企業(yè)采購內(nèi)控制度的建立與運(yùn)作

紹興天和聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所 丁玲美

企業(yè)采購內(nèi)控制度的建立與運(yùn)作

紹興天和聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所 丁玲美

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下特別是國際貿(mào)易的快速發(fā)展，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)難度加大，不確定性增加，某些產(chǎn)品的市場(chǎng)定價(jià)甚至可以說瞬息萬變。企業(yè)的采購業(yè)務(wù)越來越難以把握，特別是大型企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)的控制已越來越受到管理當(dāng)局的重視。

采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）采購計(jì)劃不合理，對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成資源浪費(fèi)和采購成本的增加；

（2）采購方式不合理、不科學(xué)，容易出現(xiàn)舞弊，對(duì)企業(yè)造成損失；

（3）采購程序設(shè)置不規(guī)范，導(dǎo)致實(shí)物和資金的損失。

為盡量避免上述風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)建立采購內(nèi)控制度，明確職責(zé)劃分，設(shè)置完善的權(quán)限分配和批準(zhǔn)方式，內(nèi)控制度的建立需要明確以下幾個(gè)方面。

一、采購流程

1、請(qǐng)購

企業(yè)應(yīng)建立采購預(yù)算制度和申請(qǐng)制度。大中型企業(yè)各部門在每年12月底前應(yīng)根據(jù)公司下達(dá)的年度工作任務(wù)情況制訂出全年運(yùn)營發(fā)展年需的物資用量計(jì)劃，編制年度預(yù)算表，并報(bào)董事會(huì)等權(quán)力機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請(qǐng)購部門，對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理，對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)調(diào)整預(yù)算并經(jīng)審批后辦理請(qǐng)購手續(xù)。

2、購買

A.應(yīng)建立集中采購和招投標(biāo)制度，以提高采購部門的辦事效率同時(shí)降低成本。目前許多企業(yè)都推行了招投標(biāo)制度，招投標(biāo)制度競(jìng)爭(zhēng)性、公開透明性、公正公平性，在執(zhí)行過程中采購部門也需要不斷摸索好的評(píng)審制度；

B.應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，從多方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期調(diào)查、評(píng)估，包括對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)更新、資信狀況、管理水平以及主要經(jīng)營管理人的能力、誠信狀況、經(jīng)營理念等，及時(shí)更新信息系統(tǒng)；

C.建立采購人員定期輪崗制度。由于原料、供應(yīng)的業(yè)務(wù)處于敏感的情況，完善用人機(jī)制，使采購人員在一定的時(shí)間內(nèi)，實(shí)行正常輪崗，對(duì)采購人員也是某種程度的保護(hù)。同時(shí)也可有效減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素，杜絕不規(guī)范的采購行為。對(duì)重要的采購業(yè)務(wù)，實(shí)行集體決策和審批，必要的時(shí)候聘請(qǐng)專家參與。

3、驗(yàn)收

企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的部門或人員對(duì)采購貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收包括將交貨單與訂貨單和購貨合同的核對(duì)，包括數(shù)量清點(diǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后填制驗(yàn)收單。對(duì)驗(yàn)收部門應(yīng)建立責(zé)任追究制度，驗(yàn)收過程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告。

4、付款

財(cái)務(wù)部門支付貨款，應(yīng)嚴(yán)格審核預(yù)算、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后方能辦理。對(duì)應(yīng)付款和預(yù)付款、定金等及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)，如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。

二、組織結(jié)構(gòu)形式

在實(shí)際工作中，物資采購組織形式分為集中采購和分散采購，集中采購體現(xiàn)了經(jīng)營主體的權(quán)利和利益，有利于穩(wěn)定本企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系，控制成本，提高效率。目前較普遍的為總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)采購部門，對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。采購部門根據(jù)企業(yè)規(guī)模和采購特點(diǎn)分設(shè)不同職能部門或不同崗位。機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)、精簡、高效、制衡原則，對(duì)各機(jī)構(gòu)的職能進(jìn)行科學(xué)的分解，明確各個(gè)崗位的權(quán)限和相互關(guān)系，既要避免職能交叉，機(jī)構(gòu)設(shè)置過于復(fù)雜，又要避免權(quán)力過于集中。

