基于ERP系統(tǒng)的全面預(yù)算管理

□文/趙永艷

基于ERP系統(tǒng)的全面預(yù)算管理

□文/趙永艷

全面預(yù)算管理作為一種管理方法，已經(jīng)實(shí)施很多年了，但仍有一些問題存在于實(shí)施的過程當(dāng)中，其中最主要的是對編制財(cái)務(wù)預(yù)算的相關(guān)數(shù)據(jù)的搜集。要全面了解企業(yè)內(nèi)、外部的歷史資料、財(cái)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r和未來的發(fā)展趨勢，而且要應(yīng)用時(shí)間數(shù)列分析和比率分析對企業(yè)所有資產(chǎn)運(yùn)作程度和運(yùn)轉(zhuǎn)效率進(jìn)行研究分析，來斷定相關(guān)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù)的相互依存關(guān)系和未來增減變動的走勢，進(jìn)而計(jì)算出預(yù)算值，實(shí)行ERP系統(tǒng)將是一個(gè)重要支撐。

一、全面預(yù)算管理的概念

“全面”是全面預(yù)算管理的重點(diǎn)，全面預(yù)算管理有著全員、全額、全程三個(gè)特點(diǎn)?！叭珕T”有著兩層涵義，表示的是預(yù)算時(shí)發(fā)動全員，一層是層層分解“預(yù)算目標(biāo)”，每個(gè)人都有責(zé)任，使所有參與的人都擁有“成本”和“效益”的概念，并且學(xué)會算賬；另一層是指在各部門間協(xié)調(diào)和合理分配企業(yè)資源的過程?！叭~”表示的是預(yù)算金額的總體性，包括財(cái)務(wù)預(yù)算和更為重要的業(yè)務(wù)預(yù)算、資本預(yù)算。如今的企業(yè)經(jīng)營管理既關(guān)注日常的經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r，又注重投資和資本運(yùn)營的狀況；既要考慮供給資金、控制成本的情況，又要顧及市場需求、生產(chǎn)能力、原材料和勞動力等資源之間合理的協(xié)調(diào)分配。必須依據(jù)銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算和資本預(yù)算形成的資金預(yù)算和提前估計(jì)出的財(cái)務(wù)報(bào)表，才可以對企業(yè)的資源進(jìn)行預(yù)測和配置安排，把資源的使用情況和其他的相關(guān)活動相結(jié)合來實(shí)現(xiàn)有效控制，進(jìn)而達(dá)到目標(biāo)?！叭獭北硎镜氖穷A(yù)算管理過程的全程化，也就是預(yù)算管理要經(jīng)過預(yù)算的執(zhí)行和監(jiān)控、分析和調(diào)整、考核與評價(jià)，發(fā)揮預(yù)算管理的權(quán)威性和指導(dǎo)日常經(jīng)營活動的作用，不能只停留在下達(dá)預(yù)算指標(biāo)、編制和匯總預(yù)算上面。企業(yè)的預(yù)算管理必須與會計(jì)核算系統(tǒng)進(jìn)行緊密的配合，所有的反?，F(xiàn)象都應(yīng)在執(zhí)行預(yù)算時(shí)由會計(jì)核算表現(xiàn)出來，使用預(yù)算預(yù)警制度，恰當(dāng)適時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行時(shí)所發(fā)生的經(jīng)營問題以及預(yù)算目標(biāo)問題，然后運(yùn)用預(yù)算的考核與評價(jià)制度，推進(jìn)日常經(jīng)營管理活動依據(jù)計(jì)劃可以順利地進(jìn)行。

