談醫(yī)院綜合檔案室的檔案利用

福建省級(jí)機(jī)關(guān)醫(yī)院 楊 丹

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)反映，是醫(yī)療工作中不可缺少的信息資源，在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中起著宣傳教育、科學(xué)研究、查考憑證、參考依據(jù)的重要作用。醫(yī)院檔案利用是以利用者為服務(wù)對(duì)象，以提供醫(yī)院檔案室室藏檔案為手段，采取多種形式和方法，開發(fā)和提供檔案利用者服務(wù)的工作。醫(yī)院檔案室是保管檔案的地方，更是提供利用檔案信息的中心，然而由于醫(yī)院自身的特殊性，各部門往往以臨床醫(yī)療工作為重，綜合檔案室的檔案利用受到極大的制約。

1 醫(yī)院檔案室檔案利用現(xiàn)狀

近年來(lái)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入，醫(yī)院檔案工作的重點(diǎn)也從原來(lái)的以保管為主轉(zhuǎn)移到保管、開發(fā)利用并重上來(lái)，醫(yī)院檔案管理部門基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理，但多數(shù)仍停留在目錄級(jí)管理檔案上；存在收集歸檔不全，重文書檔案接收，室藏結(jié)構(gòu)不合理，檔案信息加工粗糙，查詢工具單一，檔案利用時(shí)效性差，檔案利用率較低，形成很多睡眠檔案等問(wèn)題。

2 困擾醫(yī)院檔案無(wú)法最大限度發(fā)揮利用的因素

2.1 室藏資源不豐富。醫(yī)院綜合檔案室多以文書檔案作為收集整理歸檔的重點(diǎn)材料， 而科研、基建、聲像檔案所占比例偏少，檔案信息資源缺乏強(qiáng)有力的針對(duì)性，使得這些檔案信息直接服務(wù)于醫(yī)院各部門的需求存在著較大的難度，制約著醫(yī)院有關(guān)部門及人員對(duì)檔案信息資源利用的積極性，因此豐富醫(yī)院室藏檔案內(nèi)容刻不容緩。

2.2 受人員和時(shí)間的限制，檔案編研工作薄弱?；鶎俞t(yī)院的檔案人員多為兼職，沒有更多的時(shí)間用于檔案開發(fā)和編研，信息資源編輯停留在檔案材料匯編、編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等最基本、最簡(jiǎn)單的參考資料上，編研材料內(nèi)容單一，質(zhì)量不高、實(shí)用性不強(qiáng)，不能發(fā)揮醫(yī)院檔案應(yīng)有的作用。

2.3 提供利用方式較為單一， 停留在你查我找階段，檢索工具跟不上。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)未跟上時(shí)代要求，醫(yī)院檔案管理人員未能主動(dòng)參與醫(yī)院的各項(xiàng)重大活動(dòng)，將有關(guān)醫(yī)院檔案的信息內(nèi)容主動(dòng)提供給醫(yī)院各部門使用，造成檔案管理工作在信息化過(guò)程中的滯后和被動(dòng)。有關(guān)基建、設(shè)備、照片等門類的檔案主要靠手工檢索，還無(wú)法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索查詢。

2.4 醫(yī)院自身的專業(yè)性限制了綜合檔案資源的利用。醫(yī)院的診療、護(hù)理等醫(yī)療指標(biāo)的信息大部分來(lái)源于病案，作為醫(yī)院管理者，多依賴于病案信息進(jìn)行醫(yī)院管理，而占醫(yī)院絕大多數(shù)的醫(yī)務(wù)人員則更多通過(guò)病案指導(dǎo)科研和學(xué)術(shù)活動(dòng)，這種專業(yè)的局限性制約了醫(yī)院綜合檔案室室藏檔案的廣泛應(yīng)用。