三、采購授權(quán)

企業(yè)應(yīng)以文書形式形成固定的授權(quán)制度，明確采購經(jīng)理的權(quán)限，采購經(jīng)理的權(quán)限范圍應(yīng)包括：預(yù)算內(nèi)采購的組織實(shí)施；調(diào)查各部門物資需求及消耗情況；掌握各種物資的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)情況變化；監(jiān)督采購人員的業(yè)務(wù)洽談；檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。

對(duì)企業(yè)正常的物資采購，應(yīng)嚴(yán)格按權(quán)限的程序執(zhí)行。對(duì)大宗商品或臨時(shí)緊急采購，應(yīng)由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)或授權(quán)其他人員負(fù)責(zé)，必要時(shí)報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)或集體決策。

四、采購責(zé)任

采購責(zé)任主要是采購部門的責(zé)任，但其他部門也需承擔(dān)各自職責(zé)內(nèi)的責(zé)任。

1、請(qǐng)購部門責(zé)任

按預(yù)算、生產(chǎn)計(jì)劃合理安排采購，避免浪費(fèi)和積壓。因請(qǐng)購部門引起的工作計(jì)劃不能按時(shí)完成、物資積壓、延誤采購時(shí)機(jī)等造成的損失應(yīng)制訂具體的責(zé)任追究制度。

2、采購部門責(zé)任

采購人員必須具有良好的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德，能堅(jiān)持原則，秉公辦事，廉潔自律，不循私情；熱愛政府采購工作，具有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。了解企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過程，掌握企業(yè)對(duì)物資的需求特點(diǎn)和規(guī)律。收集市場(chǎng)和產(chǎn)品信息，做好市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)市場(chǎng)形勢(shì)有較準(zhǔn)確的判斷，及時(shí)為決策者提供信息，提高應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)能力。發(fā)展優(yōu)質(zhì)客戶，從質(zhì)量、服務(wù)、價(jià)格等方面對(duì)供應(yīng)商加以分析評(píng)估，建立供應(yīng)商資料數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)維護(hù)和更新。熟悉采購相關(guān)法律法規(guī)制度，掌握采購操作規(guī)程等基本知識(shí)。

部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任是制定單位、系統(tǒng)內(nèi)部采購管理制度和工作流程；負(fù)責(zé)采購法律、法規(guī)及各項(xiàng)規(guī)章制度在本單位（部門）的宣傳、貫徹和落實(shí)；指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和管理本單位（部門）采購活動(dòng)，協(xié)助組織實(shí)施本單位采購項(xiàng)目的采購活動(dòng)；組織單位、系統(tǒng)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；對(duì)采購工作提出意見和建議。

對(duì)應(yīng)采購部門工作不力或失誤引起的損失應(yīng)制訂具體的責(zé)任追究制度。

3、驗(yàn)收部門責(zé)任

驗(yàn)收主要職責(zé)是核對(duì)數(shù)量、檢驗(yàn)質(zhì)量。驗(yàn)收部門需要配備必要的專業(yè)人員對(duì)質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時(shí)送有關(guān)部門檢驗(yàn)或請(qǐng)專家把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)或按程序報(bào)告。不符合合同要求的及時(shí)辦理退貨手續(xù)。

4、付款部門責(zé)任

付款部門的主要責(zé)職是審核無誤后付款。審核包括付款程序是否到位和憑證是否符合規(guī)定。付款前應(yīng)嚴(yán)格審核預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程度，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。

付款部門應(yīng)建立定期對(duì)賬制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與責(zé)任人聯(lián)系，保證企業(yè)資金安全。

（責(zé)任編輯：張彬）