編制預(yù)算的過程中，可以先擬出一個(gè)使用資金的規(guī)模（也就是企業(yè)的現(xiàn)有資源）當(dāng)作編制預(yù)算的依據(jù)，進(jìn)而決定公司的日常經(jīng)營活動和要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)；也可以依據(jù)上一年的會計(jì)報(bào)表修改比例，進(jìn)而決定今年的預(yù)算指標(biāo)和要進(jìn)行的經(jīng)營活動。公司發(fā)展目標(biāo)和戰(zhàn)略計(jì)劃是預(yù)算編制的起點(diǎn)，進(jìn)而提出企業(yè)要進(jìn)行的經(jīng)營活動和應(yīng)采取的措施，確定需要什么資源和需要多少來實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)和進(jìn)行這些活動。全面預(yù)算管理是用目標(biāo)利潤作為指引，是公司的預(yù)算管理與目標(biāo)管理的合理恰當(dāng)聯(lián)合，它依據(jù)公司的固定目標(biāo)利潤對預(yù)算平衡點(diǎn)進(jìn)行描述，明顯的表述了公司用目標(biāo)利潤作為基點(diǎn)、為達(dá)到目標(biāo)利潤和增加銷售及消減成本來實(shí)現(xiàn)超目標(biāo)利潤的過程，對公司找到達(dá)到目標(biāo)利潤的方法有著很好的指引作用。公司在全面預(yù)算管理的體系下，需要對完成目標(biāo)所要進(jìn)行的活動和發(fā)展?jié)摿M(jìn)行合理、恰當(dāng)?shù)挠?jì)劃，對資產(chǎn)與負(fù)債的狀況和其他相關(guān)成本費(fèi)用的狀況恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行預(yù)計(jì)和分配，減少“待攤”或“預(yù)提”科目對執(zhí)行預(yù)算所帶來的影響，進(jìn)而通過預(yù)算與現(xiàn)實(shí)的差異分析提供更多好的信息來服務(wù)于管理控制。

二、ERP和全面預(yù)算管理的關(guān)系

ERP可以集合全企業(yè)的有用信息，擴(kuò)充公司內(nèi)部系統(tǒng)到外部，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公司全過程控制的管理活動，是一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要管理方法。全面預(yù)算管理關(guān)聯(lián)到公司每個(gè)方面的數(shù)據(jù)資料和全部流程的指標(biāo)。而ERP可以將數(shù)據(jù)資料和財(cái)務(wù)活動的流程進(jìn)行整合，能滿足全面預(yù)算管理所需要的要求，也可以全面表現(xiàn)出預(yù)算管理的基本涵義，并成為全面預(yù)算管理的載體，這兩者可以達(dá)到完美融合的效果。

ERP系統(tǒng)下，公司的財(cái)務(wù)人員可以動態(tài)全面地聚集財(cái)務(wù)資料，獲得動態(tài)的現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)資料，而且可以及時(shí)和預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行對比，改變了之前預(yù)算控制的事后控制，應(yīng)用了事前和事中控制。在一般情況下，ERP可分成以下三種類型的數(shù)據(jù)：（1）靜態(tài)數(shù)據(jù)（也可以叫作固定信息），它表示的是要在生產(chǎn)活動前收集準(zhǔn)備的各種數(shù)據(jù)資料，比如物料清單（BOM）、成本參數(shù)、工藝路線、倉庫貨位代碼、會計(jì)科目的設(shè)定等；（2）動態(tài)數(shù)據(jù)（也可以叫作流動信息），表示的是生產(chǎn)活動過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，它們一直產(chǎn)生和變動，比如客戶合同、庫存記錄等；（3）中間數(shù)據(jù)（也可以叫作中間信息），它依據(jù)客戶對管理活動的需求，用ERP系統(tǒng)綜合靜態(tài)和動態(tài)這兩種數(shù)據(jù)的資料，通過計(jì)算形成的數(shù)據(jù)資料或報(bào)表，比如生產(chǎn)計(jì)劃和物資需求計(jì)劃等都是以靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)資料為依據(jù)進(jìn)行加工處理后所產(chǎn)生的中間數(shù)據(jù)。

三、ERP系統(tǒng)在全面預(yù)算管理中的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)包括的產(chǎn)品構(gòu)造圖與物料清單間的數(shù)量關(guān)系、物料文件記載的采購成本的金額、工作中心記錄的所有小時(shí)費(fèi)率、工藝路線中的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間等數(shù)據(jù)資料能夠滿足全面預(yù)算成本的數(shù)據(jù)來源。比如，產(chǎn)品銷售的成本費(fèi)用能夠由滾動計(jì)算的方法從下向上累計(jì)得到。

