論電大檔案信息化與規(guī)范化建設(shè)

晁瑞芬

（河南廣播電視大學(xué)，河南 鄭州 450008）

論電大檔案信息化與規(guī)范化建設(shè)

晁瑞芬

（河南廣播電視大學(xué)，河南 鄭州 450008）

電大檔案信息化與規(guī)范化建設(shè)，有利于推進(jìn)電大事業(yè)的發(fā)展，切實(shí)完成國家賦予電大的戰(zhàn)略任務(wù)。電大檔案信息化建設(shè)的路徑是，加快檔案資源的數(shù)字化整理，科學(xué)選擇與運(yùn)用電大檔案信息儲存、提取模式，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。電大檔案規(guī)范化建設(shè)的路徑是，建立健全檔案管理規(guī)章制度，創(chuàng)新電大的檔案管理模式和管理機(jī)制，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

電大檔案；信息化；規(guī)范化；數(shù)字化；管理模式

廣播電視大學(xué)已經(jīng)走過30年的發(fā)展歷程，隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主要標(biāo)志的信息技術(shù)革命深入發(fā)展，廣播電視大學(xué)的教育理念、教育目標(biāo)、教育技術(shù)、人才培養(yǎng)體系、教育模式、管理模式、服務(wù)模式等都發(fā)生重要變革與提升，提高電大教育檔案信息化與規(guī)范化建設(shè)水平，已成為時代賦予電大教育事業(yè)的重要任務(wù)。

一、提高電大檔案信息化建設(shè)水平

檔案信息化，就是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，并與網(wǎng)絡(luò)鏈接，以實(shí)現(xiàn)信息的高效傳播。電大教育檔案信息化包括檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀，我認(rèn)為可采取以下對策與措施：

1.加快檔案資源的數(shù)字化整理

檔案資源數(shù)字化整理包括使用數(shù)字技術(shù)將館藏各種檔案數(shù)字化和接收歸檔的電子檔案兩個方面。一要采取多種手段或形式將檔案數(shù)字化，這是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ).其基本途徑有三：一是檔案館把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻(xiàn)信息，并以數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；二是利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理；三是直接在辦公自動化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。在檔案數(shù)字化過程中，可以根據(jù)檔案的自身特點(diǎn)和檔案部門的實(shí)際情況將上述諸方式結(jié)合使用。經(jīng)過數(shù)字化處理后，檔案信息就可以提高計(jì)算機(jī)檢索速度，節(jié)省檔案存儲空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發(fā)揮檔案館的信息優(yōu)勢，豐富網(wǎng)上信息資源的內(nèi)容和數(shù)量，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用，為檔案館開展特色服務(wù)創(chuàng)造條件。二要實(shí)現(xiàn)電大檔案結(jié)構(gòu)的數(shù)字化，其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，其關(guān)鍵就是規(guī)范檔案的著錄標(biāo)引，并科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲、處理和維護(hù)的軟件系統(tǒng)。包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。在電大檔案管理電子信息化建設(shè)中，要注意建構(gòu)有電大特色的數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

2.科學(xué)選擇與運(yùn)用電大檔案信息儲存、提取模式

就檔案信息儲存、提取模式來說，目前主要有電子商務(wù)模式（E-business）、自由文本模式（freetext）、數(shù)據(jù)庫模式（database）、聯(lián)機(jī)目錄模式 （listonline）、主頁模式 （homePage）、超文本模式（hyPertext）、超媒體模式（hyPermedia）。 這些模式各有所長。 電子商務(wù)模式能利用電子方式對網(wǎng)上用戶提供檔案信息的有償服務(wù)。自由文本模式可以對非結(jié)構(gòu)化的文本信息進(jìn)行有效的控制和管理。它主要用于檔案全文數(shù)據(jù)庫的組織。數(shù)據(jù)庫模式便于利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理、實(shí)現(xiàn)用戶遠(yuǎn)程異地檢索。在聯(lián)機(jī)目錄模式下，檔案信息管理人員可根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)則和格式對入網(wǎng)檔案館提供的檔案文獻(xiàn)信息進(jìn)行編目，將檔案目錄數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行適時傳遞和交換，形成邏輯上的目錄數(shù)據(jù)庫，供網(wǎng)上所有用戶查詢檢索。主頁模式類似于按檔案全宗的形式管理檔案信息。它能夠把有關(guān)某一機(jī)構(gòu)或個人的各種信息集中組織在一起，對其進(jìn)行全面介紹，可令使用者一目了然。超文本模式是以網(wǎng)絡(luò)結(jié)點(diǎn)為基本信息結(jié)點(diǎn)，結(jié)點(diǎn)間以鏈路相連，將相關(guān)的檔案信息組織成某種網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，便于迅速查找信息源。超媒體模式基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，可將文字、表格、圖像、聲音和動畫等多媒體信息以超文本格式組織在一起，便于用戶通過廣泛連接的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，在各種媒體信息中自由瀏覽，找到任何媒體所載錄的相關(guān)信息。各級電大可根據(jù)本校的具體情況選擇適當(dāng)?shù)臋n案信息儲存、提取模式。