2.5 醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。部分醫(yī)院檔案管理人員的觀念還未從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，工作中仍然從維護(hù)檔案的物質(zhì)安全和提供檔案實(shí)體服務(wù)為主，并未意識(shí)到自己的第一職責(zé)是高效率為檔案使用者提供檔案信息。坐等使用者上門是主要的服務(wù)方式，而結(jié)合醫(yī)院中心工作、提供主動(dòng)服務(wù)，針對(duì)醫(yī)院室藏檔案內(nèi)容開展方便、快捷的檔案咨詢等行之有效的利用方式難以付諸實(shí)施。

3 提高主觀能動(dòng)性，多管齊下，做好醫(yī)院綜合檔案室的檔案利用工作

3.1 加強(qiáng)檔案的宣傳力度。通過(guò)醫(yī)院報(bào)刊和院內(nèi)網(wǎng)站等各種途徑，大力宣傳檔案的使用價(jià)值, 更新觀念，打破檔案的神秘性,樹立開放服務(wù)的形象，進(jìn)一步強(qiáng)化全院職工的檔案利用意識(shí)，不斷滿足醫(yī)院各科室對(duì)檔案信息資源的需要，讓檔案工作更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

3.2 豐富室藏資源。首先，可通過(guò)實(shí)現(xiàn)室藏檔案醫(yī)院內(nèi)部資源共享。利用醫(yī)院局域網(wǎng)，將醫(yī)院室藏可予公開的檔案實(shí)現(xiàn)目錄錄入，建立統(tǒng)一的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使醫(yī)院各部門都能迅速查詢各方面的資料信息。其次，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)積極拓寬檔案收集新渠道，圍繞醫(yī)院的發(fā)展目標(biāo)，著眼于醫(yī)療服務(wù)需求，擴(kuò)大檔案收集范圍，同時(shí)注重重要會(huì)議、重要活動(dòng)以及照片、聲像、設(shè)備、榮譽(yù)獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案資料的收集和整理。

3.3 提高檔案編研人員對(duì)檔案編研成果的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院檔案管理人員要樹立強(qiáng)烈的同步意識(shí)，摸清醫(yī)院檔案利用需求的趨向，及時(shí)了解、掌握醫(yī)院發(fā)展動(dòng)態(tài)，盡可能地參與醫(yī)院的重要工作和重大活動(dòng)，系統(tǒng)完整地收集有關(guān)重大活動(dòng)的檔案資料，圍繞醫(yī)院的中心工作、發(fā)展動(dòng)態(tài)和主要成果，有針對(duì)性地開展檔案編研工作，同時(shí)積極做好編研成果的推廣利用，形成檔案信息提供過(guò)程中的良性循環(huán)。

3.4 完善檢索工具，充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和工具, 使檔案工作逐步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。根據(jù)醫(yī)院的工作實(shí)際和發(fā)展要求,多渠道地開發(fā)、提供檔案利用服務(wù)。除了紙質(zhì)各門類目錄外，還可應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，這是一個(gè)快捷、方便的查檔方式，檔案管理軟件中除標(biāo)題外還嵌有全文內(nèi)容，將大大提高查檔效率，另外，還可在醫(yī)院局域網(wǎng)上開辟檔案信息一欄，將醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度、各種醫(yī)療條例以及可以公開的檔案信息資源上網(wǎng)公開，既方便了醫(yī)務(wù)人員的檔案利用，又提高了綜合檔案的利用率，可謂一舉兩得。

3.5 提高檔案人員的檔案綜合素質(zhì)。加強(qiáng)檔案人員檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使他們熟練掌握有關(guān)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下工夫。通過(guò)明確檔案人員職責(zé)，樹立責(zé)任感和使命感，使他們盡心盡責(zé)地做好檔案工作，以此突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，多方面地開展檔案提供利用工作。

總之，檔案工作的最終目的是提供利用，檔案工作的質(zhì)量也將通過(guò)利用工作來(lái)檢驗(yàn)。所以,加強(qiáng)醫(yī)院檔案利用工作，為醫(yī)院各項(xiàng)檢查評(píng)比、創(chuàng)建等級(jí)醫(yī)院和其他醫(yī)療服務(wù)等工作是當(dāng)務(wù)之急，如果利用得好，將會(huì)對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益起到突出的作用。