛鉤。2009年，在2008年開展管理審計(jì)的基礎(chǔ)上結(jié)合公司信息化進(jìn)程要求，修訂各項(xiàng)管理審計(jì)指標(biāo)。其中，人力資源管理制度審計(jì)則配合公司總體管理審計(jì)工作要求，制定行之有效的考評(píng)指標(biāo)，對(duì)各單位的日常人力資源管理工作進(jìn)行考核審計(jì)。具體流程是：(1)計(jì)劃階段，審計(jì)前先確定參加審計(jì)人員名單，做好審計(jì)前期準(zhǔn)備工作，協(xié)調(diào)安排好現(xiàn)有手頭工作；再與各被審計(jì)單位聯(lián)系，確定審計(jì)時(shí)間；收集審計(jì)過程中需要了解的部分相關(guān)資料，做好人力資源管理制度審計(jì)所需各類問卷、訪談提綱等的打印準(zhǔn)備工作。(2)實(shí)施階段，首先召開首次會(huì)議，向被審計(jì)單位說明來意，以取得被審計(jì)單位的合作和理解，以便能配合審計(jì)工作順利有序開展；其次按照此前印發(fā)的人力資源管理制度評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，采用現(xiàn)場(chǎng)抽查、翻閱文件資料、問卷、訪談等多種方式，對(duì)各單位人力資源管理運(yùn)行狀況進(jìn)行審計(jì)，并進(jìn)行有效記錄、打分；最后，召開末次會(huì)議對(duì)人力資源管理制度審計(jì)結(jié)果進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，指出審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并由被審計(jì)單位簽字確認(rèn)審計(jì)結(jié)果。(3)報(bào)告階段，全部審計(jì)結(jié)束一周內(nèi)，出具人力資源管理制度審計(jì)結(jié)果報(bào)告，并在全公司范圍內(nèi)予以通報(bào)，要求各單位在兩周之內(nèi)反饋整改結(jié)果。

三、指標(biāo)體系

通過現(xiàn)場(chǎng)翻閱資料、人員訪談及現(xiàn)場(chǎng)走訪詢問等多種方式，結(jié)合部門職責(zé)與人力資源管理責(zé)任，從公司實(shí)際與項(xiàng)目人力資源發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，設(shè)計(jì)了人力資源管理制度審計(jì)指標(biāo)體系。主要包括：?jiǎn)T工考勤及假期管理(20分；其中員工出勤信息10分，假期申請(qǐng)5分，考勤報(bào)表報(bào)送5分)、薪酬福利管理(20分；其中薪酬發(fā)放管理8分，薪酬福利報(bào)表報(bào)送12分)、員工檔案管理(5分，主要是員工信息管理)、人員證件管理(10分；其中關(guān)鍵崗位人員臺(tái)賬5分，項(xiàng)目臨時(shí)證件管理5分)、員工關(guān)系管理(30分；崗位職務(wù)說明書、人員調(diào)配、人員聘用管理、臨時(shí)員工管理、人員離職管理、職工離職率6項(xiàng)各5分)、員工培訓(xùn)及開發(fā)管理(15分；其中培訓(xùn)管理5分、后備人才培養(yǎng)10分)。2008年對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行兩次審計(jì)，各單位的得分情況見表1。

表1 2008年人力資源管理制度審計(jì)各項(xiàng)目得分情況

A-E5個(gè)項(xiàng)目都是持續(xù)了1年的項(xiàng)目，F(xiàn)、G兩個(gè)項(xiàng)目于2008年上半年結(jié)束，H、I兩個(gè)項(xiàng)目于2008年下半年開始。通過2008年第一次審計(jì)，發(fā)現(xiàn)存在如下問題：崗位職務(wù)說明書無或有但尚未組織簽訂；證件管理臺(tái)帳、格式不符合要求，臨時(shí)保管證件無記錄；培訓(xùn)登記卡的記錄不完善。在員工離職管理及離職率控制、各類報(bào)表報(bào)送及人員調(diào)配方面做得較好。

第二次人力資源管理審計(jì)，之前所暴露問題得到明顯改觀，但還存在如下問題：項(xiàng)目崗位職務(wù)說明書雖有但大都流于形式，不能結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際制定，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層崗位說明書沒有報(bào)公司簽訂；人員信息更新不及時(shí)，存有許多空白信息尚未填寫；培訓(xùn)登記卡記錄的完善；拖欠工資。此外，各項(xiàng)目在檢查中存在不便執(zhí)行的考核指標(biāo)。

