如何加強(qiáng)天然林保護(hù)工程財(cái)務(wù)檔案的管理工作

吳寶華 李高峰

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),是各單位的重要檔案之一。當(dāng)前,在國家注重生態(tài)保護(hù)以及天然林保護(hù)工程發(fā)展總體方針的指導(dǎo)下,森工企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及經(jīng)營過程中積極尋求社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益同步增長的最佳途徑,因而作為實(shí)施天保工程的森工企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中真實(shí)記錄的天保財(cái)務(wù)檔案就顯得更為重要,天保工程財(cái)務(wù)檔案管理工作與其他財(cái)務(wù)檔案管理工作一樣,已成為實(shí)施天保工程單位的管理工作的重要組成部分。

一、明確天保財(cái)務(wù)檔案管理的范圍

要做好天保財(cái)務(wù)檔案管理工作,就要明確天保財(cái)務(wù)檔案管理的范圍。天保財(cái)務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括:國家實(shí)施天然林保護(hù)工程以來,在實(shí)施這項(xiàng)工程的過程中所形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料,上級(jí)部門下發(fā)的關(guān)于天保工程有關(guān)天保會(huì)計(jì)管理的文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料,隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展,很多磁質(zhì)的會(huì)計(jì)資料也成為天保財(cái)務(wù)檔案的管理范疇;從廣義上講,還包括收費(fèi)票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。具體地說:一方面,天保財(cái)務(wù)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理的每一個(gè)方面;另一方面,完備、有序的天保財(cái)務(wù)檔案管理為實(shí)施天保工程單位的財(cái)務(wù)管理提供了原始、真實(shí)的資料。天保財(cái)務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)天保工程要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù),第二步是天保財(cái)務(wù)檔案管理的具體操作,即日常對(duì)天保財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。天保財(cái)務(wù)檔案管理必須做到明確責(zé)任,嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。

二、天保財(cái)務(wù)檔案的收集

天保財(cái)務(wù)檔案收集整理必須以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線,明確各崗位會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任,從天保會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時(shí)性,到歸檔手續(xù)的完備性、有效性,再到保管技術(shù)的先進(jìn)性,環(huán)環(huán)相扣,節(jié)節(jié)相關(guān),隨會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過程一同進(jìn)行?？傊?天保財(cái)務(wù)檔案材料應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性、完整性,凡具有保管價(jià)值的天保會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料,都應(yīng)收集齊全,裝訂成冊,立卷編號(hào),不能缺少和遺漏。天然林保護(hù)工程財(cái)務(wù)管理類的財(cái)經(jīng)文件、財(cái)會(huì)制度、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)資料、竣工決算審計(jì)書等,這些資料在會(huì)計(jì)檔案中缺一不可。整理立卷時(shí),發(fā)現(xiàn)缺少的資料,檔案管理人員應(yīng)立即向有關(guān)當(dāng)事人追回或采取必要的措施補(bǔ)救。

1.會(huì)計(jì)環(huán)節(jié):要及時(shí)出齊當(dāng)日預(yù)處理的天保會(huì)計(jì)憑證,憑證內(nèi)容要正確無誤,能清楚地反映在天保工程實(shí)施過程中會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容,并確保附件完整。每月月底將處理完的天保會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊,年底將每月憑證及賬表等一并送交天保會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行整理歸檔。

2.出納環(huán)節(jié):要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則,借、貸款完畢的憑證要及時(shí)登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬,結(jié)出當(dāng)日余額,與實(shí)有現(xiàn)金庫存核對(duì)無誤,并要定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)。經(jīng)編制“未達(dá)賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對(duì)相符后,將借、貸款憑證按月逐日編號(hào)裝訂成冊。出納、會(huì)計(jì)主管或財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人簽章后,年終同現(xiàn)金、銀行存款日記賬一起順序歸類,存檔保管。

