信息系統(tǒng)環(huán)境下的審計工作

○胡穎森 （武漢軟件工程職業(yè)學院 湖北 武漢 430205）

數(shù)據(jù)庫技術在審計信息管理中的廣泛運用，為審計人員提供了充分、有效、便利的信息服務，為滿足快捷決策的需要奠定了基礎。其主要設計思想是將分析決策所需的大量數(shù)據(jù)從傳統(tǒng)的操作環(huán)境中分離出來，把分散的、難以訪問的操作數(shù)據(jù)轉換成集中統(tǒng)一、隨時可用的信息而建立的一個大的數(shù)據(jù)庫，其中存儲了所有審計數(shù)據(jù)。

一、審計工作系統(tǒng)的功能特征

在審計工作系統(tǒng)中，審計數(shù)據(jù)庫將信息按照主題來進行組織、管理、控制，審計系統(tǒng)對信息的組織、管理、控制方式一般具有以下特征。

1、一致性。不同來源的多種數(shù)據(jù)一旦進入數(shù)據(jù)庫，就必須按照統(tǒng)一的主鍵和結構與編碼規(guī)則重新組合，因而在審計系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息具有一致性的特點。當業(yè)務事件發(fā)生時，所有原始數(shù)據(jù)被適當加工成標準編碼的源數(shù)據(jù)，集成于一個邏輯數(shù)據(jù)庫（或數(shù)據(jù)倉庫），而不是重復存儲于多個低耦合系統(tǒng)中。數(shù)據(jù)庫不只記錄符合會計事項定義的業(yè)務事件，而且記錄管理者想要計劃、控制和評價的所有業(yè)務事件，并且存儲業(yè)務活動中多方面的細節(jié)信息。任何授權用戶都可以通過數(shù)據(jù)庫所存儲的數(shù)據(jù)來定義和獲取所需的有用信息，這樣既能提供多種視圖驅動應用所能提供的全部視圖，又能避免數(shù)據(jù)重復存儲和數(shù)據(jù)不一致的問題。此外，這種體系結構還實現(xiàn)了信息處理的實時控制，數(shù)據(jù)庫中的處理單元在業(yè)務發(fā)生時捕捉業(yè)務數(shù)據(jù)，既能執(zhí)行業(yè)務規(guī)劃和控制，又能校驗數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

2、時間變量。審計數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)鍵始終包括時間元素，數(shù)據(jù)保存的時間通常較長，具有作歷史比較和趨勢分析預測的長期數(shù)據(jù)基礎。數(shù)據(jù)庫技術是將計算機應用于數(shù)據(jù)管理而產(chǎn)生的一種新的技術，它僅是審計信息系統(tǒng)憑借的一種新的管理手段，對于數(shù)據(jù)庫的基本要素和管理對象——審計信息的源數(shù)據(jù)，并不是指沒有經(jīng)過任何加工的原始數(shù)據(jù)，而是在原始數(shù)據(jù)的基礎上，經(jīng)過了類似于會計流程中的原始憑證確認、統(tǒng)—會計科目標準編碼等加工后所形成的數(shù)據(jù)。

二、審計工作系統(tǒng)的運作環(huán)節(jié)

審計數(shù)據(jù)庫在審計工作系統(tǒng)的運作過程大致有如下4個重要方面。

1、數(shù)據(jù)獲取。數(shù)據(jù)獲取是指獲取企業(yè)的數(shù)據(jù)信息，記錄數(shù)據(jù)信息的功能和處理過程。根據(jù)審計人員的需要，對在數(shù)據(jù)庫中運算所需的數(shù)據(jù)通過一定的方式進行采集，可以得到企業(yè)完整而清晰的數(shù)據(jù)信息，選取和不斷更新數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的一致性，使審計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不斷更新與補充，并使數(shù)據(jù)在審計信息系統(tǒng)內(nèi)部各部件之間可以溝通；利用現(xiàn)有系統(tǒng)的信息，確定從企業(yè)數(shù)據(jù)到審計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型所必需的轉化／綜合模式。生成審計信息數(shù)據(jù)，是進行審計工作的數(shù)據(jù)基礎，類似于傳統(tǒng)手工環(huán)境下的審計對象。審計信息系統(tǒng)上的財務信息不再是簡單的純文本傳統(tǒng)財務信息，它是特定協(xié)議標準格式，如超文本格式（HTML）的電子報表，所有數(shù)據(jù)只要點擊都可以被隨意移植使用。通過網(wǎng)絡傳輸而來的電子報表按照一定的協(xié)議標準格式編制，也可以轉換成審計信息系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)獲取環(huán)節(jié)，把這些數(shù)據(jù)轉換成審計信息系統(tǒng)所能識別的形式，或直接采用被審計單位所提供電子數(shù)據(jù)加工出審計信息系統(tǒng)想要的形式。

