轉(zhuǎn)換為金盤系統(tǒng)后期刊管理遇到的問題和解決思路

于清華

（黑龍江中醫(yī)藥大學圖書館,哈爾濱 150040）

轉(zhuǎn)換為金盤系統(tǒng)后期刊管理遇到的問題和解決思路

于清華

（黑龍江中醫(yī)藥大學圖書館,哈爾濱 150040）

由于現(xiàn)代化管理發(fā)展的要求,圖書館需要更新管理系統(tǒng)來提高服務(wù)的質(zhì)量和效率。在管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中,針對 GDL IS.NET系統(tǒng)在期刊管理系統(tǒng)的設(shè)置、功能欠缺和黑龍江中醫(yī)藥大學圖書館實踐中發(fā)現(xiàn)的問題,進行探討并提出改進建議,以期提高高校圖書館期刊管理質(zhì)量和服務(wù)水平。

金盤系統(tǒng);系統(tǒng)轉(zhuǎn)換;期刊管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,圖書館對軟件管理的要求日益增加。圖書館集成管理信息系統(tǒng)不僅要有傳統(tǒng)的管理功能,而且要適應(yīng)時代的發(fā)展,與網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化接軌,滿足讀者深層次的要求。我館現(xiàn)有的集成系統(tǒng)由于使用時培訓不到位,后續(xù)升級緩慢、操作不便捷等原因?qū)е潞芏喙ぷ麟y以開展。因而對于圖書館的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換勢在必行,旨在:1）提高圖書館的工作效率和服務(wù)品質(zhì)、降低工作成本;2）加強館藏控制;3）加速信息的收集、整理和共享[1]。

金盤公司是一家主要研發(fā)圖書館自動化管理系統(tǒng)的高新技術(shù)企業(yè)。該公司的軟件在國內(nèi)的很多高校,特別是醫(yī)學院校使用比較普遍。目前最新的產(chǎn)品就是第五代 GDL IS.NET圖書館集成管理系統(tǒng),2008年投入市場,它除了具備常規(guī)的圖書館業(yè)務(wù)管理功能外,還可對視聽資料、光盤等非印刷資料進行自動化管理。編目時它可根據(jù)分類號自動生成主題詞;采購時可通過移動、掌上電腦實現(xiàn)外部數(shù)據(jù)的采集;從功能、性能、安全性、易用性等方面得到了提升。

我館在廣泛調(diào)研、認真考察之后確定將現(xiàn)有軟件更換為金盤第五代 GDL IS.NET圖書館集成管理系統(tǒng),并在 2010年1月進行新舊系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。

在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換及三個多月新系統(tǒng)的試用過程中,我們體驗了新系統(tǒng)在期刊管理上的優(yōu)勢所在,同時也發(fā)現(xiàn)了系統(tǒng)轉(zhuǎn)換出現(xiàn)的一些問題,本文結(jié)合我館實踐,對金盤系統(tǒng)期刊模塊中存在的問題進行探討并提出改進建議。以期對其他館的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換工作起到一定的借鑒作用并敦促金盤公司能夠盡快解決。

一、期刊系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象

在系統(tǒng)更換時,由金盤公司將原有的圖書館管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)到新的系統(tǒng)中來。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換一般說來都存在著不同程度的數(shù)據(jù)丟失,而數(shù)據(jù)丟失必須要通過系統(tǒng)運行過程中的檢測來發(fā)現(xiàn)。因此在新系統(tǒng)試運行階段,我館期刊部對 2010年新訂購期刊進行了逐條復核,在新訂刊中有1 100余種為續(xù)訂期刊。在復核中對照原系統(tǒng)進行比對,發(fā)現(xiàn)至少有 60種期刊在金盤系統(tǒng)中無法找到,約占復核量的 5%以上。在復核中,我們采取了刊名、標準編碼等多種方式進行查找,標準編碼項目內(nèi)又以 ISSN、CN、郵發(fā)代號等為檢索點均未找到相應(yīng)MARC數(shù)據(jù)。而期刊不同于圖書,期刊連續(xù)出版的性質(zhì)決定一條期刊的MARC記錄在以后每年的訂購、簽到、裝訂、驗收入藏等圖書館期刊自動化管理工作流程中要長期使用[2],一條MARC刊目數(shù)據(jù)下,有連續(xù)數(shù)年的訂購記錄以及簽到記錄。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的丟失使館藏期刊數(shù)據(jù)不準確,對整體期刊工作造成影響。

