淺談醫(yī)院采購與付款內(nèi)部會計控制

郫縣人民醫(yī)院財務(wù)科 王英

四川省郫縣人民醫(yī)院是一所二級甲等縣級醫(yī)院，編制床位320張，在職職工429人，2009年收入8775萬元,采購藥品、材料、設(shè)備共3442萬元，其中藥品采購2547.7萬元，衛(wèi)材及設(shè)備采購847.7萬元，其他材料采購46.6萬元。醫(yī)院在采購與付款內(nèi)部會計控制方面的具體做法如下。

一、調(diào)置相應(yīng)的機構(gòu)，配備相應(yīng)的人員

設(shè)立藥劑科、設(shè)備科、總務(wù)科，各科配備了有良好業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德的采購人員分別從事藥品、材料及設(shè)備的采購業(yè)務(wù)，并且定期輪換崗位，財務(wù)部門根據(jù)手續(xù)齊全的相關(guān)采購憑證辦理付款業(yè)務(wù)，審計科定期監(jiān)督檢查采購與付款業(yè)務(wù)執(zhí)行情況。

二、建立了采購與付款內(nèi)部會計控制的基本制度

1.崗位分工控制制度

建立了采購與付款的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款業(yè)務(wù)分別安排不同部門的人員辦理，無一人辦理此項業(yè)務(wù)全過程的現(xiàn)象。

2.授權(quán)批準(zhǔn)控制制度

（1）明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，審批人不得越權(quán)審批。

（2）明確經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)和人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

（3）對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)醫(yī)院組織專家進行可行性論證,并實行集體決策和審批。

（4）加強對請購手續(xù)、采購訂單、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等的管理和相互核對工作。

3.請購控制制度

（1）建立采購申請制度

根據(jù)物資類型確定藥品采購由藥劑科辦理，專業(yè)設(shè)備和衛(wèi)生材料采購由設(shè)備科辦理，其他材料和家俱類固定資產(chǎn)由總務(wù)科辦理，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。

（2）加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理

每年底制定了次年采購業(yè)務(wù)的預(yù)算，次年在采購過程中對預(yù)算內(nèi)采購，由具有請購權(quán)的部門嚴(yán)格按預(yù)算進度辦理請購手續(xù)。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，由具有請購權(quán)的部門在對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。

4.審批控制制度

建立請購審批制度,明確審批權(quán)限,并由審批人根據(jù)其職責(zé),權(quán)限以及醫(yī)院實際需要等對請購事項進行審批。

5.采購控制制度

（1）建立了采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式、供應(yīng)商選擇、驗收程序等作出明確規(guī)定，確保采購過程陽光、透明。

（2）根據(jù)物資的性質(zhì)以及供應(yīng)情況等確定相應(yīng)的采購方式，一般物資合同采購，小額物資直接購賣。制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。

（3）經(jīng)過比質(zhì)比價和規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。

6.驗收控制制度

（1）醫(yī)院建立健全了驗收制度。根據(jù)制度規(guī)定驗收所購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容，并出具驗收單據(jù)或驗收報告。

（2）實行驗收與入庫責(zé)任追究制。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)查明原因，及時處理。

7.付款控制制度

（1）建立付款審核制度

嚴(yán)格核對發(fā)票、驗收單、入庫單、合同等有關(guān)憑證，檢查其真實性、完整性、合法性，對符合付款條件的采購業(yè)務(wù)及時辦理付款業(yè)務(wù)。我院根據(jù)合同及相關(guān)規(guī)定，對藥品及材料3個月后付款，對設(shè)備按合同約定付款，確保資金良性循環(huán)。

（2）加強應(yīng)付賬款及應(yīng)付票據(jù)管理

財務(wù)部門加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理,對已到期的應(yīng)付款項經(jīng)批準(zhǔn)后辦理結(jié)算與支付。

（3）建立退貨管理制度,對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作了明確規(guī)定，發(fā)生采購?fù)素浀?及時收回貨款。2.7.4建立定期核對往來款項的制度

在會計年度結(jié)束后的次年1月,我院由藥品會計負(fù)責(zé)對藥品材料等采購產(chǎn)生的應(yīng)付賬款與供貨商進行核對,并且出具對賬確認(rèn)函,雙方簽章,確保往來款項的真實性。除此外，對某些業(yè)務(wù)較繁雜的供貨商采取月對賬或季對賬的形式核對往來賬款，如有差異，查明原因，及時處理。