有鑒于此，2009年人力資源管理審計(jì)小組對(duì)人力資源管理制度審計(jì)指標(biāo)體系進(jìn)行了改進(jìn)，新指標(biāo)體系如表2所示，新增“項(xiàng)目人力策劃”(含項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)、人員配備策劃、項(xiàng)目履約人員要求)，整合“報(bào)送資料管理”(含花名冊(cè)、薪酬福利報(bào)表報(bào)送、其他要求臨時(shí)上報(bào)的資料)，刪除實(shí)際審計(jì)中不宜操作的項(xiàng)目，如“后備人才培養(yǎng)”。

表2 路橋公司人力資源管理審計(jì)指標(biāo)體系(2009)

四、成效與問題

2009年各單位人力資源管理制度審計(jì)的得分情況如表3所示，顯然較2008年均有所提高。目前，人力資源管理制度審計(jì)實(shí)施二年，期間對(duì)部分考評(píng)指標(biāo)進(jìn)行優(yōu)化及增減，取得積極效果。

表3 路橋公司2009年人力資源管理制度審計(jì)各項(xiàng)目得分情況

(一)成效

首先，各單位數(shù)據(jù)、材料、報(bào)表、臺(tái)帳等原始基礎(chǔ)資料保存完好，能夠嚴(yán)格按照公司管理制度要求實(shí)行管控，特別是人力資源管理制度得到有效貫徹落實(shí)。其次，因人力資源管理工作列入管理審計(jì)考核范疇，并占有一定權(quán)重，各單位對(duì)此項(xiàng)工作重視程度普遍較之前大幅提高。各單位領(lǐng)導(dǎo)層能夠主動(dòng)關(guān)心職工工作生活情況，幫助員工解決實(shí)際困難。對(duì)離職員工，領(lǐng)導(dǎo)層親自參與挽留及離職面談，了解員工離職背后的真實(shí)原因，幫助員工分析離職后得與失，不設(shè)置障礙。這在一定程度上贏得了人心，有效降低員工離職率。以項(xiàng)目A為例，2008年11月開展人力資源管理審計(jì)時(shí)有3名正式工離職，離職率超過8%，公司人力資源管理審計(jì)組給出相應(yīng)的整改意見。2009年5月，只有1名正式工離職，離職率低于3%，而且項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)人員均做了離職管理的相應(yīng)配套工作。再次，公司對(duì)各單位用工進(jìn)行規(guī)范管控，特別是外聘人員及農(nóng)民工，如加大人員進(jìn)出、考勤、工資發(fā)放、聘用協(xié)議簽訂等方面的管理力度，并加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的保存與收集，有效地避免了勞動(dòng)爭(zhēng)議的發(fā)生。最后，造價(jià)工程師、注冊(cè)安全工程師、一級(jí)建造師、試驗(yàn)檢測(cè)工程師、會(huì)計(jì)師、經(jīng)濟(jì)師的取證人數(shù)逐步增多，公司與項(xiàng)目的持證率明顯上升。

(二)問題

首先，制度執(zhí)行力尚有待加強(qiáng)，個(gè)別項(xiàng)目尚未從根本上轉(zhuǎn)變觀念，未能正確認(rèn)識(shí)到人力資源管理制度審計(jì)的真正目的是促進(jìn)企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力；個(gè)別項(xiàng)目人員存在敷衍心理，主要表現(xiàn)在審計(jì)前突擊補(bǔ)資料、不按整改報(bào)告內(nèi)容落實(shí)工作等；年輕的管理人員對(duì)制度的理解不夠透徹，導(dǎo)致實(shí)際執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。其次，2008年開展的兩次人力資源管理制度審計(jì)均采用相對(duì)集中的模式，即對(duì)所選定被審計(jì)單位進(jìn)行連續(xù)緊密地審計(jì)考核；當(dāng)審計(jì)人員需要根據(jù)被審計(jì)單位的實(shí)際情況拓展審計(jì)范圍時(shí)，受審計(jì)工作時(shí)間限制，設(shè)定的審計(jì)目標(biāo)無法現(xiàn)場(chǎng)完成，導(dǎo)致現(xiàn)階段開展的人力資源管理制度審計(jì)多停留在管理行為的表面，對(duì)實(shí)際執(zhí)行效果的評(píng)審還不夠深入。此外，人力資源管理制度審計(jì)考核指標(biāo)應(yīng)當(dāng)具有可行性、前瞻性，而兩次人力資源管理審計(jì)發(fā)現(xiàn)，部分考核指標(biāo)不夠科學(xué)，注重表面，缺少對(duì)制度實(shí)際執(zhí)行效果的監(jiān)控，甚至一些重要的人力資源管理活動(dòng)未被納入考核體系。