3.從硬件、軟件結(jié)合的層面推高電大檔案管理的信息化建設(shè)水平

一是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，積極提升學(xué)校檔案主管部門的計(jì)算機(jī)硬件裝備水平，同時在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺上開辟檔案管理平臺；二是加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，根據(jù)存量數(shù)字化，增量電子化的要求，一方面實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔、管理和利用；另一方面，將現(xiàn)有檔案分批分次地?cái)?shù)字化，加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步建成檔案目錄數(shù)據(jù)庫、學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫及重大科研成果數(shù)據(jù)庫等有高校特色的基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)；三是利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理。如采用條形碼自動識別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的自動化；應(yīng)用光盤技術(shù)，擴(kuò)大信息存儲量，減少庫房壓力；利用縮微和復(fù)制技術(shù)，延長檔案使用壽命；運(yùn)用指紋技術(shù)、水印技術(shù)、電子印章、電子簽名等現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案材料進(jìn)行保護(hù)。

二、提高電大檔案規(guī)范化建設(shè)水平

當(dāng)前，電大檔案管理規(guī)范化程度不高，是電大檔案管理理論與實(shí)務(wù)界公認(rèn)的一個問題。大力提高電大檔案管理規(guī)范化建設(shè)水平，是電大教育事業(yè)發(fā)展的要求。大力提高電大檔案管理規(guī)范化水平，應(yīng)當(dāng)采取以下措施：

1.強(qiáng)化電大檔案管理規(guī)章制度建設(shè)

要根據(jù)檔案法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定，制定出本校檔案管理的規(guī)章、制度，制定檔案工作的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本單位的行業(yè)特點(diǎn)、工作特點(diǎn)，統(tǒng)一規(guī)章制度，明確要求，把檔案工作置于法律的監(jiān)督之下。不失時機(jī)地宣傳檔案工作的重要性，增強(qiáng)師生員工的檔案意識。組織所有專、兼職檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和地方檔案管理法規(guī)、條例，不斷提高檔案管理人員的依法制檔意識和業(yè)務(wù)水平，有效保證基層檔案管理的完整性和規(guī)范性。按照國家檔案局、中央檔案館《關(guān)于進(jìn)一步采取有效措施確保檔案安全的通知》，落實(shí)檔案安全保管的各項(xiàng)責(zé)任制度，改善檔案安全保管條件，確保檔案的安全與完整，使電大的檔案工作盡快走上依法治檔的軌道。要建立學(xué)校文件材料歸檔范圍與保管期限表，明確文件材料歸檔范圍與保管期限。

2.創(chuàng)新電大的檔案管理模式

由于長期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，當(dāng)前電大教育檔案管理模式還不夠科學(xué)。存在的不足是：檔案資料在各部門分散有余，統(tǒng)管不足；檔案管理職責(zé)不清，重保管、輕利用、輕監(jiān)督、輕服務(wù)。創(chuàng)新是發(fā)展的靈魂，是事業(yè)前進(jìn)與發(fā)展的標(biāo)志。只有創(chuàng)新電大檔案管理模式與機(jī)制，才能適應(yīng)時代與電大事業(yè)的發(fā)展。根據(jù)知識經(jīng)濟(jì)、信息社會和電大教學(xué)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的趨勢，電大檔案應(yīng)當(dāng)采取全員化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理模式。所謂全員化，就是實(shí)行全員化檔案管理，在全員化管理的基礎(chǔ)上，搞好檔案部門管理。所謂標(biāo)準(zhǔn)化，就是按照國家與地方標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施管理。所謂信息化，就是在檔案材料的歸檔、儲存、提取與使用的網(wǎng)絡(luò)化、超文本化、數(shù)據(jù)庫化以及在安全、有償基礎(chǔ)上的開放化。檔案管理信息化是檔案管理工作的高層次、高境界，是在新思想、新觀念指導(dǎo)下，對包括信息在內(nèi)的所有智力資本進(jìn)行綜合決策并實(shí)施全面管理的一種全新的管理模式；它通過對檔案信息資源的采集、組織、存儲、檢索、開發(fā)、利用和再生產(chǎn)過程，集中并利用一定的人力、財(cái)力和物力資源，通過計(jì)劃、管理、協(xié)調(diào)、控制等來實(shí)現(xiàn)的管理活動。它要求檔案信息資源管理在組織形式上高度集成，在管理對象上不再限于檔案實(shí)體本身，而是建立于信息化的管理理念之上的更高層次的管理組配形式，是對管理要素潛質(zhì)的發(fā)掘及高效運(yùn)用。當(dāng)然，創(chuàng)新電大的檔案管理模式不可能一步到位，我們應(yīng)當(dāng)明確目標(biāo)、逐步推進(jìn)、不斷深化。當(dāng)前，可實(shí)行“兩結(jié)合”、“五同步”管理模式?！皟山Y(jié)合”就是實(shí)行專職檔案管理與兼職檔案管理相結(jié)合、電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合。“五同步”就是對于各類檔案資料實(shí)行專職檔案管理部門與兼職檔案管理部門“同步鑒定、同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”。

