信息化助力企業(yè)扁平化

◎ 中國(guó)水利水電第二工程局有限公司 杜慧鵬

一、背景概述

中國(guó)水利水電第二工程局有限公司作為中國(guó)水利水電建設(shè)集團(tuán)的成員企業(yè)，自1958年建局以來(lái)，經(jīng)過(guò)50多年的風(fēng)雨歷煉，公司已從當(dāng)初單純的水利水電施工企業(yè)，發(fā)展成為具有水利水電工程施工總承包一級(jí)資質(zhì)、房屋建筑工程施工總承包一級(jí)、裝飾裝修和鋼結(jié)構(gòu)安裝專業(yè)承包一級(jí)資質(zhì)的現(xiàn)代化企業(yè)。

近年來(lái)，隨著公司國(guó)內(nèi)外業(yè)務(wù)不斷拓展，已經(jīng)有越來(lái)越多的項(xiàng)目轉(zhuǎn)移到外地省份甚至國(guó)外進(jìn)行施工，由于地域分布廣，管理難度也隨之增加。由于公司原有的管理模式是一個(gè)垂直的組織機(jī)構(gòu)，就更凸顯出對(duì)發(fā)展的不適合，無(wú)法調(diào)動(dòng)全公司的資源，溝通嚴(yán)重不暢，效率大大降低，協(xié)調(diào)工作量增大，管理成本也逐步加大，并且效果還不理想，最終造成了管理難、決策難、成本控制難。

公司領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到這個(gè)問(wèn)題的嚴(yán)重性，及時(shí)地進(jìn)行了公司組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整，將原來(lái)的三級(jí)管理精簡(jiǎn)為二級(jí)管理，并且重新梳理了各個(gè)業(yè)務(wù)流程，建立健全了各項(xiàng)管理制度和流程。拉開(kāi)了企業(yè)扁平化的序幕。

但是在實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)，扁平化如果解決不好如何管理的問(wèn)題是無(wú)法充分發(fā)揮其作用的。經(jīng)過(guò)1年多的機(jī)構(gòu)改革實(shí)踐。公司對(duì)企業(yè)扁平化管理碰到的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)：

1、從全局角度來(lái)說(shuō)，取消了分局，取而代之的是項(xiàng)目管理部，公司的管理戰(zhàn)線急劇拉長(zhǎng)，公司總部的管理能力的極限能到哪里?

2、從財(cái)務(wù)角度上來(lái)說(shuō)，原來(lái)公司經(jīng)營(yíng)時(shí)，只要管好和分局之間的往來(lái)結(jié)算即可；可是現(xiàn)在卻是要管到項(xiàng)目部的每一分錢(qián)的進(jìn)出，公司需要從資金的預(yù)算、使用、審計(jì)角度去進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，又讓公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)在財(cái)務(wù)管理上是抓是放的權(quán)衡上頭痛不已。

3、從公司的具體管理上來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目部雖然由項(xiàng)目經(jīng)理管理，但也不能把項(xiàng)目經(jīng)理都當(dāng)成“一方諸侯”，項(xiàng)目部的業(yè)務(wù)流程順不順，還和項(xiàng)目部經(jīng)理的個(gè)人素質(zhì)有關(guān)，項(xiàng)目部人員的各司其職，是否像項(xiàng)目部經(jīng)理回總部匯報(bào)時(shí)說(shuō)的這么好呢?公司領(lǐng)導(dǎo)想要對(duì)項(xiàng)目部看的更細(xì)一些，應(yīng)該怎么辦?

