醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案開發(fā)和利用之我見

程小燕 羅彩琴

【摘要】 讓靜態(tài)的醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案信息資源產(chǎn)生流動(dòng),實(shí)現(xiàn)其存在價(jià)值,是一項(xiàng)急需思考和研究的命題,本文對(duì)促進(jìn)信息流動(dòng)的基礎(chǔ)進(jìn)行闡述并提出“更新管理觀念”“整合信息資源”“借助數(shù)字技術(shù)”“開展橫向聯(lián)合”四項(xiàng)具體化的操作建議。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)科研檔案;加工整合;開發(fā)利用;信息流動(dòng)

醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案具有特殊性、專業(yè)技術(shù)性、動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)實(shí)性、復(fù)用性及準(zhǔn)商品性等特有性質(zhì),它蘊(yùn)藏著大量的科技成果、專利、技術(shù)等科技信息,是最可靠的情報(bào)源和信息源,也是科技知識(shí)的載體。通過醫(yī)學(xué)科研信息資源的流動(dòng),科研人員不僅可以充分了解過去和同期國(guó)內(nèi)外某項(xiàng)課題的研究情況,而且可以拓寬視野,更新信息,得到有益借鑒,“站在巨人的肩膀上”進(jìn)行高起點(diǎn)的研究,減少重復(fù)勞動(dòng),加快出成果的速度。對(duì)國(guó)家、社會(huì)而言,可以洞悉科研市場(chǎng)動(dòng)態(tài),避免開發(fā)利用的盲目性和重復(fù)性,減少不必要的人力、物力資源浪費(fèi)。同時(shí),通過醫(yī)學(xué)科研檔案的充分交流和利用,可以更好地把科研活動(dòng)創(chuàng)造出來(lái)的新成果加以推廣和應(yīng)用,把科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,讓精神財(cái)富轉(zhuǎn)化為物質(zhì)財(cái)富。因此,積極開發(fā)和利用醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案,讓信息資源流動(dòng)起來(lái),具有極其重要的意義。

醫(yī)學(xué)科研檔案信息屬于靜態(tài)信息源,若無(wú)開發(fā)者的積極參與,便不會(huì)產(chǎn)生流動(dòng),更不會(huì)有新的信息產(chǎn)生。醫(yī)學(xué)科研檔案信息資源的流動(dòng),是一個(gè)龐大的體系,有非常豐富的內(nèi)涵。簡(jiǎn)而言之,可分為“流入”“流出”“交流”三大方面。“流入”可分為兩個(gè)層次:一是查閱、記錄某項(xiàng)檔案原件,了解該項(xiàng)目研究的現(xiàn)狀及成果;二是查找、比對(duì)相關(guān)內(nèi)容的多項(xiàng)信息,為進(jìn)行綜合性研究提供決策依據(jù)及有關(guān)資料?！傲鞒觥币部煞譃閮蓚€(gè)層次:一是管理者通過提供常規(guī)或數(shù)字化的信息服務(wù),滿足一般檔案利用者的需求;二是管理者對(duì)檔案信息進(jìn)行加工,為檔案利用者提供系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)的檔案信息?！敖涣鳌敝傅氖峭ㄟ^建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)橫向聯(lián)合,擴(kuò)大信息交流,準(zhǔn)確及時(shí)地互通情報(bào),最大限度地發(fā)揮科研檔案繼承、借鑒、傳遞和交流的功用,推進(jìn)知識(shí)和產(chǎn)品的創(chuàng)新。

怎樣讓醫(yī)學(xué)科研資源流動(dòng)起來(lái)呢?筆者認(rèn)為,大致可從以下四個(gè)方面進(jìn)行操作。

1 更新管理觀念提高“流動(dòng)”水位

過去,由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響,醫(yī)院科研檔案管理模式存在許多不足,重管輕用的現(xiàn)象普遍存在。一項(xiàng)研究工作一旦結(jié)束,成果檔案便被束之高閣,很少有人再去研究這項(xiàng)技術(shù)成果的開發(fā)利用,導(dǎo)致大量科研成果無(wú)法轉(zhuǎn)化為先進(jìn)生產(chǎn)力。近年來(lái),以保管為中心的檔案管理觀念逐步被打破,以開發(fā)利用檔案信息資源為中心的共識(shí)正在逐漸形成。為了適應(yīng)醫(yī)療改革以及新世紀(jì)醫(yī)院檔案工作的要求,這方面工作還應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案工作的中心從注重案卷的數(shù)量轉(zhuǎn)移到檔案的開發(fā)利用上,在不斷優(yōu)化檔案人員的政治素質(zhì)和理論素質(zhì)之外,還要優(yōu)化檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),采用多種方式,開展檔案干部專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理的培訓(xùn)。檔案管理人員首先要轉(zhuǎn)變管理觀念,明確服務(wù)思想,改善服務(wù)方式。本院為一大型綜合三級(jí)甲等醫(yī)院,一線臨床醫(yī)生每天要完成大量的臨床工作,還承擔(dān)繁重的教學(xué)任務(wù),白天忙于工作,只有利用晚上或節(jié)假日的時(shí)間進(jìn)行科研活動(dòng),查閱檔案、信息資源。為了滿足他們的需求,我們晚上堅(jiān)持開館,節(jié)假日也不例外。另外還提供電話預(yù)約活動(dòng),臨床醫(yī)生將科研活動(dòng)所需要的檔案材料打電話告知,檔案工作人員預(yù)先整理出來(lái),為他們提供方便,節(jié)約時(shí)間。其次,要有計(jì)劃地出去進(jìn)行知識(shí)更新和繼續(xù)教育,努力學(xué)習(xí),鉆研業(yè)務(wù),使自已成為一個(gè)高素質(zhì)、知識(shí)面寬廣、視野開闊、具有信息意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)的“復(fù)合型檔案服務(wù)人才”把向醫(yī)學(xué)科研人員提供高質(zhì)量的、高效率的醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)作為自已的奮斗目標(biāo)。

