高職文秘專(zhuān)業(yè)《文書(shū)工作與檔案管理》教學(xué)改革初探

郭華梅

（無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 無(wú)錫 214121）

《文書(shū)工作與檔案管理》作為高職文秘專(zhuān)業(yè)的一門(mén)必修課程，緊緊圍繞文秘人員的一大工作重心“辦文”。雖然大家都深知這門(mén)課程的重要性，但提起對(duì)課程的興趣及掌握程度卻又讓許多高職文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生感到無(wú)奈。究其原因，筆者以為關(guān)鍵在“教什么，誰(shuí)來(lái)教，怎么教”的問(wèn)題。

一、課程現(xiàn)狀

一方面，該課程近年普遍使用的教材是高教社出版的高職高專(zhuān)專(zhuān)用教材，該類(lèi)教材的編委會(huì)中確有一些高職院校參與編寫(xiě)，但教材內(nèi)容體系卻一如既往地沿用本科院校的教材模式。盡管教材編寫(xiě)旨在突出高職特色，教材內(nèi)容也的確緊緊圍繞文秘從業(yè)人員辦文需要展開(kāi)，但依然存在理論過(guò)多、實(shí)踐不足等問(wèn)題。

其實(shí)，分解來(lái)看，該課程包含了文書(shū)工作與檔案管理兩個(gè)板塊，這兩塊幾乎完全涵蓋了秘書(shū)工作者所有的文字、資料處理工作，對(duì)文秘人員是相當(dāng)重要的。首先我們看文書(shū)工作板塊，教材對(duì)文書(shū)工作的體系、結(jié)構(gòu)、法規(guī)、流程等講解極其全面，然而對(duì)公文撰寫(xiě)及文書(shū)工作具體處理這兩類(lèi)文秘人員最需具備的能力講解與練習(xí)卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，明顯存在重理論基礎(chǔ)輕實(shí)踐練習(xí)的問(wèn)題，使學(xué)生對(duì)理論一知半解，對(duì)實(shí)踐又不知從何入手，完全不適合高職學(xué)生的學(xué)習(xí)模式。其次是檔案管理板塊，它以文書(shū)工作為前提和基礎(chǔ)，在辦公文書(shū)基礎(chǔ)上對(duì)文書(shū)資料進(jìn)行整理保存以備查考利用。該板塊不僅存在檔案基礎(chǔ)理論過(guò)多、業(yè)務(wù)知識(shí)較少的問(wèn)題，更重要的是教材中的一些理論在實(shí)踐操作中已經(jīng)明顯過(guò)時(shí)，學(xué)生學(xué)習(xí)到的都是些陳舊的理論、方法，既不符合檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，更不利于畢業(yè)生就業(yè)。

另一方面，教授該課程的教師多為普通高校畢業(yè)的檔案及相近專(zhuān)業(yè)，或者有些甚至直接是文秘專(zhuān)業(yè)其它教師兼任，鮮有真正從事秘書(shū)行業(yè)或者檔案管理實(shí)踐工作的的人員執(zhí)教。許多教師盡管一直在從事該課程教學(xué)，卻從未真正參與的實(shí)踐工作，只能在專(zhuān)業(yè)理論基礎(chǔ)之上利用“想象”模式外加互聯(lián)網(wǎng)搜索獲取相關(guān)實(shí)踐知識(shí)。不可避免地帶來(lái)了講授課程理論有余，實(shí)踐不足，或者知其一不知其二等問(wèn)題，無(wú)法對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)進(jìn)行深層次指導(dǎo)，直接造成了高職學(xué)生對(duì)該課程興趣索然，想學(xué)學(xué)不好，無(wú)法真正達(dá)到教學(xué)目標(biāo)，教師和學(xué)生都陷入“教師不愿意教，學(xué)生不愿意學(xué)”的兩難境地，導(dǎo)致有些學(xué)校甚至打算從教學(xué)計(jì)劃中取消檔案課程的設(shè)置。

二、改革措施

1.轉(zhuǎn)變教育理念

《文書(shū)工作與檔案管理》課程作為高職文秘專(zhuān)業(yè)的必修課程，其重要性不容忽視，但高職教育的特色要求我們?cè)趫?jiān)持理論學(xué)習(xí)的同時(shí)，必須敢于拋掉過(guò)去那套陳舊的傳統(tǒng)教育理念，樹(shù)立以能力為本的觀念，積極培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力、實(shí)際解決問(wèn)題的能力和創(chuàng)新能力，構(gòu)建新型人才培養(yǎng)模式。高職《文書(shū)工作與檔案管理》的教學(xué)目標(biāo)應(yīng)該是：以就業(yè)為導(dǎo)向，加強(qiáng)理論指導(dǎo)，強(qiáng)化實(shí)踐學(xué)習(xí)，著重技能培養(yǎng)，為中小企業(yè)、機(jī)關(guān)團(tuán)體輸送高質(zhì)量文秘人才。