4、公司的業(yè)績(jī)是靠項(xiàng)目部干出來(lái)的，而各個(gè)項(xiàng)目部的人員層次是參差不齊的，如何提高項(xiàng)目部人員的素養(yǎng)，如何在有限的培訓(xùn)下，使項(xiàng)目部的技術(shù)、物資設(shè)備的負(fù)責(zé)人、職員都能夠成長(zhǎng)的更快，公司總部的指導(dǎo)意見(jiàn)、指令、政策如何能夠快速下達(dá)并執(zhí)行?這就要考驗(yàn)公司總部及項(xiàng)目部的“耳朵”了，只有聽(tīng)到甲方的需求，聽(tīng)到市場(chǎng)的聲音，聽(tīng)到上下各環(huán)節(jié)的需求，理解之后才能做出正確的反應(yīng)，而今，項(xiàng)目部遠(yuǎn)在外地，且甲方更是分布在各地，如何才能讓信息的層層傳遞直到高層而不失真呢?

5、公司總部的決策如何有效傳達(dá)到項(xiàng)目部，并且要讓項(xiàng)目部不會(huì)感覺(jué)到總部是在瞎指揮，而是在了解項(xiàng)目部的情況下做出的理智決策。雖然說(shuō)總部的指令傳達(dá)到項(xiàng)目部是要求堅(jiān)決執(zhí)行的，但執(zhí)行力除了與企業(yè)的執(zhí)行文化有關(guān)，還是與指令被項(xiàng)目部的認(rèn)可層度有關(guān)的，這也就是說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題：總部如何能夠言之有理，做到令出如山。

總而言之，公司領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)在碰到的問(wèn)題可以歸結(jié)為：手能不能伸得更長(zhǎng)?眼能不能看得更細(xì)?耳能不能聽(tīng)到更多?口能不能言之有理?

找到一個(gè)行之有效的辦法來(lái)解決上述困難，已成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急，而信息化作為現(xiàn)代企業(yè)的管理手段無(wú)疑將是解決上述問(wèn)題的最好途徑。

二、探索信息化之路

面臨以上問(wèn)題，公司上下堅(jiān)定信念，開(kāi)始探索信息化之路。

1、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于要搞信息化建設(shè)，勢(shì)必要進(jìn)行一些必要的投入，比如總部服務(wù)器的更新，軟件的升級(jí)等，但是比較難解決的是項(xiàng)目點(diǎn)的信息問(wèn)題，因?yàn)轫?xiàng)目的流動(dòng)性很高，而且很多項(xiàng)目點(diǎn)地域比較偏僻，當(dāng)?shù)鼗A(chǔ)通訊設(shè)施較差，國(guó)外的一些施工點(diǎn)甚至連固定電話都沒(méi)有，這就需要我們充分調(diào)動(dòng)各種資源，以各種途徑解決通訊的問(wèn)題，比如租用衛(wèi)星電話、安裝地面衛(wèi)星站等。

2、日常辦公軟件的推廣

公司原來(lái)有一部分軟件，但是不符合公司目前的發(fā)展戰(zhàn)略，所以大多沒(méi)有使用價(jià)值。現(xiàn)在推廣后第一步就是開(kāi)始推廣日常辦公軟件。如把在國(guó)際合作部使用的OA辦公軟件，從2008年08月開(kāi)始在全局強(qiáng)制推廣，所有的公文都是在OA上瀏覽，不再走紙質(zhì)文件。

3、其他軟件的綜合推廣

公司曾經(jīng)在2002年買(mǎi)過(guò)PKPM、預(yù)算軟件等單機(jī)版的軟件。如何充分有效的利用這些單機(jī)版軟件，讓每個(gè)職工都能使用，曾經(jīng)深深困擾信息中心的人員。公司最終想到了一個(gè)好的解決辦法，就是將這些單機(jī)版的軟件安裝在專業(yè)服務(wù)器上，通過(guò)Citrix等加速軟件，使得處于偏遠(yuǎn)地區(qū)的可以撥號(hào)上網(wǎng)的項(xiàng)目部都能使用。這樣就以比較小的費(fèi)用解決了大問(wèn)題。

三、信息化建設(shè)的總結(jié)