3.創(chuàng)新電大檔案管理機(jī)制

通過設(shè)計(jì)科學(xué)的電大檔案管理流程，科學(xué)規(guī)制電大檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平。比如，恰當(dāng)規(guī)制收發(fā)文的登記、平時歸檔、按序整理。規(guī)制收發(fā)文的登記，要做到文件正本需有主管領(lǐng)導(dǎo)閱示，辦理完畢后按時歸檔。否則，容易造成文件截留，甚至丟失，使收集的教學(xué)檔案不完整。規(guī)制平時歸檔，要做到，各類電大管理人員在日常工作中，要將已經(jīng)辦理完畢的文件、材料隨時收集齊全，按照事先編好的類目歸類，年終進(jìn)行整理，正式歸檔。規(guī)制按序整理，要做到從檔案的收集、分類、整理到計(jì)算機(jī)著錄、編目等，每個環(huán)節(jié)都力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整齊劃一，以達(dá)到分類科學(xué)、編目清楚、裝訂美觀的要求。同時，檔案的文體格式的規(guī)范、行文規(guī)則的規(guī)范、檔案用語的規(guī)范等在檔案處理中也十分重要，必須按照國家的統(tǒng)一規(guī)范來進(jìn)行。電大檔案只有經(jīng)過按序整理，才能保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)檔案的系統(tǒng)性和完整性，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

三、提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，是電大檔案信息化、規(guī)范化建設(shè)的重要保障

1.樹立現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育檔案管理意識

現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育是21世紀(jì)國際教育發(fā)展的共同趨勢，是一項(xiàng)嶄新的事業(yè)。電大檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)牢固樹立信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理理念，要不斷提升自己的思想道德素質(zhì)。各級電大專職檔案工作者要解放思想，銳意創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識。要進(jìn)一步樹立為學(xué)校管理服務(wù)、為教學(xué)科研服務(wù)的理念。要認(rèn)真履行職責(zé)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重大決策服務(wù)、為學(xué)校的中心工作服務(wù)、為學(xué)校的日常管理服務(wù)。教學(xué)、科研工作是電大的主體工作。檔案部門應(yīng)抓住重點(diǎn)，將一些優(yōu)秀的教學(xué)教案提供給年輕的教師借鑒，使他們盡快提高教學(xué)水平。將有關(guān)學(xué)科的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)材料提供給教研室，供他們教學(xué)改革參考。將收集的某一方面、某一問題的最新研究成果、研究方法、研究方向等資料提供給現(xiàn)在的攻關(guān)研究人員。要不斷提高服務(wù)質(zhì)量，不斷強(qiáng)化自己的責(zé)任感和吃苦耐勞精神。檔案管理工作本身就是一個異常繁雜的過程，某些內(nèi)容也具有內(nèi)部保密性，其掌握和使用都有一定的限制和范圍，這就要求檔案工作者有良好的職業(yè)道德和極高的工作熱情，做到熱愛檔案事業(yè)，敬業(yè)愛崗，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)，維護(hù)檔案的真實(shí)性。

2.要大力提升電大檔案管理隊(duì)伍的信息技術(shù)水平

提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，才能適應(yīng)新形勢下檔案工作的發(fā)展要求。目前電大檔案部門擁有經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理專門人才，也有一定力量的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員隊(duì)伍。但是應(yīng)當(dāng)看到，就總體而言，電大檔案管理隊(duì)伍的信息技術(shù)水平還不能適應(yīng)事業(yè)發(fā)展的需要。電大檔案管理人員應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)（如WINDOWS2000、XP等）、漢字輸入技術(shù)（如五筆、狂拼）、文字編輯軟件（如 WORD）、電子表格軟件（如 EXCEL）、應(yīng)用多媒體演示軟件（如POWERPOINT）、計(jì)算機(jī)硬件基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)頁設(shè)計(jì)制作、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等最基本的現(xiàn)代信息技術(shù)。因此，各級電大檔案管理隊(duì)伍建設(shè)要把新知識新技能培訓(xùn)放到突出位置。要有組織、有計(jì)劃、有重點(diǎn)地加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，樹立用人新理念，以追求專業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。

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G728

A

1671-2862（2010）02-0090-02

2009-12-17

晁瑞芬，女，河南廣播電視大學(xué)圖書館館員。