如果把醫(yī)學(xué)科研檔案的流動(dòng)和開發(fā)利用比作一條河,檔案管理者管理觀念則象上游的水位,上游水位越高,河道落差越大,河水飛瀉就越順暢。

2 整合信息資源疏通“流動(dòng)”源頭

整合信息資源的工作一般分為三個(gè)層次:

一是做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)工作,即對(duì)檔案進(jìn)行合理的科學(xué)的整理、歸類、編目、統(tǒng)計(jì)及保管,使其體現(xiàn)出良好的“兼容性”形成一個(gè)條塊分明、查閱便捷、信息互補(bǔ)的醫(yī)學(xué)科研檔案管理和利用體系。

二是檔案管理者以檔案的信息資源為主要對(duì)象,在研究的基礎(chǔ)上整合材料,編寫參考資料或繪制直觀圖表,為利用者提供有針對(duì)性的便捷服務(wù)。

三是檔案管理者根據(jù)信息開發(fā)和利用的需要,組織相應(yīng)部門或人員,在已有檔案信息資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行深層次的加工和開發(fā),開展一種新信息產(chǎn)品的生產(chǎn)活動(dòng),以滿足醫(yī)學(xué)科研人員及社會(huì)科研利用的需要,促進(jìn)醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。

3 借助數(shù)字技術(shù)拓寬“流動(dòng)”河道

目前,不少醫(yī)院檔案的檢索基本上還靠手工操作,其工作質(zhì)量和工作效率都十分低下,難以滿足科技飛速發(fā)展的需要。以現(xiàn)代管理手段代替原始手工操作,是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。現(xiàn)在,隨著辦公自動(dòng)化和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用,檔案與文件的界限逐漸模糊,檔案的建立、管理和使用模式也悄然變化著,數(shù)字化和無(wú)紙化正改變著檔案資源的存在、流動(dòng)方式。為了更好地開拓檔案信息資源,更快地促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)、流通?？梢灶A(yù)期,一旦實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,不僅會(huì)使檔案管理工作發(fā)生質(zhì)的飛躍,減少后續(xù)不必要的重復(fù)勞動(dòng),而且會(huì)給檔案資源的開發(fā)者和使用者帶來(lái)全新的感受,檔案信息的查詢、調(diào)閱及多種形式的流通,都將成為順流而下的輕快航程。

4 開展橫向聯(lián)合擴(kuò)大“流動(dòng)”庫(kù)容

綜觀現(xiàn)在醫(yī)院的醫(yī)學(xué)科學(xué)研究工作,其單位大多數(shù)是單一科室或小團(tuán)體,其項(xiàng)目也往往只是東碉西堡、各自為戰(zhàn),其形式也是多種多樣,或獨(dú)立或小協(xié)作,均難成系統(tǒng)。醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案也因之雞零狗碎,難以形成一個(gè)具有綜合性、延續(xù)性和系統(tǒng)性的完整體系。伴隨著科技的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異,網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)越性日趨明顯。醫(yī)學(xué)科研檔案信息的管理者和開發(fā)者都應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)帶來(lái)的變革。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè),通過網(wǎng)絡(luò)化的交流、開發(fā)、利用渠道,實(shí)現(xiàn)不同科研單位、不同科研項(xiàng)目以及不同科研形式之間的橫向大聯(lián)合,將各單位有限的可開發(fā)利用的醫(yī)學(xué)科研檔案信息資源匯集成豐富的資料庫(kù),最大限度地提高信息的時(shí)效性和服務(wù)的廣域性,使之達(dá)到資源共享,為多途徑、多方位、多層面的主體開發(fā)創(chuàng)造條件,在醫(yī)學(xué)科研領(lǐng)域走出一條優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、聯(lián)合開發(fā)利用的康莊大道。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 陳水俤,李秀芳,江源清.略談醫(yī)院醫(yī)學(xué)科學(xué)研究檔案的分類整理.福建醫(yī)藥雜志,2002,24(3):108.

[2] 李筱春.對(duì)科技檔案信息資源開發(fā)現(xiàn)狀的思考.科技檔案,2002,(2):1315.

[3] 陳玉恒.科技檔案系統(tǒng)性知識(shí)性開發(fā)利用.電力檔案,2002:813.