巧用財會軟件解決企業(yè)集團會計核算問題

□文/劉印平

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，許多企業(yè)的經(jīng)營項目由單一的產(chǎn)品或服務(wù)發(fā)展為多種經(jīng)營，企業(yè)規(guī)模也越來越大。企業(yè)的組織形式往往由獨立的企業(yè)發(fā)展為企業(yè)集團。企業(yè)集團由于組織機構(gòu)、營業(yè)項目都比較復(fù)雜，在會計核算上就對會計人員有了更高的要求。企業(yè)集團有不同的組織結(jié)構(gòu)模式，一種比較典型的組織結(jié)構(gòu)模式是總公司下設(shè)分公司。這類企業(yè)集團在會計核算中的一個主要問題就是如何設(shè)賬，既能很好地進行分公司的明細核算，又能滿足總公司進行匯總核算的要求。通常的做法是在總公司和分公司分別設(shè)賬先對本單位（指總公司本部和各分公司）核算，然后再將各分公司的報表數(shù)據(jù)匯總到總公司，形成總公司的匯總報表。這樣往往效率比較低，很難實時地反映整個集團的財務(wù)概況，而且匯總報表不能反映其各項數(shù)據(jù)的來源和構(gòu)成。另外，雖然已有軟件廠商推出了面向集團公司會計核算的會計軟件，但很多集團公司暫不準備投資更換原有的會計軟件。筆者通過幾年的實踐，摸索出了一套巧妙地利用面向一般企業(yè)而非集團公司的會計軟件版本對總公司、分公司進行單賬套集中統(tǒng)一核算的辦法，即可提高核算效率又能很好地滿足總公司對全公司數(shù)據(jù)進行實時查詢的要求，同時能提供合法的對外會計報表?，F(xiàn)將有關(guān)的做法介紹如下：

一、按傳統(tǒng)辦法在財會軟件中對賬套的設(shè)置

在財會軟件中，一般以一個賬套作為一個獨立核算單位的賬簿設(shè)置單元，即俗稱的一套賬。通常的做法是在總公司設(shè)一套賬，核算總公司本部各下屬部門發(fā)生的業(yè)務(wù)。另在每個分公司各設(shè)一套賬，核算各分公司范圍內(nèi)的賬務(wù)。因此，在財會軟件中，賬套總數(shù)等于總公司加分公司的個數(shù)。在這些賬套中，設(shè)置的科目往往大同小異。還有一些項目是重復(fù)的，如一些往來單位的核算，總公司和分公司都可能有同一單位，又如某些成本核算項目，各分公司往往是相同的。這樣，就大大增加了建賬、核算、匯總的工作量。

二、新的核算方法

筆者通過幾年的實踐，提出了新的核算方法，其應(yīng)用前提是各分公司會計核算由總公司財務(wù)部門統(tǒng)一完成。即分公司的憑證均可集中到總公司財務(wù)部門處理，方法是：

1、利用財務(wù)軟件的一個賬套對集團所有公司（總公司和各分公司）進行集中核算。在設(shè)置會計科目的明細時，要盡量滿足總公司和分公司核算的需要，一般情況下，需設(shè)置到4級科目為好。

2、利用部門核算完成對各公司的獨立核算。以分公司為部門進行輔助核算，這項工作需在賬戶設(shè)置初期完成，并且要在所有使用的科目（包括各級科目）中的設(shè)置。

3、利用項目核算對各成本核算對象進行單獨核算。對需要進行獨立的成本核算對象，可以在項目設(shè)置中進行輔助設(shè)置，這個設(shè)置只在需要核算的科目中設(shè)置，如收入成本、權(quán)益等科目，債權(quán)債務(wù)的科目則不需設(shè)置。

三、應(yīng)用舉例

某水上運輸企業(yè)，設(shè)有一個集團公司T和四個分公司 A、B、C、D。分公司各有貨運船只，假設(shè)為E、F、G、H。由于某些原因，某一只船的費用可能在一個核算期內(nèi)在若干個分公司都有發(fā)生。如果用傳統(tǒng)方法按總公司和各分公司分別設(shè)置賬套，就很難解決單船費用核算的問題。此外，各分公司都可能有共同的供應(yīng)商和共同的客戶，在分公司分別設(shè)賬的情況下，很難及時掌握這類供應(yīng)商和客戶的債權(quán)、債務(wù)的真實情況。例如，在A分公司賬上反映預(yù)付某客戶有物料費50，000元，而在B分公司賬上反映應(yīng)付該客戶物料費60，000元。兩者相抵，該本集團欠客戶物料費10，000元。但此結(jié)論如果使用原來的核算方法，只有在分別檢查所有總、分公司賬目或者是期末匯總集團報表后才能得出。再如，船的加油可能是由集團公司與中石化簽訂協(xié)議交預(yù)付款，四艘船都可能到中石化去加油，加油的票分別在分公司入賬了，而款是集團公司付的。按傳統(tǒng)方法設(shè)賬時，如果要進行油料款的結(jié)算，只有查所有各單位的賬，才可得出往來款的明細。