2、數(shù)據(jù)管理。此環(huán)節(jié)包括會計信息庫和用戶信息庫兩部分，前者主要依據(jù)數(shù)據(jù)庫技術進行管理，注重對信息的分類、組織、維護、檢索等，對存儲的數(shù)據(jù)建立模型，通過數(shù)據(jù)模型來對信息進行保存和管理；后者主要包括有關用戶個性特征的信息，個性特征數(shù)據(jù)結構設計是這部分的關鍵問題，決定了個性化信息服務系統(tǒng)服務質量的優(yōu)劣，也是實現(xiàn)信息服務自動化和智能化的關鍵。通過將各種數(shù)據(jù)裝入數(shù)據(jù)管理庫之中，生成必需的、能為審計人員所直接使用的數(shù)據(jù)管理庫，或通過其他方法為審計人員提供查詢工具，以便審計人員能方便地從數(shù)據(jù)管理庫中獲取所需的信息，并可以通過一定的形式將其輸出。生成審計工作所需的數(shù)據(jù)管理庫包含各種審計計算底稿、審定表、審計報告、管理建議書等信息的結構化數(shù)據(jù)庫，并形成與其他部件進行聯(lián)系的橋梁。

3、分析推理。這是審計信息系統(tǒng)中對信息流進行控制的核心，其主要功能是接受審計人員通過審計信息系統(tǒng)傳來的信息需求，判斷需求指向的是已存在的信息還是不存在的信息，或者是哪一層次的信息。對已存在的信息可直接調出并通過用戶瀏覽器予以顯示；對不存在的信息需要進行記錄，并判斷是否經(jīng)適當可行的計算或處理即可提供，是則進行計算處理并顯示，否則作為遺留問題提示進行特別設置處理。此環(huán)節(jié)是審計工作數(shù)據(jù)庫的主要組成部分之一，可以利用采集到的數(shù)據(jù)信息，根據(jù)程序設置，推斷出審計人員工作需要的可能解，并提供方便的審計分析模塊。

4、解釋報告。審計軟件可以提供審計報告生成功能，審計人員可以通過它選擇具體的信息項目、類型和表達形式，主要內(nèi)容包括以下幾方面。

（1）設置報告模式。模式中列有會計系統(tǒng)中與要素模塊相應的數(shù)據(jù)項目，模式中的項目與含有多種會計方法的對話框或序列框相聯(lián)，以便審計人員選擇他們需要的會計方法來處理其選擇的信息項目。

（2）初始選擇。在生成報告時，現(xiàn)行的會計準則和法規(guī)作為初始選擇存放在對話框或子對話框中。如不進行任何選擇，審計人員可以得到一份通用的標準的審計報告。

（3）選擇項目。除初始選擇以外，模式報告還提供可選擇項目來滿足審計人員不同的信息報告要求，這些選擇項目可以是會計準則和法規(guī)、會計計量和估價方法、財務信息與非財務信息的類型、報告的頻率、范圍和使用的語言、形式等，提供可選擇項目能夠增強交互性相對化特征，既能滿足審計人員的特殊信息報告需要，又能減少報告使用人員的信息負擔。

（4）幫助功能?？梢圆扇?種方式：自動顯示專業(yè)技術概念解釋；在對話框中提供環(huán)境敏感幫助；一個全面的包括如何應用更復雜的會計技術和方法的目錄。幫助功能可以避免審計人員和報告使用者有限的時間被信息的多樣化這種無實際意義的工作浪費，有利于及時、準確、有效地尋找有用信息，提高對信息的利用效率。

三、審計工作系統(tǒng)的組成及內(nèi)容

1、審計項目管理部分。通過建立審計項目管理組件，對每一個被審計項目的各方面情況進行記錄并生成電子檔案，可以讓審計人員更方便地查閱、了解被審計單位的情況，讓審計項目的新進人員可以更快熟悉工作；可以建立審計質量控制系統(tǒng)，明確審計人員的工作職責。

2、審計法規(guī)管理部分?？梢宰詣訖z查有關處理是否合法合規(guī)，能完成法規(guī)資料的錄入、修改、刪除、檢索、打印等功能。檢索功能不僅可以為用戶按各種條件查找審計法規(guī)的目錄，而且可以根據(jù)目錄查找法規(guī)全文，可以按要求摘要其中的內(nèi)容并打印輸出。審計法規(guī)數(shù)據(jù)庫也可以單獨成為一個軟件，現(xiàn)已成功地應用于審計工作第一線，是我國目前開發(fā)和應用較成功的專項審計軟件之一。