五、改進(jìn)建議

針對(duì)上述問題，為進(jìn)一步強(qiáng)化人力資源管理制度審計(jì)實(shí)施力度，結(jié)合目前工作現(xiàn)狀，今后應(yīng)加強(qiáng)以下工作。

首先，結(jié)合公司目前人力資源管理現(xiàn)狀及發(fā)展態(tài)勢(shì)，在相對(duì)穩(wěn)定的原則下，及時(shí)修訂與補(bǔ)充相關(guān)管理制度，適時(shí)調(diào)整審計(jì)指標(biāo)，適應(yīng)公司不斷發(fā)展的需要；加強(qiáng)與專業(yè)咨詢公司及高校合作，對(duì)現(xiàn)有人力資源管理制度提出專業(yè)意見或建議，重新設(shè)計(jì)與優(yōu)化現(xiàn)有流程及指標(biāo)。

其次，分散檢查時(shí)間，人力資源部根據(jù)各項(xiàng)目日常資料上報(bào)的實(shí)際情況對(duì)基礎(chǔ)工作按月打分，避免項(xiàng)目為應(yīng)付審計(jì)而事后補(bǔ)資料；審計(jì)人員則合理利用出差機(jī)會(huì)，分析項(xiàng)目在實(shí)際工作中存在的問題及各項(xiàng)工作的整改情況，及時(shí)記錄考核結(jié)果并以此作為依據(jù)；區(qū)分項(xiàng)目不同情況有針對(duì)性地開展審計(jì)，聚焦重點(diǎn)、難點(diǎn)項(xiàng)目，確定每個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，作為該項(xiàng)目審計(jì)重點(diǎn)；根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況適時(shí)安排審計(jì)，加強(qiáng)公司對(duì)項(xiàng)目的過程監(jiān)控力度。同時(shí)，根據(jù)公司不同時(shí)期的管理現(xiàn)狀，對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)開展專項(xiàng)人力資源管理制度審計(jì)；必要時(shí)臨時(shí)組成專門的人力資源管理審計(jì)小組對(duì)某一項(xiàng)目進(jìn)行抽查，以確認(rèn)項(xiàng)目上報(bào)資料的真實(shí)性。

最后，除將審計(jì)結(jié)果與項(xiàng)目班子成員的風(fēng)險(xiǎn)返還及分紅兌現(xiàn)相結(jié)合外，對(duì)項(xiàng)目集體及個(gè)人考核獎(jiǎng)懲做出補(bǔ)充規(guī)定。例如，單次排名前三且在日常工作中不存在公司明令禁止管理行為的項(xiàng)目，公司范圍內(nèi)給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，并適當(dāng)給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)連續(xù)兩年得分超過90分的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理在崗位評(píng)級(jí)時(shí)可破格晉級(jí)。(2)凡與公司建立勞動(dòng)合同關(guān)系的員工，2010-2015年間，通過統(tǒng)一考試獲得國(guó)家及協(xié)會(huì)認(rèn)可的非注冊(cè)職業(yè)資格及執(zhí)業(yè)資格證書，均可獲一次性給予學(xué)習(xí)補(bǔ)助，獲職業(yè)資格證書人員，經(jīng)相關(guān)程序?qū)徟?，可獲一次性獎(jiǎng)勵(lì)。相反，對(duì)于公司制度明令禁止的管理行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，全公司范圍內(nèi)通報(bào)，并給予項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子適當(dāng)?shù)默F(xiàn)金處罰；再次觸犯同一問題，項(xiàng)目經(jīng)理免職處分。現(xiàn)金處罰由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員個(gè)人承擔(dān)，成員間分擔(dān)比例可參考項(xiàng)目基礎(chǔ)薪酬系數(shù)。

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(作者單位：華東理工大學(xué)商學(xué)院，路橋華東工程有限公司)

■責(zé)編 韓樹杰 Tel:010-88383907 E-mail：hrdhsj@126.com

*本文受國(guó)家哲學(xué)社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目(08BSH 039)、上海市社科規(guī)劃系列研究課題(2009XAA003)、教育部人文社會(huì)科學(xué)項(xiàng)目(06JD630002)資助