e路通向精細化

■文/樊超華

e路通向精細化

■文/樊超華

山東銷售信息化工作已邁入“建用并舉、以用為主”的嶄新階段，公司市場應對、業(yè)務管控、終端運營、綜合競爭能力得到全面提升，為實施精細化管理奠定了堅實基礎。

“李建東你好，今天是鉑金VIP客戶物資公司陳老板兒子的生日，請及時拜訪?！?月21日清晨，山東銷售泰安分公司客戶經(jīng)理李建東剛登上客戶管理系統(tǒng)，就看到這則提醒信息。

為適應目前客戶開發(fā)進度較快，已開發(fā)客戶數(shù)量眾多、性質復雜、消費需求差異較大等情況，泰安銷售選擇利用信息化手段對客戶進行管理維護，實現(xiàn)對目標客戶的開發(fā)和已合作客戶的維護。這是山東銷售利用信息化手段推進企業(yè)精細化管理的一個場景。

公司憑借銷售ERP系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)、油庫管理系統(tǒng)的上線運行，多個系統(tǒng)有效集合，建成了覆蓋全省所有庫站的信息化應用架構。目前，山東銷售信息化工作已邁入“建用并舉、以用為主”的嶄新階段。市場應對、業(yè)務管控、終端運營、綜合競爭能力得到全面提升，為實施精細化管理奠定了堅實基礎。

實時反映過程控制

5月31日，山東銷售青島分公司非油業(yè)務管理中心統(tǒng)計分析人員曹彥剛打開電腦，通過加油站管理系統(tǒng)對便利店各種商品的毛利率進行分析。各加油站便利店的營業(yè)額、毛利率一目了然，他從統(tǒng)計報表中看到復合劑、潤滑油和汽車用品是高價位和高毛利的商品，5月份青島25站光昆侖之星復合劑、汽油添加劑的銷售收入就占總銷售額的22.1%，毛利率達27.8%。他建議，便利店重點購進和促銷這類商品。

現(xiàn)在，山東銷售兩級公司管理人員隨時可以看到從油庫到加油站即時銷售數(shù)據(jù)和運行情況。這使得公司能夠及時掌握和監(jiān)督加油站的經(jīng)營狀況，監(jiān)控市場變化，隨時為決策提供有效支持，提高了對成品油零售市場的反應速度。

在油品批發(fā)環(huán)節(jié)，利用銷售ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成、信息共享功能，在統(tǒng)一的信息平臺上規(guī)范業(yè)務運作，實時監(jiān)控量價變化。

加油站管理系統(tǒng)上線的加油站，油品和非油品的“進、銷、存”諸環(huán)節(jié)均在系統(tǒng)中實現(xiàn)，從需求、采購、出入庫、銷售均按照系統(tǒng)流程進行作業(yè)。通過系統(tǒng)規(guī)范了業(yè)務流程，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動采集、上傳，增強了數(shù)據(jù)采集的及時性，拓展了業(yè)務范圍，提高了發(fā)卡業(yè)務。

在油品零售環(huán)節(jié)，有效發(fā)揮加油站管理系統(tǒng)快速高效處理進銷存數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，實時關注油品配送和銷售品種結構、品號結構等信息，全面監(jiān)控加油站經(jīng)營動態(tài)，科學制定加油站營銷策略。

在非油經(jīng)營環(huán)節(jié)，借助加油站管理系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，穩(wěn)步推進全省非油品業(yè)務的統(tǒng)采、統(tǒng)配、統(tǒng)價、統(tǒng)結，定期對商品銷售數(shù)量、毛利率、銷售收入以及庫存周轉率進行綜合排名，及時淘汰滯銷商品，優(yōu)化商品結構。截至目前，已淘汰商品5800多種，清理庫存占用資金230萬元，商品毛利率比去年提高了約4%。

數(shù)質量管理是生命線，企業(yè)生存之本。通過系統(tǒng)盯緊加油站庫存情況，掌握每天的進、銷、存、損耗數(shù)字，關注庫存量的變化，并和資金流對應起來，嚴格管理數(shù)質量，防止管理漏洞和新聞危機的發(fā)生。

簡化流程提升效率

信息化系統(tǒng)使用后，山東銷售的經(jīng)營數(shù)據(jù)已經(jīng)全部實現(xiàn)了自動采集，自動出具報表，班結、日結操作自動處理，交接班時間大大縮短，提升工作效率，改善了高峰期服務質量。