2.8監(jiān)督檢查制度

醫(yī)院審計科定期檢查采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況、采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況、應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理情況、有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況，財務(wù)科不定期自查，對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，我們及時采取措施，加以糾正和完善。

三、嚴(yán)格按照采購與付款業(yè)務(wù)的流程辦理采購與付款事項

1.請購

醫(yī)院藥品、材料、設(shè)備等物資的采購需由請購部門根據(jù)需要,填寫申購單,申購單上應(yīng)明確采購物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)等。

2.審批

審批人員依據(jù)其職責(zé)、權(quán)限對請購事項進行審批。大型設(shè)備、大宗物資、大宗材料的采購必須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)集體決策和審批。專業(yè)性較強的采購業(yè)務(wù)，醫(yī)院組織專家論證并實行集體決策和審批。

3.采購

采購部門在接到經(jīng)審批的申購單后，按質(zhì)優(yōu)、價廉的原則進行采購。對于醫(yī)療器材的采購，凡屬于政府集中采購目錄以內(nèi)或限額標(biāo)準(zhǔn)以上的儀器均按政府集中采購要求進行采購；對于藥品的采購，按照藥品招標(biāo)采購的要求進行，藥品集中采購及地方藥品采購的比例均要達到相關(guān)規(guī)定；其余的藥材按質(zhì)優(yōu)、價廉的原則進行采購。

4.合同

采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂合同,合同必須按采購權(quán)限規(guī)定,由各級授權(quán)人審核同意。重大合同須提請財務(wù)部門會簽。合同一經(jīng)答訂，必須及時送一份財務(wù)部門備案。對一些數(shù)量不大，不常采購的可不簽合同，可按授權(quán)直接采購。例外緊急需求的采購按相關(guān)規(guī)定辦理。

5.驗收

申購物資到醫(yī)院后，驗收人員應(yīng)按申購單的要求，對所購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)要求進行驗收，并出具驗收單據(jù)，專業(yè)性較強的設(shè)備等，應(yīng)請專業(yè)人員到場驗收并出具驗收報告。

6.付款審核及付款

（1）付款前審核

財務(wù)部門辦理付款時應(yīng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、申購單和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核。

（2）付款前審核內(nèi)容

1)與采購有關(guān)的原始憑證（申購單、采購合同、驗收單、發(fā)票等）是否齊全、是否合法。

2)相關(guān)憑證（申購單、合同、驗收單、發(fā)票）的內(nèi)容是否一致，不一致要了解原因。

3）是否有公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽定的付款通知單。

4）其他有關(guān)人員在單證上的簽字是否齊全。

（3）付款

經(jīng)審核符合付款條件后，財務(wù)部門按《現(xiàn)金管理條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范—貨幣資金（試行）》的規(guī)字辦理采購付款業(yè)務(wù)。對于轉(zhuǎn)賬起點以下的貨款用現(xiàn)金支付，超過轉(zhuǎn)賬起點的轉(zhuǎn)賬支付。

總之，醫(yī)院應(yīng)在采購與付款業(yè)務(wù)中實施內(nèi)部會計控制。對請購、審批、簽合同、采購、驗收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理流程。健全以采購申請、經(jīng)濟合同、驗收入庫單據(jù)為主體的控制系統(tǒng)。加強對請購、采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。只有這樣，才能有效的堵塞采購與付款業(yè)務(wù)過程中的漏洞，消除隱患，保護醫(yī)院財產(chǎn)安全，防止舞弊行為的發(fā)生，促進市場經(jīng)濟的健康發(fā)展。在實際工作中，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)具本特點，不斷完善、修訂其內(nèi)部會計控制制度，保證醫(yī)院經(jīng)營活動有效、高效運行。

[1]劉應(yīng)強，方燕，王嵐，等.高級會計師資格考評結(jié)合教材1.北京.企業(yè)管理出版社，2007:272—273

[2]莫小鵬,謝曉晨.內(nèi)部會計控制規(guī)范(第三輯)學(xué)習(xí)讀本.北京.中國市場出版社，2005:234—239