3.檔案整理環(huán)節(jié):天保財(cái)務(wù)檔案整理必須以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線,明確各崗位會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任,從天保會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時(shí)性,到歸檔手續(xù)的完備性、有效性,再到保管技術(shù)的先進(jìn)性,環(huán)環(huán)相扣,節(jié)節(jié)相關(guān),隨會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過程一同進(jìn)行。整理立卷時(shí),發(fā)現(xiàn)缺少的資料,檔案管理人員應(yīng)立即向有關(guān)當(dāng)事人追回或采取必要的措施補(bǔ)救。

4.其他天保財(cái)務(wù)檔案資料的收集。天保工程的其他財(cái)務(wù)檔案資料包括各種收費(fèi)票據(jù)存根、作廢票據(jù)等,由于天保工程的特殊性質(zhì),這類資料在天然林保護(hù)工程實(shí)施的單位中大量存在。對(duì)于這類資料,平時(shí)也要進(jìn)行收集、整理,對(duì)于各種文件性的財(cái)務(wù)資料要分門別類,收到后及時(shí)編號(hào),重要的還要進(jìn)行復(fù)印,及時(shí)送交檔案管理部門,以防止丟失;對(duì)于會(huì)計(jì)人員交接清單和會(huì)計(jì)檔案銷毀清單也必須按會(huì)計(jì)檔案管理要求及時(shí)整理歸檔;對(duì)于各種收費(fèi)票據(jù),使用完后也要由專職人員記錄好收費(fèi)票據(jù)號(hào)碼,整理后統(tǒng)一保管,這對(duì)于以后錯(cuò)誤查證、分清責(zé)任會(huì)起到不可估量的作用。

三、強(qiáng)化天保工程財(cái)務(wù)檔案管理措施

1.要設(shè)置專職專人。天保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上,要指定專門會(huì)計(jì)人員全面負(fù)責(zé)天保財(cái)務(wù)檔案的管理,并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案人員要負(fù)責(zé)天保財(cái)務(wù)檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀,提供天保會(huì)計(jì)檔案的借閱和提出有關(guān)天保財(cái)務(wù)檔案管理的建議。因此,天保財(cái)務(wù)檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和檔案管理相關(guān)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任,切不可隨意更換。要做好天保財(cái)務(wù)檔案管理工作,還必須建立規(guī)范化的天保財(cái)務(wù)檔案室,由分工負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)人員管理,從日常會(huì)計(jì)資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報(bào)表、會(huì)計(jì)文件進(jìn)行全面管理,都要做好明細(xì)分類,編寫存檔目錄和分類卡片,登記天保財(cái)務(wù)檔案收和出的詳細(xì)記錄,完善管理各種財(cái)務(wù)檔案。

2.要技術(shù)化、正規(guī)化。在實(shí)際工作中,實(shí)施天保工程的個(gè)別單位對(duì)天保財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度還不夠,有的沒有專門的檔案室,有的雖有配備齊全的檔案室,但存放無序的現(xiàn)象還存在,不方便查找。要使天保檔案管理正規(guī)化,首先應(yīng)該形成主管領(lǐng)導(dǎo)—財(cái)務(wù)處長—專管人員為一體的正規(guī)化體制,重視天保財(cái)務(wù)檔案管理,不斷改進(jìn)管理方法,如迅速培養(yǎng)專業(yè)天保財(cái)務(wù)檔案管理人員。同時(shí),在檔案存載媒體上,除外來原始憑證需紙化歸檔外,應(yīng)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)天保財(cái)務(wù)檔案資料在一定區(qū)域范圍內(nèi)聯(lián)網(wǎng)。比如,對(duì)于天保工程實(shí)施的財(cái)務(wù)文件,上級(jí)主管部門下發(fā)到天保實(shí)施單位或財(cái)務(wù)部門時(shí),檔案管理人員要同時(shí)進(jìn)入天保財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行登記。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化、無紙化技術(shù)安全支持的情況下,既保證了天保財(cái)務(wù)檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,又提高了檔案管理的工作效益,更為及時(shí)查找、保管各期內(nèi)任何資料提供了極大方便,提高了檔案利用率,為天然保護(hù)工程的可持續(xù)發(fā)展提供了保證。