ERP中一個(gè)十分重要的組成部分是會計(jì)的核算功能。因此，ERP也能夠滿足全面預(yù)算的財(cái)務(wù)活動的數(shù)據(jù)來源，即ERP能夠給出以前年度的賬務(wù)和報(bào)表數(shù)據(jù)以及所有重要的預(yù)算數(shù)據(jù)資料。公司發(fā)生實(shí)際業(yè)務(wù)時(shí)，ERP可以記載和業(yè)務(wù)相關(guān)的各種數(shù)據(jù)資料，比如財(cái)務(wù)會計(jì)和管理會計(jì)的數(shù)據(jù)資料。所以，ERP能適時(shí)提供全面預(yù)算所需要的數(shù)據(jù)來源，通過比較當(dāng)期預(yù)算的數(shù)據(jù)資料，對不同性質(zhì)的量化差異進(jìn)行分析行為，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生的問題并且應(yīng)用合理的管理方法。

從ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資料能夠發(fā)現(xiàn)，ERP并沒能夠提供出預(yù)算所需要的政策性數(shù)據(jù)資料來源，例如回收銷售貨款和對貨物采購的付現(xiàn)政策以及分配制造費(fèi)用的辦法等等，這類數(shù)據(jù)雖然是全面預(yù)算所必需的，但ERP僅僅基于企業(yè)資源計(jì)劃的需要而沒有提供。

ERP能通過制作預(yù)測模型預(yù)測將來的計(jì)劃銷售量，但是全面預(yù)算需要的經(jīng)濟(jì)模型應(yīng)該具備下面的作用：一是以以前年度的數(shù)據(jù)資料和一些調(diào)整的信息預(yù)測將來的信息；二是比較分析現(xiàn)實(shí)中的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資料和預(yù)算數(shù)據(jù)資料。通過以上分析可知，ERP軟件并不能提供全部的全面預(yù)算需要的銷售預(yù)測數(shù)據(jù)資料來源。

四、基于ERP系統(tǒng)的全面預(yù)算的基本措施

由于ERP系統(tǒng)不能滿足全面預(yù)算的全部數(shù)據(jù)來源，要用ERP進(jìn)行公司的全面預(yù)算應(yīng)該加強(qiáng)以下措施的應(yīng)用：

1、如果要得到全面預(yù)算的全部數(shù)據(jù)來源，就必須在ERP數(shù)據(jù)資料的設(shè)置中添加錄入數(shù)據(jù)資料這一功能，來供之后的預(yù)算年度重復(fù)地使用，也可以對它進(jìn)行定期的補(bǔ)充更新。取得全部數(shù)據(jù)資料來源，提供全面、清晰、明確的信息，在ERP系統(tǒng)中要提供一些經(jīng)常使用的經(jīng)濟(jì)的模型，也可以讓用戶自定義經(jīng)濟(jì)的模型，然后取舍經(jīng)濟(jì)模型的數(shù)據(jù)資料并作為預(yù)算數(shù)據(jù)資料。

2、基于全面預(yù)算編制十分復(fù)雜，就應(yīng)在ERP中提出以下功能來使全面預(yù)算得以實(shí)現(xiàn)：（1）為了根據(jù)保留往年預(yù)算編制滾動預(yù)算，可以把現(xiàn)實(shí)的數(shù)據(jù)作為比較數(shù)據(jù)存在不同的預(yù)算版本中，在進(jìn)行對比的同時(shí)做出計(jì)劃；（2）預(yù)算數(shù)據(jù)還應(yīng)該可以在不同的預(yù)算版本間拷貝。另外，又基于全面預(yù)算數(shù)據(jù)來源各種各樣，就應(yīng)在ERP中添加穿透分析數(shù)據(jù)的功能，也就是從一個(gè)匯總數(shù)據(jù)出發(fā)，層層追溯，從而得到各明細(xì)數(shù)據(jù)，進(jìn)而獲取原始的數(shù)據(jù)資料。這樣就能夠揭開匯總數(shù)據(jù)資源的真實(shí)情況。例如，對預(yù)計(jì)利潤表中的銷售收入實(shí)施穿透分析，進(jìn)而能夠得到依據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)分類的明細(xì)數(shù)據(jù)的狀況，通過比較公司的現(xiàn)實(shí)和預(yù)算的數(shù)據(jù)資源，找到差異和解決問題的途徑。綜上所述，我們能夠充足地利用ERP系統(tǒng)集成性，分析它對編制全面預(yù)算存在的缺陷，并進(jìn)行完善，使它能更好地編制出適用的全面預(yù)算，促進(jìn)公司恰當(dāng)?shù)刈龀鲞m當(dāng)正確的抉擇。

中鐵十九局一公司）