淺談檔案管理現(xiàn)代化與檔案信息化建設(shè)

趙金鳳

（新疆額爾齊斯河流域開發(fā)工程建設(shè)管理局 烏魯木齊 830000）

檔案是一種信息資源，檔案的價(jià)值不在于檔案載體本身，而是在載體上記錄的信息，保管檔案是為了利用其中的信息?，F(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為信息的生成、傳遞、存儲(chǔ)和積累提供了用武之地，以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)又為信息的廣泛應(yīng)用提供了前所未有的技術(shù)基礎(chǔ)和條件。

國家檔案局提出了“十五”期間檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，中心思想就是以服務(wù)為主題，以發(fā)展為動(dòng)力，使檔案工作上一個(gè)新臺(tái)階。隨著改革的不斷深化和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，檔案工作必須在改革中強(qiáng)化，對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、整理，并將蘊(yùn)藏于檔案中的有價(jià)值的、適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展需要的各種知識(shí)、信息挖掘出來，最大限度地為廣大利用者所利用，以提高檔案信息利用效率。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案信息開發(fā)利用提供了有力的工具和手段；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境改變了檔案，并打破了傳統(tǒng)的檔案整理方法，使公文、檔案、資源一體化管理速度加快。檔案信息的提供方式要與網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)相適應(yīng)；檔案信息資源共建工作依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理。檔案開放與資源開發(fā)并舉，在開放中促進(jìn)開發(fā)，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。檔案信息資源是國家的基礎(chǔ)性信息資源，檔案信息化是國家信息化的重要組成部分，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和戰(zhàn)略選擇，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享的根本途徑。加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不僅依靠自身的努力，更需要強(qiáng)有力的外部保障。

2 檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

a.檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

b.信息化資源建設(shè)。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息化資源建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。

c.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是指檔案信息的收集、管理、利用、安全等，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

d.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重要意義。

e.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)法規(guī)建設(shè)。為規(guī)范電子文件管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，保存工程建設(shè)管理的記錄，促進(jìn)檔案信息化管理利用，建管局制定了相應(yīng)電子文件管理辦法，使電子文件遵循信息化條件及利用的制度，堅(jiān)持對(duì)有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以便于利用、安全保密。歸檔電子文件的保管符合紙質(zhì)檔案的要求實(shí)行備份制度。建管局文秘和各處室負(fù)責(zé)電子文件日常處理，檔案室負(fù)責(zé)歸檔電子文件管理，信息處負(fù)責(zé)為電子文件管理提供信息化支持，保密負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)涉密電子文件的保密監(jiān)督管理。

f.加強(qiáng)檔案信息開發(fā)的法規(guī)建設(shè)。認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，全面開發(fā)檔案信息資源，加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化，建立健全檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，貫徹、修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

貫徹實(shí)施《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合自己實(shí)際情況，建立科學(xué)的管理制度，使自己的行為合法規(guī)范，為做好檔案管理工作服務(wù)。

3 檔案管理的現(xiàn)代化

當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也面臨著如何始終做到與時(shí)俱進(jìn)的關(guān)鍵問題。作為現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理工作者，應(yīng)以科學(xué)、創(chuàng)新的態(tài)度，增強(qiáng)時(shí)代責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，建立有效、快捷的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，形成開放的服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的自由共享，為國民經(jīng)濟(jì)提供強(qiáng)有力的信息保障。

a.必須建立高質(zhì)量的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。目前檔案現(xiàn)代化管理工作基本上是松散型管理，檔案管理應(yīng)用的軟件程序各不相同，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，因此，應(yīng)盡快建立起規(guī)范有序、集中統(tǒng)一的檔案現(xiàn)代化管理體系，使檔案現(xiàn)代化管理工作向健康、有序的方向發(fā)展。

在具體檔案管理工作中，首先要更新立卷制度，在工作手段上進(jìn)行改進(jìn)，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟，比如在組卷、裝訂的形式上，盡可能縮短立卷歸檔周期；在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動(dòng)腦筋，同時(shí)，利用現(xiàn)代技術(shù)來提高工作效率，比如可以用計(jì)算機(jī)檢索，簡單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時(shí)間，使用起來也很方便；采用條形碼來代替檔案號(hào)，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，提高了管理效率和管理水平。

b.檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案人員應(yīng)是既具備檔案專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

在加速檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，每個(gè)人都面臨著傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變的沖擊，應(yīng)認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹立現(xiàn)代化管理思想，努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要破舊立新，樹立檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。要求檔案管理人員要具有一定的政治素質(zhì)、法律意識(shí)、較高的文化知識(shí)和扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理淪知識(shí)；要求檔案管理具備現(xiàn)代辦公條件，將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用檔案管理中，充分體現(xiàn)檔案信息管理的科技含量。

4 結(jié)語

檔案工作是“功在當(dāng)代，利在千秋”的事業(yè)，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息的需求，必須加快做好檔案現(xiàn)代化管理和檔案信息化建設(shè)。?