3.要嚴(yán)格保密。天保財(cái)務(wù)檔案的管理要嚴(yán)格,天保財(cái)務(wù)檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守“保密守則”。天保實(shí)施單位必須建立健全天保財(cái)務(wù)檔案管理制度,對(duì)天保會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、調(diào)閱、銷毀等環(huán)節(jié)都要始終貫徹“嚴(yán)”字,嚴(yán)格按照國家規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施,確保天保會(huì)計(jì)檔案管理的完整性和安全性。近幾年來,有些關(guān)于天保的會(huì)計(jì)信息嚴(yán)重失實(shí),為了向上級(jí)主管部門多爭取錢和物、虛報(bào)冒領(lǐng)和應(yīng)付上級(jí)部門檢查,搞幾套賬、證、表以應(yīng)付不同的職能部門的情況時(shí)有發(fā)生。為了逃避檢查,有的賬外賬不存檔,時(shí)間長了容易丟失;有的虛假天保財(cái)務(wù)資料和正規(guī)財(cái)務(wù)檔案放在一起,這樣真?zhèn)翁毂?huì)計(jì)檔案混雜在一起,時(shí)間長了,制假者對(duì)虛假的天保會(huì)計(jì)檔案也難以分清。因此,在整理立卷時(shí),要嚴(yán)格把關(guān),認(rèn)真鑒定,對(duì)不真實(shí)的天保會(huì)計(jì)檔案資料要堅(jiān)決剔除,否則,不予立卷存檔。要把假天保會(huì)計(jì)檔案資料拒于檔案室之外,確保天然林保護(hù)工程實(shí)施過程中所形成的會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性。檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理。必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批,認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù),任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查,發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題,應(yīng)及時(shí)查明原因,進(jìn)行補(bǔ)救。

4.推行目標(biāo)管理責(zé)任制。要將天然林保護(hù)工程財(cái)務(wù)檔案管理納入工作人員的年度目標(biāo)考核,將檔案建設(shè)作為各類評(píng)比的必備條件,通過獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,來調(diào)動(dòng)有關(guān)人員做好高校財(cái)務(wù)檔案工作的積極性。

5.加強(qiáng)天然林保護(hù)工程財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè),提高現(xiàn)代化管理水平。天然林保護(hù)工程財(cái)務(wù)檔案信息化是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分,也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ),是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。隨著社會(huì)信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快,檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心必須向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移,以不斷提高檔案的信息化程度。首先,要加強(qiáng)規(guī)劃,積極參與電子政務(wù)建設(shè)。檔案信息化的規(guī)劃與納入是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵,積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動(dòng)納入建設(shè)規(guī)劃,探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資源,最大限度實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。其次,要加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),它主要包括電子文件檔案化和傳統(tǒng)檔案電子化兩部分內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要完成以下內(nèi)容:一是加速館藏傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化,大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量。在做好檔案條目輸入的前提下,逐步完成館藏的各種載體檔案進(jìn)行多媒體處理和光盤存儲(chǔ)。二是通過對(duì)各序列的檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理的宏觀指導(dǎo),加強(qiáng)電子文件歸檔管理,確保歸檔管理的電子文件的完整性、真實(shí)性和原始性。各進(jìn)館序列單位的綜合檔案室在移交進(jìn)館檔案時(shí),同時(shí)必須移交電子目錄,接收直接由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或各類軟件產(chǎn)生的電子文件,有條件的單位要移交檔案電子化的光盤材料。三是搞好檔案館(室)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)建設(shè),通過檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)管理,推動(dòng)檔案信息化工作的開展。再次,要加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè), 加速檔案數(shù)字化進(jìn)程。檔案網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化的必要條件和重要步驟。方便各部門從網(wǎng)上查檔和了解檔案信息資源,更好地為財(cái)務(wù)管理和高校建設(shè)服務(wù)?！?/p>

(編輯/李舶)