1、信息化一定要和管理相融合

我們?cè)谶@段時(shí)間的推廣過(guò)程中，很注意將信息化與公司的日常管理結(jié)合，并且為了保證源頭的一致，公司特地把信息中心放到了公司的政策制定部門(mén)中，從而保證各項(xiàng)管理制度和流程的出臺(tái)都有信息手段的支撐。

這樣的一個(gè)融合說(shuō)起來(lái)容易，做起來(lái)困難。現(xiàn)實(shí)的情況是，各個(gè)企業(yè)的自身管理模式千差萬(wàn)別，而軟件不可能完全適合，單獨(dú)定制又存在著費(fèi)用大、時(shí)間長(zhǎng)、不可控因素多等風(fēng)險(xiǎn)，所以在產(chǎn)品選型和二次開(kāi)發(fā)上就需要公司特別關(guān)注。原則是選擇業(yè)內(nèi)口碑好的公司，如果是上市公司最好，避免了投入大量資金之后，軟件公司破產(chǎn)，售后服務(wù)困難，導(dǎo)致前期投入浪費(fèi)。

就以公司發(fā)文為例，公司2008年的機(jī)構(gòu)改革的重心是加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的管理，提高項(xiàng)目管理的效率。公司一般的發(fā)文都是上一級(jí)發(fā)到下一級(jí)，然后下一級(jí)再發(fā)到他的下一級(jí)，一級(jí)一級(jí)發(fā)。由于項(xiàng)目部是公司的最末一級(jí)，公司的關(guān)注點(diǎn)是文件什么時(shí)候發(fā)到項(xiàng)目部，項(xiàng)目部如何進(jìn)行處理，所以公司的發(fā)文除了關(guān)注中間環(huán)節(jié)外，還增加了對(duì)項(xiàng)目部收文的監(jiān)管。這些都是普通的文檔管理不能做到的，需要根據(jù)公司的自身狀況進(jìn)行修訂。

2、信息化一定要加強(qiáng)引導(dǎo)和培訓(xùn)

信息化自身也是企業(yè)管理的一項(xiàng)改革，從某種意義上也是將管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，而且也是透明化。是對(duì)企業(yè)文化的一種再造。作為國(guó)有企業(yè)，公司有自己的慣性，如何以最小的代價(jià)取得最好的效果，是公司領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)的重點(diǎn)。所以在信息化的推廣過(guò)程中，培訓(xùn)和引導(dǎo)是必要的。

3、信息化建設(shè)一定要量力而行

在信息化建設(shè)的初期很多人都很疑惑，花這么大的精力，特別是可能花很多費(fèi)用，搞這個(gè)有必要嗎？公司在實(shí)施的時(shí)候，針對(duì)不同項(xiàng)目的情況，在項(xiàng)目策劃的時(shí)候都有一個(gè)專項(xiàng)的方案。比如上面提到的衛(wèi)星電話，公司租用的這個(gè)衛(wèi)星電話，除了打電話外，（從國(guó)外使用它打電話比使用當(dāng)?shù)氐膰?guó)際直撥還便宜），還增加了數(shù)據(jù)的功能，一個(gè)月2000-3000元，解決了項(xiàng)目數(shù)據(jù)傳送的問(wèn)題，至少保證了總部的信息及時(shí)傳遞到項(xiàng)目，項(xiàng)目之間的信息也得以快速的傳遞。信息化的產(chǎn)品固然很多，但是在選型和推廣的時(shí)候一定要量力而行。

信息化需要考慮到一些項(xiàng)目部在偏遠(yuǎn)山區(qū)或國(guó)外不發(fā)達(dá)地區(qū)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較差，公司為此搭建了citrix遠(yuǎn)程接入系統(tǒng)，使得各系統(tǒng)在低帶寬環(huán)境下也可以遠(yuǎn)程登陸使用，保證了全員都可以使用各業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