3、審計操作管理部分。審計操作管理的功能主要包含以下幾方面。

（1）參考功能。提供計算機審計中常用的工具、手段、可使用的審計程序，其主要內(nèi)容有：審計環(huán)境建立、查詢、抽樣、匯總與計算、排序與分類、財務與效益分析、編制與輸出工作底稿、打印各類審計文件等。

（2）圖像處理功能。通過對圖像顯示參數(shù)的設置，可以使審計結果以圖表的形式表達出來，可以讓內(nèi)部審計人員直觀地了解被審計單位的情況。

（3）底稿處理功能。能完成審計工作底稿及有關參數(shù)和數(shù)據(jù)的增、刪、改等維護工作。針對計算機系統(tǒng)還能自動查找、計算、輸入底稿所需數(shù)據(jù)，并按格式打印，針對手工系統(tǒng)則可以提示審計人員輸入有關數(shù)據(jù)，并進行計算性復核。

4、專用程序管理部分。對于一些需要對外報送資料的項目，尤其是需要送交政府部門的項目，有的政府部門可能提供了單獨的審計軟件，或者需要單獨配備專用的審計功能，以滿足政府部門的數(shù)據(jù)需要。還有的審計項目因數(shù)據(jù)量大、牽涉面廣，并且各被審計單位的情況又不盡一致，為了對這些項目進行有效的審計，也需要針對每個項目的不同情況，單獨配備專用的審計功能，以滿足審計工作的要求。

四、審計工作系統(tǒng)的測試方法

1、現(xiàn)場交易選擇測試數(shù)據(jù)。對被審計單位的現(xiàn)場交易作標記并輸入到應用程序中，把帶標記的交易當作測試數(shù)據(jù)。采用這種方法，應用程序中必須有特定的計算機程序能夠識別出帶標記的交易，并且使這些交易既要更新應用系統(tǒng)的主文件，同時也要更新做檢測用的虛擬實體。現(xiàn)場交易作標記選擇和識別帶記號的交易測試數(shù)據(jù)有多種策略。

第一，在源文件中或屏幕布局中包含一個專門的標識字段，用來表示一筆交易既為正常交易又為帶記號交易。由審計人員來選擇確定對哪些現(xiàn)場交易作標記，所選交易的特征可以與測試數(shù)據(jù)的設計相一致，也可以根據(jù)制定的抽樣計劃進行選擇。

第二，在應用系統(tǒng)的程序中嵌入審計軟件模塊，利用審計軟件來選擇交易并給交易加標記使其成為帶記號交易。

第三，在應用系統(tǒng)中嵌入抽樣程序，抽樣程序具有根據(jù)抽樣計劃給交易作標記，并使其成為帶記號交易的功能。不論采用何種策略，應用系統(tǒng)中必須有相應的處理程序，專門處理帶標記的交易。

2、自行設計測試數(shù)據(jù)。自行設計測試數(shù)據(jù)是將測試數(shù)據(jù)與現(xiàn)場交易數(shù)據(jù)一同輸入應用系統(tǒng)。采用這種方法，審計人員應根據(jù)所要使用的測試數(shù)據(jù)特征設計并創(chuàng)建測試數(shù)據(jù)。自行設計測試數(shù)據(jù)的優(yōu)點是覆蓋面廣，可全面測試系統(tǒng)；但設計和建立測試數(shù)據(jù)要花費一定的時間和費用。本文認為，應用程序進行檢測時，首先要在應用程序的文件中建立一個虛擬實體，并讓應用程序處理該實體的審計測試數(shù)據(jù)。如果應用程序是工資系統(tǒng)，可在其數(shù)據(jù)庫中建立一個虛擬的職員資料庫；如果應用程序是存貨系統(tǒng)，可在其數(shù)據(jù)庫中建立一個虛擬的存貨項目。將帶標記的實際數(shù)據(jù)或模擬數(shù)據(jù)一同輸入應用程序和審計軟件進行處理，通過將應用程序對數(shù)據(jù)處理的結果同審計軟件處理的結果進行比較，可確定應用程序的處理和控制功能是否恰當、可靠。當應用程序非常龐大或復雜時，全面追蹤通過系統(tǒng)的不同執(zhí)行路徑會有一定難度，審計人員對交易進行審查時，可以在應用系統(tǒng)的重要處理發(fā)生點嵌入軟件，當交易通過不同處理點時，嵌入軟件可捕捉交易的過程。為證實不同關鍵點的處理，審計人員使用軟件捕捉交易的前后過程，通過檢驗前后過程及其變換，評價交易處理的真實性、準確性和完整性。

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[2]Pete Rosenwald：To Be or not to Be[J].Accountancy，2008（8）.

[3]秦宇：會計電算化條件下的計算機審計[J].會計之友，2008（3）.