2.調(diào)整課程內(nèi)容

作為高等職業(yè)教育課程，其特有的教學(xué)目的決定其教學(xué)內(nèi)容必須區(qū)別于傳統(tǒng)高等教育的理論化和研究性，它可以沒(méi)有“大道”，卻必須“包羅萬(wàn)象”?！段臅?shū)工作與檔案管理》作為高職文秘專(zhuān)業(yè)一門(mén)實(shí)踐性很強(qiáng)的課程，要想真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生在文書(shū)處理與檔案管理方面技能的提高，課程內(nèi)容設(shè)置上必須堅(jiān)持“實(shí)踐為主，理論為輔”的原則。理論知識(shí)應(yīng)該表現(xiàn)得更淺顯易懂，可以通過(guò)“演繹—?dú)w納”的方式緊密結(jié)合工作實(shí)例展現(xiàn)各種理論知識(shí)，讓學(xué)生對(duì)一些關(guān)鍵核心概念及理論的了解從憑空想象到躍然紙上；切忌面面俱到，更毋須論述十行，尤其需要緊抓職業(yè)發(fā)展脈搏，從市場(chǎng)需求出發(fā)，深入市場(chǎng)調(diào)研，全面了解用人單位對(duì)文秘人員的要求。對(duì)新理論新技術(shù)要及時(shí)更新，為學(xué)生就業(yè)提供良好保障。高職院校培養(yǎng)的大部分文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生畢業(yè)后都陸續(xù)進(jìn)入我國(guó)一些中小型企業(yè)，從事文職人員等相關(guān)工作，他們主要負(fù)責(zé)公司文件的形成與辦理，年終文件的立卷歸檔，同時(shí)，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和日常管理，又需要查閱大量檔案資料，因此課程內(nèi)容應(yīng)該增設(shè)結(jié)合秘書(shū)工作實(shí)際展開(kāi)的文書(shū)與檔案管理相關(guān)實(shí)踐工作內(nèi)容，增加文書(shū)業(yè)務(wù)工作、企業(yè)檔案及各類(lèi)新型載體檔案管理等相關(guān)內(nèi)容。

3.優(yōu)化師資隊(duì)伍

高職院校應(yīng)該在充分分析文秘專(zhuān)業(yè)師資隊(duì)伍現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，這是提高教師個(gè)人實(shí)踐能力，積極培養(yǎng)雙師人才的需要。不僅要通過(guò)資格考試等方式設(shè)置職業(yè)教師準(zhǔn)入制度，還應(yīng)通過(guò)具體的實(shí)踐考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資格檢驗(yàn)，積極倡導(dǎo)教師投入企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)能力鍛煉。首先要把教師打造成行業(yè)專(zhuān)家再來(lái)教書(shū)育人。這就需要高職院校加強(qiáng)與企業(yè)合作，創(chuàng)新校企合作模式，學(xué)校可以為企業(yè)提供員工培訓(xùn)，企業(yè)更可為學(xué)校提供先進(jìn)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)人員，在校企之間鼓勵(lì)形成人才的雙向流動(dòng)機(jī)制，最大程度地提高師資隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

4.變革教學(xué)方法

傳統(tǒng)的《文書(shū)工作與檔案管理》的課程教學(xué)，教師主要采取理論講解為主，案例分析為輔，課堂死板，教學(xué)形式單一。久而久之，導(dǎo)致學(xué)生產(chǎn)生厭學(xué)、棄學(xué)心理。要想真正把這門(mén)課程講活，讓學(xué)生學(xué)活，一方面教師應(yīng)該努力提高個(gè)人實(shí)踐能力，另一方面更應(yīng)該從職業(yè)特色入手，積極嘗試不同內(nèi)容的不同講授方法。

（1）學(xué)科引入法。作為高職文秘專(zhuān)業(yè)的必修課，文書(shū)與檔案是文秘工作人員的重要工作內(nèi)容，但學(xué)生對(duì)文書(shū)工作與檔案管理十分陌生，要想培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，提高學(xué)習(xí)效果，教師一開(kāi)始可以從學(xué)生熟悉的生活中汲取素材。比如，一些著名的文物檔案（如甲骨文等），一些根據(jù)檔案記載拍攝的歷史劇，一些新聞?lì)}材中涉及的名人檔案，學(xué)生自己的學(xué)籍檔案等等，通過(guò)對(duì)這些資料的整理、存檔增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案與我們的生活息息相關(guān)。