4、信息化一定要人性化

信息化除了能夠?yàn)槠髽I(yè)的日常業(yè)務(wù)管理提高效率外，還可以增加職工的交流，比如國(guó)外的職工和國(guó)內(nèi)的職工的交流，國(guó)外職工和自己家屬的交流等，即穩(wěn)定了職工隊(duì)伍，又節(jié)約了成本。特別是目前我們還通過(guò)視頻會(huì)議系統(tǒng)組織了跨越國(guó)界的視屏在線轉(zhuǎn)播，收到了較好的效果。

四、信息化建設(shè)的階段性成果

1、進(jìn)一步統(tǒng)一和強(qiáng)化了幾個(gè)思想

業(yè)務(wù)管理流程化的思想；組織架構(gòu)扁平化的思想；職責(zé)單一、責(zé)任明確的思想；面向市場(chǎng)、快速響應(yīng)的思想。

2、建立了全方位覆蓋的通訊系統(tǒng)

隨著集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃的全部布局，公司的海外事業(yè)也不斷拓展。為了解決公司業(yè)務(wù)地域跨度廣，以及國(guó)內(nèi)外信息不暢的問(wèn)題，公司著手建立了以RTX（騰訊通）、MYF AX（網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)）、手機(jī)短信系統(tǒng)以及公司郵件系統(tǒng)（包括內(nèi)部郵件系統(tǒng)及外部郵件系統(tǒng)）等為基礎(chǔ)的公司通訊系統(tǒng)，并通過(guò)該系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了總部與各項(xiàng)目間跨地域、跨時(shí)空的全方位無(wú)障礙溝通 。自2005年底建成公司計(jì)算機(jī)骨干網(wǎng)絡(luò)之后，實(shí)施了內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)，該系統(tǒng)目前擁有用戶近700個(gè)，涵蓋了公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、管理和專業(yè)技術(shù)人員以及各個(gè)生產(chǎn)崗位，極大地提高了信息的傳遞水平，為最終實(shí)現(xiàn)OA辦公自動(dòng)化提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

3、建立視頻會(huì)議系統(tǒng)

在自動(dòng)化辦公高度發(fā)展的今天，視頻會(huì)議系統(tǒng)已成為自動(dòng)化辦公系統(tǒng)不可或缺的一部分。借助信息化手段，公司越來(lái)越多的實(shí)現(xiàn)了跨地域的視頻會(huì)議及交流培訓(xùn)等，解決了公司工程項(xiàng)目分布地域跨度大，召開(kāi)會(huì)議人員集中難，會(huì)議成本高，會(huì)議精神不能及時(shí)傳達(dá)，影響信息傳遞和溝通的及時(shí)性等諸多問(wèn)題；避免了差旅費(fèi)和通訊費(fèi)等巨額開(kāi)銷支出，同時(shí)節(jié)約了時(shí)間成本。

4、推行無(wú)紙化辦公，掀起公司全方位變革

信息化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理理念創(chuàng)新，管理流程再造，對(duì)管理手段革新的管理手段，涵蓋了技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和制度創(chuàng)新的方方面面。公司通過(guò)完善企業(yè)信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資金、物資、人才、技術(shù)等管理全過(guò)程的整合。利用信息技術(shù)及現(xiàn)代手段，實(shí)現(xiàn)了公司信息的及時(shí)傳遞，為企業(yè)管理層及決策層提供了決策依據(jù)。

5、企業(yè)門(mén)戶網(wǎng)站升級(jí)

企業(yè)網(wǎng)站作為公司對(duì)外宣傳、樹(shù)立品牌、發(fā)布信息的窗口，是公司電子商務(wù)的必需工具。但由于網(wǎng)站建站初期，信息量少，各部門(mén)間的合作與交流較少，信息相對(duì)閉塞，各方面還處于“ABC”的基礎(chǔ)開(kāi)放階段。同時(shí)，又缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，無(wú)法應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)宣傳的高要求。面對(duì)上述問(wèn)題，公司領(lǐng)導(dǎo)給予了高度重視并對(duì)網(wǎng)站完善升級(jí)迅速達(dá)成共識(shí)，穩(wěn)抓相關(guān)人員培訓(xùn)工作，加快網(wǎng)站重建步伐，擴(kuò)大全公司信息化的宣傳與應(yīng)用力度，并制定了相應(yīng)的宣傳獎(jiǎng)勵(lì)制度，使公司企業(yè)網(wǎng)站舊貌換新顏，并逐步成為公司內(nèi)聚人心，外樹(shù)形象的窗口。