如果由金盤公司將丟失的數(shù)據(jù)進行再次轉(zhuǎn)換,需要圖書館統(tǒng)一將丟失的數(shù)據(jù)信息集中上報,再由當?shù)毓ぷ魅藛T交給總公司進行轉(zhuǎn)換,這樣一來存在處理周期長、時間緩慢的問題。而隨著 2010年新刊到館,訂購、簽到已經(jīng)陸續(xù)進行,所以為了不影響期刊工作業(yè)務(wù)的開展,我館采取了手工補全的方式。對照原管理系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)將缺失的MARC書目記錄逐條找到,然后回到金盤系統(tǒng)進行補著錄,并依據(jù)訂購記錄按年度補齊。具體的記到記錄不補,待今后作期刊回溯時統(tǒng)一進行。

二、轉(zhuǎn)換后的簽到記錄部分存在加期現(xiàn)象

進入期刊管理中的簽到模塊查看簽到記錄時,我們發(fā)現(xiàn)了一個現(xiàn)象,以 2009年期刊為例,如果刊期全部簽到,則簽到記錄不變,反映實際的刊期情況。但是如果期刊還有未到的期,例如月刊正常頻率為 12期,只簽到了 11期,第 12期還沒有簽到。在系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換后,就會出現(xiàn)在 12期后自動增加了第 13期。同樣的情況在季刊、雙月刊等各種出版頻率上進行檢驗,均出現(xiàn)在原出版頻率后增加一期的問題。

2010年 3月金盤公司的技術(shù)人員針對該問題在服務(wù)器上進行批量修改,目前基本上修改過來。但又出現(xiàn)新問題,若多余期被系統(tǒng)默認為簽到狀態(tài),則進行上述操作后,系統(tǒng)會自動將出版頻率改為“日刊”即 365期,如圖 1所示。

該問題應(yīng)由金盤公司的技術(shù)人員通過修改系統(tǒng)設(shè)置將不正常的期刊頻率“日刊”恢復到正常出版頻率。

三、維護數(shù)據(jù)時窗口切換頻繁,影響工作效率

圖書館建立期刊書目數(shù)據(jù)庫的方式一般來說有兩種方式:1.自己按定義字段著錄 2.套錄現(xiàn)成的 MARC數(shù)據(jù)。金盤五代系統(tǒng)支持 Z39.50協(xié)議的 Internet聯(lián)機編目,使得編目工作變得簡化。只要是聯(lián)機能查到的書目數(shù)據(jù)。

但是通常期刊的書目數(shù)據(jù)不可能在訂購、編目的時候一次性完成,需要在日常管理中逐步根據(jù)刊社給予的信息進行補充添加、修改完善。一般來說新訂的期刊,在著錄時根據(jù)訂購清單上提供的刊名、ISSN、郵發(fā)代號等信息,進行簡單著錄。如有質(zhì)量可靠的MARC數(shù)據(jù),可先利用此MARC數(shù)據(jù)進行著錄,在新刊到館后再進行詳細完整的復核著錄,把期刊的年卷期、價格、頻率等自然信息補全。遇到刊名、出版頻率發(fā)生變更,以及停、復、分刊等情況出現(xiàn)時,還需要在相應(yīng)的MARC字段作填加和調(diào)整,因而期刊管理始終處于動態(tài)變化之中。