（2）實(shí)物演示法。大部分學(xué)生在學(xué)這門(mén)課程之前，從未接觸過(guò)真正意義上的文書(shū)與檔案，教師可以通過(guò)挖掘多種資源，比如學(xué)院的收發(fā)文登記簿、上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、檔案室具體檔案資料等，為學(xué)生提供實(shí)物、圖片或者利用PPT進(jìn)行演示，讓學(xué)生產(chǎn)生直觀認(rèn)識(shí)，為以后的學(xué)習(xí)打好鋪墊。

（3）案例分析法。案例分析法的引入以“淺入深出”的方式，在一個(gè)個(gè)鮮活的案例中讓學(xué)生在對(duì)文書(shū)工作與檔案管理形成雙重認(rèn)識(shí)，并且不同的內(nèi)容可以采用不同的案例分析法。比如公文行文規(guī)則，可以通過(guò)正反案例比較，引導(dǎo)學(xué)生確立正確的行文規(guī)則；比如文書(shū)處理流程，則可以通過(guò)情景模擬進(jìn)行案例分析，以某一具體公司，具體文件為例，幫助學(xué)生進(jìn)行不同的角色扮演深入文檔工作現(xiàn)場(chǎng)。通過(guò)“演繹—?dú)w納”的方式在模擬中學(xué)習(xí)知識(shí)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，既能培養(yǎng)學(xué)生勤思考，善分析的解決問(wèn)題的能力，又能讓學(xué)生對(duì)抽象空洞的理論知識(shí)有更全面深刻的認(rèn)識(shí)。

（4）實(shí)踐教學(xué)法。對(duì)高職學(xué)生而言，學(xué)習(xí)最重要的目的是學(xué)以致用，《文書(shū)工作與檔案管理》這門(mén)課程是一門(mén)實(shí)踐性很強(qiáng)的課程，但由于教學(xué)條件的限制等因素，實(shí)踐一直處于尷尬境地。教師完全可以利用一些本校本土資源，充分開(kāi)展實(shí)踐教學(xué)。一方面可以通過(guò)參觀學(xué)習(xí)的方式，帶領(lǐng)學(xué)生參觀學(xué)校文書(shū)處理部門(mén)的工作流程，參觀每份檔案的整理歸檔環(huán)節(jié)，小到裝訂編頁(yè)，大到修史編研，還可以帶領(lǐng)學(xué)生參觀當(dāng)?shù)馗鱾€(gè)級(jí)別的檔案館，通過(guò)觀摩及業(yè)務(wù)人員的現(xiàn)場(chǎng)講解對(duì)檔案的存放、檢索、利用等進(jìn)行全面了解，激發(fā)學(xué)生的求知欲望。另一方面學(xué)生要想真正掌握文檔技能，必須親自動(dòng)手實(shí)踐操作，學(xué)校及教師應(yīng)該充分考慮學(xué)生以后的就業(yè)環(huán)境，加強(qiáng)與企業(yè)合作，安排學(xué)生到公司、企業(yè)一些文檔部門(mén)進(jìn)行實(shí)習(xí)操作，讓學(xué)生既更早更快接觸現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境，又全面參與具體文檔工作流程。這既是對(duì)書(shū)本理論知識(shí)的強(qiáng)化，更是增強(qiáng)了學(xué)生的實(shí)戰(zhàn)技能，在實(shí)習(xí)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，掌握新技術(shù)，從專(zhuān)業(yè)技術(shù)操作能力、職業(yè)道德規(guī)范能力、管理協(xié)調(diào)能力、基礎(chǔ)能力方面綜合發(fā)展，為以后的就業(yè)做全方位鋪墊。

［1］ 王秀芝《.檔案管理學(xué)》教學(xué)改革培養(yǎng)應(yīng)用型人才嘗試［J］.遼寧師專(zhuān)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2004，（3）.

［2］ 王琦.談《檔案管理學(xué)》課程中的實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)［J］.揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2007，（1）.

［3］ 孫蔚，陳連生.澳大利亞職業(yè)教育中行業(yè)的作用及其啟示［J］.浙江工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，（1）.

［4］ 譚明.高職教育的本體功能論述［J］.科教資訊，2006，（36）.