6、基于網(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目監(jiān)控系統(tǒng)

基于網(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目監(jiān)控系統(tǒng)是公司在2008年03月開(kāi)始實(shí)施的，已經(jīng)擁有監(jiān)控點(diǎn)5個(gè)，包括主要的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)、環(huán)境監(jiān)測(cè)點(diǎn)、交通道口點(diǎn)等，為公司領(lǐng)導(dǎo)以及專業(yè)管理人員、生產(chǎn)調(diào)度指揮人員提供了便捷的指揮和管理方式；目前項(xiàng)目監(jiān)控系統(tǒng)的二期工程已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施，將在一期基礎(chǔ)之上補(bǔ)充50個(gè)點(diǎn)左右，將項(xiàng)目監(jiān)控系統(tǒng)的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。

7、打造先進(jìn)的企業(yè)管理體系

目前，公司已全面推行企業(yè)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用成熟先進(jìn)的管理技術(shù)和模式，規(guī)范項(xiàng)目管理的同時(shí)，提高企業(yè)管理水平。通過(guò)該系統(tǒng)，公司不僅可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目個(gè)體的標(biāo)準(zhǔn)化管理，而且還可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目間的組織、資源協(xié)調(diào)；同時(shí)，公司管理層可以通過(guò)該系統(tǒng)，實(shí)時(shí)獲取項(xiàng)目施工過(guò)程的各種信息，如計(jì)劃執(zhí)行情況、成本消耗情況、合同執(zhí)行情況、資源配置情況等等，為公司管理層提供決策依據(jù)。系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)的運(yùn)行模式，反映了企業(yè)對(duì)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。

通過(guò)信息化工作的建設(shè)，增加了公司的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力以及抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，可以說(shuō)，信息化建設(shè)為公司插上了騰飛的翅膀。

五、發(fā)展與展望

建筑企業(yè)的信息化建設(shè)無(wú)疑是對(duì)傳統(tǒng)管理模式的一場(chǎng)革命，企業(yè)如何利用信息化提高公司管理水平，提高工作效率，減少辦公成本，對(duì)于公司今后的發(fā)展有著重要的意義。公司將信息資源作為企業(yè)的戰(zhàn)略資源，并逐步進(jìn)行科學(xué)開(kāi)發(fā)、合理配置，使之得到充分有效的利用，可以說(shuō)，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用不僅提高了公司的技術(shù)手段和自動(dòng)化程度，同時(shí)提高了公司管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

從企業(yè)角度來(lái)講，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化建設(shè)并非一蹴而就。應(yīng)從時(shí)代的、戰(zhàn)略的高度審時(shí)度勢(shì)，主動(dòng)求變，才能跟上信息飛速發(fā)展的浪潮。面對(duì)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)，公司將把信息化建設(shè)與企業(yè)戰(zhàn)略有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，把最新群件技術(shù)和信息技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)和資源，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)提高企業(yè)綜合運(yùn)作能力。

特別是對(duì)于扁平化的組織機(jī)構(gòu)而言，信息化就是一把有利的工具，而且是必要的工具，這樣才能使公司在國(guó)際的大舞臺(tái)上更好的發(fā)展。

目前，公司正處在企業(yè)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，所以，能否實(shí)現(xiàn)與國(guó)際企業(yè)接軌，能否保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，需要我們逐步完善公司的信息化管理系統(tǒng)，提高公司的信息化管理水平，并以此為平臺(tái)助企業(yè)騰飛。