金盤系統(tǒng)的期刊模塊中,有期刊訂購、簽到、裝訂、驗收、數(shù)據(jù)維護等子系統(tǒng)窗口,各子系統(tǒng)的窗口相對獨立。作期刊維護時需要在各個子系統(tǒng)窗口間頻繁交替進行,不能在一個窗口下完成[3]。如驗收簽到時某期刊價格發(fā)生變化,在“簽到”窗口只能完成對當期期刊的簽到,價格變化需要進入“數(shù)據(jù)維護”窗口或“訂購”窗口的“MARC編輯窗”對 MARC數(shù)據(jù)進行修改。再進入到“訂購”窗口左側(cè)期刊“訂購記錄詳細窗口”下的“填充項”里修改單價與總價,再返回到簽到窗口。這樣頻繁地退出或進入子系統(tǒng),多次選擇檢索項和輸入同一檢索條件,勢必降低工作效率。因此,建議在“簽到”窗口中設(shè)置“數(shù)據(jù)維護”功能,以減少各子系統(tǒng)窗口之間的切換。特別像年卷期、價格等簡單的信息應(yīng)和頻率設(shè)置一樣在簽到窗口中間的信息欄內(nèi) （如圖 2所示）變成可修改狀態(tài),避免煩瑣操作。從而加強書目數(shù)據(jù)管理維護,避免差錯,提高工作效率。

四、訂購年信息揭示不夠直觀

在金盤系統(tǒng)中期刊的訂購年信息,可以通過訂購窗口和數(shù)據(jù)維護窗口看到詳細的訂購年份。而在簽到窗口,默認為當前訂購年。如要查到具體的訂購年,則需在頁面上方工具欄里找到“訂購年”按鈕通過翻動上下箭頭的方式實現(xiàn)。

期刊作為連續(xù)性出版物,每家刊社的出版時間不盡相同,到刊時間也都參差不齊,因而每年年末,次年年初交集的四五個月內(nèi),當年刊與第二年刊同時到館。通過點擊工具按鈕找到相對應(yīng)的年份進行簽到,在使用上極為不便,影響了簽到的效率。

在一些圖書館集成系統(tǒng)的期刊記到子系統(tǒng)中則采取了用分欄的方式顯示“訂購列表”和“記到總記錄列表”窗口,以便一目了然地看到具體訂購年份,有利于實現(xiàn)快速簽到,而且對于相應(yīng)年份的簽到信息,查找便捷、直觀地揭示。

還要注意的是,在新系統(tǒng)運行過程中,需要經(jīng)?；氐脚f系統(tǒng)查找原始記錄進行比對、校驗,因而原有系統(tǒng)在短時間內(nèi)不能完全停止使用,兩個系統(tǒng)還應(yīng)并行半年以上時間,以便在工作中逐漸發(fā)現(xiàn)問題。

金盤 GDL IS.NET系統(tǒng)的使用無疑使期刊書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)日趨完善,進一步促進了期刊工作流程規(guī)范化、書目數(shù)據(jù)系統(tǒng)化。同時我們也認識到在新系統(tǒng)使用的過程中還要加強圖書館工作人員的業(yè)務(wù)培訓,并及時地發(fā)現(xiàn)問題,提出解決問題的方法。與系統(tǒng)的設(shè)計者溝通配合,使圖書館的集成管理系統(tǒng)更加完美、便捷、人性化。

[1]許忻,李艷芬.圖書館自動化系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中的問題與對策[J].情報理論與實踐,2005,（3）:290-292.

[2]金梅.淺議貴州部分高校圖書館金盤系統(tǒng)期刊自動化管理[J].貴圖學刊,2006,（3）:47-48.

[3]孫來克,程海星,李修杰,吳力平.金盤圖書館集成管理系統(tǒng)期刊模塊的應(yīng)用問題[J].中華醫(yī)學圖書情報雜志,2003,（6）:56-57.

（責任編輯:陳 樹）

G250.7

A

1001-7836（2010）11-0190-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2010.11.076

2010-05-25

于清華 （1972-）,女,黑龍江哈爾濱人,副研究館員,碩士研究生,從事現(xiàn)代化期刊管理研究。