而采用上述新辦法可以有效地解決這些問題。具體做法是：

1、設(shè)置賬套一個，名稱可以以集團公司的名稱或簡稱命名；

2、記賬憑證分類按總公司T和分公司A、B、C、D設(shè)置。這樣，在一套賬中按憑證類別設(shè)置就可以區(qū)分不同公司的憑證；

3、在部門設(shè)置上，將總公司和分公司按名稱作為不同的部門，由此可以通過財務(wù)軟件中的部門輔助核算對各單位業(yè)務(wù)分別進行核算；

4、對船只進行項目核算，核算項目按船只名稱設(shè)置為：E船、F船、G船、H船、管理部門。

制作憑證時，要求首先明確該憑證的所屬公司，如果該業(yè)務(wù)需要成本核算時，還要確定其具體項目。例如，錄入與A公司E船相關(guān)的憑證時，就選擇公司名稱為A的憑證類別（其他公司的類似）。在錄入科目時，必須錄入相應(yīng)的部門“A分公司”和相應(yīng)的項目“E船”。對于不涉及成本核算項目的業(yè)務(wù)，則不需要進行項目的錄入。

這里必須注意的是：每一筆業(yè)務(wù)在錄入憑證時，憑證類別、部門必須是確定而且一致的，否則會導(dǎo)致各分公司的資產(chǎn)負債表不平。其他核算與單公司的普通會計核算完全一樣。

四、新辦法的優(yōu)點

1、集團公司所有賬務(wù)都集中在一套賬中處理，減少了會計核算的工作量和復(fù)雜性。原來會計人員需要分別進行多個賬套的建立、期末處理、編制獨立的報表和匯總報表，還有日常的備份、年末年初的賬套處理，現(xiàn)在按新方法把多套賬簡化為一套賬，這些工作都沒有了，所以能夠大大減少會計核算的工作量。多套賬歸為一套賬，少了很多的分類和結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系，當(dāng)然核算的復(fù)雜程度也就小了。

2、不必對分公司的賬目、報表匯總即隨時可得到集團的余額表，它可反映集團公司當(dāng)前整體的資金情況，也可以反映歷史的資金變化。

3、通過部門的輔助核算，可查詢和打印出各公司的賬簿和憑證，實現(xiàn)各分公司和總公司分別打印裝訂會計憑證、會計賬簿、會計報表。這樣，既可以滿足國家財政、稅務(wù)管理部門對企業(yè)會計核算的法定要求，又可以方便地滿足企業(yè)內(nèi)部管理對會計信息的需求，特別方便以集團名義貸款給銀行提供的整體余額表。

4、通過項目的輔助核算，可全面反映出核算對象的收入、成本、利潤情況。

5、出納人員可以及時輕松地掌握集團和各分公司的現(xiàn)金和銀行存款的收入、支出及結(jié)余情況。

6、在分公司有增減變動及核算項目變動時，只需在財務(wù)軟件中設(shè)置的部門和項目設(shè)置上增加和減少，大大的減少了賬戶設(shè)置的基礎(chǔ)工作。

7、可以方便地了解和掌握總公司和各分公司對同一個往來單位的業(yè)務(wù)往來狀況。

五、進一步的探討

以上方法目前還僅適合于負責(zé)財務(wù)核算的會計都集中在一起辦公的情況，對于分公司在外地獨立核算的情況還不適用。一個簡易的解決辦法是外地分公司仍獨立核算，滿足內(nèi)部需要。在總公司財務(wù)部把外地分公司作為本地分公司對待，也設(shè)為憑證類別和部門。但是，在憑證輸入時，輸入的不是憑證，而是外地分公司報來的憑證匯總表。這樣，明細核算仍在分公司，總公司摘要地匯入了分公司的數(shù)據(jù)，滿足總公司對會計核算的完整性的要求。另外，如果涉及多種股權(quán)的子公司、分公司混合核算，或者分公司的分級層次較多，此方法還不完全適應(yīng)，有待于進一步地研究和完善。