筆者在青島岙山油庫營業(yè)室了解到，在ERP系統(tǒng)設計初期，銷售流程設定為兩單制，即銷售訂單和付油通知單。分公司開具銷售訂單，客戶持訂單到營業(yè)室提油并持付油通知單換取發(fā)票。但這一運行模式存在明顯不足。一是容易泄露銷售價格信息，不利于客戶的分級管理；二是手續(xù)煩瑣；三是存在銷售訂單易丟失、損壞或被仿造等風險，不利于資金及油品安全管理。為此，公司調(diào)整了系統(tǒng)流程，實行一單制操作，即由業(yè)務部門直接在系統(tǒng)中制作訂單，營業(yè)室在系統(tǒng)中查詢銷售訂單，核對提油客戶信息，開據(jù)六聯(lián)出庫單進行付油，不僅簡化了業(yè)務流程，而且有效避免了經(jīng)營風險。

加油站管理系統(tǒng)簡化了加油站基礎操作，班結、日結完全在系統(tǒng)內(nèi)進行，交接班時間由2小時縮短到3～5分鐘，工作效率提升，加油高峰時段的服務質量明顯改善。非油品訂貨由手工改為系統(tǒng)自動上傳匯總，效率提升40%。目前，25種報表由系統(tǒng)自動生成，全部脫離了手工賬，全省1400多名核算員和計量員從大量的賬表冊填報、油品計量工作中抽身，轉為現(xiàn)場服務和非油品經(jīng)營，兼職便利店主管、發(fā)卡充值人員，變一人一崗為一人多崗，實現(xiàn)了新增業(yè)務不增人員的目標，有效地控制了人工成本。

精細服務促進銷售

信息化提高了服務水平，提升了競爭力。批發(fā)上，可以利用系統(tǒng)及時查詢各類客戶的用油規(guī)律和消費需求規(guī)律，對客戶進行細分，量身定做服務方式，提高營銷精確度和服務效率。零售上，更好地服務零售客戶，比如深層次跟進分析IC卡客戶類型、用油明細賬單、潛在需求，發(fā)揮IC卡的限制功能，幫助客戶加強單位車輛管理，在各發(fā)卡網(wǎng)點和門戶網(wǎng)站提供消費數(shù)據(jù)自助查詢服務，方便客戶對賬等等。

貼心的服務受到客戶的青睞，銷量也隨之不斷提升。銷售ERP系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)、油庫管理系統(tǒng)上線后，加油卡使用起來非常方便，而且功能很多，顧客非常愿意使用，大大促進了加油卡的銷售。一季度末，該公司累計發(fā)行加油卡近26萬張，刷卡營業(yè)額已占總營業(yè)額的11.5%，沉淀資金逾7000萬元。

兗州五站在加油卡營銷過程中注重向顧客多宣傳加油卡的亮點，以加油卡的附加功能吸引客戶，讓用戶了解持卡不僅能夠在全國充值加油,而且具有限量加油、限品種加油、限車號加油等眾多功能，從而打破了銷售瓶頸,第一季度累計發(fā)卡948張，完成任務指標的326%。

青島分公司瞄準島城車行普遍開展“買車送油”這一活動特點，主動謀求合作，利用IC卡促銷活動與車行、汽車4S店開展聯(lián)合推介，車行每銷售一部汽車，搭售一張中油IC卡。青島22站在與青島某汽車服務公司聯(lián)合推介加油卡活動中實現(xiàn)發(fā)卡140張，首次充值金額為14萬元。5月15日，青島107站與青島某汽車銷售租賃公司洽談聯(lián)合推卡協(xié)議，開展買車送油卡活動，該汽車公司所贈油卡均在青島分公司發(fā)卡網(wǎng)點辦理，預計月辦卡100～200張，充值額可達30萬元。

面對激烈的市場競爭，如何洞察市場變化，制定應對方針，擴大效益？山東銷售拿出了經(jīng)營分析這一利器。5月初，淄博36站在做單筆交易量分析時，把前一階段單筆交易量數(shù)據(jù)做匯總對比，結果發(fā)現(xiàn)了一個“規(guī)律”：每隔5天，單筆加油量就會出現(xiàn)一次明顯下降。一分析原因，原來每隔5天正好是唐坊大集。找出了根源，加油站馬上采取相應對策，每5天銷量就下跌的“怪圈”消失了。不但使加油站找到了工作的盲點，而且發(fā)現(xiàn)了新的工作方法，提升了純槍銷量。

5月12日，筆者在山東銷售4月份經(jīng)營活動分析會現(xiàn)場看到，這個公司通過幻燈片演示當月與本年累計的各項主要經(jīng)營數(shù)據(jù)。同時，通過對標分析各項指標，找出差距和管理中的薄弱環(huán)節(jié)，提出改進措施，并對影響經(jīng)營的關鍵環(huán)節(jié)做專題分析。經(jīng)營分析使山東銷售嘗到了甜頭。1－4月份，這個公司成品油銷售量、非油收入分別比預算增加12%，噸油商流費用比預算節(jié)約16%，銷售形勢持續(xù)好轉。