淺談如何加強(qiáng)會計電算化管理

河北省廊坊水文水資源勘測局 趙富強(qiáng)

隨著科技的發(fā)展，計算機(jī)應(yīng)用有了飛速的進(jìn)步，各單位對會計信息化要求越來越高。實(shí)現(xiàn)會計電算化，做好內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)會計電算化管理成為迫切要求。何謂會計電算化，簡單的說，就是不同于會計手工操作，是主要利用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理；詳細(xì)的說，就是計算機(jī)應(yīng)用在會計工作中的簡稱，就是把用計算機(jī)這樣的數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)應(yīng)用于會計核算和財務(wù)管理工作中，以提高財會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理工作的信息化、現(xiàn)代化。會計電算化就是計算機(jī)應(yīng)用和會計核算的有機(jī)結(jié)合，也是適應(yīng)財務(wù)管理的需要，這就需要加強(qiáng)電算化管理。如何加強(qiáng)電算化管理，首先確立各項(xiàng)電算化管理制度，其次做好有效的內(nèi)部控制制度建設(shè)。

一、確立各項(xiàng)電算化管理制度、并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)完善

1.1 確定電算化系統(tǒng)所用軟件和模塊

確定電算化系統(tǒng)所用軟件，軟件系統(tǒng)包括單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版，并根據(jù)軟件和單位自身需要選擇模塊。應(yīng)選擇目前較流行的模塊化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)軟件。在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上，采用標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化格式。在系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息的安全上，采取重要數(shù)據(jù)加密和規(guī)定必要的使用權(quán)限并可以設(shè)置自動備份等來確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。

水文系統(tǒng)根據(jù)自身情況選擇了適合本單位的軟件，并且選擇了總賬、固定資產(chǎn)、報表、財務(wù)分析、工資核算等模塊，軟件運(yùn)行效果良好。

1.2 加強(qiáng)電算化制度建設(shè)

加強(qiáng)電算化制度建設(shè)是確保會計電算化正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。這個制度體系一般包括：（1）電算化崗位責(zé)任制，主要對系統(tǒng)操作人員崗位、權(quán)限進(jìn)行劃分，且職責(zé)與權(quán)限相關(guān)聯(lián)。（2）明確上機(jī)操作流程制度，按照有關(guān)崗位權(quán)限規(guī)定，進(jìn)行會計電算化操作，確保操作過程符合有關(guān)法律法規(guī)，確保會計電算化系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（3）電算化檔案管理制度，主要包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案按照會計檔案有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管；數(shù)據(jù)檔案保管必須做好，數(shù)據(jù)輸入輸出管理、備份數(shù)據(jù)管理、保密管理等。（4）會計電算化軟件管理制度，主要是做好軟件升級，系統(tǒng)維護(hù)等。（5）電算化硬件設(shè)備維護(hù)管理制度，機(jī)房安全用電制度。為了保障會計電算化的硬件設(shè)備的正常運(yùn)行，必須加強(qiáng)會計電算化硬件設(shè)備的管理，強(qiáng)化機(jī)房安全用電管理，目的在于為會計電算化安全運(yùn)行提供良好的環(huán)境。

1.3 實(shí)踐中不斷完善

制度的完全確立，需要實(shí)踐中不斷改進(jìn)、完善。水文系統(tǒng)實(shí)行會計電算化以來，雖然制度在實(shí)行之初就確立，但是根據(jù)實(shí)際情況也在不斷變化，比如數(shù)據(jù)備份，其中一種手段由原來的電腦自身磁盤備份變?yōu)閁盤備份或移動硬盤備份。其他各項(xiàng)制度也都是在不斷變化、不斷進(jìn)行完善，以適應(yīng)電算化發(fā)展的需要，促進(jìn)會計電算化的不斷發(fā)展。

二、做好內(nèi)部控制制度建設(shè)，促進(jìn)電算化系統(tǒng)管理

2.1 加強(qiáng)對會計基礎(chǔ)規(guī)范化工作的控制

會計基礎(chǔ)規(guī)范化工作是實(shí)行會計電算化的基礎(chǔ)。加強(qiáng)會計基礎(chǔ)工作，能進(jìn)一步促進(jìn)會計電算化的應(yīng)用。會計基礎(chǔ)工作主要是指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。標(biāo)準(zhǔn)化的會計信息，將為財務(wù)分析提供更詳細(xì)的數(shù)據(jù)，也才能成為會計電算化系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要保證。

2.2 做好人員崗位設(shè)置控制

加強(qiáng)財務(wù)管理內(nèi)部控制制度建設(shè)，將會計系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在財務(wù)人員之間進(jìn)行分工，并制定相應(yīng)的制度與之配套，設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來防止舞弊，保障會計信息的真實(shí)、可靠。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須貫徹業(yè)務(wù)審核與計算機(jī)操作相分離、數(shù)據(jù)輸入輸出與數(shù)據(jù)審核相分離、系統(tǒng)維護(hù)人員與計算機(jī)操作人員相分離、系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的保管與計算機(jī)相分離的原則。必須嚴(yán)格執(zhí)行并加以必要的監(jiān)督。

2.3 強(qiáng)化內(nèi)部審計、做好財務(wù)監(jiān)督

通過內(nèi)部審計可以了解現(xiàn)有的一些內(nèi)控措施是否有效。在會計電算化運(yùn)行過程中，審計人員對業(yè)務(wù)處理等進(jìn)行評價和檢驗(yàn)，有利于監(jiān)測財務(wù)軟件的可靠性，提高財務(wù)核算質(zhì)量和管理水平，科學(xué)規(guī)范的管理制度是會計電算化的安全之本。重視內(nèi)部監(jiān)督，定期進(jìn)行內(nèi)部審計是規(guī)范和完善會計電算化管理、促進(jìn)水文系統(tǒng)自我監(jiān)控、自我發(fā)展和完善的較好措施。每年全省水文系統(tǒng)都進(jìn)行內(nèi)部審計，省局對直屬局，各局之間進(jìn)行內(nèi)部審計，事實(shí)證明這種方法行之有效。內(nèi)審能在第一時間發(fā)現(xiàn)問題、取長補(bǔ)短、解決問題，促進(jìn)電算化工作的規(guī)范化，也促進(jìn)了財務(wù)人員水平的提高，提高了電算化系統(tǒng)的工作質(zhì)量。

由此可見，加強(qiáng)對會計電算化的管理，不僅建立、并逐步完善各項(xiàng)電算化管理制度，同時做好內(nèi)部控制制度建設(shè)，包括做好對財務(wù)人員的培訓(xùn)，提高其電算化操作能力和管理水平，以促進(jìn)對會計電算化系統(tǒng)的管理。

[1]郭鴻然.加強(qiáng)醫(yī)院會計電算化管理的對策和建議 [J].經(jīng)濟(jì)師,2009(6)

[2]曹曉東.會計電算化發(fā)展中存在的問題及對策 [J].中國外資,2009(11)

[3]趙富強(qiáng).事業(yè)單位財務(wù)管理對策分析[J].中國外資,2009(11)